Time management: tipy pre súkromný život a prácu
Pre mnohých ľudí je stres, tlak a prepracovanosť súčasťou ich každodennej práce a často sa vkrádajú do ich súkromného života. Spravidla je možné tomu zabrániť - správnym riadením času.
- Time management: tipy pre.
- Tip 1: Odstráňte zlodejov času
- Tip 2: vyrovnajte sa s časovým tlakom
- Tip 3: sebadisciplína
- Tip 4: krátke prestávky
- Tip 5: Zlepšite svoj zmysel pre čas
- Tip 6: využite svoj voľný čas
Napriek tomu, že ste ráno v kancelárii pred začiatkom práce, nie ste schopní upratať horu práce? Namiesto toho vám viac pristane na stole? Napriek tomu, že ste sa s tým prepracovali, vychádzate si so svojím časom? Potom môžu pomôcť tipy na lepšie riadenie času.
Tip 1 na správu času: Odstráňte zlodejov času
V každodennom živote na nás číha veľa zlodejov, aby nás odvrátili od podstaty. Nemusia to byť nevyhnutne ľudia. Sú to väčšinou činnosti, ktoré zaberajú veľa času, ale nie sú veľmi prospešné. Ste zodpovední za zlodejov času, napríklad ak sa pri práci necháte rozptýliť uctievanými návykmi.
Medzi zlodejov pracovného času patria napríklad:
preplnený stôl so zle triedeným podaním
príliš dlhé stretnutia alebo telefonáty
nemôže povedať „nie“
Čakacie doby na schôdzky
Aby ste získali viac času, je potrebné vopred vyvinúť určité úsilie. Dôsledne si zapisujte každú aktivitu a jej trvanie na týždeň. Po tomto týždni analyzujte svoj rozvrh. Na ktorých činnostiach si strávil obzvlášť veľa času bez toho, aby si získal nejaké výhody? Je to polica? Potom vnesiete na svoj stôl poriadok. Alebo sympatický kolega, ktorý príde do vašej kancelárie na malý rozhovor? V budúcnosti odložte takéto rozhovory na obednú prestávku. Pretože päťminútový rozhovor sa rýchlo zmení na pol hodinu.
Mimochodom, „stretnutia v stoji“, na ktorých si účastníci vymieňajú nápady v stoji, sú časovo úspornejšie a efektívnejšie ako tradičné stretnutia. Takéto stretnutia by nemali trvať dlhšie ako 30 minút a mali by byť obmedzené na najviac desať účastníkov.
Zamerajte sa na trvalé vypnutie troch najhorších zlodejov vo vašom zozname. Pri tom buďte dôslední. Uvidíte, že máte na prácu podstatne viac času.
Tip 2 na správu času: Správne narábajte s časovým tlakom
Aby ste mohli svoju prácu vykonávať efektívne a hlavne správne, nemusíte len rozpoznávať, čo vám berie čas. Je dôležité usporiadať si deň rozumne. Nejde len o to, aby ste si napísali, čo musíte urobiť. Je dôležité, aby ste si určili priority. Napíšte svoj zoznam úloh ručne. Písomný dokument v počítači rýchlo zmizne za ostatnými oknami alebo sa minimalizuje v systémovej lište - stratili ste prehľad o svojich úlohách v pravom slova zmysle. Napíš si, čo robíš a kedy to budeš robiť.
Nárazníkové zóny zabraňujú časovému tlaku
Bez ohľadu na to, či sa jedná o osobný rozhovor, telefonický hovor alebo e-mail - naplánujte si v nárazníkových zónach všetky úlohy, ktoré musíte urobiť. To vám zabráni ísť do bazéna, ak konverzácia trvá nečakane dlhšie.
Spravidla stačí desať až 15 minút ako nárazníková zóna. V jednotlivých prípadoch aj viac. Kvalitný manažment času neznamená iba robiť to, čo ste si predsavzali, ale aj uznať a klasifikovať dôležitosť vašich vlastných úloh.
Stanovenie priorít: úlohy týkajúce sa hmotnosti
Stanovte priority a ohodnoťte úlohy podľa ich dôležitosti. Tu môže pomôcť takzvaný princíp Eisenhower alebo ABC. Podľa tejto metódy sú úlohy rozdelené do štyroch kategórií:
A = urgentné a dôležité (krízy, súčasné problémy, pracovné miesta s časovým limitom)
B = dôležité, ale nie urgentné (plánovanie, príprava, objasnenie hodnôt, práca vo vzťahoch atď.)
C = urgentné, ale nie dôležité (prerušenia, určité stretnutia, telefonáty, e-maily atď.)
Kôš = pre všetky urgentné a nedôležité úlohy
Úroveň výkonu sa líši podľa dennej doby v závislosti od typu spánku. Sovy sa môžu najlepšie sústrediť medzi 8. a 11. hodinou a po 16. hodine. Stanovte si svoje osobné výkonnostné obdobie a robte veci, ktoré sú od vás obzvlášť náročné.
Tip 3 na správu času: rozvíjajte sebadisciplínu
Máte dobrý harmonogram a prepracované riadenie času - a stále nedosahujete to, čo ste si predsavzali? Potom to môže byť tým, že sa príliš často rozptýlite, odložíte veci napriek harmonogramu a získate tak pocit, že stále nemáte dostatok času.
V takom prípade musíte popracovať na svojej disciplíne. Ako prvý krok k väčšej sebadisciplíne si musíte uvedomiť svoj vlastný príspevok k situácii. Iba tak môžete konkrétne pracovať na zvýšení svojej disciplíny.
