25 osvedčených tipov na efektívne stretnutia a lepšie diskusie - lepšia kultúra stretnutí a

Nekonečné, neefektívne stretnutia, diskusie a stretnutia: V našej poradenskej práci sa opakovane stretávame s tímami, ktoré sa sťažujú na neplodné, zdĺhavé a neefektívne stretnutia. Často to sú „hlasovacie kolá“ alebo „stretnutia vedúcich tímov“ medzi manažérmi. Často sa nás pýtajú, čo možno urobiť pre zlepšenie kultúry všeobecných stretnutí alebo tímových stretnutí. Tu je 13 jednoduchých, ale efektívnych tipov, ako môžete efektívnejšie organizovať svoje stretnutia, diskusie a stretnutia - a pravidlá stretnutí ako jasná grafika.

Chcete zefektívniť svoje online stretnutia? Máme na to špeciálne školenie: Zefektívnite online stretnutia

Hlasujte vopred o programe

Čo sa deje tentoraz Agenda, čo nie? Táto jednoduchá otázka je obrovská dôležitý plánovací krok. Ak si to vopred ujasnia a niekedy bez váhania „posunú“ témy na ďalšie stretnutie podľa priority, účastníci prejdú rýchlo dôležité kroky pri učení:

Máme málo času, takže obmedziť zameriavame sa na to podstatné.
Dvakrát vopred si rozmyslím, či moja téma naozaj je dôležité je - pretože všetko, čo nie je skutočne dôležité, sa aj tak „tlačí“.

Náš tip: vopred si jasne určte, kto bude koordinovať agendu. Určite ten

potrebné prehľad
„povolenie" skupina
a potrebné orgánu

musí „tlačiť“ témy na ďalšie stretnutie v závislosti od ich priority.

Jasná klasifikácia predmetov

Do akej miery a s akým cieľom sa diskutuje o tom, čo je na programe?

Nie je to v žiadnom prípade zrejmé zo všetkých programov. Tu je to „Princíp I-E-D“ veľmi osvedčené. Triediť Vy ste Témy stretnutí v

I. (Informácie)
E. (Rozhodnutie)
D. (Rozprava)

Toto je na prvý pohľad zrejmé,

ktoré témy v ktorých rozsah
a s ktorými cieľ

To je dôležité pre jasné „Časový box„(Tj. Plánovanie toho, koľko času je k dispozícii pre jednotlivé body programu) a účastníci tiež vedia, s akým úmyslom prerokúvajú sa body programu.

To dáva každému orientácia - a tiež pomáha pri moderovaní.

Obmedziť čas

Staré príslovie znie: „Veci vždy trvajú, kým na ne existuje čas“. Pamätáte si, ako ste svoju prácu dokončili „cez noc“, úspešne ste si pripravili prezentáciu a do úsvitu ste hackli svoju 30-stranovú seminárnu prácu do klávesnice? Len.

Prejavuje sa to vo všetkých oblastiach života: veci idú rýchlejšie, keď je na ne menej času. To sa ako rodič dozviete najneskôr.

Náš tip: The Nedostatok času ako zdroja Disciplíny často hovorí a zaisťuje rýchle spracovanie položiek programu. Trúfnite si na jednu radikálny rez: Najúspešnejšie stretnutia sú často stretnutia, pre ktoré sú určené 30 minút boli k dispozícii!

Dlhodobý efekt: Ak budú krátke stretnutia časom úspešnejšie, účastníci získajú dôveru v novú časovú disciplínu a naplánujú si bližšie termíny následných krokov. Najneskôr potom sa všetci pripoja a majú záujem na tom, aby sa veci vybavili rýchlo. Ako ho vytvoriť samonosný účinok!

Zmena pracovného formátu

Nie všetky témy sú vhodné pre „frontálne nastavenie“. Obzvlášť "D.-Témy “(pozri vyššie - D.= Debata) by sa malo dať efektívnejšie zaoberať interaktívnymi metódami.

Takže ak to urobíte pri určitých bodoch programu Znalosti a skúsenosti každého pri rozhodovaní zahrnúť v tomto podrobnom článku sa dozviete, ktoré metódy sú na to zvlášť vhodné.

Diskutuje sa iba o tom, čo sa skutočne týka KAŽDÉHO.

Príliš často sa diskutuje o veciach, ktoré v skutočnosti nezaujímajú všetkých účastníkov. Pri výbere tém sa ubezpečte, že sú položky v programe skutočne relevantné pre všetkých sú.

