Vyhraných 73 minút; Blog Mediamoss

E-maily sú produktívne, šetria čas a uľahčujú vám život? Áno, ak sa vaši zamestnanci naučia narábať s elektronickými správami. Realita v mnohých spoločnostiach je ale iná. Závažné štúdie ukazujú, že zamestnanci strácajú viac ako hodinu denne, pretože musia vybavovať nepotrebné správy. Minúty zo stretnutí, technické procesy, zoznamy adries, poznámky zákazníkov - nechýbajú nápady na zdrvujúce a väčšinou nadbytočné informačné udalosti. Je nielen otázne, že takéto správy nám kradnú čas. Oveľa dôležitejší je však alibistický prístup, ktorý si odosielateľ rád spája s týmto typom komunikácie:

minút

"Dal som ti informácie." Už vôbec nečítaš moje správy? “

Každý, koho neustále vyrušujú e-maily, sa nachádza v porovnateľnej situácii ako vytrvalostný bežec, ktorý je neustále prerušovaný v rytme, pretože sa mu uvoľňuje šnúrka. Alebo ako hráč na klavír, ktorý je opakovane odtrhnutý od svojej skladby.

Človek sa týmto protivenstvám prispôsobuje. Mozog sa už nastavil na fungovanie hlavne v krátkodobom horizonte. Najinteligentnejšia bytosť na zemi vyvinula počítač na ukladanie. A mal by to napraviť hneď.

Počítačové spoločnosti už dlho pracujú na vývoji programov, ktoré umožňujú používateľom e-mailov opäť pracovať v pokoji. Teraz práve píše na klávesnici? Telefonuje? Je teda pripravený prijať e-mail? Takéto informácie možno samozrejme použiť elektronicky. Ktorý stroj však chce rozhodnúť, či je správa pre používateľa relevantná alebo nie?

Stiftung Produktive Schweiz zaujíma úplne iný prístup s internetovou kalkulačkou na produktívne spracovanie e-mailov. Používateľ musí zodpovedať sedem otázok týkajúcich sa jeho osobného zaobchádzania s elektronickými správami. Potom rýchlo získa výpočet, koľko stratí pracovný čas v dôsledku nesprávneho použitia e-mailovej komunikácie.

Príklad: Zamestnanec Bernhard Huber trávi 90 minút denne písaním e-mailov. Píše však správy, ktoré nie sú príjemcami vždy dobre pochopené. Odhaduje, že 60 percent e-mailov, ktoré dostane, je relevantných pre podnikanie. Pokiaľ ide o prácu s e-mailovým systémom, považuje sa za profesionála. Každý deň posiela 20 správ externým a interným ľuďom. Pravidelne pracuje s 25 ľuďmi.

Program pre pána Hubera počíta s potenciálom produktivity 268 hodín ročne. To znamená, že by mohol každý deň ušetriť 73 minút svojho pracovného času. Na to by musel zdokonaliť svoje užívateľské schopnosti a predovšetkým používať „lepšie metódy správy e-mailov“, tvrdí nadácia.