Manažment projektu Kanban pre tvorivé mysle Contentman
Kreatívni pracovníci sú zvyčajne vo vojne s riadením projektu. A - čiastočne - oprávnene. Agilná metóda „Kanban“ je taká minimalistická, že ju môžem odporučiť autorom, grafikom a fotografom.
Trik spočíva v tom, že Kanban nevytvára tesný korzet, ktorý obmedzuje slobodu pohybu, ale skôr rozdeľuje existujúci proces na zvládnuteľné prvky. Potom je možné ich v malých krokoch skontrolovať a vylepšiť. Takto zostanete pánom svojich činov - a riziko pre každú jednotlivú činnosť je výrazne minimalizované.
Prečo „kreatívni ľudia“ niekedy nemôžu byť hotoví
Myslím si, že v súvislosti s tým, čo vlastne znamená tvorivá práca, panuje určité nedorozumenie. Jedným z nich je, že ide o to, aby ste svoje vlastné nápady realizovali úplne nezávisle. Podľa môjho názoru sú tu skôr štyri „fázy“ tvorivosti, ktoré som tu opísal a iba jedna z nich zodpovedá klasickému obrazu umeleckej tvorby. Avšak tí, ktorí sa orientujú výlučne na toto, zriedka vytvoria skutočný produkt. Pretože dnes bohužiaľ nemáme čas ani nervy na to, aby sme niekoľko mesiacov pracovali na básni alebo obrázku.
Štruktúra je faktorom tvorivého úspechu
Nedorozumenie teda je: hranice (a o to ide v projektovom manažmente) sú netvorivé. Naopak, je to opačne, pretože usporiadaný proces v prvom rade vytvára potrebný priestor pre tvorbu, v ktorej sa môžu myšlienky voľne rozvíjať: a v druhej fáze následnej výroby je zaistený hotový výrobok.
Kreatívny proces preto obsahuje minimálne dve dôležité fázy: kreatívna fáza a fáza zameraná na produkt. A úspešný bude iba ten, kto sa naučí rozlišovať medzi nimi a správať sa podľa toho.
V čom je naša práca iná ako v spoločnosti Toyota - a čo nie
Systém Kanban bol vyvinutý v spoločnosti Toyota v roku 1947. Dôvod bol ten, že skupina nebola v porovnaní s inými automobilkami dostatočne produktívna. Dnes je Toyota najväčšou automobilovou spoločnosťou - ale vtedy to tak nebolo. A ktovie, či je to kvôli Kanbanovi. Isté však je, že stavba automobilov prirodzene funguje inak ako písanie kníh alebo textov výrobkov. Alebo?
Pozrime sa teda, čo chcela Toyota dosiahnuť pomocou Kanbanu. Vynálezca Taiichi Ohno túto myšlienku opísal takto: „Malo by byť možné organizovať tok materiálov vo výrobe podľa princípu supermarketu. To znamená, že spotrebiteľ vezme z regálu výrobok určitej špecifikácie a množstva; medzera sa všimne a znova sa vyplní “. Ide teda o tok materiálov v rýchlom výrobnom procese s obmedzenými kapacitami.
Materiálna „kreativita“ teraz nie je taká štandardizovaná a jasne definovaná ako nárazníky a kryty kolies. Ak sa však pozrieme na náš dostupný čas ako na „materiál“, objavujú sa podobnosti: pretože časová polica autora alebo grafika je tiež obmedzená. Niekedy je prepchatá plná a niekedy dosť prázdna. Obe vedú k veľmi nepríjemným pocitom - a tie určite neprispievajú k tvorivosti.
Kreatívny pracovný postup s príkladom písania obsahu
Keď s účastníkmi mojich kurzov písania prechádzam online procesom, ktorý je nevyhnutný pre hotový obsah, sú tu zhruba tieto body:
1. Príprava a plánovanie
- Prečo a pre koho práve píšem?
- Aký tvar, ktoré kanály, ktorý rám?
2. Obsah a výskum
- Aká je kľúčová správa?
- Na ktoré otázky treba odpovedať?
- Aký obsah musí obsahovať?
3. Tvorba
- Napíš
- Úpravy, korektúry
- Vyberte médium, v prípade potreby ho objednajte
- Štruktúrne texty (nadpis, úvod atď.)
4. Výroba
- Implementácia v CMS
- uvoľnenie
- publikácia
- Zdieľanie v sociálnych sieťach
U vás to môže vyzerať trochu inak. Čas schválenia sa líši, niekedy nie je editor, ale producent, kto implementuje obsah do CMS atď. Proces je - aspoň u profesionálnych autorov - vždy veľmi podobný.
Všimnite si: Ak ste v rámci bodov 1.-4. Zmena poradia zvyčajne nie je problém. Ale ak budete skákať tam a späť medzi štyrmi hlavnými bodmi, projekt sa skončí katastrofou. Pretože ak na cieľovú skupinu myslíte až po schválení, stratili ste veľa energie, času a peňazí.
