Pracovné záznamy, služobné vozidlá a cestovné náklady - KPS Consulting Group

Pracovné záznamy

Zamestnávateľ je povinný viesť záznamy o odpracovaných hodinách v každom zariadení a za každého zamestnanca. Musí sa zaznamenať začiatok a koniec dennej pracovnej doby, ako aj miesto denných pracovných prestávok (napr. Obedňajších prestávok).

cestovné

Okrem toho musia byť zaznamenané nasledujúce dátumy a časy:

  • Začiatok a trvanie výpočtového obdobia (flexibilný)
  • Zostatky v pracovnej dobe
  • Nočná práca
  • nadčasy
  • Sviatočné hodiny
  • Doby odpočinku
  • dovolenky
  • Nemocenské voľno
  • Dni voľna (napr. Časová kompenzácia, dni premiestnenia)

Ak je čas zaznamenávaný zamestnancami, zamestnávateľ je povinný ich sledovať a kontrolovať. Zamestnávateľ je tiež zodpovedný za dodržiavanie zákonných predpisov o pracovnom čase (napr. Dodržiavanie maximálnych limitov pracovného času a dôb odpočinku)

Povinnosť a plány nasadenia nie sú dostatočnými záznamami o pracovnej dobe, pretože ukazujú iba plánovanú, ale nie skutočnú pracovnú dobu.

Inšpektorát práce a trestné ustanovenia

V prípade porušenia zákona (napr. Chýbajúca evidencia pracovného času a prekročenie maximálnych limitov pre denný alebo týždenný pracovný čas) sa pokuta na zamestnanca pohybuje medzi 72 EUR a 1 815 EUR.

Ak záznamy o pracovnom čase nie sú dostatočné, daňové kontroly môžu viesť k následnej daňovej povinnosti pri všeobecne nedaňových prirážkach, napríklad pri prácach nadčas a v noci. Audítor môže použiť aj postup odhadu.

Lehoty uplynutia platnosti a požiadavky na uchovávanie

Ak je neprimerané určiť skutočný pracovný čas z dôvodu nedostatku záznamov o pracovnom čase alebo z dôvodu nedostatočných záznamov, lehoty uplynutia platnosti sa pozastavia. Prepadnutie znamená, že nárok (napr. Na náhradu za prácu nadčas) zanikne a zanikne úplne. Doby uplynutia platnosti sú zvyčajne krátke obdobia upravené v kolektívnej zmluve (zvyčajne 3 až 6 mesiacov).

Záznamy o pracovnom čase sa majú uchovávať 7 rokov a predkladať ich inšpektorátu práce a tiež pri daňových kontrolách.

Na dôkazné účely je nevyhnutné, aby zamestnanec podpísal záznamy o pracovnom čase a dovolenke.

2. Súkromné ​​použitie služobných vozidiel na súkromné ​​účely

Polovičné platby v naturáliách

Ak je zamestnancovi k dispozícii služobné vozidlo na súkromné ​​použitie, existuje tu výhoda z pracovnoprávneho vzťahu a musí byť stanovená vecná dávka.

  • Nie viac ako 6 000 súkromných kilometrov ročne
  • Vedenie riadneho denníka

Cesty z domu do práce sú súkromné ​​cesty! Daňoví poplatníci veľmi starostlivo kontrolujú denníky vodiča a koordinujú ich s počtom najazdených kilometrov na účtoch za služby.

Spätné platby v dôsledku prepočtu na celú vecnú dávku vedú k značným spätným platbám v oblasti sociálneho zabezpečenia, dane zo mzdy a vedľajších mzdových nákladov (príspevok zamestnávateľa, príplatok k príspevku zamestnávateľa a obecná daň).

Vylúčenie súkromného použitia

Ak existuje písomná dohoda o súkromnom zákaze riadenia motorových vozidiel, musí byť dodržiavanie predpisov skontrolované a zdokumentované zamestnávateľom (najmä prostredníctvom denníka vodiča).

Aby sa zabránilo negatívnym prekvapeniam pri daňovej kontrole, mali by sa denníky pravidelne kontrolovať. Ak dôjde k prekročeniu ročného limitu pre súkromné ​​kilometre, musí sa uplatniť plná vecná dávka. V súlade s § 240 ods. 3 federálneho daňového zákonníka môže zamestnanec podať žiadosť na daňovom úrade o vrátenie nadmernej dane zo mzdy, ak nesúhlasí so zdanením celej vecnej dávky.

Diéty a počet kilometrov

Prvým krokom je skontrolovať, či sú splnené požiadavky na oslobodenie od daní v súlade s nariadením o štruktúrovaní miezd (zvyčajne kolektívnou zmluvou).

Ďalším predpokladom oslobodenia od stravy pri dlhšom období je, že zamestnanec musí vykonávať určitú činnosť, ktorá je nakoniec uvedená v zákone o dani z príjmov (napr. Terénna služba, vodičská činnosť, stavenisko a montážne práce).

Nemôže ísť ani o odklad platu.

Vedenie evidencie cestovných výdavkov

Záznamy o cestovných výdavkoch a denníky sa majú vytvoriť správne a pohotovo po pracovnej ceste. Šablónu pre prehľady cestovných výdavkov nájdete na našom webe.

Podrobnosti záznamu o cestovných výdavkoch

  • Meno zamestnanca
  • Dátum odchodu a príchodu
  • Presné podrobnosti o čase odchodu a príchodu (čas)
  • Pre zahraničné pracovné cesty presný čas hraničných priechodov, pre letecké lety čas odletu a pristátia
  • Účel pracovnej cesty
  • Označenie trasy
  • Ďalšie pripomienky (zníženie denných diét z dôvodu plateného pracovného stravovania) Platené pracovné stravovanie znižuje nárok na denné diéty (v Nemecku zníženie o 13,20 EUR za zaplatené jedlo).

K prehľadu cestovných výdavkov musia byť priložené originálne dokumenty, ako napríklad hotelové účty, (aj z dôvodu odpočtu dane na vstupe).

Najazdené kilometre

Pri vyplácaní kilometrovného je dôležité okrem iného uvedomiť si, že príspevok na kilometrovné pokrýva všetky náklady na vozidlo, ako sú náklady na parkovanie a mýto. Ak sa tieto sumy vyplatia nad rámec oficiálnej náhrady za kilometre, jedná sa o výber zdaniteľný.

Ak sa pracovné cesty uskutočňujú iba od prípadu k prípadu, denník sa nemusí viesť nepretržite, ale iba pri príležitosti pracovnej cesty.