Rozpočet na IT patrí oddeleniu odlišného myslenia
Rozpočet na IT je pohodlný a skutočne nikomu neubližuje. Zabraňuje transparentnosti a ovládateľnosti v špecializovanom odbore a IT. V tejto epizóde sa dozviete, prečo je to tak, a aké výhody máte z transparentnosti nákladov na IT a súvisiacej ovládateľnosti.
Príprava na túto epizódu sa uskutočnila posledné sobotné ráno, tesne pred štvrtou hodinou. Ležal som na svojej hotelovej posteli v Mníchove, zdriemol si a dostal okolo toho myšlienky Téma Náklady na IT a rozpočet IT nie v uzde.
Všimol som si, ako moja hlava spracovala zážitok z posledného dňa. Piatok bol prvým dňom SM-CAMP v Mníchove. Na 12 zasadnutiach sa stretlo 29 ľudí s príbehmi, skúsenosťami a nápadmi, aby diskutovali o rôznych témach.
Na troch sedeniach sa diskutovalo o téme rozpočtu IT (fakty o rozpočte IT na rok 2016) z rôznych hľadísk. A presne na tom moja hlava pracovala krátko pred štvrtou v sobotu ráno. A predtým, ako som sa len prevrátil v posteli, som si začal zapisovať svoje myšlienky.
Hlavné zasadnutie na tému Náklady na IT malo názov: „Ako CostCenter“ - „Keď sa IT služby neúčtujú“. Účastník z väčšej spoločnosti uviedol, že ani IT oddelenie, ani odborné oddelenia sa nezaujímali o SLA a fakturáciu.
Máte predstavu, prečo sú podnikanie a IT tak dohodnuté? Prešiel som si svojimi minulými i súčasnými zákazníkmi a nikdy som nevidel takúto harmóniu.
Pohodlné a nezáväzne
Teóriu vyvinutú v relácii možno zhrnúť takto: Je vhodná pre všetkých.
Transparentnosť a kontrolovateľnosť
To boli najdôležitejšie body z prvej časti rokovania. Vďaka tomu vám bude jasné, prečo je fakturácia služieb IT užitočná a nevyhnutná. Chcel by som výslovne uviesť a objasniť dôvody pre vás:
Snívajme
Predstavte si, prosím, teraz, že obe strany skutočne a pravidelne využívajú vzájomné pôsobenie medzi požiadavkami a nákladmi! Vidíte tiež to, ako sa vytvára skutočné partnerstvo medzi poskytovateľom a spotrebiteľom? Vidíte, ako sa rozhoduje na základe nevyhnutnosti na základe faktov? Vidíte, o koľko sú používatelia šťastnejší? Pretože aj oni vedia, že teraz to nemusí byť tak ľahko dostupné, pretože za to platíme len málo. Menej trenia, menej konania a viac pre podnikanie. Vidíš to? No potom, poď teraz!
Snívajte ďalej a urobte prvý krok. Prvým krokom pre mňa je, že vy na svojom IT oddelení viete, aké náklady sa majú priradiť ku ktorej službe. Ale ak máte jasnú predstavu o tom, čo spôsobuje aké náklady na službu, získate obrovskú kontrolu.
Dôsledkom transparentnosti nákladov je tiež možnosť porovnať náklady s inými internými alebo externými dodávateľmi. Takzvaný benchmarking.
Môžete porovnať, aké sú vaše náklady na interné služby a koľko by stálo ich externé zakúpenie. Môžete to urobiť pre každý komponent služby. Takto získate predstavu o tom, aký veľký je rozdiel medzi vonkajšími a vnútornými - • Pozitívny alebo negatívny.
Získate tak opäť dva body:
- Uvidíte, akú pridanú hodnotu pre spoločnosť získate, ktorá odôvodňuje vyššiu cenu. Potom sa môžete u firmy informovať, či to extra stojí za to.
- Môžete robiť informované rozhodnutia o získavaní zdrojov. Ak je skutočne oveľa lacnejšie kúpiť komoditu IT na trhu, urobte to. Môžete sa rozhodnúť, iba ak viete, aké sú vaše náklady a aké požiadavky existujú.
Nepotrebujete rozpočet na IT
Teraz ste počuli žiadosť o fakturáciu služieb IT. Dôrazne odporúčam, aby ste mali prehľad o svojich nákladoch, aby ste podporili odborné oddelenia pri definovaní ich požiadaviek a aby ste zodpovedajúcim spôsobom kompenzovali služby.