Aj vy však sledujete (možno neznámy a virtuálny) proces písania. Ak si to napíšete, spoznáte niečo ako výrobný reťazec v Toyote. „Materiál“ napríklad na úpravy je samozrejme váš vlastný zdroj - takže sa zdá byť neobmedzený. ALE: Pravdepodobne radšej píšete, a preto trávite málo času opravovaním textov (alebo, ak ste presní, naopak).
A to je dôvod, prečo: Ak svoj prístup a vyplnenie „časovej police“ neplánujete správne, produkt nebude taký dobrý alebo presne zapadajúci, ako by to bolo inak možné.
Kanban ako inteligentný projektový manažment
V dnešnej dobe, pokiaľ ide o plánovanie, zvyčajne prichádza do úvahy Kanban: Namiesto príliš dlhého procesu riadenia projektu so špecifikáciami, funkčnými špecifikáciami, míľnikmi a ďalšími agonizujúcimi metódami mučenia, dokonca aj proces, ktorý je pre našu prácu zložitý, beží na tabuli Kanban pomerne jasne:
Vyzerá jednoducho - ale stále je potrebné vykonať veľa práce: Tu je moja tabuľa Kanban pre knižný projekt. A povedal by som, že sa to časom veľa zmení ...
Toto je tabuľa Kanban na písanie knihy. Nachádza sa tu päť stĺpcov (základná tabuľa Kanban má iba tri), pretože som chcel zahrnúť proces písania pre jednotlivé kapitoly a vedľajšie projekty vyplývajúce z knihy.
Postup bol jednoduchý: rozmýšľal som, čo všetko bude treba urobiť, a zadal som to do stĺpca „Otvoriť“. Keď riešim prácu, presuniem ju do stavu „prebieha“ a keď je hotová, prichádza k „dokončenej“. To je všetko.
Na tejto digitálnej doske Kanban v nástroji „MeisterTask“ mám niekoľko ďalších funkcií: Napríklad zaznamenávam časy alebo označujem úlohy „značkami“, aby som ich mohol identifikovať. V tomto prípade označila 4 režimy a vloží rôzne úrovne zápisu („koncept“, „revízia“ atď.). Značkovanie je pre mňa test - ale práve to robí Kanban tak hladkým: Môžete vyskúšať všetko, pretože organizácia je časovo nenáročná a ľahká ako je to len možné. Musíte však dodržiavať nasledujúce pravidlá:
A tu prichádza pravidlo bonusov: Ak už pracujete s iným vedením úloh, bulletinom alebo Getting Things Done, zamyslite sa nad tým a položte si otázku, čo chcete robiť lepšie a čo si chcete nechať.
Pretože pre úlohy „môže byť iba jeden“! Podvojné účtovníctvo na organizáciu života je jednoducho strata energie. Začal som oslobodzovať bulletin od pripravovaných úloh a držať ich na nástenke Kanban. Môžete však tiež pokračovať v každodennom podnikaní prostredníctvom GTD - ale individuálne projekty s Kanbanom. Takže prosím: urobte jasné rozhodnutie!
Ako môže Kanban pracovať pre tvorivé mysle
Veľa z toho, čo je v Kanbane, je obzvlášť dôležité pre tímy. Ak sme však celý náš tím ako nezávislý pracovník alebo fotograf, nemusí to tak byť. Alebo? No, možno. Alebo možno nie.
Áno, viem: vyzerá to nereálne. Ale keďže nemôžem odfotiť nástenku Kanban svojich zákazníkov a zverejniť ich tu, urobil som iba fotografiu (vďaka Pixabay). A v tomto fotografickom svete vyzerá všetko čisto a nereálne ...
Ak skutočne vychádzame z fázového modelu tvorivosti, sme - nie súčasne, ale striedavo - stále v rôznych rolách. A určite poznáte aspoň rolu „tvorby“ a rolu „produkcie“. Moja predstava je, že ide o rôzne „režimy“, v ktorých sa nachádzame. Napríklad naozaj potrebujem odpočinok a čas na „tvorbu“ - „priestor bez strachu“. Keď píšem niečo také, nastavil som si časovač aspoň na hodinu - a počas tejto doby sa moje digitálne pripojenie k vonkajšiemu svetu preruší. Keď skúmam tému alebo upravujem text, je v poriadku, ak pes musí medzi ne spadnúť alebo sa ku mne dostane dôležitý telefonát. A predovšetkým: Prial by som si toľko času, koľko potrebujem na tvorbu; krátky termín ma motivuje vyrábať. Jedná sa o úplne odlišné požiadavky na môj čas, a preto sú na mojej časovej poličke aj rôzne „materiály“.
