Analýza zainteresovaných strán v 3 krokoch - Identifikácia a hodnotenie záujmových skupín 23 od Sonie Mosovej -

Sonia Mos - žena v produkte

16. septembra 2019 prečítané 12 min

Ako už bolo spomenuté v prvej časti série týkajúcej sa riadenia zainteresovaných strán, táto téma je dôležitou oblasťou pre vlastníkov produktov. Bohužiaľ, niekoľko organizácií výrobcov sa trápi s riadením zainteresovaných strán a pred začiatkom projektu nerobí náležitú analýzu zainteresovaných strán. Týmto vám ukážem, prečo je to dôležité a ako to funguje - počnúc identifikáciou všetkých zainteresovaných strán až po ich vyhodnotenie a analýzu.

Na analýzu zainteresovaných strán sú vhodné rôzne šablóny alebo metódy - uľahčite si to však a najlepšie využite to, s čím vychádzate. Môžete vytvárať sieťové grafiky, tabuľky, matice alebo rôzne modely. Horná mapa analýzy zainteresovaných strán alebo portfólio zainteresovaných strán (pozri nižšie) sa osvedčili ako dobrá metóda, ktorú som použil - obsahuje veľa dôležitých informácií a rád ich rozvíjam.

Analýzu zainteresovaných strán môžete rozdeliť do troch krokov:

Identifikujte zainteresované strany: Kto sú vlastne moje zainteresované strany? Aby sme to dosiahli, môžeme najskôr brainstormovať, robiť si poznámky a vytvárať zoznam všetkých zainteresovaných strán s menami, ich funkciami a pridruženými spoločnosťami.
Kategorizovať a hodnotiť zainteresované strany: Môžete klasifikovať rôzne zúčastnené strany podľa ich postoja k projektu (pozitívny, neutrálny alebo negatívny), sily alebo vplyvu na váš projekt alebo iných ľudí (silných alebo slabých, bez ohľadu na to, či v pozitívnom alebo negatívnom zmysle), ich individuálnych záujmov a bolesti a prínosov. zoznam a sadzba.
Ukážte vzťahy a konflikty medzi zainteresovanými stranami: Zistite vzťahy medzi zainteresovanými stranami, teda kto je s kým prepojený a aký je váš vzťah k vám - priamo alebo nepriamo. Ako sa zúčastnené strany navzájom ovplyvňujú a aké konflikty môžu medzi ich záujmami vzniknúť?

Ciele analýzy zainteresovaných strán by mali byť jasné každému vlastníkovi produktu. Možno ich zhrnúť do niekoľkých bodov. Zámerom je:

zistiť, koho a prečo zaujíma náš projekt,
odhaliť správny prístup k zainteresovaným stranám,
Vystopujte súperov, ktorí môžu sabotovať náš projekt,
Hľadanie obhajcov, ktorí môžu napredovať v našom projekte,
Rozpoznávajte konflikty skôr a bojujte proti nim.

Táto práca je obdobou detektívnej práce. Super nie? Pokračuj!

Zainteresované strany, ktoré sú relevantné pre váš projekt, nájdete takmer kdekoľvek. V závislosti na produkte a obchodnom modeli spoločnosti (či už ide o interný produkt, spotrebiteľ B2C alebo B2B SAAS) máte niekedy viac, niekedy menej odlišné záujmové skupiny a prostredia, ktoré musíte identifikovať a sledovať ich.

Najskôr môžete vo svojej spoločnosti vyhľadať podobné projekty z minulosti a opýtať sa, kto sa na nich podieľal. Na identifikáciu interných zainteresovaných strán môžete použiť organizačnú schému spoločnosti. Sociálne médiá sú tiež dobrým spôsobom, ako nájsť potenciálne záujmové skupiny. Preto tu hľadajte svoju spoločnosť a kolegov a osoby, s ktorými sú prepojené. Existuje tiež možnosť rozdeliť vývoj vášho projektu na hrubé fázy a potom premýšľať o tom, kto by sa mohol zapojiť do ktorej fázy.

Niektoré zainteresované strany vám budú jasné bezprostredne pred začiatkom projektu, ale mnohé zostanú „skryté“ o niečo dlhšie a budete ich môcť identifikovať až v priebehu projektu. Pomôžu vám tieto príkladné otázky:

Kto sú koneční používatelia produktu a kto by mal za produkt platiť?
Ktorí účastníci sú aktívne zapojení do projektu (nielen z môjho oddelenia/spoločnosti)?
Kto je zapojený do manažérskej, strategickej alebo poradnej úlohy?
Kto robí rozhodnutia?
Kto by mohol mať prospech z výsledku projektu alebo by byť z neho znevýhodnený a kto sa zaujíma o priebeh projektu?
Kto by mohol byť proti projektu, mať obavy alebo niečo, čo by z neho stratilo a prípadne ohrozilo úspech vášho projektu?
Kto financuje projekt?
Koho potrebujem podporu, aby bol projekt úspešný?
Kto definuje rámec projektu?
Ktoré zákony alebo požiadavky musia byť dodržané?

