Implementácia a monitorovanie projektu podprocesu - procesy projektu -
Úlohy projektového riadenia v procesoch implementácie projektu
Predmetom čiastkového procesu „implementácia a monitorovanie“ je implementácia operačného plánovania. Tie obsahujú:
- Aktualizácia plánovania nasadenia personálu, ako aj plánovania materiálnych a finančných zdrojov
- Vedenie projektového tímu
- Uvedenie do prevádzky, sledovanie a schválenie pracovných balíkov
- Monitorovanie a riadenie projektového procesu s prihliadnutím na priority
- Identifikácia a obmedzenie rizík
- Vykonajte zabezpečenie kvality
- Zdokumentujte priebeh projektu
V rámci podprocesu „implementácia a monitorovanie“ je projektové riadenie vyzvané so všetkým svojim technickým a predovšetkým sociálnym know-how. To v konečnom dôsledku ukazuje kvalitu predchádzajúceho plánovania. Úlohou projektového manažmentu je viesť tím a primerane reagovať na konflikty a kvalifikačné požiadavky.
V praxi sa ukázalo, že zvládanie sociálnych konfliktov, výhľadové riadenie rizík a - s prihliadnutím na často obmedzené zdroje a rozpočty v každodennom živote - adaptačné plánovanie zamerané na riešenie sú základnými kľúčmi pre úspešnú implementáciu projektu.
Keď sú pracovné balíčky spracované a sú prezentované výsledky, sú tieto pracovné výsledky skontrolované úplnosťou a kvalitou projektovým manažmentom a interne schválené. Týmto sa pripravuje dokončenie projektu. Procesy čiastkového procesu „Implementácia“ sú uvedené a vysvetlené ďalej. Procesy sú tiež znázornené na obrázku 23. Túto ilustráciu a všetky ďalšie ilustrácie súvisiace s touto časťou nájdete v praktickej časti tejto časti.
Vykonávanie výkopu
Po schválení projektového plánovania je úvodné stretnutie oficiálnou predzvesťou implementácie projektu a dôležitou príležitosťou motivovať zamestnancov k dosiahnutiu cieľov a postupov. Pretože v počiatočnej fáze projektu je naplánovaných veľa kurzov. Časový plán zahájenia a možné zapojenie vybraných zamestnancov musí byť koordinovaný s oddelením plánovania zdrojov (pozri obrázok 24 v praktickej časti).
Vedenie tímu
Tímové vedenie je proces, ktorý sprevádza celý podproces „implementácie a monitorovania“. Vedenie projektu vykonáva úlohy riadenia, ktoré priamo súvisia s implementáciou projektu. Vedenie ľudí je hlavnou úlohou projektového riadenia a má podstatný vplyv na výsledky projektu (pozri obrázok 25 v praktickej časti). To kladie vysoké nároky na osobu zodpovednú za projekt a určite to nie je výsledkom jednorazového úsilia. V praxi je okrem neustálej sebareflexie vlastného vodcovského správania výhodná aj profesionálna podpora mentorov a trénerov.
Odovzdanie pracovných balíkov
V tomto čiastkovom procese sa odovzdávajú pracovné príkazy na zahájenie dokončenia úlohy. Osoby zodpovedné za pracovný balík sú oboznámené so svojím pracovným segmentom, s vysvetlením úlohy, diskusiami a koordináciou (pozri obrázok 26 v praktickej časti).
Vedenie projektu musí poskytnúť potrebné informácie o vnútorných a vonkajších záležitostiach projektu.
Monitorovanie pracovných balíkov
V tomto podprocese je vykonávanie pracovných príkazov a stav pracovných balíkov monitorované vedením projektu (pozri obrázok 27 v praktickej časti). Tieto činnosti úzko súvisia s controllingom, prostredníctvom ktorého sa poskytujú údaje potrebné na rozhodovanie a robia sa relevantné porovnania cieľ/skutočnosť. Pravidelný osobný kontakt s osobami zodpovednými za pracovný balík a ostatnými zamestnancami projektu je navyše dôležitý pre realistické hodnotenie postupu práce a pre monitorovanie pridelených úloh.