Preto som úlohy zodpovedajúcim spôsobom označil vo svojich knižných projektoch a pokúsim sa prácu navrhnúť podľa situácie. To znamená, že pri „prebiehajúcej“ úlohe mám iba jednu úlohu na písanie a maximálne dve úlohy na výskum alebo úpravy. Až keď jeden z nich skončí, dostanem ďalší. Moja kniha teda čaká na dokončenie tohto článku. Aj to nejako bolí, ale je to výsledok vedomého rozhodnutia, ktoré som urobil na základe rozumného riadenia projektu. A je to rozhodnutie, ktoré som odvtedy nikdy neľutoval! Robí ma to rýchlejšou, efektívnejšou a ešte viac spokojnou s výsledkami.
Čo musíme kreatívne zvládnuť
Riešenie kreatívnych projektov je však iba časťou pravdy. Pretože my - aspoň niektorí z nás - trávime takmer celý deň s „kreativitou“. Pripomínam, že sem zaraďujem aj správu kreatívnych kampaní, správu kreatívnych projektov a tiež zakladanie spoločností. A takáto práca je čoraz cennejšia - zatiaľ čo čisto opakovaná alebo štandardizovaná práca bude pravdepodobne v budúcnosti lepšie riadená umelou inteligenciou.
Čo tým chcem povedať: Nielen projekty, ale aj každodenný život musia byť koordinované. A to si určite vyžaduje viac úsilia ako niektoré projekty.
Kanban však nebude schopný zorganizovať niektoré vaše úlohy v dennom režime: K dobrému dňu patrí dobre naplánovaná ranná rutina, výber správneho zoznamu Spotify a stravovanie priateľské k telu. To nemôžete urobiť s projektovým riadením - ale s tvrdou kontrolou procesov. Pretože ak sa ihneď po vstaní postavíte pred kanbanovú dosku a natlačíte kartu na „Meditáciu“, určite urobíte veľkú chybu. Pretože je známe, že rozhodnutia sú pre nás veľmi vyčerpávajúce, nebolo by obzvlášť chytré mrhať energiou, ktorá je pre nich k dispozícii, v prvých minútach dňa na vždy podobné odpovede na vždy rovnaké otázky. Takže si vytvorte rannú rutinu (vrátane umývania zubov a sprchovania) a už na to nemyslite.
A nie všetko ostatné je projektom aj v našom živote. Možno máte podobnú situáciu ako ja: Na jednej strane ma veľmi baví písať pre Contentman, na druhej strane pracujem ako online marketér pre zákazníkov a vedúcich seminárov. A zároveň mám veľké projekty, ako je momentálne kniha alebo Kreativreisen.de - projekt môjho srdca na webe.
Toto všetko je potrebné zvládnuť. A organizácia projektu sa líši od každodenného života. Ale - okrem rannej rutiny a niekoľkých ďalších každodenných úloh - to sa dá väčšinou vybaviť cez Kanban. Tak, poďme!
Kanban pre kreatívne projekty
Jedná sa - viac-menej - o správu niečoho ako projekt písania (viď tabuľa s knihami vyššie). Možno ste našli nejaké nápady na mojej nástenke Kanban. Ale v zásade to platí:
- Zhromaždite, čo je potrebné urobiť teraz a v priebehu projektu. Nebuďte komplikovaní a príliš podrobní, ale formulujte všetko na malých a niekoľkých (analógových alebo digitálnych) kartách.
- Označte si ich, ako sa vám páči (alebo vôbec), a znova si ich prejdite.
- Začnite kartou, ktorá sa vám momentálne zdá dôležitá - alebo ktorou môžete začať projekt obzvlášť príjemne. Zaveste to pod „Prebieha“ - a pracujte.
- Zajtra ráno sa vrátite na svoju nástenku a premýšľate, či je potrebné niečo zmeniť na základe včerajšej práce (pridané karty, karty v štádiu „prebiehania“, karty v časti „hotové“).
- Každú chvíľu skontrolujte, či to, čo máte a robíte na nástenke Kanban, pre vás má stále zmysel. Pretože nejde o vykonávanie projektového riadenia, ale projektový manažment je tu na to, aby dosahoval výsledky. To je niekedy zmätené.
Tu je ešte niekoľko stĺpcov na doske, ktoré som čiastočne použil alebo s ktorými som flirtoval:
- Napíš: To nahradzuje konkrétnu tvorivú prácu. Myslím, že by sa to dalo zvlášť oceniť.
- Robiť výskum: Toto je podobné ako pri „písaní“.
- Vedľajšie projekty: Určite máte nejaké kreatívne nápady, ako môžete svoj projekt využiť druhýkrát.
- Nevybavené položky: Toto sú „rozšírenia“, ktoré sa v súčasnosti do produktu nedostanú - môžu sa však implementovať aj po dokončení.