Náš tip: Ak niektoré z bodov programu nie sú relevantné pre všetkých pozvaných, schôdza bude rozdelený na dva. Prvá časť pojednáva o témach, ktoré sú dôležité pre každého. V druhej časti v miestnosti zostávajú iba tí, ktorí to skutočne potrebujú.

Uvidíte: to nesmierne prispieva k efektívnosti a spokojnosti každého.

Vymazať položku „Iné“ z programu bez výmeny

„Iné“ je podľa definície jeden Lucky bag pre neplánované. Túto TOP by ste mali bez výmeny vymazať, aby sa „Zadné dvere„Môže dôjsť k narušeniu prísneho plánovania a časovej disciplíny jednotlivcov.

Mimochodom: Najmä ako manažér tu máte šancu vyhrať dobrý produkt Idol byť!; =)

„Postavenie“ namiesto „Stretnutie“

Mnísi z Karthauseru už vedeli: Myslite lepšie, keď kráčate - a často tiež rýchlejšie! Môže to znieť zvláštne, ale:

Čas schôdzky sa dramaticky skráti, ak schôdzku usporiadate v stoji - teda „v stoji“ namiesto sedenia! Často existujú kancelárske kontajnery alebo police s praktickou výškou, aby ste sa mohli oprieť a robiť si poznámky. Vyberte miesto stretnutia podľa vhodného nábytku. Funguje to - naozaj!
Ďalší vítaný efekt, ktorý sa dá často pozorovať: diskusie sa často konajú stojace dynamickejšie a diskutovať o účastníkoch „stojaceho“ odhodlanejší.
Postavenie ťa zobudí! Tento „efekt prebudenia“ funguje nad skutočný čas relácie. Celkovo možno povedať, že spoločnosti vytvárajú postavenie produktívnejšie!

18 rokov skúseností vo všetkých priemyselných odvetviach!

Tesné umiernenie

O triviálnych témach sa hovorí príliš dlho, vaši ľudia majú tendenciu blúdiť od témy? Prísne tu pomáha Moderovanie. Úlohy moderátora:

Agenda odpracovať
rozhodnutia dokument
Časový manažment
Uistite sa, že všetci nevyhnutné Príspevky sú vypočuté
Súlad s Pravidlá relácie rešpekt, vysoko si to váž
Ak moderuje workshop: Zúčastnite sa diskusie a procesu získavania vedomostí o zložitých témach vhodné metódy podpora.

Náš tip: Vyslať dvoch alebo troch členov tímu na moderačný výcvikový kurz sa časom oplatí. To sa vypláca nielen na stretnutiach, ale často aj v iných oblastiach, napríklad na stretnutiach zameraných na plánovanie projektu.

Nedorozumenia týkajúce sa moderovania stretnutí

Pri tejto príležitosti je čas objasniť niekoľko nedorozumení s moderovaním:

Moderátori nemusia byť vždy účastníkmi najvyššieho postavenia. Naopak: riadiaci pracovníci to nerobia vždy najlepšie! Túto úlohu môžu prijať aj „normálni“ členovia tímu, ktorí majú často nepredstaviteľný talent.
Moderátor nemusí byť vždy rovnaký: jeho úloha v tíme sa môže meniť. Dobrá príležitosť ujať sa vedenia „pred súdom“!

Vizualizácia procesu a výsledkov

Stojte v mnohých kanceláriách Flipcharty, Tabule a Nástenky nepoužívané okolo. Prečo vlastne?

Veľkoformátové vizualizácie programu zaistia orientácia procesu a duševnej jasnosti
Prebieha dokumentácia Uznesenia a dohody umožňujú, aby sa body programu v priebehu rokovania cítili dobre systematicky prepracovať - a dosiahnuť dobré výsledky v tomto procese!
Profesionálny tip: Moderné aplikácie, ako napríklad „Camscanner“, vám prinesú veľmi dobre čitateľné aplikácie Záznamy fotografií, ktoré je možné poslať/uložiť priamo ako pdf.

Dodržiavajte princíp „GEMO“

„GEMO“ znamená „Good ezbytočné, move On? "(„ Je to dosť dobré, môžeme to zaškrtnúť? “)

To som sa naučil na BASF: V niektorých oblastiach existuje kultúra stretnutí, kde sa veci nediskutujú „do posledného detailu“, ale skôr sa uspokoja s „dobrým prechodným stavom spoločnej diskusie“. Pomôže vám to dohliadnuť na to podstatné na stretnutiach a potom dokončiť podrobnosti „na malom oficiálnom kanáli“.

