3 tipy na lepšie vedenie účtovníctva

Odborný časopis pre podnikateľov, živnostníkov a začínajúce podniky

Každý podnikateľ musí viesť evidenciu všetkých príjmov a výdavkov svojej spoločnosti - či už pre prehľad o aktuálnom stave spoločnosti a všetkých obchodných transakciách alebo pre prevod ziskov na daňový úrad.

Účtovníctvo spravidla podlieha daňovým obmedzeniam. Preto má starostlivosť najvyššiu prioritu.

Tip 1: starostlivosť je nevyhnutnosťou

Najdôležitejšie je, aby účtovníctvo prebiehalo opatrne. Podrobná dokumentácia obchodných transakcií sa často stráca v každodennom strese, je však nevyhnutné mať na konci účtovného roka realistický prehľad o príjmoch a daniach.

Dôsledné zaobchádzanie - t. J. Úplné a jasné predloženie všetkých dokumentov - je dôležité aj pre daňový úrad, aby neskôr nedochádzalo k nedorozumeniam.

Mali by ste venovať osobitnú pozornosť nasledujúcemu:

Kompletná dokumentácia všetkých obchodných transakcií. Patria sem faktúry, príjmové doklady, prichádzajúci a odchádzajúci tovar, odpisy, splátky miezd, pôžičky, poistenie a v prípade hotovostných transakcií riadna pokladničná kniha.
Včasné predloženie dokumentov (zmeškané stretnutia môžu mať za následok pokutu od daňového úradu).

Každý podnikateľ by si mal aspoň raz mesačne dať čas na prepracovanie dokumentov a v prípade potreby ich postúpiť účtovníkovi alebo daňovému poradcovi. Najmä ročná účtovná závierka podlieha lehotám a predpisom, a preto by sa nemala predkladať neskoro.

Tip 2: Použite správnu pomoc

Existujú rôzne spôsoby vedenia účtovníctva: Buď to urobíte sami, alebo úlohu odovzdáte účtovníkovi, ktorého si najmete alebo prenajmete. Oba varianty majú výhody aj nevýhody.

Účtovníci stoja peniaze, ale uľahčujú veľkú časť každodennej práce. Majú skúsenosť, že zvyčajne nedochádza k žiadnym chybám alebo nedorozumeniam.

Ale vedenie vlastných účtov tiež nie je ťažké. Obzvlášť menšie spoločnosti profitujú z účtovníckeho softvéru, ktorý je dnes možné vykonávať dokonca online alebo cloudovo.

Pri výbere softvéru by sa však mali živnostníci a vlastníci malých firiem ubezpečiť, že je vhodný pre spoločnosť. To znamená:

Mal by plniť funkcie, ktoré sú pre spoločnosť dôležité, t. J. Mal by zapadať do odvetvia a interných procesov spoločnosti
Splňte zákonné požiadavky
Majte jasno, aby ste so softvérom vedeli dobre pracovať (účtovníctvo a postup by mal určovať podnikateľ, nie softvér!)

Tip 3: pracujte pre účtovníčku

Firmy, ktoré si najmú účtovníka, by mali Pre jemu a nie proti pracuj ho. Chyby, ako napríklad nesprávne podanie dokumentov alebo predloženie veľkého množstva dokumentov, vedú k oneskoreniam a v najhoršom prípade k chybám v účtovníctve.

Aby účtovník pracoval dobre a správne, mali by ste dodržiavať nasledujúce postupy:

Nepoužívajte priehľadné fólie ani rukávy na dokumenty: Použitie nespočetných plastových obálok robí účtovníka zbytočnou prácou, pretože musí každý dokument z obálky vybrať, označiť štítkom a vložiť späť do obálky.
Správne dierujte dokumenty, Nezošiť: Dokumenty zošité dohromady sa ťažko spracovávajú, a preto ich účtovník znova oddelí. To zbytočne stojí čas a nervy. Najlepšie je dierovať do dokumentov a ukladať ich do priečinkov. Ale buďte opatrní: punč by nemal odstrániť žiadne dôležité informácie!
Triediť pri zošívaní: Zoradené potvrdenky a dokumenty pomáhajú účtovníkovi získať lepší prehľad. Aj jednoduché predtriedenie, napríklad podľa prichádzajúcich a odchádzajúcich faktúr alebo jednoducho podľa chronologického poradia, šetrí čas.
Kopírujte termálny papier: Niektoré príjmy z čerpacích staníc alebo reštaurácií sú vytlačené na termálnom papieri. Postupom času to ustupuje a údaje sú nečitateľné. Účtenky z termálneho papiera by sa preto mali kopírovať na normálny papier.

Pomáha tiež pevne stanovený dátum, kedy sa dokumenty odovzdajú oddeleniu účtovníctva - pre seba, pretože presne viete, kedy je potrebné úlohu dokončiť, a pre účtovníka, pretože ten si môže lepšie naplánovať svoju každodennú prácu.