Kontrolný zoznam pre úspešné plánovanie udalostí

Publikované 18. mája 2013 James, vaše zoznamy udalostí, tipy a triky, EventButler, plánovanie udalostí

Úspešné plánovanie a realizácia udalostí

Posledná aktualizácia: január 2020

Každý, kto sám organizuje podujatia, pozná situáciu. Plánovanie udalostí je vzrušujúce a rozmanité. Nakoniec, žiadne dve udalosti nie sú rovnaké, a to je práve to, vďaka čomu je živá komunikácia taká zaujímavá. Organizácia podujatí sa môže rýchlo stať osobnou skúškou vašich nervov a veľkou záťažou. Dôvody môžu byť zložité; Zlé plánovanie, nesprávne načasovanie, kolízia schôdzok, zrušenie miest konania/poskytovateľov eventových služieb, príliš málo registrácií, zlé počasie, absencie spojené s chorobami, technické problémy, príliš málo personálu. Uvediem len niekoľko príkladov.

Vypočítateľné a nepredvídateľné faktory

Existuje veľa vypočítateľných rizík, ktorým sa dá vyhnúť profesionálnym plánovaním. Viac o týchto faktoroch v nasledujúcej kapitole. Stále existujú faktory, na ktoré nemáte priamy vplyv, napríklad počasie, neplánované zrušenie, neprítomnosť v súvislosti s chorobou atď. Jedna vec predovšetkým - zachovať si chladnú hlavu. Toto sa samozrejme ľahšie hovorí, ako robí. Varianty plánu B by sa preto mali podľa možnosti vypracovať v ranom štádiu. To pomáha udržiavať plánovanie aj v prípade nepredvídateľných udalostí. Najdôležitejšie však je prijať situáciu, pokojne ju rozobrať a potom z danej situácie vyťažiť maximum.

Rady a kontrolné zoznamy ako podpora pred, počas a po udalostiach

Ako už bolo spomenuté, organizáciu podujatia je možné vypočítať až na niekoľko výnimiek a plánovači podujatí majú priamy vplyv na úspech podujatia. Včasným a profesionálnym plánovaním sa dá dosiahnuť veľa. Na internete nájdete množstvo užitočných sprievodcov, kontrolných zoznamov a príkladov osvedčených postupov. Pripravili sme pre vás kompaktný návod. Uviedli sme pre vás ďalšie externé zdroje s - z nášho pohľadu - veľmi hodnotnými a komplexnými kontrolnými zoznamami a pomôckami.

Plánovanie akcie:

Základné rozhodnutia pred podujatím

Definujte ciele udalosti
Určte cieľové publikum (hostí)
Nájsť „červené vlákno“ pre udalosť a potom ju dôsledne implementovať
Motív špeciálnej udalosti ovplyvňuje celé plánovanie (výzdoba, dress code, jedálny lístok, nápoje, nábytok, zábava atď.)
Nastavte dátum (Je nevyhnutné vopred si skontrolovať, či sa v tento deň už konajú ďalšie relevantné udalosti. Vyvarujte sa tiež udalosti, ktorá spadá počas školských prázdnin alebo štátnych sviatkov.)
V prípade potreby definujte náhradný dátum
Definujte kľúčové údaje o udalosti (trvanie, počet účastníkov, rozpočet atď.)
Určte požiadavky na priestor a infraštruktúru
Určite miesto udalosti
Je nevyhnutné zabezpečiť, aby boli všetci pozvaní hostia ľahko dosiahnuteľní (čas cesty, verejná doprava, parkovacie miesta atď.).
Určite správne miesto udalosti
Je nevyhnutné zarezervovať si ubytovanie včas a ak ešte neviete, skontrolujte si ho osobne.

Hrubé plánovanie pred akciou

Vypracujte koncept udalosti s rozpočtom a kľúčovými údajmi (proces, dátumy, rozpočet atď.)
Koncept a rozpočet predložte vedeniu na schválenie na firemných akciách (najlepšie sa dohodnite s partnerom na súkromných akciách ...
Určite organizáciu projektu (kto čo kedy urobí - zodpovednosti, oblasti zodpovednosti, hrubé termíny, zástupcovia atď.)
Stanovte si harmonogram

