PMO - Úlohy a funkcie kancelárskeho riadenia projektu

PMO - kancelária pre riadenie projektov

Rozsah pôsobnosti PMO, kancelária projektového riadenia závisí od prijatia projektového riadenia v spoločnosti.

Takže oblasť zodpovednosti môže Úlohy sekretariátu v ktorom zástupca agenta projektu rezervuje zasadacie miestnosti a ukladá správy o stave. Ak sú však tí, ktorí prijímajú rozhodnutia, jedným z Pridaná hodnota PMO presvedčený, že to môže strategickú úlohu prijímať.

Cez vývoj štandardov, koučing a výber personálu v projektoch, programoch a portfóliách kancelária pre riadenie projektu potom funguje ako riadiace centrum, kto robí dôležité rozhodnutia pre prácu na projekte.

Prečítajte si, ktoré z nich, v tomto príspevku Identifikujte prvky projektovej kancelárie, keď má zmysel jednu obsluhovať a ktoré úlohy môže úrad prijať.

Formy a typy PMO

Sprievodca vedomostnými poznatkami Project Management Institute (PMI) popisuje podstatu jedného Kancelária pre riadenie projektu takto: „Kancelária pre projektové riadenie je organizačná štruktúra, ktorá štandardizuje procesy riadenia a dohľadu súvisiace s projektom a podporuje spoločné využívanie zdrojov, nástrojov a metód. Zodpovednosti kancelárie pre riadenie projektu možno prevziať z: Podporná funkcia do priame riadeniestačí jeden alebo viac projektov. ““

Na jednej strane samotný projektový manažér preberá administratívne činnosti týkajúce sa jeho projektu. Alebo to deleguje na zamestnanca. Často sú to interní kolegovia, ktorí trávia čas v kancelárii Rutinné úlohy stratiť váhu. Externí konzultanti môžu tiež uľaviť projektovému manažérovi, najmä ak sú v projektovej práci prekážky pre zdroje.

Na druhej strane môže PMO sa skladá z celej skupiny zamestnancov alebo oddelenia, prepájať portfóliá, programy a projekty a systémy kľúčových postáv spoločnosti.

Vypracujete obchodný prípad a zaistíte súlad s obchodnými číslami.

Okrem toho sa rozvíjajú Metódy, procesy, nástroje a šablóny, koučovať projektových manažérov, spravovať ponuky vzdelávania, vykonávať audity projektov, monitorovať a spravovať Využitie zdrojov v projektoch alebo spravovať celé Portfóliá projektov.

Vďaka takémuto povereniu funguje kancelária ako veliteľské centrum, ktoré sleduje spoločnosť ako celok a plošne riadi projektovú činnosť.

Výhody PMO

A Kancelária pre riadenie projektov vytvára výhody, Ak si to:

Podporuje projektových manažérov, zamestnancov a subjekty s rozhodovacími právomocami v každodennej prevádzke

Ako centrálny koordinačný bod, napríklad „systém s lúčmi lúčov“, zhromažďuje a distribuuje dôležité informácie o projekte, čo zvyšuje transparentnosť a umožňuje rýchlejšie prijímanie rozhodnutí.

zvyšuje vyspelosť projektovej práce

preberá strategické úlohy v spoločnosti

zaisťuje, aby iniciované projekty zodpovedali cieľom spoločnosti

Robí dôležité rozhodnutia pre projekty, programy alebo portfóliá spoločnosti

Znížila sa administratívna náročnosť a náklady

zaisťuje, aby sa v spoločnosti etablovala kultúra relevantná pre projekt

mandát spoločnosti je prijatý a prijatý

Zodpovednosti PMO

Jednou z hlavných úloh PMO je Podporujte projektových manažérov rôznymi spôsobmi. Kanceláriu však možno splnomocniť aj na to, aby „počas života projektu pôsobila ako integrálny účastník a kľúčový rozhodujúci orgán, aby sa zabezpečilo zosúladenie obchodných cieľov,“ píše PMI.

Podpora projektových manažérov a osôb s rozhodovacími právomocami

Zamestnanci v (PMO) podporujú projektových manažérov v týchto činnostiach, vrátane rezervovania zasadacích miestností, vyzdvihnutia externých účastníkov schôdzky z recepcie, organizácie pracovného vybavenia, prípravy dokumentov rozhodnutí a správ o stave, archivácie dokumentov, sledovania spotreby zdrojov, prípravy a sledovania stretnutí, dokumentovania výsledkov stretnutí, zaznamenávania údajov o projekte a udržiavať, budovať úložisko znalostí pre a udržiavať jeho obsah, vytvárať jednotné štruktúry dokumentov.

