Ako nájsť dobrých virtuálnych asistentov a koľko stoja

Ak máte viac práce, ako sa ráta deň, logickým dôsledkom je: outsourcing. Virtuálni asistenti vás môžu zbaviť mnohých každodenných úloh. Musel som sám zistiť, že outsourcing spoločnosti VA’s nie je všeliekom. Vera Ruttkowski v tomto príspevku pre hostí vysvetľuje, čo môžete zadávať externe, ako to robíte a kde nájdete virtuálnych asistentov.

Ak chcete byť skutočne podnikaví, nemôžete vždy robiť všetky svoje každodenné úlohy sami. Ako podnikateľ by ste mali pracovať na stratégii a vízii, ale nemali by ste byť stopercentne zamestnaní vo svojej spoločnosti.

Aj keď mi to bolo zrejmé pomerne rýchlo po začatí podnikania, vždy bolo pre mňa ťažké zadávať úlohy externe. Koniec koncov, nikto nerobí veci tak, ako by som robil ja. Navyše pre mňa vždy bolo veľkou výzvou zdokumentovať a komunikovať pracovné kroky, ktoré sú pre mňa také logické, že ich pre mňa môže vykonať virtuálny asistent.

Napriek všetkým výzvam sa však nedá obísť, ak chceme rásť spolu s našim podnikaním. Jedným z mojich najdôležitejších poznatkov bolo, že dostávam presne takú kvalitu, za akú platím. Od VA nemôžem čakať veľa sebamotivácie a tvorivosti, že platím 10 eur za hodinu. Ak zaplatím 25 a viac eur, potom skutočne môžem získať „pravú ruku“, ktorá ma mimoriadne odbremení.

Nikto to nevie lepšie ako Vera, ktorá už niekoľko rokov pracuje ako virtuálna asistentka a používa Fernarbeit.net na sprostredkovanie nemeckých osobných údajov klientom. V tomto príspevku pre hostí píše o tom, o čom je outsourcing a kde nájdete svoje dokonalé VA.

Takže opona pre Veru ...

Pojem virtuálny asistent nie je v Nemecku tak rozšírený ako v iných krajinách. Virtuálni asistenti sú obzvlášť dobre známi v USA. Ale po prečítaní „4-hodinového pracovného týždňa“ Tima Ferrisa prichádza veľa nemeckých podnikateľov s myšlienkou, že ich bude podporovať virtuálny asistent.

Aké úlohy však môže robiť virtuálny asistent?
Kde nájdem vhodného pomocníka?
Ako začnem spoluprácu?
A čo ma to celé bude stáť?

Mnoho podnikateľov sa nechá nejednoznačnosťou odradiť od uskutočnenia nápadu alebo experimentu zahájiť bez toho, aby o tom vedeli, a nie sú spokojní s výsledkom. Dodatočné úsilie na začiatku sa oplatí. Pretože ak sa naučíte odovzdávať úlohy, získate pre svoju spoločnosť viac času a energie.

Čo pre mňa môže urobiť virtuálny asistent?

Čo presne robí virtuálny asistent a ktoré úlohy sú vhodné na začatie spolupráce?

Ako nezávislí podnikatelia robia virtuálni asistenti pre svojich klientov hlavne administratívne úlohy. V závislosti od profesionálnych skúseností a kvalifikácie sa spektrum pohybuje od jednoduchého výskumu a spracovania textu po riadenie projektu, podporu kanálov sociálnych médií a oveľa viac.

Dobrý virtuálny asistent sa môže vyvinúť v vašu pravú ruku spolu s vami a tým pádom bude mať chrbát voľný v mnohých oblastiach.

Ale začnime pomaly!

Odovzdávanie úloh virtuálnym asistentom nie je len niečo pre veľkých podnikateľov - práve naopak: tento typ podpory je ideálny, najmä pre sólo predchodcov a začínajúce podniky.

