Tipy pre stredné spoločnosti Rozpočet na IT pod kontrolou - to je to, čo sa počíta
Tipy pre stredné podniky
Už nikdy nepremeškajte ďalší článok od Maurice Teltschera
Maurice Teltscher je zakladateľ a výkonný riaditeľ spoločnosti INVENTRY GmbH, špecialista na hodnotenie IT a plánovanie rozpočtu IT so zameraním na spoločnosti všetkých veľkostí.
- Odporucit
- Stlačiť
- „> URL
- Spätná väzba
Zatiaľ čo veľké spoločnosti zvyčajne spravujú svoje rozpočty na IT profesionálne, malé a stredné spoločnosti nemajú niekedy transparentnosť svojich výdavkov na IT, konajú „podľa potreby“. Prehľad o celkových nákladoch na IT je zodpovedajúcim spôsobom slabý a spravidla zahŕňajú oveľa viac ako výdavky na hardvér, softvér a personál.
Ako sú zostavené vaše celkové náklady na IT? Ak nemôžete na túto otázku odpovedať, mali by ste si urgentne prečítať.
Foto: VikaGeyder - shutterstock.com
Takýto stav nie je ideálny ani pre manažment, ani pre IT manažérov. Sťažuje to plánovanie a efektívne využitie finančných prostriedkov. V takýchto prípadoch sú náklady na IT nevyhnutným zlom, nákladovým strediskom - a často čiernou dierou.
Takto funguje IT inventár
K tomu prispievajú aj niektorí šéfovia IT: Kto má rád byť merateľný? Môže sa však vypomstiť, ak IT musí vyjednať každý malý problém a zároveň ho ochromí nepredvídateľný objem podpory. To vedie k nekonzistentným systémom a spomaleným procesom - a teda k nespokojným používateľom. Používatelia by si mali v rámci procesu inventarizácie položiť nasledujúce otázky:
Aký hardvér a softvér je k dispozícii a koľko to stálo?
Aký dlhý je obvyklý cyklus používania? Tri roky, päť rokov a viac?
Aká stará je dnes existujúca flotila serverov, počítačov a notebookov?
Ako často mení nainštalovaný softvér vydania? Ak je to založené na modeloch predplatného: Aké sú ročné náklady?
Sú každodenné postupy jasne definované a zdokumentované?
Ak viete, aké boli vaše nedávne minulé a súčasné výdavky, môžete ich použiť na získanie informovaných predpokladov o budúcnosti. Presný inventár často odhalí, že pre určité úlohy existuje viac riešení, takže vzniknú ďalšie náklady na licenciu a možno viac práce.
Napríklad sada Microsoft 365 (predtým Office 365) obsahuje riešenie Teams pre spoluprácu a videokonferenciu, ktoré sa používa počas koronovej pandémie čoraz viac spoločností. Pred tromi rokmi to pre mnohých ešte nesplnilo požadované požiadavky, a preto sa spoločnosti často rozhodli pre iné riešenie. Dnes by ste sa mali podrobne pozrieť, či sú riešenia pre spoluprácu a videokonferencie, ktoré boli zakúpené v tom čase, skutočne stále potrebné.
- Google Meet
Google Meet umožňuje webové videokonferencie a telefonické konferencie. V bezplatnej verzii, ktorá bude k dispozícii od mája, služba umožňuje konferencie až pre 100 účastníkov s maximálnym trvaním 60 minút - toto obmedzenie však vstúpi do platnosti až od októbra 2020. Rovnako ako väčšina služieb Google, aj Meet je navrhnutý pre Google Chrome a ďalšie prehliadače založené na prehliadači Chromium a funguje tu bez doplnkov. Dostupné sú aj mobilné aplikácie pre Android a iOS. - Facebook Messenger Izby
Vďaka miestnostiam Messenger môžu používatelia zriadiť konferenčnú miestnosť priamo z Messengeru alebo Facebooku a pozvať až 20 - neskôr 50 - účastníkov na videohovor, a to aj vtedy, ak nemajú účet na Facebooku. Nie je stanovený žiadny časový limit. Účasť je možná cez smartphone alebo PC cez prehliadač a podľa Facebooku nevyžaduje žiadne sťahovanie. Používatelia aplikácie Messenger však majú prístup k rôznym AR efektom (napr. Zajačie uši) a novým funkciám podporovaným AI, ako sú napríklad pohlcujúce 360-stupňové pozadie a atmosférické osvetlenie. - Skype
Sype, pravdepodobne najznámejšia služba VoIP, ponúka aj celý rad funkcií videohovoru a videokonferencie. Spoločnosť Microsoft odvtedy nahradila Skype for Business platformou Teams. - Tímy