Okrem kontroly výkonu sledovaním vykonávania odovzdaných pracovných balíkov je tiež potrebné byť v neustálom kontakte s vykonávajúcimi zamestnancami, napríklad aby si už v počiatočnom štádiu uvedomili potenciálne problémy, možnosti zlepšenia alebo súčasné požiadavky. Z tohto dôvodu sa so zúčastnenými stranami konajú osobné rozhovory aj pravidelné stretnutia.
Vykonávanie kontroly
Pojmy riadenie a monitorovanie pracovných balíkov sú úzko prepojené a často sa používajú synonymne. Pod kontrolingom sa tu rozumejú všetky činnosti na zber, zber a zlúčenie údajov relevantných pre projekt a ich vyhodnotenie vo forme porovnania cieľ/skutočné. Tieto cieľové/skutočné porovnania tvoria východiskový bod pre aktivity na monitorovanie pokroku projektu (pozri obrázok 28 v praktickej časti).
Kontrola priebehu projektu je ústrednou úlohou čiastkového procesu „implementácie a monitorovania“ a nevyhnutným predpokladom kontroly projektu. Aktuálny stav projektu, pokiaľ ide o úsilie, čas a výsledky, sa nepretržite zaznamenáva s cieľom včas odhaliť odchýlky medzi plánovaním a skutočným priebehom a v prípade potreby iniciovať vhodné protiopatrenia.
Ďalším dôležitým aspektom je zasielanie relevantných údajov do internej fakturácie. Napríklad v externých projektoch sa záznam o výkonnosti často používa ako metóda na zaznamenávanie výkonu. Na začiatku je často k dispozícii iba príslušnému zamestnancovi alebo vedúcemu projektu. Všetky dokumenty týkajúce sa služieb poskytovaných klientom musia byť včas sprístupnené pre fakturáciu. To isté platí pre záväzky.
Pri projektovom controllingu sa kľúčové údaje z prebiehajúcich projektových operácií (stav projektu, záznamy o výkonnosti, využitie zdrojov, nároky a záväzky súvisiace s projektom) prenášajú do kontrolných nástrojov.
Projektový manažment je zodpovedný za čiastkový proces „Implementácia controllingu“.
Monitorovanie zabezpečenia kvality
Proces „Monitorovanie zabezpečenia kvality“ (pozri praktickú časť Obrázok 29) prechádza celým podprocesom „Implementácia a monitorovanie“. Zabezpečenie kvality je veľmi dôležité, a preto ho musí vedúci projektu vedome podporovať a kontrolovať. Vaša podpora pri implementácii opatrení na zabezpečenie kvality je nevyhnutná pre úspech projektu.
Za poskytnuté sa považuje vlastný procesný model spoločnosti a vypracovaná príručka riadenia kvality. Podproces „Monitorovanie zabezpečovania kvality“ sa týka uplatňovania existujúcich všeobecných pokynov na konkrétne kritériá súvisiace s projektom. Boli odvodené od faktorov úspechu a požiadaviek na kvalitu ako súčasť riadenia rizík a počas plánovania. Cieľom je vypracovať a implementovať plán testov. Vedenie projektu môže delegovať implementáciu opatrení na iného zamestnanca projektu, napríklad na asistenta projektu.
Zdokumentujte postup
Dokumentačné úlohy sa majú vykonávať počas celého čiastkového procesu „implementácie a monitorovania“. Projektový manažment je v rámci dokumentačných úloh podporovaný projektovým asistentom, ktorého oblasť zodpovednosti zahŕňa najmä vedenie projektovej dokumentácie. Príslušné povinnosti týkajúce sa dokumentácie boli medzi sebou dohodnuté na začiatku realizácie projektu. Dokumenty slúžia ako zdroj informácií pre prezentáciu pokroku a pre prípravu záverečnej správy. Záverečná správa poskytuje prehľad priebehu projektu a vysvetľuje dosiahnuté výsledky (pozri obrázok 30 v praktickej časti).
Pri dokumentovaní priebehu projektu sa vždy musí zabezpečiť, aby bol k dispozícii dostatok „spisov“ na zaistenie právnej bezpečnosti.
