Ako je možné zvýšiť účinnosť štandardizáciou činností

Ako nám pomáhajú prevádzkové postupy?

Koncept zvyšovania efektívnosti je v obchodnom svete čoraz bežnejší. Spočiatku to bol koncept špecifický pre výrobné činnosti, nevyhnutne sa však rozšíril aj na kancelárske činnosti. Úspešnosť systémov efektívnosti vo výrobných spoločnostiach nemohla zostať bez ozveny v oblasti služieb.

Aj keď je certifikácia týchto vylepšení procesu ťažšie vyčísliteľná ako v prípade výroby z dôvodu, že vyrobené výrobky/deň alebo výmenu nie je možné spočítať, existujú výsledky, ktoré sa dajú nájsť vo zvýšení zisku alebo v znížení prevádzkových nákladov.

Všetci, ktorí koordinujú činnosť, určite konzumujú veľa energie pri hľadaní spôsobov, ako zefektívniť procesy špecifické pre jednotlivé činnosti. Tento článok vám chce ponúknuť nástroj overený a certifikovaný v mnohých konkrétnych situáciách, ktorý má vysoký výnos a vyššiu mieru úspešnosti.

Tento nástroj sa nazýva:

štandardizácia pracovných postupov.

V spoločnosti každého z vás určite existujú interné operačné postupy, ktoré sa viac alebo menej dodržiavajú. Existuje dostatok prípadov, keď tieto postupy už nezodpovedajú skutočnej situácii spoločnosti, pretože sa uskutočnili v inom ekonomickom čase alebo v inej vývojovej fáze, v ktorej sa spoločnosť nachádza. Ešte neprehľadnejšia je situácia, keď boli tieto operačné postupy vytvorené na striktne teoretickom základe alebo kopírované od iných spoločností bez toho, aby boli prispôsobené špecifikám spoločnosti, do ktorej boli začlenené, a ich dodržiavanie by viedlo k blokovaniu činnosti.

Vo všetkých týchto situáciách operačné postupy nedosahujú svoj navrhovaný účel, ba čo viac, odporujú mu. Dostať sa z tohto druhu situácie je jednoduché: vytvoriť systém prevádzkových postupov, ktorý zodpovedá realite a je dostatočne flexibilný na to, aby sa dokázal trvalo adaptovať na reálnu situáciu po rôzne časové obdobia.

Namiesto ťažkopádnych prevádzkových postupov uvedených v spise, s ktorými nikto nekonzultuje, s výnimkou prípadu, keď sú zamestnaní, je možné pre každú pozíciu v rámci spoločnosti vytvoriť konkrétny postup s presným odkazom na každodennú činnosť.

Zoberme si jednoduchý príklad:

Máme sekretárske miesto s priradením priameho rozhrania s klientmi a spolupracovníkmi. Procedúra špecifická pre túto pozíciu by zahŕňala jasné určenie osôb, ktoré majú byť kontaktovaní klientmi alebo spolupracovníkmi, v závislosti od kategórie, do ktorej patria (napr .: klienti, fyzické alebo právnické osoby) a vnútorná organizácia spoločnosti (ktorá je určená na sa zaoberá touto kategóriou a ak je táto osoba nezvestná, prevezme jej povinnosti).

Zoberme si trochu zložitejší príklad:

Regionálny obchodný riaditeľ - štandardizácia pracovných postupov sa v tomto prípade vykonáva v úzkej súvislosti s cieľmi, ktoré sa majú dosiahnuť, a musí byť nástrojom na uľahčenie dosiahnutia týchto cieľov. Z tohto dôvodu by štandardné operačné postupy mali obsahovať všetky potrebné kľúčové činnosti a časy, v ktorých by sa mali vykonávať.

Každé ráno od 8:00 do 9:00 - operatívne stretnutie s podriadenými obchodnými zástupcami.
Denná analýza tržieb z predchádzajúceho dňa a porovnanie s navrhovanými cieľmi (po ukončení stretnutia a riešení urgentných problémov).
Každé popoludnie, na konci programu, zber denných tržieb zo systému alebo od terénnych agentúr (na analýzu nasledujúci deň).
Vykonanie týždenného hlásenia a jeho zaslanie v piatok do 15:00 všetkým priamo zainteresovaným osobám.
Po realizácii týždennej správy bola vypracovaná stratégia pre budúci týždeň vo vzťahu k existujúcim cieľom a skutočným výsledkom v tejto oblasti.

V obidvoch prípadoch môžeme pozorovať niektoré aspekty, ktoré môžeme považovať za kľúčové prvky pri konštrukcii štandardných prevádzkových postupov:

1. Štandardizovaný operačný postup má jednoduchú štruktúru, prostredníctvom ktorej sa prenáša malé množstvo kľúčových informácií

- komplexný postup s mnohými následnými postupmi, znižuje šance na štúdium a rešpektovanie osobou, ktorej je určený.

2. Jeho cieľom je objasniť dôležité aspekty, ktoré musia byť pri činnosti splnené

- znižuje riziko zámeny a chýb.

3. Zjednodušte činnosť zamestnanca

- nemusí robiť kľúčové rozhodnutia, pre ktoré nemusí mať všetky potrebné informácie, ktoré by viedli k nesprávnemu rozhodnutiu.

4. Tok informácií v rámci spoločnosti sa stáva efektívnym

- informácie sa dostanú ku všetkým priamo zapojeným do procesu a iba k nim (bez toho, aby sa dostali k ľuďom, ktorých činnosť priamo nesúvisí s týmito informáciami, čo by viedlo k narušeniu ich činnosti alebo k zvýšeniu rizika úniku niektorých informácií dôverné informácie).

5. Zjednodušuje dosiahnutie kontrolnej funkcie vedením spoločnosti

- všetky procesy je možné sledovať veľmi ľahko podľa štandardného postupu.

6. Vytvorte a systém efektívne v rámci spoločnosti, v ktorej je možné ľudí v prípade potreby ľahšie nahradiť

- v prípade neprítomnosti v práci (dovolenka na zotavenie, zdravotná dovolenka atď.) alebo v prípade odchodu zo spoločnosti (rezignácia).

Ako hovorí posledný podbod, mimoriadne dôležitým účinkom štandardizačných postupov je návrh interného systému, ktorý je schopný neustále sa prispôsobovať výzvam. Samozrejme je potrebné implementovať ďalšie opatrenia na zvýšenie efektívnosti pri štandardizácii procesov a ich kumulatívny účinok je oveľa väčší ako v prípade jednorazovej implementácie.

Napríklad na zvýšenie efektívnosti vyššie opísaného nástroja je veľmi užitočná pragmatická organizácia pracovného priestoru a vizuálna správa, konštrukcia ukazovateľov výkonu alebo ďalšie nástroje v rovnakej kategórii nástrojov na zefektívnenie a stabilizáciu prevádzkových procesov.