Určite budete myslieť na veľa ľudí alebo skupiny ľudí. Všetky si zapíšte - až v ďalšom kroku sa môžete rozhodnúť, či sú všetky relevantné alebo či by ste mali skrátiť zoznam.

Po vytvorení zoznamu našich zainteresovaných strán chceme uskutočniť prvú hrubú kategorizáciu, aby sme získali prehľad o všetkých stranách. Až potom prídeme k hodnoteniu zainteresovaných strán a pokúsime sa zistiť ich záujmy. Potom sa môžeme rozhodnúť, kto by mohol byť pre nás a projekt relevantný.

Kategórie a hodnotiace kritériá - postup

2.1. Hrubá kategorizácia zainteresovaných strán
Ako už bolo uvedené vyššie, prvým krokom je kategorizácia. Za týmto účelom môžete uvedených ľudí rozdeliť do skupiny interných (z vašej spoločnosti) a externých (mimo vašej spoločnosti) zainteresovaných strán a/alebo podľa ich príslušnosti k oddeleniam, spoločnostiam alebo organizáciám a označiť ich.

2.2. Hodnotiť podľa sily a postoja k projektu
Potom ich ohodnoťte podľa ich sily alebo vplyvu na váš projekt a ďalšie zainteresované strany, ako aj podľa ich postoja k projektu. Ani malá príležitosť a analýza rizík nemôžu ublížiť - t. J. Čo by v najhoršom prípade mohla urobiť osoba, ktorá je proti vášmu projektu, a aké by to mohlo mať následky? A naopak pre druhú stranu.

2.3. Zistite záujmy
Iba ak ste dokončili hodnotenie od kroku 2.2. môžete začať zisťovaním individuálnych záujmov a cieľov jednotlivých zainteresovaných strán, ako aj ich bolestí a ziskov. Buďte aktívni a hovorte s ostatnými o svojom projekte a zainteresovaných stranách, aby ste sa o nich dozvedeli čo najviac. Čítajte medzi riadkami a robte si poznámky k čomukoľvek, čo si všimnete.

Interní a externí zainteresovaní a ich pridruženie

Môžete rozdeliť všetky zúčastnené strany z predtým vytvoreného zoznamu na tie, ktoré patria vašej spoločnosti, a tie, ktoré sú mimo vašej spoločnosti. Na klasifikáciu postačuje jednoduchá tabuľka.

Pomocou ľahko vytvoriteľnej a prehľadnej myšlienkovej mapy môžete všetky zúčastnené strany kategorizovať podľa ich príslušnosti k oddeleniam, spoločnostiam alebo organizáciám. Zmysluplné by mohlo byť aj rozdelenie podľa rolí v projekte (napr. Používateľ, kupujúci, operátor).

Postoj zainteresovaných strán k projektu

Zainteresované strany môžu mať postoj k projektu rôznymi spôsobmi. Môže to súvisieť s príslušnými záujmami alebo vzťahmi. Toto nastavenie môžete rozdeliť do troch kategórií:

Kladný postoj: Buď ste dobrí kamaráti, alebo ľudia s týmto prístupom dúfajú v dobrý výsledok vášho projektu, z ktorého budú mať priamy alebo nepriamy prospech. Títo ľudia môžu podporiť váš projekt.
Neutrálny postoj: Ako už názov napovedá, týmto ľuďom na vašom projekte vlastne nezáleží. Nemajú veľký záujem, ani z toho nebudú mať úžitok. Neublíži im ani projekt, preto sa od neho dištancujú.
Negativita: Ľudia s negatívnym prístupom pravdepodobne utrpia z vášho projektu nevýhody, musia obetovať zdroje, nestoja za myšlienkou alebo vás jednoducho nemajú radi:-).

Hodnotiť môžete nastavenie od 1–3 alebo 1–5. Buď zostanete pri pozitívnom, neutrálnom a negatívnom prístupe alebo pridáte medzikroky, ako napr B. mierne pozitívne a mierne negatívne.

Vplyv zainteresovaných strán na projekt alebo moc

Tu vidíte, aký vplyv môžu mať zainteresované strany na váš projekt. Dokážete sami uplatniť moc, nekompromisne realizovať svoje vlastné nápady a želania, robiť finančné, politické alebo technické rozhodnutia alebo ovplyvňovať iných dôležitých ľudí? Môže to byť pozitívne aj negatívne. Niektorí z vašich zainteresovaných strán môžu poznať ďalších dôležitých a mocných ľudí?

