Paretov princíp Aplikácia pravidla 80-20 v riadení času ›FlowFinder
Moderný princíp je „viac za viac“. Aby sme dosiahli viac peňazí alebo tržieb, viac postavenia, viac úspechu, lepšiu prácu a celkovo lepší život, musíme urobiť viac!
Často oveľa viac, že prídeme do bodu, keď si nenájdeme čas na dobitie bateriek, sme totálne vystresovaní a v určitom okamihu úplne vyhoríme.
Po pravde povedané, tento „moderný“ princíp nie je nič iné ako hrubá a fatálna chyba, ktorá vás môže stáť hlavu a krk, alebo zdravie, šťastie alebo spoločnosť. Namiesto článku „viac za viac“ vám v tomto článku predstavím princíp „viac za menej“, ktorý je tiež známy ako pravidlo 80/20 alebo Paretov princíp.
Pôvod Paretovho princípu
Pravidlo 80/20 alebo Paretov princíp sa vracia k talianskemu ekonómovi Vilfredovi Paretovi, ktorý pred viac ako 100 rokmi skúmal rozdelenie bohatstva v Taliansku a narazil na toto pravidlo 80/20.
Zistil, že 20% rodín vlastní asi 80% celkového bohatstva krajiny. Pareto si rýchlo uvedomil, že tento pomer nemôže súvisieť iba s bohatstvom, ale možno ho nájsť takmer vo všetkých oblastiach života.
Z počiatočného výpočtu pravdepodobnosti, ktorý vypracoval Valentino Pareto, vyšiel Paretov princíp, ktorý je v dnešnej dobe obzvlášť dôležitý v obchodných a podnikových oblastiach. Ale Paretov princíp je možné použiť aj v súkromnom živote na oddelenie dôležitých od nepodstatných a na stanovenie priorít.
Paretov princíp hovorí, že 80% výsledkov je vždy výsledkom iba 20% úsilia alebo úsilia.
Ak obrátite tento princíp, dá sa tiež povedať, že 80% času, ktorý trávime prácou na niečom, produkuje iba 20% našich výsledkov .
Zovšeobecnené: Veľa z toho, čo robíme, je „strata času“, pretože to ku konečnému výsledku prispieva len málo.
Predtým, ako sa pozrieme na to, ako a kde konkrétne môžete najlepšie využiť Paretov princíp, aby ste pracovali menej alebo na správnych úlohách a dosiahli tak rýchlejšie výsledky, poďme sa rýchlo pozrieť na to, kde všade sa dá uplatniť Paretov princíp.
Príklad oblastí uplatnenia Paretovho princípu
Tu je niekoľko dôkazov o obrovskom rozsahu a nespočetných oblastiach použitia Paretovho princípu:
Paretov princíp pre informácie a fakty, ktoré stojí za to vedieť
- 20% zákazníkov generuje 80% tržieb spoločnosti
- 20% z predaja ľudí v spoločnosti predstavuje 80% z predaja
- 20% vedcov robí 80% objavov
- 20% autorov predstavuje 80% predaja kníh
- 20% páchateľov je zodpovedných za 80% trestných činov
- 80% dopravy sa uskutočňuje na 20% ciest
- 20% motocyklistov je zodpovedných za 80% nehôd
- 20% konzumentov piva pije 80% piva
- 20% vydatých osôb predstavuje 80% rozvodov
- 20% národov vedie 80% vojen
- V 80% času nosíte 20% svojho šatníka
Pochopte a uplatnite Paretov princíp
Pravdepodobne to sami poznáte príliš dobre. Zdá sa, že čas často kráča rôznymi spôsobmi. Existujú teda dlhšie obdobia, keď sa zdá, že nič nepokračuje a nedosahujú sa žiadne prezentovateľné výsledky. A potom sú tu tieto krátke obdobia alebo „ťahy“, v ktorých sa dosiahne extrémne veľké množstvo výsledkov v krátkom časovom období a nemusíte robiť iba kroky, ale robiť celé skoky vpred.
Umením Paretovho princípu je najprv identifikovať tieto krátke, ale intenzívne výboje, v ktorých sa dosahuje veľa výsledkov v živote človeka/v práci/v projektoch, a potom v ďalšom kroku urobiť viac vecí, ktoré sú pre tieto relapsy sú zodpovedné.
Môžete teda robiť menej, ale dosiahnuť viac!
Rovnako vám tento princíp alebo presnejšie vedomosti, ktoré prostredníctvom neho získate, pomôžu dosiahnuť viac bez toho, aby ste pre to museli robiť viac alebo sa akýmkoľvek spôsobom viac usilovať.
V skutočnosti pomocou Paretovho princípu dosiahnete viac a lepších výsledkov a budete pre ne musieť dokonca urobiť Menej, pretože sa začnete sústrediť na úlohy, na ktorých skutočne záleží.
A hovoríme o výsledkoch vo všetkých oblastiach vášho života. Vo svojej práci, vo vašich vzťahoch, vo vašom zdraví a samozrejme v celkovej spokojnosti. Pravidlo 80/20 je univerzálne použiteľné!