Aj keď na začiatku máte iba pár hodín týždenne alebo dokonca mesiac, dá vám to viac času AT tvoja vec IN pracovať vo svojom podnikaní.
Ďalej sa naučíte krok za krokom, ako správne outsourcovať a pracovať s externými freelancermi. Perfektná príprava na okamih, keď to už bez podpory nefunguje.

Typické úvodné úlohy sú:

Výskum, príprava prezentácií a prepisov
Cestovné rezervácie, rezervácie hotelov a koordinácia schôdzok
Pridávanie blogových príspevkov na web
Odpovedanie na opakujúce sa otázky zákazníkov

Stále netušíte, ktorú úlohu by ste mohli odovzdať? Žiaden problém. Neponáhľajte sa a urobte nasledovné.

Počas celého pracovného týždňa si zapisujte, aké úlohy robíte. Na konci týždňa rozdelíte tento zoznam úloh na:

Úlohy, ktoré sa vám páčia a ktoré robíte dobre
Úlohy, ktoré neradi robíte
Úlohy, ktoré nerobíte dobre
Úlohy, o ktorých si myslíte, že by ste ich nemali robiť

Z posledných troch kategórií potom vyberáte úlohy, ktoré môžu ľahko robiť online a niekto iný.

Dokumentácia prichádza pred outsourcingom

Našli ste jednu alebo viac úloh, ktoré chcete zadať externe? Vynikajúci! Prvý krok k práci s virtuálnym asistentom je hotový. Ale pozor! Neutekajte a hneď si najmite asistenta. Pýtate sa prečo Jednoducho: kvalita poskytovaných služieb veľmi závisí od kvality vašich vstupov.

Úlohu čo najlepšie zdokumentujte. Pre zložitejšie úlohy, v ktorých vysvetľujete procesy, použite textové dokumenty, nástroje na správu projektov, ako je Trello, alebo vytvorte video.

Pred začatím úlohy sa uistite, že má asistent všetky potrebné informácie a ak je to potrebné, má prístup (webová stránka, dokumenty). Webovým stránkam a dokumentom môžete tiež na začiatku priradiť obmedzený prístup a v prípade potreby ich znova zablokovať.

Najprv si samozrejme musíte vybudovať dôveru v svojho asistenta a v zadávanie úloh. Musíte však byť pripravení dať určitý „skok viery“, pretože váš asistent vás nemôže podporiť bez nahliadnutia do vášho podnikania. Ale postupom času, rovnako ako u ostatných zamestnancov, dôvera rastie. Môžete tiež podpísať dohodu o mlčanlivosti.

Kde nájdem virtuálnych asistentov

V anglicky hovoriacej oblasti je v súčasnosti oveľa jednoduchšie nájsť dobrých virtuálnych asistentov ako v nemecky hovoriacej oblasti. Najmä na Filipínach sú veľmi dobrí pracovníci, ktorí odvádzajú skvelú prácu za extrémne nízke hodinové mzdy. V závislosti od konkrétnej úlohy to môže byť voľba.

Ak však hľadáte nemecky hovoriaceho asistenta, ktorý sa oboznámi s vašimi projektmi, formuluje dobré e-maily a texty a rastie s vami, mali by ste sa poobzerať inde. Máte nasledujúce možnosti:

1. Pošlite svoj projekt na web na voľnej nohe ako Upwork, machdudas.de atď.

Je tu tiež niekoľko virtuálnych asistentov. Môžete si prečítať ich recenzie a využívať bezpečnosť platobného systému. Jednoznačne odporúčané pre jednotlivé projekty - ak hľadáte niekoho, s kým by ste mohli spolupracovať dlhodobo, môže to byť zložitejšie. Nezávislí pracovníci sa často po niekoľkých prácach už na portály nehlásia. Za portál sa navyše vždy platí poplatok.

2. Virtuálne pomocné agentúry

Princíp je podobný pre všetky z nich: Zarezervujete si balík hodín, popíšete svoju úlohu a pridelíte asistenta. Veľkou výhodou je, že úloha je zvyčajne zadaná veľmi rýchlo a váš projekt je preto dokončený rýchlo.