A idem o krok ďalej: Rozpočet na IT patrí do odborného oddelenia!
Áno, myslím to tiež. IT oddelenie by nemalo mať vlastný rozpočet.
Možno teraz jeden alebo druhý kričí: „Kacírstvo, spálte ho.“ Môžem s tým žiť.
Je to dôsledok bodov, ktoré som uviedol. A je to dôsledok myšlienok, ktoré som s vami zdieľal v poslednej epizóde (LINK).
Pamätáš si? Hovoril som o tom, ako zaobchádzanie s IT ako s nákladovým strediskom robí sakra veľa vecí, aby bola situácia taká, aká je. Dôvod, prečo vždy hovoríme o nákladoch na IT príliš veľa, je ten, že existuje rozpočet na IT. Skutočnosť, že so zákazníkom musíte neustále diskutovať o získaní nástrojov, zlepšovaní procesov atď., Je spôsobená tým, že existuje rozpočet na IT.
Pokiaľ IT nie je kľúčovou kompetenciou vašej spoločnosti, nemali by ste mať ani rozpočet na IT. A ani u poskytovateľa IT služieb neexistuje rozpočet na IT. V lepšom prípade pozná svoje náklady a vypočíta trhovú cenu.
To je presne to, čo by ste mali urobiť. Presne takto by mali konať interné IT oddelenia.
Pýtate sa, ako to funguje? Vo svojom svete a tak ho implementujem profesionálne: prostredníctvom katalógu služieb. Predpoklady sú:
- Máte architektúru služby a viete, ktoré komponenty služby patria do ktorej služby.
- Poznáte cenu servisných komponentov.
- Trochu rozumiete odpisom, režijným nákladom a prípadne dani z obratu alebo máte dobrý vzťah s účtovníctvom, ktorý vám odpovie na otázky.
- A nezabudnite, viete, že bez marketingu, predaja a zisku nebudete úspešní.
Týmto vytvoríte katalóg služieb, ktorý obsahuje vašu ponuku pre oddelenia. Každá ponuka má svoju cenu. Možno rôzne ceny, aby si zákazník mohol vybrať medzi bronzom, striebrom alebo zlatom.
Fakturácia je založená na spotrebe. Napríklad na používateľa za mesiac. Alebo za mzdovú službu na 100 zamestnancov fakturovaných mesačne.
Vaša ponuka je koordinovaná s odbornými oddeleniami a jasne opísaná.
Teraz má oddelenie aj IT transparentnosť a ovládateľnosť. Môžete porovnávať na trhu. Vy a vaši kolegovia môžete robiť informované rozhodnutia, pokiaľ ide o znižovanie nákladov.
A: Oddelenie sa môže pozrieť na náklady na proces. Pretože iba tie sa z môjho pohľadu počítajú. Ak inovácia, účinnosť alebo efektívnosť oprávňuje investovať 5 miliónov do čohokoľvek, tak to bude. Za to zodpovedá oddelenie, ktoré zaň platí.
Pre vás ako IT manažéra, vedúceho IT alebo manažéra služieb to znamená úplne novú úroveň slobody.
Keď venujete pozornosť dôležitému, malému detailu.
Nezabudnite na svoju výhru.
„V nasledujúcej epizóde si povieme niečo o zisku. Poviem vám tiež, ako narábam s nákladmi na zavedenie nových služieb a ako im vypočítam cenu.
Témam určovania nákladov na služby a cenotvorbe sa budem podrobne a krok za krokom venovať v novom klube Servicenerds Club. Čo vás v klube čaká, kedy začína a čo je prvá téma, sa dozviete budúci týždeň. Potom pošlem e-mail všetkým predplatiteľom bulletinu a členom knižnice Servicenerds.
Ak vás zaujíma, čo je Klub servicenerdov, zaregistrujte sa hneď teraz, pretože ponuka je zatiaľ výhradne pre predplatiteľov bulletinov a členov knižnice. Zaregistrujte sa pod článkom.
Mimochodom: Budúci SM-CAMP sa uskutoční 24. a 25. marca 2017 v Drážďanoch. Zapíšte si dátum do kalendára. Hneď ako budú lístky k dispozícii, dám vám vedieť.