Paretov princíp v oblasti time managementu a podnikových oblastí
Paretov princíp je možné použiť ako mimoriadne efektívny nástroj na správu času pri pracovných činnostiach alebo v podnikovom prostredí. Jeho použitie je určené na zlepšenie pomeru času a výkonu uprednostňovaním úloh a ich spracovaním v správnom poradí.
Ak vo firme uplatníte Paretov princíp, môžete ho použiť na presnejšie definovanie firemných cieľov a priorít a na definovanie najdôležitejších oblastí činnosti a úloh.
Straty času a stratený čas - 80%
Ako bolo uvedené na začiatku, na základe Paretovho princípu možno povedať nielen to, že 20% úsilia sa použije na 80% výsledkov, ale aj to, že 80% času sa použije na 20% výsledkov .
Takže sme väčšinu času zaneprázdnení robením vecí alebo prácou na úlohách, ktoré len málo prispievajú ku konečnému výsledku.
Oddeľte dôležité od nedôležitého pomocou Paretovho princípu
Cieľom je teda pomocou Paretovho princípu zistiť, aké sú úlohy, ktorým venujeme 20% času, ale ktoré poskytujú 80% našich výsledkov, a potom sa sústrediť práve na tieto úlohy.
V skratke: Pravidlo 80/20/Paretov princíp používame na oddelenie skutočne dôležitých vecí a úloh od nepodstatných a na získanie jasnosti v tom, na čo by sme sa mali zamerať a kde by sme sa mali zamerať Musí si stanoviť priority.
Už žiadny perfekcionizmus vďaka Paretovmu princípu
Súhlasíte so mnou, že keď je úloha alebo projekt dokončený na 80%, už sa vykonalo značné množstvo práce, však? Zvyšných 20%, ktoré by mali 100% zaplniť, sa v drvivej väčšine prípadov používa iba na zdokonaľovanie.
Realisticky vzaté je však vo väčšine prípadov postačujúce 80% spracovanie projektov a úloh, pokus o dosiahnutie ďalších 20% a teda zameranie na stav „dokonalosti“ je jednoducho neekonomický/zbytočný.
Málo vecí musí byť dokonalých do posledného detailu (100%), aj keď nám naša myseľ ťažko uverí.
Najmä v časovom manažmente, ale aj v živote, je perfekcionizmus vo väčšine prípadov skôr prekážkou než užitočnosťou. Perfekcionizmus zaisťuje, že sa zahryzneme do zvyšných 20% úlohy a potom jej venujeme 80% času.
Len keď si to prečítam, myslím si, že si každý okamžite všimne, že takýto vzťah je veľmi nepriaznivý a vysoko nehospodárny. 80% času iba pre 20% výsledkov!?
Už žiadny perfekcionizmus vďaka prioritám
Aby sme teda mohli bojovať proti perfekcionizmu pomocou Paretovho princípu, musíme sa naučiť zaostriť svoje oko na to, čo predstavuje 20% aktivít, ktoré nám dávajú 80% výsledkov, a nie naopak! Ak sa potom začnete sústrediť na 20% aktivít, aby ste dosiahli 80% výsledkov, odtrhnete sa od túžby po dokonalosti a namiesto toho ste spokojní s tým, že veľká časť výsledkov sa dosiahne v krátkom čase.
Musíte pochopiť, že kľúčové úlohy projektu sú dôležitejšie a musia sa preto sústrediť najviac (najmenej 80%) ako množstvo malých a nedôležitých úloh, vďaka ktorým bude projekt „dokonalý“.
Aplikujte Paretov princíp na niekoľko úloh
Paretov princíp je ideálny na použitie s niekoľkými úlohami, ktoré musíme prepracovať súčasne/pohotovo.
Mali by ste tomu rozumieť takto:
Je dôležité a správne prepracovať všetky úlohy „iba“ k 80% namiesto k niekoľkým 100% a iným vôbec kvôli nedostatku času.
Ak chcete, aby sa viac úloh uskutočnilo čo najefektívnejším a časovo úsporným spôsobom, potrebujete iba jasné pochopenie toho, čo predstavuje 20% aktivít, ktoré tieto úlohy dokončia na 80%. Toto sú potom naše priority, na ktoré sa musíme sústrediť.
Vytvorte zoznam priorít pomocou Paretovho princípu
Ak sa ocitnete v konfrontácii s niekoľkými úlohami súčasne, stačí vziať pero a kúsok papiera po ruke a položiť si otázku, aké sú činnosti, ktoré musíte urobiť, aby každá úloha bola čo najrýchlejšia o 80% (nie 100%!) Je dokončené a zaznamenajte tieto činnosti.
Dostanete zoznam priorít, ktoré musíte postupne prekonávať čo najkoncentrovanejšie a najefektívnejšie.
Nenechajte sa zmiasť tým, že jedna z úloh nie je stopercentne splnená, alebo ešte horšie, že nie je „dokonalá“! Zasiahli ste 80%? Dobre, dobre, potom choďte priamo k ďalšej úlohe!
Paretov princíp osobného úspechu
Teraz sme sa pozreli na to, ako sa dá Paretov princíp správne použiť v pracovnom a firemnom prostredí. Čo však s ostatnými oblasťami života? Možno tu použiť aj Paretov princíp?