Podrobné plánovanie udalostí

Definujte procesy
Definujte program/motto atď.
Určite si zarezervujte miesto konania akcie, zadefinujte podrobnosti a uzavrite zmluvu
Vyhodnoťte poskytovateľov eventových služieb a uzatvárajte zmluvy (catering, konferenciéri, fotografi, nábytok, technológie, doprava, dekorácie atď.)
Definujte činnosť podujatia/podporný program a vyberte vhodnú ponuku (nápad na udalosť)
Zorganizujte stravovanie (interné/externé), definujte jedálne lístky a nápoje a zorganizujte príslušné množstvo
Zabezpečte príchod/odchod (značenie, organizovaná doprava, cestovný poriadok, parkovacie miesta atď.)
Nábytok/infraštruktúra (interná/externá), vopred otestujte technológiu, vybudujte infraštruktúru v ranom štádiu
Vytvorte bezpečnostný koncept (externí pracovníci, núdzové východy, lekárske služby, bezpečnostná služba atď.)
Propagačné opatrenia (pozvánky, reklama, darčeky pre zákazníkov, poďakovanie atď.)

Postup na podujatí

Inštruktáž a inštruktáž pre zamestnancov dňa podujatia v ranom štádiu (interné a externé)
Jasne rozdeľte úlohy
Vývoj technológií, nábytku a infraštruktúry vrátane testovania (generálna skúška)
Vytvorte inventár a udržujte ho na zozname
Recepcia, pozdrav a podpora pre hostí a ďalších ľudí (baviči, moderátori atď.)
Pravidelne kontrolujte proces/plán
Poďakovanie a rozlúčka s hosťami po skončení akcie (organizácia spiatočnej dopravy a pod.)

Ihneď po udalosti

Demontáž nábytku/technológie/infraštruktúry
dispozícia
Zorganizujte čistenie
Prvá kontrola manévru

Po udalosti

Poriadok pre interných zamestnancov a externých partnerov
Skontrolujte inventár
Vykonať zúčtovanie a porovnanie rozpočtu (cieľový/skutočný)
Ďakujeme e-mailom/listom hosťom (fotogaléria, prieskum/spätná väzba)

Zaznamenajte spätnú väzbu od kritiky manévrovania, diskusií, spätnej väzby od zákazníkov a dodávateľov písomne a začleňte ju do plánovania/kontrolného zoznamu udalostí pre nadchádzajúce udalosti. Aj na podujatiach je prax dokonalá a získané skúsenosti, ako aj interná a externá spätná väzba, sú veľmi užitočné pre organizáciu ďalších akcií.

Ďalšie užitočné kontrolné zoznamy na internete, ktoré vám radi odporučíme:

Rôzne kontrolné zoznamy s komplexným konceptom udalosti (zdroj: Samariterverbund)
Podrobný kontrolný zoznam pre plánovanie, organizáciu a realizáciu podujatí (zdroj: Event Agency Bonnot’s Event House)
Užitočný kontrolný zoznam pre usporiadanie udalosti - pekne rozdelený na fázu stratégie, implementáciu podujatia a zhrnutie (zdroj: Gryps.ch)

Samozrejme existuje nespočet ďalších užitočných kontrolných zoznamov. Existujú rôzni sprievodcovia v závislosti od typu udalosti, veľkosti a rozpočtu. Nájdete ich online iba pomocou niekoľkých kliknutí myšou. V našej sekcii „Kontrolné zoznamy a tipy a triky“ tiež nájdete užitočné rady a odkazy na príslušné kontrolné zoznamy. Napríklad na plánovanie svadby alebo na efektívne využitie sociálnych médií na akciách.

Ak hľadáte vhodné miesta, poskytovateľov služieb a nápady na udalosti pre nadchádzajúcu príležitosť, odporúčame náš aktuálny plánovač udalostí.

Pripravili sme pre vás špecializovaného svadobného plánovača najmä na tému svadby. Tipy a triky pre plánovanie svadby nájdete tu.

Prajeme vám veľa úspechov pri plánovaní nadchádzajúcich udalostí!

Od Jamesa, tvojho EventButlera

Zanechať komentár

4 komentáre k „kontrolnému zoznamu pre úspešné plánovanie udalostí“

Dobrý deň James, chcel som urobiť akciu, ale môj problém je, že neviem, ako napísať koncept. Môžete mi s tým pomôcť?

Ahoj Dahlin Moma,
na vašu otázku, ako napísať koncept:
Najskôr: Nepíšte príliš podrobne, nikto iný ho neprečíta. Dĺžka koncepcie samozrejme závisí od toho, pre koho je určená. Pokojne sa opýtajte, aký rozsiahly by mal byť. Spravidla sa hovorí, že koncept by nemal mať viac ako 2 strany A-4. Prílohy samozrejme vždy chodia.
Takže najdôležitejšia otázka: Pre koho by koncept mal byť? Aká podrobná by mala byť? Nasleduj!

Odpoveď na túto otázku potom pomôže definovať obsah pojmu. Napr. Táto štruktúra:
Cieľová skupina (skupiny), typ podujatia, (pracovný) názov, všeobecný obsah podujatia, trvanie, náklady, účastníci (zainteresované strany), ... najdôležitejšie parametre by mali byť v každom prípade jasne uvedené.
Ak z. Napríklad, ak sponzorujúci partner chce koncept, jeho cieľom je dozvedieť sa od vás viac informácií o výhodných situáciách, najmä komunikačných službách/public relations. Potom už len o tom napíš viac.
Keď nadriadení chcú koncept, tak často pre ročné plánovanie/plánovanie rozpočtu.
Štruktúra môže byť tiež: prečo, čo, kedy, kde, kto, koľko, kde, s čím, čo chýba, čo je nové ... atď.
Pri písaní koncepcie si položte otázku, čo by od vás príjemca chcel vedieť. A to je presne to, čo si píšeš. Je to vlastne celkom jednoduché 😉

Ahoj James! Páni, ďakujeme za tento veľký príspevok k úspešnému plánovaniu udalostí. Tento rok môžem vo svojej spoločnosti zorganizovať letnú párty a mohol som od vás zhromaždiť užitočné tipy. Budem sa riadiť vašimi radami a zostavím tím, ktorý projekt zorganizuje. Za obzvlášť dôležité považujem aj správne stravovanie! Dobré jedlo je základným kameňom úspešnej oslavy 😉
MVG Helli

Ahoj James! Ďakujeme za váš príspevok! Pokiaľ ide o organizáciu akcií, nikdy sa neprestanete učiť:-).

Zanechať komentár zrušiť odpoveď

nasleduj nás

Chcete byť informovaní o všetkých novinkách? Potom nás sledujte na Facebooku, Twitteri alebo Google +

páči sa mi to!

Kategórie udalostí

Všeobecné
Bern
Kontrolné zoznamy, tipy a triky
Akčné projekty
Nápady na udalosti
Miesta konania
Plánovanie akcie
Diania
svadba
Miesto konania konferencie
Zürich

Posledné príspevky

Ktoré šaty na akú udalosť?
- 0 komentárov
- 0 lajkov
James predstavuje: veľký vianočný špeciál 2020
- 4 komentáre
- 47 lajkov
Skryté perly v kantóne Bern
- 0 komentárov
- 3 lajky
James predstavuje: Najkrajšie reštaurácie v lete v Zürichu
- 1 komentár
- 62 lajkov
Najinšpiratívnejšie coworkingové priestory v kantóne Bern
- 0 komentárov
- 3 lajky

Spravodaj

Prihláste sa na odber noviniek EventButler a buďte neustále informovaní.

Pomocou aplikácie EventButler môžete teraz plánovať svoje udalosti. Tu nájdete rôzne miesta konania podujatí, poskytovateľov služieb kreatívnych podujatí a vzrušujúce aktivity pre vaše akcie.

Hľadáte správne miesto pre svoju udalosť?

Gratulujeme, ste v EventButler na správnom mieste. Je to jednoduché, pohodlné a zadarmo sa používa. EventButler vám pomôže nájsť správne miesto konania udalosti pre vašu príležitosť.

Bez ohľadu na to, či hľadáte neobvyklé miesta (lodenice, iglú, stan tipi, dom na strome), tradičné (cechové domy, hrady, vidiecke hostince) alebo obchodné miesta (seminárne hotely, kongresové centrá, konferenčné miestnosti): na EventButler nájdete všetky typy miest konania.

Tu môžete zúžiť výber tak, aby sa v zozname hitov zobrazili iba tie miesta, ktoré vyhovujú aj vašim požiadavkám. Napríklad, ak sa má podujatie konať na zámku na vode v strednom Švajčiarsku s približne 500 hosťami, stačí zadať tieto kritériá a zobrazia sa vám vhodné vlastnosti.

EventButler = organizácia udalostí ľahká.

Tu môžete prejsť priamo na miesta konania udalostí

Už ste našli správne miesto a potrebujete viac nápadov a služieb pre vaše podujatie? EventButler tu má tiež správne ponuky.

Stále hľadáte vhodných poskytovateľov eventových služieb pre vaše podujatie?

V aplikácii EventButler nájdete miesta a nápady na udalosti, ako aj množstvo poskytovateľov služieb z rôznych kategórií.

Potrebujete profesionálnu podporu pri plánovaní a realizácii vášho podujatia? V kategórii eventové agentúry nájdete početné špecializované agentúry - od svadobných agentúr cez outdoorové a incentívne špecialistky až po agentúry s kompletným servisom pre celú organizáciu akcií.

Hľadáte kreatívneho kuchára pre kulinárske vrcholy vašej akcie? V kategórii Cateringové a doručovacie služby nájdete množstvo stravovacích a biznis kuchárov, kuchárov z jeseterov, poskytovateľov kurzov varenia pre tímové akcie a ďalších profesionálov v oblasti stravovania.

Na podujatiach hrá dôležitú úlohu aj zábava. V kategórii zábava a umelci nájdete veľký výber zabávačov. Nezáleží na tom, či hľadáte DJ, klauna, moderátora, speváka alebo tanečníka, alebo dokonca špecializovanú umeleckú agentúru: všetkých nájdete na EventButleri.
Možno na mieste udalosti chýba nábytok, ozvučenie alebo disco guľa. V kategórii Nábytok, technológia a doprava nájdete profesionálov na udalosti pre technológiu udalostí, nábytok pre udalosti, výstavbu výstavných stánkov, dopravu a ďalších logistických partnerov.

Aby najlepšie okamihy vášho podujatia zostali aj po skončení udalosti, zabezpečia fotografi a multimediálni špecialisti trvalé spomienky. V kategórii fotografia a multimédiá nájdete množstvo fotografov na udalosti a svadby, ako aj špecialistov na zvuk a obraz.

Profesionáli v oblasti dekorácie nastavujú optické zvýraznenie. V kategórii Dekorácie a kvety nájdete množstvo profesionálnych poskytovateľov, ktorí vám pomôžu vytvoriť jedinečné prostredie pre vás a vašich hostí.

Potrebujete na svoju akciu ešte externých pracovníkov? V kategórii Personál nájdete špecializovaný personál podľa vašich potrieb: obsluhujúci personál, hostesky, promotéri alebo pracovníci bezpečnostnej služby. Získajte potrebnú podporu.

Okrem spomenutých týchto poskytovateľov služieb udalostí existujú ďalší poskytovatelia, ktorí vás môžu podporiť pred, počas alebo po udalosti. Hľadáte partnerov pre predaj vstupeniek, oblečenie, hry, darčeky pre zákazníkov alebo upratovacie ústavy? V kategórii ďalších služieb pre udalosti nájdete množstvo špecializovaných poskytovateľov.

Už ste našli správneho poskytovateľa služieb udalostí a stále potrebujete špeciálne miesto konania udalosti alebo nápad alebo aktivitu tvorivej udalosti?
EventButler tu má tiež správne ponuky.

Pri súkromných udalostiach, tímových výstupoch, zákazníckych udalostiach alebo seminároch a kongresoch sa často vynára otázka, s ktorou činnosťou je možné danú akciu kombinovať. Vhodná aktivita pred alebo počas podujatia „uvoľní“ príležitosť. Jeden alebo druhý nápad na kreatívnu udalosť už zvýraznil niektoré udalosti.

Na správnu aktivitu v rámci podujatia - ako súčasť podujatia - budú vaši hostia pamätať pozitívne.

V sekcii Nápady na udalosti sa môžete ponoriť do tohto fascinujúceho sveta. V závislosti na udalosti si môžete zvoliť správnu aktivitu: Mala by byť športová alebo dobrodružná?

Je koncept budovania tímu v popredí? Alebo je zábava a zábava najvyššou prioritou? Zadáte požadované kritériá a služba EventButler vám poskytne nápady na udalosti, ktoré zodpovedajú vašim kritériám.

Okrem typu aktivity sú k dispozícii aj ďalšie kritériá, ktoré optimálne vyhovejú vašim potrebám: Malo by sa podujatie konať v horách? Buďte priateľskí k deťom, pri vode, na vzduchu alebo so zvieratami? Zadáte kritériá a služba EventButler vás nájde! Tu môžete prejsť priamo na nápady na udalosti. Už ste našli vhodný nápad/aktivitu na akciu a stále potrebujete správne miesto konania udalosti alebo iné služby pre udalosti? EventButler tu má tiež správne ponuky.