Podobne ako v tomto nastavení, aj pri hodnotení vplyvu sa môžete držať silných a slabých stránok alebo môžete urobiť celkom päť krokov, vďaka ktorým prídete k spoločnému menovateľovi:

veľmi silný vplyv,
silný vplyv,
stredný vplyv,
slabý vplyv,
žiadny vplyv.

Môžu mať zúčastnené strany pozitívny vplyv aj na váš projekt? Ak áno ako? Bohužiaľ, mocní ľudia, ktorí majú tiež negatívny vzťah k projektu, ho môžu bezohľadne sabotovať.

Zistite záujmy, potreby, bolesti a zisky

Zistenie individuálnych záujmov zainteresovaných strán vám bude trvať istý čas. Preto každého veľmi pozorne sledujte, napr. B. počas workshopov alebo pohovorov. Vaším cieľom je určiť:

Záujmy zainteresovaných strán a osôb
Každý účastník má iné záujmy týkajúce sa vášho projektu. Môžu si byť často protichodné. Záujmy môžete rozdeliť na známe a predpokladané záujmy.

Ako príklad rôznych záujmov:

Akcionári alebo investori chcú dosiahnuť vysokú návratnosť investícií (návratnosť investícií), vybudovať prosperujúce podnikanie a rýchlo sa zväčšiť.
Zákazníci zvyčajne požadujú dobrý pomer ceny a výkonu, vynikajúcu kvalitu výrobkov a dobrý zákaznícky servis.
Koncoví používatelia požadujú intuitívny a krásny produkt, ktorý im pomôže vyriešiť problém.
Manažéri môžu chcieť finančné stimuly, bezpečné zamestnanie alebo vysoké postavenie a zamestnanci môžu chcieť prácu, ktorá ich baví, a získať uznanie za výkon.
Dodávatelia chcú spoľahlivého partnera, ktorý im dodáva pravidelné objednávky a spravodlivo ich platí.
Štát chce dostávať dane a poplatky, požaduje dodržiavanie právnych predpisov a dúfa v vytvorenie pracovných miest.
Čo je tiež dôležité a netreba podceňovať, aké záujmy máte a čo potrebujete od svojich zainteresovaných strán? Kontakty? Podpora? zdrojov?

Samozrejme, sú to dosť povrchné a všeobecné záujmy. Mali by ste sa pohrabať trochu hlbšie a zistiť o tom podrobnejšie informácie.

Pre najdôležitejšie zainteresované strany, ako sú vaši používatelia a zákazníci, by ste preto mali investovať viac času a pozorovať ich v prostredí ich prirodzeného používania, vcítiť sa do nich, konať dôrazne a vykonávať prieskumy s cieľom zistiť ich potreby a skutočné požiadavky na vyvíjaný produkt.

Nie je dôležité iba to, ČO zaujíma vaše zainteresované strany a V ČO dúfajú vo váš produkt, ale PREČO. Tieto informácie potom môžete použiť na vytvorenie personálnych profilov používateľov/zákazníkov na vizualizáciu, ktoré zahŕňajú záujmy, potreby, ciele alebo motivácie zainteresovaných strán.

Workshopy
Workshopy, ktoré organizujeme pre naše najdôležitejšie zúčastnené strany, slúžia ako zdroj informácií pre nás. Môžu sa uskutočniť vo forme úvodného stretnutia na začiatku projektu, na ktorom hovoríme o dôležitosti projektu a jeho procesoch, cieľoch, rizikách a želaniach. Tento typ workshopu nám pomáha identifikovať cieľové skupiny, teda skupiny účastníkov s rovnakými záujmami.

Rozhovory
Môžete pohovoriť so zainteresovanými stranami, ktoré sa nechcú zúčastniť skupinových workshopov alebo ktoré nechcú otvorene hovoriť o svojich názoroch vo väčšej skupine. Dá sa to uskutočniť telefonicky, písomne vo forme dotazníkov a osobne, čo by som radšej odporučil.

Tabuľka reťazí hodnoty plátna a bolesti
Bolesti a prínosy zainteresovaných strán, t. J. Čo im spôsobuje, že v tomto projekte budujú bolesť a čo môžu získať, ak bude projekt úspešný, môžeme zostaviť a vizualizovať pomocou plátna hodnotovej ponuky alebo tabuľky reťazcov bolesti.

Okrem vyššie uvedených hodnotiacich kritérií môžete tiež písať poznámky o najdôležitejších zainteresovaných stranách týkajúce sa ich hodnôt, charakterových vlastností alebo svetonázoru.