Pravdepodobne vás napadnú stĺpce, ktoré môžete použiť sami. Nikdy však nezabudnite na najdôležitejšie pravidlo: zachovajte jednoduchosť!
Kanban pre kreatívny každodenný život
Doska Kanban by mala pravdepodobne vyzerať inak, ak má skôr predstavovať každodenný tvorivý život ako projekt. Tu uvádzam niektoré z úloh, ktoré v ňom vidím:
- Píšte príspevky na sociálne médiá
- Píšte blogové príspevky
- Úlohy pre projekty
- finančné a organizačné záležitosti
- Získavajte projekty
- učiť sa a čítať
Niektoré z týchto bodov priamo súvisia s našimi tvorivými fázami: Písanie blogových príspevkov je pravdepodobne väčšinou „tvorbou“, „učenie a čítanie“ patrí do fázy učenia sa. Pretože však to druhé plánujeme zriedka výslovne alebo si ho zapíšeme do kalendára, často to nejde pod - a v určitom okamihu sme uviaznutí v opare našej starej skúsenosti.
Myšlienkou riešenia takýchto opakujúcich sa úloh je ich výslovné zviditeľnenie na tabuli. Prečo nevložiť kartu „študovať a čítať“ do stĺpca „prebieha“? Alebo špeciálna farba „učenia sa“ pre úlohu „Prečítajte si knihu xy“ - aby sme na prvý pohľad videli, či má táto tvorivá fáza miesto v našej každodennej práci. Sú to úžasné pády, ktoré slúžia nielen na urgentné, ale aj na dôležité veci.
V závislosti od zložitosti vašej práce a vašich projektov môžete samozrejme všetko skombinovať do jednej dosky. Potom získa váš knižný projekt svoju vlastnú farbu kariet a opakujúce sa úlohy inú.
Ak pracujete s digitálnou tabuľou, môžete spravovať aj niekoľko tabúľ, aby ste mali stále prehľad. A o to ide.
Správny nástroj
Prvá otázka je, ako spravujete svoju dosku Kanban - analógovú alebo digitálnu. Je to skutočne veľmi základné rozhodnutie, ktoré pre vás nemôže urobiť nikto. V zásade ide o tieto otázky:
Analógové dosky Kanban
Rovnakým spôsobom môžete v zásade pracovať s tromi rôznymi „veľkosťami“:
- a Doska Kanban na stene s veľkými poštami.
- a primerane velky papier (napr. flipchart DIN-A0) s post-jeho.
- a Notebook so super malými lepiacimi pásikmi
Digitálne dosky Kanban
Teraz by som mal byť schopný vytvoriť dlhý zoznam softvéru. Musím sa však priznať, že som toľko nefrflal. Tu sú tí dvaja, ktorých poznám:
- MeisterTask: Toto sú tvorcovia programu na mapovanie mysle MindMeister, ktorý si predplatím už dlhší čas. K správe úloh bavorskej spoločnosti MeisterTask teda bol iba malý krôčik. Mám v ňom všetko, čo potrebujem - dokonca aj priame spojenie s mojimi myšlienkovými mapami, ktoré si väčšinou vytváram pri rozbiehaní projektov.
- Trello: Prirodzene! Trello je zoznam ToDo od spoločnosti Atlassian, ktorá tiež vytvorila spoločnosti Confluence a Jira. Medzi digitálnymi doskami Kanban je to teda niečo ako WordPress.
Oba nástroje sú univerzálne použiteľné, na prvej úrovni zadarmo a nechýbajú ani aplikácie pre iOS a Android. Nie je teda dôvod, aby ste aspoň jednu z nich nevyskúšali ihneď.
Posledná dôležitá rada
Najpríjemnejšia kvalita Kanbanu je to, že je to veľmi flexibilná metóda a časom sa prispôsobí vašim potrebám. Potrebujete na to však skúsenosti - musíte teda niekde začať.
A to je tiež moja hlavná rada: do toho!
Nejako: nakreslite plagát, prihláste sa do MeisterTask alebo prilepte poštu v kancelárii: 3 stĺpce, niekoľko vecí, ktoré je potrebné urobiť, a potom pokračujte v práci.
Ale nebojte sa: PRETOŽE Kanban je taký minimalistický, že všetko môžete kedykoľvek zmeniť. Pretože snaha prejsť napríklad z analógového na digitálny po niekoľkých týždňoch je pomerne nízka.
„Contentman“ je môj blog, časopis, moje ihrisko a moja príležitosť vyjadriť svoje myšlienky. Som mnoho rokov novinárom - takže sa mi možno do krvi dostal trochu atramentu. Som tiež online marketér v spoločnosti CONTENTmanufaktur GmbH a - najlepšie - ako kouč a terapeut, starám sa o klientov s ich cieľmi a problémami.