Vyberte postupy, metódy a nástroje

Úrad môže určiť, či a ktoré zavedené štandardy sa v spoločnosti uplatňujú, alebo či by malo zmysel vytvoriť si vlastné.

PMO okrem toho nájde odpovede na tieto otázky:

Ktoré metódy a nástroje by mohli pomôcť projektovému manažérovi v jeho práci?
Má zmysel zvoliť tradičný alebo svižný model procesu?
Ako by sa mali uchovávať, sprístupňovať a odovzdávať cenné poznatky?
Má zmysel používať systém správy dokumentov? Ak áno, ktoré?

Monitorujte a ovládajte

Kancelária pre riadenie projektov zhromažďuje informácie o Stav projektov a pripomína (pod) projektovým manažérom, aby poskytli svoje informácie včas. Takže PMO môže priniesť výsledky jednému správa rodiča vrcholovému manažmentu konsolidovať.

Okrem toho kontroluje, či Pravidlá projektu sú dodržané Audity cez, cíti sa zastrešujúci Riziká a vyvíja protiopatrenia, najmä pre riziká, u ktorých je vysoká pravdepodobnosť výskytu a sú veľmi škodlivé.

Poradenstvo a podpora pre projektových manažérov, zamestnancov a zainteresované strany

Stále viac spoločností sa orientuje na moderné, štíhle a flexibilné Procedurálne modely. Tímy, ktoré v tomto procesnom modeli stále nemajú skúsenosti, však potrebujú pomocnú ruku. Napríklad skúseného kolegu z kancelárie možno prideliť k projektovému manažérovi, ktorý mu pomôže radiť a podporovať.

Rozvíjať a školiť personál

Celý tím musí mať potrebné znalosti na zvládnutie výziev projektu.

The Ďalšie vzdelávanie sa môže uskutočňovať ako súčasť certifikačného programusa koná, ktorý je organizovaný úradom alebo sa koná sám.

V medzinárodných projektových tímoch, a Kultúrne školenie pomáha predchádzať nedorozumeniam a treniciam. PMO by mohol zriadiť platformu na zhromažďovanie odborníkov na jednom mieste, aby bolo možné rýchlo umožniť ich spoluprácu na požadovaných projektoch.

riadiť projekty

Kancelária môže podporiť projektového manažéra ako hasiča v kritických situáciách o Vyvážené konflikty alebo Moderovanie v sporoch. Pretože vo výnimočných situáciách môže byť užitočné iniciovať a viesť diskusiu zvonku.

Ovládajte portfólio projektov

Kancelária riadenia projektu je ústredným centrom pre všetkých, ktorí sa podieľajú na portfóliu, čo zaručuje prioritu projektov, ktoré najviac prispievajú k úspechu spoločnosti.

Záver

Neexistuje konkrétny recept na úspech, ako by sa dal navrhnúť PMO. Pretože ako projekt, ktorý vyniká ako cielený, jednorazový podnik, má ho aj kancelária pre riadenie projektu jedinečný charakter.

Vysokovýkonné PMO zameriavajú svoju prácu na strategické ciele spoločnosti von. Dizajn a rozsah PMO závisia od potrieb organizácie, ktorú podporuje.

Oblasť činnosti PMO sa pohybuje od čistej Podporná funkcia až po zodpovedných Spravujte jeden alebo viac projektov alebo portfólio.

Môžu však rozvíjať svoju tvorivú silu, iba ak zainteresované strany organizácie plne pochopia pridanú hodnotu práce kancelárie pre projektové riadenie a prijmú jej prácu.

Keď kancelária pre riadenie projektu dosiahne svoj plný potenciál, môže Výrazne zvýšiť profesionalitu projektového riadenia a generovať pre spoločnosť pridanú hodnotu.

Tip na čítanie:

Kancelária pre riadenie projektu: úvod a výhody

obsah

Úvod. - PMO. - Možnosti klasifikácie pre PMO - Správne umiestnenie PMO - Úlohy a zodpovednosti PMO - Hľadanie úloh, zavedenie a ukotvenie PMO - Faktory úspechu a prijatie - Prípadové štúdie - Register predmetov.