Kompetentne navrhnite a dohodnite si stretnutia - vč
Dohodovanie termínov je jednou z najbežnejších bežných úloh sekretárok a asistentov. Aby bolo možné úspešne navrhnúť a zariadiť schôdzky, je potrebné vziať do úvahy niekoľko základných bodov. Formulácie sa líšia v závislosti od príležitosti a naliehavosti vymenovania. Aby sa zabránilo nedorozumeniam, mala by byť komunikácia tiež jasná a jednoznačná.
Signály o podnikovej kultúre: moderné? Tradičné? Príležitostné a neformálne? Formálne a dôstojne?
Signály vzťahu: priateľskosť, rešpekt, ústretovosť, dôvera atď.
Pracovný štýl: nekomplikovaný? Flexibilné? Namáhavé? Prísne podľa pravidiel?
Umenie každodenných e-mailov s návrhom na schôdzku spočíva v tom, že príjemca má dobrý pocit a zároveň dosahuje skutočný cieľ, a to dostať rýchlu a jasnú odpoveď.
Tieto 3 prvky by mali byť obsiahnuté vo vašom e-maile na stretnutie
- Príležitosť alebo znepokojenie
- Alternatívy menovania
- Výzva do akcie
Vymenovanie alternatívnych dátumov je najjednoduchšou časťou korešpondencie. Ďalšie dva hlavné prvky sú náročnejšie. Tu si prečítajte základné informácie.
Navrhnite stretnutie e-mailom: Existujú tieto príležitosti
Navrhované termíny sú o stretnutiach, ktoré sú veľmi odlišné Účely môže mať:
- prezentácie
- Zoznámte sa s návštevami
- Poradenstvo: konzultácia alebo vymenovanie služby
- Rokovanie alebo služba
V liste, v ktorom sa navrhuje vymenovanie, musí byť jasne uvedený účel alebo starosť stretnutia. Väčšinou má tiež zmysel zahrnúť do listu niekoľko (niekoľkých) podrobností:
- Predmet prezentácie
- Cieľ rokovania
- Predstavy o procese úvodnej návštevy.
Pomocou týchto šablón môžete rýchlo a kvalifikovane usporiadať schôdzky:
- Zadarmo Vzorové šablóny „Dohodnite si stretnutia a navrhnite stretnutie“ stiahnuť ako PDF.
- 5 príkladov stretnutí a návrhov.
- Textové moduly pre stretnutia a návrhy so zákazníkmi, dodávateľmi a po návšteve veľtrhu.
Príklad formulácie navrhujúci prvé stretnutie
Ak by ste sa chceli písomne dohodnúť na prvom stretnutí, môžete použiť dve možnosti.
Zdvorilo požiadajte o stretnutie bez uvedenia času
- Aký deň a dátum by vám najviac vyhovoval?
- Uprednostnite konkrétny deň alebo dátum?
Ukážka v textovom formáte
Vážená pani Mustermannová,
Pred pár dňami sme vám ponúkli produkt. poslať.
Radi sa s vami porozprávame o možných zmluvných dohodách. Radi sa s vami dohodneme.
- Aký deň a dátum by vám najviac vyhovoval?
- Uprednostnite konkrétny deň alebo dátum?
S pozdravom
Zdvorilo požiadajte o stretnutie s časom
- Bolo by to pre vás možné 28. októbra 2020 o 9.30 hod.?
- Mohli by ste naplánovať 28. 10. 2020 o 9:30?
Ukážka v textovom formáte
Vážený pán Mustermann,
Pred pár dňami sme vám ponúkli produkt. poslať.
Radi sa s vami porozprávame o možných zmluvných dohodách. Radi sa s vami dohodneme.
- Bolo by to pre vás možné 28. októbra 2020 o 9.30 hod.?
- Mohli by ste naplánovať 28. októbra 2020 o 9.30 hod.?
S pozdravom
Žiadosť o stretnutie: typické prípady
- Prezentácia predaja ako pokračovanie po návšteve veľtrhu
- Sťažnosť u dodávateľa
- Diskusia o otvorených otázkach týkajúcich sa projektu
- Renegociácia/renegociácia podmienok
V takýchto prípadoch je potrebné postupovať opatrne. E-mail sa nesmie „maskovať“ ako obyčajný návrh dátumu, ale musí zodpovedať situácii. Začína to predmetom:
- „Skutočné“ vymenovanie:Navrhované termíny - stretnutie s p.
- Nárok:Vyžaduje sa urgentná schôdzka (= v skutočnosti objednávka.)
- Následná návšteva:Prajete si stretnutie? alebo: návrh na stretnutie typu „zoznámte sa“
Text e-mailov by mal stručne uvádzať dôvod listu alebo účel návštevy.
3 tipy na navrhovanie a plánovanie stretnutí
Chcete nastaviť dátum čo najskôr. Preto chcete, aby príjemca rýchlo reagoval na vami navrhovaný termín. Ako to urobíte bez toho, aby ste príjemcu odbili?
- Urobte krištáľovo čisté vyhlásenie Nie je začo. Povedzte otvorene a na rovinu, čo chcete od príjemcu: Žiadosť o návrh stretnutia alebo výber stretnutia, potvrdenie stretnutia atď.
„Daj mi prosím vedieť, ktorý dátum ti vyhovuje.“ - Ak vás skutočne tlačí čas, zdvorilo, ale pevne sa podeľte o ten svoj Konečný termín S.
