Cestovné náklady pre živnostníkov a živnostníkov; ako správne započítať služobné cesty; Kuchyňa zakladateľa

Cestovanie sponzorované daňovým úradom? Pozor! Cestovné náklady sú jedným z najčastejších dôvodov problémov s daňovým úradom. Na rozdiel od zamestnancov je zrušenie pracovných ciest pre podnikateľov a živnostníkov niekedy dosť zložité a vyžaduje trochu odbornosti. Zhrnuli sme pre vás, ktoré základné body sú vždy dôležité a čo by ste mali určite vedieť o účtovníctve cestovných výdavkov.

cestovné

Cestovné náklady sú náklady na pracovnú cestu? Takto to vidí daňový úrad

Zamestnanec si jednoducho nechá svoje príjmové doklady a potom od zamestnávateľa dostane plnú náhradu skutočných nákladov, ktoré mu vznikli pri pracovnej ceste. Pre podnikateľov a živnostníkov to bohužiaľ nie je také ľahké. A reforma cestovných výdavkov z roku 2014 s mnohými zmenami, žiaľ, tiež veci neuľahčila.

Najskôr je dôležitý nasledujúci bod: V prípade cestovných výdavkov sa skutočné náklady na cestu nie vždy odpočítajú ako výdavky na podnikanie, ale v niektorých prípadoch sa môžu ako výdavky na podnikanie požadovať iba určité paušálne sadzby. V súčasnosti sa rozlišuje medzi jednodňovými a viacdennými (pracovnými) cestami (reforma cestovných výdavkov z roku 2014). Paušálne sumy sa menia na začiatku každého roka.

Daňový úrad v zásade rozlišuje medzi Cestovné náklady štyri rôzne typy výdavkov, každý z nich musí byť tvrdený odlišne:

  • náklady na jazdu
  • Náklady na stravu
  • Náklady na ubytovanie
  • Cestovné náklady

Uistite sa, že existujú dôkazy o tom, že cesta bola skutočne spôsobená a nevyhnutná na prácu. Tu je daňový úrad často veľmi kritický, najmä pri cestách do zahraničia.

Ďalší dôležitý bod: Ako konateľ spoločnosti GmbH neúčtujete cestovné náklady ako podnikateľ, ale ako zamestnanec! Tu uvedené veci sa vás teda netýkajú!

Cestovné náklady si teda odpočítate v daňovom priznaní

Všetky cestovné náklady sa zaznamenávajú ako Výdavky na podnikanie uvedené v EÜR alebo vo výkaze ziskov a strát v súvahe.

Môžete teda preukázať cestovné náklady do daňového priznania

Najskôr musíte preukázať, že cestovné náklady boli spôsobené prácou. Služobnou cestou je napríklad seminár alebo návšteva zákazníka alebo veľtrhu. Dôkazy možno poskytnúť aj zaznamenaním uskutočnenej trasy, korešpondenciou týkajúcou sa cesty a priložením príslušných dokumentov (napr. Účty za hotel alebo doklady o čerpaní pohonných látok). Záznamy v denníku môžu byť niekedy tiež užitočné ako dôkaz, že cesta bola spôsobená prácou.

Cestovné náklady: Druhy nákladov podrobne

Všetky nasledujúce tvrdenia predpokladajú, že ide o pracovnú cestu („externá činnosť“), ktorú skutočne uzná daňový úrad: to znamená, že z profesionálnych dôvodov ste jeden alebo viac dní mimo „prvého miesta výkonu práce“ (miesta, kde pracujete) najmenej tretina týždňa - t. j. pobyt dva dni).

1. Cestovné náklady - Takto sa počítajú a odpočítavajú

Cestovné náklady je možné uplatniť vždy, ak neriadite služobné auto. Ak máte, cestovné náklady môžete vždy požadovať

  • buď používa verejnú dopravu
  • alebo súkromným vozidlom
  • alebo je na ceste požičané vozidlo.

Každý jeden kilometer sa nárokuje na cestovné náklady.

Ak cestujete mestskou hromadnou dopravou, je to pomerne jednoduché - tu dostanete potvrdenie so sumou, ktorú ste zaplatili (lístok). Zodpovedajúce potvrdenky sú k dispozícii aj pre zapožičané vozidlo.

Ak máte vlastné auto, môžete si buď viesť denník, ktorý dokumentuje náklady na služobné cesty, alebo si náklady môžete vypočítať paušálnou metódou a tieto náklady si uplatniť (vopred stanovené daňovým úradom).

Tu potom platia nasledujúce vety:

  • 30 centov za najazdený kilometer - pre ľudí, ktorí sú s vami pri vedení vozidla, teraz nemožno odpočítať nič
  • Pre iné dopravné prostriedky (motocykel, skúter, moped) - a v poslednej dobe aj pre všetky elektrobicykle, ktoré môžu jazdiť rýchlejšie ako 25 km/h - platí 20 centov za kilometer, čo je v praxi ťažké.
  • Medzičasom bola tiež odstránená kilometrová suma za výlety na bicykloch.

2. Náklady na stravu - takto sa počítajú a odpočítavajú

Skutočné náklady sa tu neuplatňujú, ale určité paušálne sadzby. Výška paušálu (a niekedy aj podmienky) sa vždy začiatkom roka menia, takže tu musíte byť vždy opatrní.

Výdavky na stravu

Z hľadiska daňového práva sa tu hovorí o takzvaných „dodatočných výdavkoch na stravovanie“. Paušálne sadzby („paušálne výdavky“) sa líšia pre Nemecko a zahraničie. Náklady na vaše vlastné jedlo je možné uplatniť iba z týchto paušálnych jedál.