Nástupca služieb Lync a Skype for Business nie je samostatným produktom, ale súčasťou balíka Microsoft Office 365. Teams je však k dispozícii zadarmo a je vhodný pre malé firmy do 300 členov. Na palube je tiež prístup hostí, ako aj individuálne a skupinové videohovory a zdieľanie obrazovky. - Google Duo
Google Duo je navrhnutý predovšetkým ako bezplatný nástroj na videohovory pre domácich používateľov. Maximálny počet účastníkov aplikácie pre Android a iOS sa nedávno zvýšil z 8 na dvanásť ľudí a podľa Googlu by sa mal zvyšovať aj naďalej. Duo je k dispozícii ako webová aplikácia pre PC, Mac a Chromebook, ako aj mobilná aplikácia pre zariadenia so systémom Android a iOS. - Jitsi Zoznámte sa
Jitsi Meet je ľahko použiteľné riešenie pre videokonferencie, ktoré stále ponúka mnoho funkcií. Bezplatné riešenie je založené na otvorenom štandarde WebRTC a je možné ho použiť priamo v počítači bez registrácie v prehliadači (Chrome). Pre smartphony a tablety sú k dispozícii aplikácie (Android, iOS). - Čím
Nórska služba Whereby (predtým appear.in) je zadarmo pre videokonferencie až so štyrmi účastníkmi. . Riešenie je založené na WebRTC, čo znamená, že hostia sa môžu jednoducho pripojiť pomocou svojho prehliadača bez registrácie. Voliteľne sú k dispozícii aplikácie pre Android a iOS. - Tinychat
Po registrácii ponúka bezplatný Tinychat možnosť rýchlo a ľahko otvoriť novú videokonferenciu. Musíte len vytvoriť novú „Miestnosť“ a odoslať vygenerovanú adresu URL účastníkom konferencie. - Životná veľkosť
Spoločnosť Lifesize ponúka bezplatné licencie spoločnostiam postihnutým epidémiou koronavírusov na obdobie šiestich mesiacov. Stretnutia a trvanie hovoru sú neobmedzené - riešenie Lifesize je k dispozícii pre stolné počítače aj mobilné zariadenia. - zväčšiť
Spoločnosť Zoom sa umiestňuje ako jeden z popredných poskytovateľov videokonferencií. Tento nástroj sa vyznačuje predovšetkým ľahkým používaním a atraktívnou ponukou programu freemium: dokonca aj v bezplatnej verzii sú možné videokonferencie až so 100 účastníkmi. - GoToMeeting
Spoločnosť LogMeIn kompletne prepracovala svoj videokonferenčný softvér GoToMeeting a koncom roka 2019 implementovala nové funkcie. Riešenie teraz okrem iného funguje aj v prehľadávači prostredníctvom WebRTC, ako aj v desktopových a mobilných aplikáciách. Programy predplatného začínajú na 10,75 eura mesačne a sú hostiteľom profesionálnej verzie. - WebEx
Spoločnosť Cisco ponúka WebEx bezplatne až do odvolania po pandémii koronavírusov. Zahrnuté sú neobmedzené stretnutia až s 100 účastníkmi, HD video, telefonické pripojenie, osobná konferenčná miestnosť, zdieľanie obrazovky na stolných a mobilných zariadeniach, ako aj 1 GB cloudové úložisko a nahrávky.
Niektorý softvér už nie je potrebný
Takýchto príkladov sú desiatky. Napríklad „AirWatch“ (dnes „Workspace ONE“ od VMware) - pôvodne softvér používaný iba ako nástroj na správu mobilných zariadení - od verzie Advanced obsahuje integrované riešenie VPN, ktoré pokrýva všetky koncové body od Windows cez MacOS a iOS po Android a kryty ChromeOS. Týmto spôsobom môže Workspace ONE spôsobiť, že riešenie VPN, ktoré musí byť licencované od príslušného výrobcu brány, bude zbytočné. Okrem toho môže prevziať kompletný softvér a distribúciu aktualizácií pre vyššie uvedené systémy a ponúka dokonca migračnú cestu z nástroja Microsoft System Center Configuration Manager. Relevantné riešenia od poskytovateľov, ako sú Baramundi alebo Matrix42, je možné nahradiť, rovnako ako softvér na vzdialenú údržbu á la TeamViewer a spol. Pracovné postupy a prevádzka by sa zmenila, dostupný personál by si musel zvyknúť.
Pravidelný a bližší pohľad na existujúce softvérové riešenia sa vždy oplatí. Napríklad s Microsoft Intune je správa mobilných zariadení už zahrnutá a licencovaná v Microsoft 365 (v závislosti od plánu). Často by bolo možné uložiť pomocou iného riešenia - samozrejme, vždy v závislosti od individuálnych požiadaviek spoločnosti. Iný softvér mohol byť obstaraný inde skôr, ale nemohol sa produktívne použiť. Ľudia to stále platia.
