Ako môžete znížiť záplavu e-mailov vo vašej spoločnosti K15t

Ako každá spoločnosť, aj my chceme vyvíjať kvalitné výrobky a predávať služby. Potrebujeme na to know-how, bystrú myseľ a tímového ducha - ale tiež príležitosť sústrediť sa na svoje úlohy. Preto každý jednotlivec uvažuje o tom, kedy, s kým, ako a o ktorej téme komunikácia prebieha: osobne, telefonicky alebo e-mailom a využíva všetky možnosti modernej komunikácie.

Čo však s väčšinou firiem? E-mail je často napísaný najskôr bez toho, aby ste sa zamysleli nad tým, či by krátky hovor nemusel byť efektívnejší. Niet divu, že sa pracovníci na celom svete sťažujú na záplavu e-mailov. Nesťažujeme sa. Pretože už viac nepíšeme e-maily - aspoň interne. Prečo? Pretože dnes existujú lepšie príležitosti na výmenu nápadov.

Prekliatie záplavy e-mailov

Len pred 20 rokmi sa na diktovacích prístrojoch stále hovorilo, písalo sa na stroji, kopírovali sa, podpisovali, posielali sa a ukladali obchodné listy. Na odpoveď bolo treba často čakať niekoľko dní. Dnes ťažko predstaviteľné. Takže niet divu, že e-mail bol taký úspešný. Je to rýchle, lacné, ekologické a praktické. Ale dnes sa skutočná záplava e-mailov stala prekliatím v mnohých spoločnostiach:

  • Každý zamestnanec dostane v priemere 615 e-mailov týždenne.
  • Každý zamestnanec strávi odpovedaním na tieto e-maily 15 hodín týždenne.
  • Každý zamestnanec si prezerá e-mail 36-krát za hodinu.

Rôzne štúdie ukazujú, ako sa stala neefektívna komunikácia prostredníctvom e-mailov a ako to narušuje koncentráciu príjemcu. Mnoho e-mailových programov hlási novú správu vizuálne alebo zvukovo. Keďže každý deň dorazí viac ako 100 e-mailov, je možné si predstaviť, že toto rozptýlenie stojí spoločnosti miliardy dolárov.

e-mailov

Zdroj: Atlassianova štúdia z roku 2016

Vystopujte neproduktívne e-maily

Spamové e-maily ťažko zohrávajú úlohu, pretože väčšina správ, ktoré sa nachádzajú v doručenej pošte, sa odosielajú interne. Točia sa okolo zvládnuteľného množstva úloh a projektov, na ktorých jednotliví zamestnanci pracujú. Ak však príde e-mail, príjemca môže pracovať na inej téme. Ak je správa v určitom okamihu potrebná, je potrebné ju pracne vyhľadať v e-mailovej schránke.

Okrem diskusií a odosielania dokumentov je však skutočná záplava e-mailov v spoločnostiach spôsobená hlavne veľkým počtom neproduktívnych e-mailov:

  • Zle premyslené zoznamy príjemcov a zoznamy adries CC
  • Presmerovania, ktoré sa odosielajú „iba pre informáciu“
  • Nepozornosť ako „Ľutujeme, zabudol som prílohu“ alebo „Čo ešte som zabudol spomenúť“

Sériu e-mailov možno odvrátiť iba krátkym osobným rozhovorom.

Ale buď opatrný:

Nielen počet e-mailov sa neustále zvyšuje. Zamestnanci navyše sedia na stretnutiach v priemere viac ako 15 hodín týždenne - dve tretiny z nich sú zbytočné, ukazujú štúdie. Ruku na srdce: koľkých zbytočných stretnutí alebo telefonických konferencií ste sa už dnes zúčastnili?

Takže to nepomáha. Na zlepšenie spolupráce musíte prísť na koreň problému a drasticky znížiť objem e-mailov a stretnutí.

Využite možnosti modernej komunikácie namiesto e-mailu

Vďaka moderným komunikačným prostriedkom sme vždy online - v kancelárii aj na cestách. To nám ponúka veľké príležitosti - a súkromný sektor nám ukázal, ako na to. Obrázky a správy sa zdieľajú, komentujú a diskutuje sa o nich. K dispozícii sú rozhovory a videohovory. Ako často píšete e-mail súkromne?

Len si predstavte, či vaša spoločnosť mala aj toto:

  • Interaktívne si vymieňajte, diskutujte a komentujte informácie (vrátane vložených komentárov a @ zmienok)
  • Sprístupniť znalosti (protokoly, zoznamy programu Excel, správy o stave atď.) Všetkým členom projektu
  • Vždy majte k dispozícii najnovšiu verziu - ale aj starú verziu
  • Diskutujte priamo v dokumente

Dotazy a výmena údajov prostredníctvom individuálnych a skupinových chatov

Tu je dobrá správa: Existuje. Platforma Atlassian ponúka rôzne nástroje na lepšiu spoluprácu. Takže e-mail je sám o sebe na zadnom sedadle.

Spoločne pracujú na konceptoch, manuáloch, správach, článkoch pre tlač a na množstve ďalšieho obsahu - súbežne. Nikto nemusí čakať na schválenie dokumentu na úpravu. Zmeny sú okamžite viditeľné pre všetkých. Súbory ako protokoly, správy o stave, výpočty, obrázky a oveľa viac sa jednoducho načítajú. Diskusie sa môžu konať priamo na dokumente alebo v samostatnej miestnosti na rozhovor. Týmto spôsobom môžete nájsť všetky informácie tam, kde sú potrebné, a zároveň znížiť veľkú časť záplavy e-mailov vo vašej spoločnosti.

S Atlassian Confluence môžete naplno využiť možnosti modernej komunikácie a zároveň znížiť príliv e-mailov vo vašej spoločnosti.
Prečítajte si tiež našich 5 tipov pre začiatočníkov v Confluence.

Organizované stredisko služieb namiesto e-mailu ping pong

IT oddelenia to žijú už dlho: Myslia na zákazníka a riadia dotazy prostredníctvom systému servisných centier, ako je JIRA Service Desk. Táto koncepcia by mohla byť prospešná aj pre ďalšie oddelenia služieb, ako sú ľudské zdroje, marketing, účtovníctvo, riadenie kvality atď., V ktorých je e-mailová schránka plná najrôznejších otázok a informácií:

  • Sledujete prehľad a vo svojej doručenej pošte sa nestratí žiadna požiadavka.
  • Dotazy môžu byť uprednostnené a zaslané správnemu procesoru.
  • Predchádzaním pingpongu s otázkami a odpoveďami predchádzate, keď požadujete všetky informácie vo formulári.

Často sa opakujúce otázky môžu byť zahrnuté v centre pomoci ako samoobslužná oblasť. To, čo to je, môžete vidieť z každodennej záplavy e-mailov vo vašej spoločnosti - dotazov na aktuálne formuláre cestovných výdavkov, predpisov o dovolenkách alebo produktových brožúr. Pretože namiesto toho, aby vám napísal e-mail, môže vyhľadávací kolega jednoducho použiť vyhľadávaciu funkciu a voilà: existuje odpoveď alebo hľadaný súbor.

Týmto spôsobom ste nielen znížili záplavu e-mailov, ale súčasne aj výrazne zvýšili spokojnosť interných zákazníkov.