Chyby pri posudzovaní zainteresovaných strán - 8 tipov

Nie každý náš úsudok je založený na faktoch. Bohužiaľ. Každý má určité predsudky, ktoré môžu mať silný pozitívny alebo negatívny vplyv na hodnotenie osoby a sfalšovať ju. Pri vykonávaní analýzy zainteresovaných strán by ste si preto mali vziať do úvahy nasledujúce tipy:

Zamerajte sa na ľudí s najväčším vplyvom a najsilnejším postojom, či už pozitívnym alebo negatívnym, a rozpoznajte možné príležitosti a riziká - to sú vaše kľúčové zainteresované strany. Sú pre vás najdôležitejšie.

Pre nás sú nesmierne dôležité nielen samotné zainteresované strany a ich hodnotenie moci, postoja alebo záujmov, pretože sa dozvieme, čo sa od projektu alebo od nás ako produktového vlastníka očakáva. Podstatné sú tiež informácie o vzťahoch medzi sebou navzájom a so sebou. Nakoniec, chceme nájsť správny prístup k príslušným zainteresovaným stranám.

Prečo? Musíme myslieť a konať strategicky, aby sme mali prístup k informáciám, ktoré podporia vývoj našich produktov a pokrok v projektoch. Ak viete, čo potrebujete pre úspech vášho projektu, môžete zistiť, ktoré z vašich zainteresovaných strán vám môžu pomôcť, a mať dobré spojenie s vplyvnejšími, s ktorými by mohli nadviazať kontakt.

Hovorte otvorene o veciach, ktoré vás posunú vpred, opýtajte sa priamo, či niekto vie to a to. Kľúčovým slovom je tu sieťovanie! O zapojení zainteresovaných strán a udržiavaní kontaktov napíšem viac v časti 3/3 riadenia zainteresovaných strán.

Rozpoznať konflikty medzi záujmovými skupinami

Len čo budete mať jasno v cieľoch a záujmoch zainteresovaných strán, môžete identifikovať potenciálne konflikty medzi nimi.

Konflikty môžu vzniknúť z dôvodu konfliktu záujmov viacerých zainteresovaných strán a môžu mať dopad na náš projekt. Ako jednoduchý príklad: koncový zákazník chce získať vysokú kvalitu za nízke ceny a výrobca chce používať vyššie ceny, aby dosiahol vyšší príjem a spravodlivo zaplatil svojim zamestnancom. Alebo v zmysle bánk, ktoré nám dali kapitál na podnikateľský nápad, je to znižovanie počtu pracovných miest a generovanie rovnakého obratu, a teda väčšieho zisku s menším počtom zamestnancov. Je to pochopiteľné, ale na druhej strane nesmieme zabúdať na záujmy zamestnancov a spoločnosti.

Účinky na projekt - potenciály a riziká

Okrem sily a prístupu k nášmu projektu by nám malo byť jasné, ktoré potenciály alebo riziká sa môžu skrývať kvôli našim zainteresovaným stranám. Veľké riziká alebo príležitosti môžu mať obrovský vplyv na náš projekt. Nasledujúce otázky vám pomôžu ich identifikovať:

Aké presné správanie alebo kroky našich zainteresovaných strán môžu poškodiť alebo podporiť náš projekt?
Aké škody by mohli riziká spôsobiť?
Môžu nám zúčastnené strany otvoriť dvere ďalším dôležitým ľuďom, novým trhom, zákazníkom alebo investorom?
Kde môžu vzniknúť konflikty?
Môžu zúčastnené strany využiť svoju sieť a interne propagovať náš produkt s cieľom nájsť ďalších priaznivcov?

Využite rozumne príležitosti, ale aj kontakty svojich kontaktov, a tak minimalizujte riziká, ktoré môžu vyplynúť z negatívne zmýšľajúcich, ale mocných zainteresovaných strán.

Myslím, že ste si už uvedomili, aká dôležitá je analýza zainteresovaných strán pre váš projekt, že? Ale aby ste mohli začať so skutočnou analýzou alebo hodnotením zainteresovaných strán, musíte vedieť, kto sú vaše zainteresované strany.

Po ďalších krokoch, v ktorých ich kategorizujeme, hodnotíme podľa mnohých kritérií a zisťujeme, ktoré konflikty by mohli existovať medzi rôznymi záujmami zainteresovaných strán a ktoré majú kontakt s inými ľuďmi, ktorí sú pre nás dôležití, je nám jasné, ktorá zo záujmových skupín pre nás sú skutočne dôležité.

Teraz prichádza ďalšia zaujímavá časť v nasledujúcom príspevku: angažovanosť zainteresovaných strán, ktorá zahŕňa výber najvhodnejšej stratégie pre príslušný zainteresovaný subjekt a implementáciu opatrení na udržanie kontaktov.