Nevýhody: Aspoň spočiatku si nemôžete skutočne vybrať, ktorého asistenta si zaobstaráte, takže je to spojené s trochou šťastia. Asistenti navyše pracujú predovšetkým pre agentúru. Ak sa tam zastavia, rýchlo sa zbavíte svojho pracne trénovaného asistenta a musíte začať odznova.

3. Priamy kontakt s virtuálnymi asistentmi

Najmä ak hľadáte dlhodobú spoluprácu, má zmysel osobne si vybrať asistenta a nechať ho pracovať priamo pre vás. Získate tak väčší vplyv na motiváciu a lojalitu. Požiadajte priateľov o odporúčania alebo si nechajte aplikácie poslať virtuálnymi asistentmi. Svoju žiadosť môžete zverejniť na burzách pracovných príležitostí, ako je Fernarbeit.net, a potom budete dostávať žiadosti od virtuálnych asistentov.

Skontrolujte prichádzajúce žiadosti a nájdite si čas na osobný pohovor. Keď je správna chémia, je spolupráca oveľa zábavnejšia. Všetci virtuálni asistenti na Fernarbeit.net sú nemeckými rodenými hovorcami a môžu mať veľmi dobrú kvalifikáciu. Životopisy asistentov si môžete pozrieť na stránke.

Cena závisí od toho, ktorú cestu si zvolíte a ktoré úlohy musíte odovzdať. Môžete sa tiež zorientovať v agentúrach, kde sa hodinové sadzby zvyčajne začínajú okolo 20 eur/hodinu. V závislosti od úlohy môžu mať pre vás zmysel aj mesačné paušály.

Kvalitného nemecky hovoriaceho virtuálneho asistenta nenájdete za ceny na Filipínach. Nezabudnite, že virtuálny asistent je tiež špecialistom vo svojom odbore a v tom lepšom prípade má chrbát natrvalo voľný.

Za investíciu by sa mal oplatiť asistent, ktorý sa napríklad niekoľko hodín denne stará o vašu korešpondenciu a organizáciu zákazníkov a udržuje vaše kanály sociálnych médií v prevádzke.

Tipy, ako začať

Urobte si čas, aby ste sa oboznámili so situáciou a boli k dispozícii na zodpovedanie akýchkoľvek otázok. Aj virtuálny asistent je iba človek - nájdite si čas na rozhovor cez Skype a trochu ho spoznajte. Poskytnite spätnú väzbu k úlohám a získajte spätnú väzbu sami - týmto spôsobom môžete optimalizovať svoju spoluprácu spoločne a dúfajme, že ju budeme dlhodobo formovať.

Virtuálni asistenti sú často vysoko kvalifikovaní a majú veľa skúseností v rôznych oblastiach. Jedným z dôvodov, prečo je táto práca tiež taká zábavná. Aj keď váš asistent ešte úlohu neurobil, oplatí sa investovať do ich školenia. Väčšina asistentov si rýchlo nájde cestu k novým spôsobom práce a programom a zabáva sa pri učení sa novým veciam. Pre mňa je práca virtuálneho asistenta jedným z najrôznejších zamestnaní, ktoré existujú - a s výhodou, že ho môžem robiť kdekoľvek.

O autorovi:

Vera Ruttkowski pracuje ako virtuálna asistentka od roku 2014. Predtým, ako začala podnikať ako VA, pracovala v marketingových a PR agentúrach. S cieľom umožniť ostatným pracovať ako VA bez ohľadu na ich umiestnenie a zviditeľniť VA v Nemecku, prevádzkuje portál Fernarbeit.net a zdieľa svoje vedomosti v rámci svojho online kurzu pre virtuálnych asistentov.

Túžite žiť podľa svojich pravidiel?

Pravidelne vysielam budíky a impulzy pre milovníkov slobody. Ak chcete viac života, zadajte svoju e-mailovú adresu a vyskúšajte ma.