Dni neprítomnosti a cestovania v Nemecku

Pre možné uplatnenie je rozhodujúca dĺžka pobytu. To znamená:

  • Pre dni príchodu a odchodu (pre niekoľkodňové cesty) platí paušálna suma 12 eur (2016)
  • 8 až 24 hodín cesty od prvého miesta výkonu práce 12 eur
  • Ak ste neprítomní dlhšie ako 24 hodín, môžete požadovať 24 eur

Dni neprítomnosti a cesty do zahraničia

To však platí iba pre domáce cesty. V zahraničí sú špeciálne sadzby stanovené ročne pre každú krajinu, v mnohých prípadoch dokonca aj pre jednotlivé mestá. Pre správne zaúčtovanie sú preto potrebné príslušné tabuľky. K 1. januáru 2018 nastávajú zmeny vo viac ako 50 rôznych krajinách.

Musíte tiež vyrovnať jedlá

Aby to bolo všetko trochu komplikovanejšie: Ak sa podáva jedlo, musí sa odpočítať z paušálu. Ak sú teda v cene raňajky, paušál sa znižuje o 20 percent. Na obed a večeru každý po 40 percent. Mimochodom, to platí aj pre občerstvenie, ktoré sa podáva v týchto časoch - potom sa musí zodpovedajúcim spôsobom odpočítať aj od paušálu.

3. Výdavky na ubytovanie - takto sa počítajú a odpočítavajú

Na druhej strane je požadovanie nákladov na ubytovanie o niečo jednoduchšie. Ak sú obsadené, môžete si ich nárokovať ako celý obchodný náklad. Náklady na ubytovanie sú odpočítateľné aj pred zdanením, na náklady na ubytovanie sa však vzťahuje znížená sadzba DPH 7%.

Bohužiaľ iba pre zamestnancov: Pre prenocovanie v zahraničí platia príslušné paušálne sumy, ktoré je možné vyhľadať aj v príslušných tabuľkách. V roku 2017 sa zvýšili najmä paušálne sadzby pre USA, zatiaľ čo sadzby pre Srbsko, Grécko, Ukrajinu a Maďarsko sa znížili.

V roku 2018 sa zmenia paušálne sadzby pre Nový Zéland a Austráliu a mestá Canberra a Sydney, ako aj pre Kanadu a mnoho kanadských miest. Zmeny sa plánujú aj v Egypte, mnohých juhoamerických krajinách, Dominikánskej republike a Džibuti. V roku 2018 sa tiež upravia sadzby pre Guineju a Haiti, pre niektoré africké krajiny a pre Irán a Tokio.

V európskom priestore sú zmenené vety pre:

  • Belgicko
  • Dánsko
  • Fínsko
  • Nórsko a
  • Portugalsko

Pozor: Podnikatelia nesmú pri cestách do zahraničia požadovať paušálne sadzby za prenocovanie. Podnikateľ si môže odpočítať svoje skutočné náklady na ubytovanie len ako výdavky na podnikanie!

Upozorňujeme, že zahrnutá strava za prenocovanie má vplyv na stravné za príslušný deň. Ak je uvedená suma, musí sa paušálny poplatok za službu znížiť o skutočné náklady na stravovanie; ak tieto náklady nie je možné určiť, vykoná sa percentuálne zníženie.

Náklady na služby a ďalšie cestovné náklady - takto sa počítajú a odpočítavajú

Servisné náklady na pobyt v hoteli (napríklad náklady na stravu, ktorú si platíte sami, preprava batožiny, komunikačné náklady na telefón, Wi-Fi, čistenie odevov atď.) Musia byť uvedené osobitne; na tieto náklady sa vzťahuje zvyčajná sadzba DPH 19 percent.

Tieto náklady môžete tiež zhrnúť do hromadnej položky. Ak nemáte žiadne účtenky, musíte si vytvoriť svoj vlastný účtenku (pozri vyššie) a najlepšie je priložiť ako dôkaz cenník služieb.

Čisto súkromné ​​služby samozrejme nemožno reklamovať (napríklad súkromné ​​telefónne hovory). Ak existuje dôvodné podozrenie, daňový úrad považuje všetky náklady za súkromné ​​a odmietne ich uznať.

Príjmy - predpoklad na odpočítanie cestovných výdavkov

Samozrejme musíte byť schopní dokázať všetko, čo chcete predať. Faktúry a príjmové doklady sú teda potrebné ku všetkému. Ak to v jednotlivých prípadoch nefunguje, môžete sa vrátiť k takzvanému osobnému dokladu.

Napíš si vlastný doklad - musíš tomu venovať pozornosť

  • je možné vytvoriť individuálne
  • prevádzkové náklady
  • byť dôveryhodný pre daňový úrad z hľadiska výšky

Môže sa to stať napríklad vtedy, ak musíte vhadzovať mince do parkovacieho automatu, použiť kopírku alebo dať prepitné. Za to nedostanete vždy potvrdenky a na to, aby ste si mohli tieto výdavky uplatniť, musíte si vytvoriť svoj vlastný príjmový doklad.

Na svojom vlastnom potvrdení musíte vždy uviesť nasledujúce

  • príjemca platby (úplná adresa)
  • druh výdavkov
  • dátum
  • všetky potrebné údaje o nákladoch (jednotková cena, sadzba DPH)
  • dôvod, prečo sa vytvára osobný doklad
  • vlastný podpis

Priložia sa dôkazy o realistickej úrovni ceny (napríklad cenník).

Rada zakladateľa vlastniť dôkazy

Mimochodom, vaše vlastné potvrdenky nie sú odpočítateľné (je to možné iba s riadnou faktúrou v súlade s § 14 UStG). Rovnako ako v prípade všetkých ostatných cestovných dokladov, povinnosť uchovávať si vlastné potvrdenia je zvyčajných 10 rokov.