Informovať o kurze
Cieľom čiastkového procesu „informovania o kurze“ je poskytnúť úroveň informácií potrebných na vykonanie práce a distribuovať ich všetkým zúčastneným (pozri obrázok 31 v praktickej časti). Okrem toho „informovanie o kurze“ slúži na vykonávanie marketingových úloh projektu, a tým vytvára súhlas s ohľadom na priebeh projektu (na strane tých, ktorí ho kontrolujú a implementujú), ako aj na ciele (na strane dotknutých).
Posúďte potrebné nápravné opatrenia
Keď sa zistia odchýlky od plánu, vyžaduje sa čiastkový proces „Posudzovanie potrebných nápravných opatrení“ (pozri praktickú časť na obrázku 32). Posúdenie stupňa závažnosti si vyžaduje okrem rozsiahlych skúseností, na základe ktorých je možné uviesť súčasný stav do perspektívy, aj systematický pohľad na príčinné súvislosti. Možné nápravné opatrenia sa môžu veľmi líšiť v rozsahu a hĺbke a závisia priamo od kontextu projektu. Často je potrebné uviesť zoznam možných nápravných opatrení a na základe toho odhadnúť úsilie potrebné na ich vykonanie, aby bolo možné posúdiť závažnosť odchýlok.
Je dôležité uvedomiť si potrebu včasných nápravných opatrení, aby sa zabránilo ešte väčším odchýlkam a výdavkom, ako aj vážnym konfliktom alebo dokonca krízovým situáciám. Všeobecne sa musí akceptovať prijatie nápravných opatrení, pretože zúčastnené strany bez dostatočných informácií nemôžu rozpoznať nebezpečenstvo vyplývajúce z odchýlok a požadovaných zásahov.
V tomto čiastkovom procese vyžaduje projektové riadenie všetky svoje odborné, sociálne a organizačné schopnosti. Pretože najvyššou prioritou vo vašich rozhodnutiach a opatreniach je dosiahnutie cieľov projektu v zmluvne definovanom rámci projektu.
Koordinácia ďalšieho procesu s klientom
Ak by hodnotenie potrebných nápravných opatrení viedlo ku kritickým odchýlkam, bude možno potrebné koordinovať ďalší priebeh projektu s klientom. Výsledkom je podobná hierarchia eskalácie ako v podprocesoch „Koordinácia s klientom“ a „Koordinácia s nadriadenými alebo poradcami pre zákazníkov“ pri plánovaní podprocesu. Kroky procesu sú uvedené na obrázku 33 v praktickej časti.
Úprava podrobného plánovania
Koordinácia potrebných nápravných opatrení a akákoľvek nevyhnutná koordinácia so všetkými zúčastnenými stranami sa už uskutočnila v predchádzajúcich čiastkových procesoch. Tento procesný krok je o vypracovaní rozhodnutých opatrení a aktualizácii údajov v kontrolných nástrojoch (pozri obrázok 34 v praktickej časti).
Úprava skutočného podrobného plánovania je skôr technickým čiastkovým procesom. Všetky základné úvahy, ako je zváženie alternatív alebo zohľadnenie všeobecných podmienok, už boli zohľadnené. Teraz je úlohou vypracovať konkrétne podrobnosti implementácie.
Dôležitým ďalším krokom v tomto čiastkovom procese je sprehľadnenie príčin a následkov nápravných opatrení v tíme alebo medzi dotknutými osobami a získanie potrebného prijatia. Toto je v praxi veľká výzva, pretože zmeny, ako napríklad nápravné opatrenia, často narážajú na odpor, ale bez konštruktívnej spolupráce zúčastnených strán je malá šanca na úspech.
Pomocou nasledujúceho opisu projektových procesov si ujasnite svoje úlohy a postupy vo fáze projektu „implementácia a monitorovanie“. Použite ho na správu vášho projektu, spracovanie pracovných balíkov a úloh, rozmiestnenie pracovníkov a zdrojov projektu a na sledovanie priebehu projektu a jeho výsledkov (kvalita projektu). Procesy môžete prispôsobiť svojim konkrétnym podmienkam.