Ak patríte k ľuďom, ktorých môže ľahko odlákať pozornosť od toho, čo robíte, musíte si trénovať schopnosť sústrediť sa. Pri vykonávaní úlohy sa sústreďte výlučne na to. Povedzte kolegom, že nechcete byť vyrušovaní na obmedzený čas. Medzi tým si nekontrolujte svoje e-maily, neodpovedajte na telefón a nejedzte bokom.
Nenechajte sa frustrovať
Zlepšenie sebadisciplíny si vyžaduje veľa trpezlivosti. Zažijete aj neúspechy. Napriek najväčšej koncentrácii a pozitívnemu prístupu (ktorý je tiež dôležitou súčasťou sebadisciplíny) sa môže stať, že niečo nevyjde tak, ako ste si naplánovali. Je to samozrejme frustrujúce a lákavé vzdať sa. Neupadnite do tejto pasce.
Namiesto toho pracujte na svojej tolerancii voči frustrácii. Opýtajte sa sami seba, prečo ste presne frustrovaní. Pretože váš projekt nefungoval alebo ste si vybrali zlú cestu? Poznanie dôvodov vám uľahčí vyrovnanie sa s pocitom frustrácie.
Potom nekontrolujte svoju neúspešnú úlohu, ale vymyslite nový spôsob, ako môžete dosiahnuť svoj cieľ. To je jediný spôsob, ako dlhodobo zlepšiť svoju sebadisciplínu. A ak budete pracovať disciplinovane, zistíte, že máte dostatok času na to, aby ste zvládli aj veci.
Dobré je často dosť dobré
Nezaoberajte sa perfekcionizmom a napätím, ktoré s ním prichádza. Málokto rozpozná rozdiel medzi „dobrým“ a „veľmi dobrým“. Ale na to, aby sa z niečoho dobrého stalo niečo veľmi dobré, zvyčajne potrebujete neprimerané množstvo času. Lepšie zostať pri talianskom ekonómovi a sociológovi Vilfredovi Paretovi, ktorý stanovil pravidlo 20:80: S 20-percentným úsilím možno zvyčajne dosiahnuť 80 percent výsledku. Na dosiahnutie zvyšných 20 percent by sa muselo spotrebovať 80 percent energie. Stojí to za to?
Tip 4 na správu času: Krátke prestávky sú efektívnejšie
Prestávky by sa mali robiť, keď ešte nie ste unavení. Ak je napätie príliš veľké a „batéria“ je vybitá, jej nabitie trvá oveľa dlhšie. Predčasné prestávky udržujú koncentráciu a zabraňujú napätiu. Efektívnejšie je robiť si veľa krátkych prestávok od práce ako pár dlhých. Pretože krátke prerušenia fungujú lepšie proti postupnej únave.
Tip na správu času 5: Zlepšite svoj zmysel pre čas
Ak máte obvykle problémy s rozumným riadením svojho času alebo ak neviete odhadnúť, koľko času budete na konkrétnu prácu potrebovať, chýba vám čas. Nie ste v tom sami. Mnoho ľudí nemá dobrý čas. Ako výnimku nechajte svojich priateľov čakať na ďalšie stretnutie a potom požiadajte všetkých, aby uhádli, koľko minút ste meškali. Bez pohľadu na hodiny, samozrejme. Pravdepodobne dostanete rôzne odpovede. Každý prežíva čas inak. O to dôležitejšie je, aby ste si vytvorili zmysel pre čas pre skutočné časové úseky, aby ste dokázali odhadnúť trvanie svojich úloh a lepšie tak plánovať.
Jednoduché cviky pomáhajú zmyslu času pri skokoch
Vezmite si príklad od detí, ktoré trénujú zmysel pre čas tým, že zviditeľňujú čas, napríklad presýpacími hodinami pri čistení zubov. Zaobstarajte si tiež presýpacie hodiny, ale s rôznymi časovými intervalmi, napríklad tri, päť a desať minút. Nechajte presýpacie hodiny bežať spolu s kratšími aktivitami. Takže môžete vidieť, ako čas doslova letí, a naučiť sa odhadnúť, ako dlho potrebujete na rôzne činnosti. Ak sa cítite istejšie, môžete každú chvíľu sňať hodinky - pravidelným cvičením sa tiež zlepší váš zmysel pre čas. V prvých dňoch cvičenia však nezabudnite na ďalšie schôdzky. „Cvičím si zmysel pre čas“ nie je dobrou výhovorkou, že som nestihol stretnutie.
Tip 6 na správu času: Vyvarujte sa stresu vo voľnom čase
Len čo je víkend tu, je to znova. Čas bleskovo uplynul so všetkými činnosťami. Ak sa ponáhľate z práce na schôdzku mimo zamestnania - a to aj v prípade, že si schôdzky hľadáte - budete mať nakoniec pocit, že ste na seba nemali čas. Tento jav sa nazýva stres vo voľnom čase.
Aby ste tomu zabránili, má zmysel viesť kalendár schôdzok aj v súkromnom živote. Napíš si, čo si naplánoval pre svoj voľný čas, ale naplánuj si aj obdobia odpočinku a priestor na spontánne aktivity. Pevne stanovený termín vytvára tlak na jeho dodržanie. Rovnako ako ste sa tešili na rybolov s kamarátom alebo na nákupy s najlepším priateľom - ak sa blíži termín a nemáte viac energie alebo energie, je to stratený voľný čas.
Ak svoj čas zvládate dobre, mali by ste si mať možnosť vziať jeden deň v týždni a hodinu voľno v ostatné dni. Pretože vo svojom profesionálnom živote môžete podať dobrý výkon, iba ak ste uzdravení a včas nabijete energiu. Viac tipov na tému rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom nájdete tu.