Personál ako kľúčový faktor
Rovnako ako v prípade inventára, zodpovední pracovníci by mali myslieť na pracovníkov v organizácii IT a na ich úlohu v spoločnosti. Malo by to viesť k strategicky ústredným otázkam vpred samostatným spôsobom a pozorne sledovať externých poskytovateľov služieb? Alebo chcete IT, ktoré otvára a spravuje lístky iba s externými poskytovateľmi služieb? Pravdaže, polarizačné znázornenie, ale medzi týmito dvoma extrémami existuje veľa rôznych foriem.
Rutinné činnosti, ako je poskytovanie klientskych zariadení alebo podpora koncových používateľov, sa môžu zadávať externe, aby spoločnosti IT poskytli časové zdroje na dôležitejšie témy. Ale rovnako dobre by bolo možné zaviesť nové nástroje na dosiahnutie najvyššieho možného stupňa automatizácie, v každom prípade sú však zamestnanci povinní tieto veci implementovať. Ak je ich využitie príliš vysoké, je potrebné okamžite konať: Ak nie je možné z dlhodobého hľadiska zaručiť bezpečnú prevádzku IT, môže to mať vážne právne a ekonomické dôsledky. Nedostatok personálu tiež znamená, že neexistuje priestor pre nové projekty a digitálny pokrok.
Skôr ako neskôr to bude znamenať, že verní zamestnanci niekedy hodia uterák do ringu. Výsledkom je drahá fluktuácia zamestnancov, pretože vždy je potrebné pracne preškoliť nových zamestnancov s rôznymi predchádzajúcimi znalosťami a prístupmi. Kontinuita sa stráca, iné oddelenia strácajú dôveru vo svoje IT.
Normalizácia pomáha
Štandardizácia je stále metódou voľby, ako udržať nadmerné úsilie v podpore pod kontrolou. To prirodzene platí pre koncové zariadenia - od notebookov cez PC až po smartfóny a tablety. Každý, kto prenasleduje každú dohodu alebo zadáva individuálne objednávky podľa potreby alebo dokonca s požiadavkami koncových používateľov, má rýchlo k dispozícii celú zoo zariadení a softvéru, ktoré môžu obsadzovať a paralyzovať oddelenia IT.
Desiata verzia pre Windows 10 sa objaví čoskoro, bez ohľadu na rôzne vydania a predchodcov. Tí, ktorí sú zodpovední za podporu, by tiež mali byť oboznámení so všetkým ostatným, napríklad s operačnými systémami od Android 5 do 10, so všetkými jednotlivými jemnosťami príslušných výrobcov zariadení a samozrejme s iOS, iPadOS a MacOS. To vytvára frustráciu na všetkých stranách a vedie k značným skrytým nákladom.
Spoločnostiam sa odporúča zostaviť nákupný košík s maximálne niekoľkými hardvérovými modelmi, ideálne od výrobcu, ktorému dôverujú. Jednotlivé zariadenia sa dajú určite občas vymeniť, ale IT musí v dennej prevádzke namiesto iba desiatok rôznych používať iba jeden servisný proces. Problémy, ktoré potom ešte vzniknú, budú prinajmenšom jednotné. Takáto štandardizácia je tiež základnou požiadavkou na outsourcing. Poskytovateľ služieb, ktorý chce ponúkať vážne a nákladovo efektívne služby, bude vyžadovať štandardy.
Zväzky obstarávaní
Spojenie nákupov môže významne prispieť k štandardizácii, pretože centrálne komponenty IT, ako sú procesory, čipsety, operačné systémy alebo smartphony, podliehajú každoročnému cyklu obnovy, od ktorého je potrebné odpojiť. Servery, počítače a notebooky vo firmách sa nemusia vymieňať častejšie ako každých päť rokov - pokiaľ kupujúci nedosiahli z hľadiska ceny najnižšiu priečku.
Je rozumné sústrediť obstarávanie s cieľom požadovať zľavy od výrobcov. Marže v hardvérovom priemysle sú nízke, ale existuje jasný cenový rozdiel medzi nákupom zariadení jednotlivo, ako sa to vyžaduje od rôznych dodávateľov, alebo napríklad v dávkach po 50 od jedného výrobcu. Ak prebiehajú nákupy servera a úložiska súčasne, je možné dosiahnuť päťciferné úspory v celkovom objeme. Ceny projektu možno často požadovať od príslušného obchodného partnera z päťciferného obratu, efekt úspory je tu samozrejme zreteľnejší.
Každý, kto rozdelí nákup hardvéru na niekoľko veľkých objednávok, má okrem vysokého stupňa štandardizácie aj úplnú transparentnosť nákladov a efekty úspor. Okrem toho je zrejmé, aká suma by sa mala zhruba o päť rokov opäť zahrnúť do rozpočtu. Zákazníci, ktorí sústredia svoj objem nákupu, sú výrobcom vnímaní tiež zreteľnejšie a vyjednávacia pozícia je výrazne posilnená. Okrem preferovanej služby nie sú neobvyklé ani zľavy na školenia.