V skupine to funguje takto: V určitom okamihu, keď má skupina stretnutia tendenciu strácať sa v detailoch a v diskusných príspevkoch prichádza fáza „úplne posledných diferenciácií“, člen tímu (alebo moderátor) sa pýta: „GEMO - je toto dosť dobré, môžeme pokračuj?"Skupina sa na chvíľu pozastaví a zaujíma sa, či už bolo povedané všetko, čo je skutočne dôležité." Zvyčajne sa vyskytne všeobecné prikývnutie alebo úplne posledná námietka, podstatné výsledky sa zaznamenajú písomne a potom sa presunú na ďalšiu tému.

Úspora času: Nedostatkový zdroj času sa používa iba na to najnutnejšie
GEMO podporuje reflexiu a koncentráciu: Postupom času opakujúce sa uplatňovanie tohto pravidla ustanovuje v skupine „proces reflexie“, ktorý beží nepretržite na pozadí na úrovni meta o priebehu samotnej diskusie: „Sme už v bode GEMO, alebo potrebujeme trochu viac času ? "
Kultúrna zmena: Skupinovou normou sa stáva prevziať zodpovednosť za spoločné riadenie času a rešpektovať „časovú investíciu“ všetkých členov skupiny ako takej a nie ich nadmerne využívať

Možno nazvať aj „princíp GEMO“ žil „Paretov princíp“ zvážte: 20% času často prináša 80% požadovaného príjmu. To často stačí na dosiahnutie životaschopných výsledkov v krátkom časovom období.

Náš tip: Vytvorte „princíp GEMO“ ako jeden celok pevné pravidlo stretnutia a urobiť z toho „Rutinná otázka"Moderovanie." pre každý bod programu - dávno predtým, ako sa skupinová diskusia stratí v nekonečných detailoch.

Nastavte pravidlá relácie

Vaši kolegovia a zamestnanci majú tendenciu vyrušovať sa, písať na svojich smartfónoch, meškať? Pravidlá relácie môže pomôcť disciplinovať ich zamestnancov.

Náš tip: Napíšte pravidlá rokovania ako „živý dokument"Na veľkom plagáte." Toto zostáva v miestnosti počas celých sedení. Každý môže k tomu niečo napísať alebo komentovať pravidlá - samozrejme iba pred alebo po stretnutiach. Zásada tu: Pravidlá na plagáte sa považujú za prijaté, kým im niekto písomne neodporuje - alebo pokiaľ sa pravidlá ďalej nerozvíjajú z vlastnej iniciatívy!

Vždy sa uvoľní, akonáhle si niekto všimne, že sa to opäť zmenilo
Na pravidlá schôdze sa môžete odvolať kedykoľvek počas schôdzky - pretože sú v miestnosti zavesené vo veľkom formáte!
Plazivá zmena v plagáte zaisťuje Interakcia a relaxácia medzi účastníkmi (veľmi často pozorované pred alebo po zasadnutí). A pozývajú vás, aby ste sa občas pozreli na existujúce pravidlá („Zmenilo sa medzičasom niečo?“)

Profesionálny tip: Zaveste perá nablízku, aby sa váš tím vždy cítil pozvaný na zmenu a vývoj „živého plagátu“!

Tenké sériové schôdzky

Dátum schôdzky je v Outlooku uložený ako „séria schôdzok“? To dramaticky zvyšuje šance na zívanie nudy.

Náš tip: zvolajte stretnutia, keď sú urgentne potrebné. Vaši zamestnanci sa vám poďakujú.

Z času na čas skontrolujte potrebu stretnutia

Nie je neobvyklé, že vidíme, že pravidelné série stretnutí boli zvolané už dávno „z dobrého dôvodu“. Svet sa však naďalej obracia: Medzitým už nemusí existovať pôvodný dôvod. Skontrolujte Takže čas od času zistíte, či sú pravidelné stretnutia skutočne stále užitočné, alebo či ich pozvaný vníma skôr ako „fušku“.

Ak je to tak: Vyskúšajte Chvíľu vyskúšajte, či to bez toho funguje. Ak je to tak: Zbavte sa časovo náročného predradníka relácie a urobte si miesto naozaj dôležité vo svojich kalendároch. A ak sa spätne ukáže, že relácia je nevyhnutná, čoskoro si to všimnete vy a váš tím. Potom to nebola chyba, ak ste to nakoniec spolu zistili.

12 ďalších pravidiel rokovania v prehľadnej grafike

Nedávno som objavil túto úžasnú grafiku v konferenčnej miestnosti, ktorá nádherne sumarizuje 12 bežných pravidiel schôdze. Ako vylepšiť tímové stretnutia, stretnutia a diskusie: