Nie sme kardiochirurgovia

Dnes v rozhovore: Vedúci oddelenia servisnej spoločnosti

svoje e-maily

Ako je podľa vášho názoru digitalizácia ovplyvnená vodcami?
E-mail a chat radikálne zmenili komunikáciu. Keď hovorím so svojimi zákazníkmi a zamestnancami, dobre si premyslím, aké komunikačné prostriedky použijem. Keď sa veci stanú citovo citlivými, zvolím osobný pohovor. Ak mám pocit, že k nedorozumeniu došlo prostredníctvom e-mailu, zdvihnem telefón. Ak mi zamestnanci prostredníctvom chatu kladú technické otázky, odpovedám e-mailom, pretože chat nie je zdokumentovaný.

Máte nejaké pravidlá týkajúce sa online/offline správania? Kto a kedy komu posiela e-maily? Ako a kedy môžete vypnúť?
U nás zamestnanci nemajú webmail a môžu synchronizovať e-maily a kalendáre iba so zvláštnym povolením. Toto je špecifikované z dôvodu ochrany údajov. Za každých okolností je k dispozícii iba terénna služba, niektorí z vedúcich tímov a všetci vedúci oddelení, ktorí sú zodpovední za ich komunikačné správanie. Nemáme o tom žiadne dohody. Niektorí napríklad píšu neskoro večer, pretože majú rodiny a svoje e-maily robia mimo času stráveného v rodine.

Uvedomujú si vaši vodcovia svoju vzorovú rolu, ktorej príkladom je komunikácia?
U nás je to skôr problém, ktorý vodcovia sami využívajú. Súvisí to predovšetkým so zmiešaním práce a voľného času, ktoré je v našom priemysle bežné. Na koncerte sa môžeme stretnúť so zákazníkom, ktorý nám kladie technické otázky. Riešim to tak, že potom zákazníkovi poviem: Zavolajte mi v pondelok do kancelárie.

Rozptýlenie a nesústredenosť sú pre vás problémy?
Áno, vyrušujú nás telefonické hovory, e-mailové správy a vyskakovacie okná chatu. Pred dvoma rokmi sa uskutočnilo interné školenie zamerané na tému organizácie práce. Toto ďalšie školenie mi neprišlo ako zmysluplné, pretože boli zavedené prísne pravidlá v zmysle: Nemáte dovolené čítať e-maily najskôr ráno. Ja osobne pracujem podľa svojho biorytmu. Keďže nie som ranný človek, ráno si prečítam svoje e-maily a naplánujem si ďalších pár dní. Môj telefón je potom presmerovaný. Alebo: Ak sa nechcem sústrediť, používam na dverách svojej kancelárie značku vyrušenia z hotela.

Máme málo riadiacich systémov, ale môžeme napríklad pochopiť, že referent prijme 60 až 80 hovorov, zatiaľ čo zamestnanci ústredne prijmú 300 až 350 hovorov mesačne. Robil som kampaň za to, aby niekto, kto je vystavený vysokej miere rozptýlenia, bol posudzovaný menej prísne, pokiaľ ide o neopatrné chyby pri rozhovoroch so zamestnancami.

Existujú okamihy, keď vás nemožno zastihnúť sami? Vaše e-maily sa zasekli?
Na príklade vo svojom súkromnom prostredí som videl, čo sa stane, keď niekto príliš pracuje, a naučil som sa stanoviť si svoje limity. Pre mňa je to často emocionálna hranica. Niekedy mi práca dodáva energiu. Niekedy ma zasiahne. Potom sa usporiadam tak, že sa mi uľaví. To isté očakávam od svojich zamestnancov. Nakoniec nie sme kardiochirurgovia. Nikto nezomrie, ak to trvá o 10 minút dlhšie. Považujem sa tiež za dobrého manažéra, keď moji zamestnanci prevezmú zodpovednosť. Keď som vnímaný ako nenahraditeľný, som zle organizovaný.