Existuje ideálny čas na jeho získanie? Č. Každý, kto čaká v IT s nákupom niečo nové, bude čakať navždy. A časy, keď „to po CeBITe zlacnie“, sú už dávno preč. Upokojujúce: Predtým, ako niečo zmizne z trhu, zvyčajne to najskôr zlacnie.
Nákup a financovanie potrebujú podporu
Nakoľko spojené obstarávania IT zahŕňajú obrovské investície, prirodzene sa do nich zapájajú oddelenia nákupu a financií alebo manažment. Ich odbornosť však často nejde nad rámec porovnania súm rôznych ponúk. Vedenie IT musí preto starostlivo skontrolovať, či sú dostupné možnosti skutočne porovnateľné. Aj jedna vynechaná pozícia môže znamenať obrovský rozdiel. Situáciu sťažuje skutočnosť, že niektorí poskytovatelia skúšajú všetko pre to, aby ich výrobky boli čo najviac neporovnateľné, a to aj pre skúsené oči.
Je dôležité, aby tu IT stanovilo jasné pokyny, ktoré umožnia porovnateľnosť. Až potom môžu byť zapojené ďalšie oblasti. O týchto pravidlách hry by sa mal vopred dohodnúť medzirezortný konsenzus. Najlepšie je, aby IT poskytlo najmenej dve dobre vyvinuté, rôzne drahé varianty, s ktorými môže argumentovať. Menšiu verziu by ste mali navrhnúť aj tak, aby s ňou mohol žiť každý. IT oddelenie tu musí jasne argumentovať a poukázať napríklad na to, že životný cyklus môže byť kratší alebo že môžu existovať náklady na rozšírenie úložiska - preto môže byť nákladnejšie riešenie tým lepším a nakoniec lacnejším.
Keď IT počíta rozpočet, malo by zaň zodpovedať aj komerčne a technicky. Po schválení rozpočtu má zmysel, že IT má kontrolu nad týmito finančnými parametrami a môže rozhodnúť, čo sa má v skutočnosti kúpiť. Nákupné oddelenie môže samozrejme vyjednať podmienky, nie však rozsah služieb. Musí to konzultovať s IT. Všeobecne by sa malo zabrániť neustálemu prepínaniu medzi špecializovanými oddeleniami.
V súčasnosti existuje trend smerom k cloudovým službám, ktoré sa fakturujú mesačne alebo ročne na trvalom základe, možno aj prostredníctvom kreditnej karty. Je zaujímavé, že splátkový predaj alebo leasing serverov, počítačov a notebookov, napríklad na dobu 60 mesiacov, je často nežiaduci.
Nákup vo väčších objemoch však šetrí peniaze - vďaka zľavám a s tým spojenej štandardizácii. V prípade krízy je zrozumiteľný prístup rýchle zníženie prevádzkových nákladov na udržanie likvidity. Musíte si však položiť otázku, či sú jednorazové investície v rozmedzí päť až sedemciferných súm do hardvéru a softvéru vždy lacnejšie. Pred zahodením tejto myšlienky by ste ju mali prediskutovať s finančným oddelením alebo daňovým poradcom.
Digitalizačné granty a financovanie
Pohľad na ponuky financovania zo strany štátu môže byť užitočný, pretože existuje veľa regionálne odlišných programov federálnych štátov a obcí na podporu malých podnikateľov. To platí aj pre digitalizáciu: Napríklad štát Hesensko ponúka „Digi grant“. To znamená, že je pokrytých 50 percent nákladov na projekty digitalizácie výrobných a pracovných procesov a na zlepšenie bezpečnosti IT v malých a stredných podnikoch v Hesensku. Maximálna výška grantu je 10 000 eur.
O finančnú podporu sa možno uchádzať aj v oblasti vzdelávania zamestnancov. „Zákon o kvalifikačných príležitostiach“, ktorý vstúpil do platnosti 1. januára 2019, má pomôcť zamestnancom pri ďalšom vzdelávaní, ktorých pracovné miesta by mohli byť nahradené technológiou alebo ktorí sa usilujú o zamestnanie v „úzkom zamestnaní“, teda o zamestnanie v oblastiach, kde je nedostatok kvalifikovaných pracovníkov. . Dotované sú ďalšie vzdelávanie/preškoľovanie a ďalšie vyplácanie miezd počas ďalšieho vzdelávania.
Možné školenie týkajúce sa IT (príklady):
Microsoft Office 365
Databázy (Oracle, Microsoft, MySQL)
Vývoj softvéru (C ++, C #, Java, vývoj webov a aplikácií v celom zásobníku)