„Mohla by si mi dať zajtra večer vedieť požadovaný termín?“ - Prednosť pred odpoveďou, nedávajte prísľub menovania. Potvrdenie schôdzky je dôležité, ale dôležitejšie je vedieť si schôdzku rýchlo nastaviť. Ak navrhované termíny nezodpovedajú, mal by príjemca podať protinávrhy. Je dôležité, aby reagoval pohotovo.
„Dajte mi prosím vedieť do zajtra večera, či si môžete dohodnúť jedno z týchto stretnutí. Ak nie, teším sa na vaše alternatívne návrhy týkajúce sa vymenovania. ““
Vytvorte návrh schôdzky: Do formulára
To, či navrhované dátumy zahrniete do priebežného textu alebo ich uvediete v zozname, je vecou vkusu. Pre väčšinu príjemcov je pohodlnejšie prečítať si jasne uvedené návrhy schôdzok. Niekedy sa stáva, že sa informácie v texte preskočia.
Ak zadáte viac ako dva navrhované dátumy, zapíšte si ich do prehľadného zoznamu a bezprostredne pod odhadovanú dobu trvania. Potom sú všetky požadované informácie na jednom mieste a príjemca si ich môže prečítať na prvý pohľad.
Pretože niekedy sú také e-maily vytlačené a predložené šéfovi alebo prevedené na samostatný e-mail pre šéfa. V obidvoch prípadoch je praktické, ak sú všetky informácie, ktoré šéf potrebuje, zreteľne na jednom mieste a nemusia byť z textu „vyberané“.
Vytvorte návrh na vymenovanie: vzorka
Nie takto
Lepšie týmto spôsobom
Chceli by sme sa opýtať, či nám dávate príležitosť predstaviť vám našu spoločnosť.
Radi by sme sa vám predstavili - naša spoločnosť, naše silné stránky, naša ponuka služieb.
Klasické „týmto“ je pre súčasnú korešpondenciu tabu. Pretože ak nie „s týmto“, čo ešte?
Chytrá a neobvyklá alternatíva k obvyklej monotónnosti.
Vraciame sa k vašej návšteve nášho stánku a radi by sme vám ponúkli prezentáciu našej spoločnosti vo vašom dome.
Počas nášho rozhovoru v spoločnosti Anuga sme mali dojem, že by ste sa chceli dozvedieť viac o nás a našich produktoch. Radi za vami prídeme a presvedčíme vás o našich výrobkoch a našej spoľahlivosti.
Veľmi nepriamy a formálny prístup. Príjemca sa bude cítiť ťažko osloviteľný.
To je formulované sebavedomo a moderne. Trúfnite si byť priamy.
Pán Meier ma požiadal, aby som si s vami dohodol stretnutie.
Peter Meier ma požiadal, aby som si s vami dohodol stretnutie. Alebo: Peter Meier by sa s vami rád stretol.
Písanie „Herr“ namiesto krstného mena sa zdá byť vzdialené a takisto nie je aktuálne. „Uvedené do prevádzky“ znie príliš ako prijímanie objednávok.
Skutočnosť, že je uvedené prvé meno, robí vetu osobnejšou a „pýtaná“ robí asistenta rovnomernejším.
Navrhované termíny v angličtine a ďalších jazykoch
Ak ste v korešpondencii s inými krajinami, musíte si tu tiež dohodnúť schôdzky, či už ide o telefonickú konferenciu alebo schôdzku na mieste. Zhrnuli sme pre vás najbežnejšie jazyky a preklady.
Jazyk
preklad
Proposition de date/proposition de rendez-vous
5 bežných chýb pri alternatívnych schôdzkach
Alternatívy vymenovania by mali byť jasný a nezameniteľný byť komunikovaný. Vyhnite sa nasledujúcim nástrahám:
Zabudli ste stretnutie - Ako požiadať o stretnutie
Je tiež možné, že schôdzky z digitálnych kalendárov zmiznú z dôvodu technickej chyby.
V nasledujúcej časti uvádzame dva spôsoby, ako zdvorilo požiadať o schôdzku, na ktorú ste zabudli.
Ako požiadať o existujúci termín
Vážený pán Mustermann,
vo firme sme mali technický problém. Nie všetky udalosti sú už bohužiaľ digitálne zaznamenané.
Boli by ste taký láskavý a poslal nám schôdzku, pretože sme sa dohodli?
Ďakujem mnohokrát
S pozdravom
Takto to frázujete, ak ste zabudli termín
Vážená pani Mustermannová,
Na moju hanbu som po našom telefonáte zabudol zapísať si termín.
Bol by si taký láskavý a poslal by si mi to e-mailom?
Ďakujem mnohokrát.
S pozdravom
Záver: Pri schôdzke sa sústreďte na to podstatné
Ak musíte robiť obchodné stretnutia pre zamestnancov alebo nadriadených, mali by ste sa držať troch hlavných prvkov plánovania: Uveďte príležitosť a predpokladaný dátum, v prípade potreby ponúknite alternatívne stretnutia a nezabudnite pozvánku uzavrieť výzvou k akcii. Dobrá správa terminálov je vlajkovou loďou spoločnosti.
V dobe digitálnej komunikácie sa termíny a navrhované termíny rýchlo strácajú. Sústreďte sa na to najdôležitejšie vo vašom e-maile a choďte na vec s „predmetom“. Aj keď je plánovanie schôdzky jednou z vašich bežných rutinných úloh ako sekretárka a asistentka, nikdy by ste nemali stratiť svoju individualitu. Prispôsobte svoj štýl písania vzťahu s príjemcom.
Tento článok obsahuje nápady na formuláciu od Claudie Marbachovej.
FAQ: Ako zariadiť schôdzky kompetentne a profesionálne
Čo by som mal venovať pozornosť pri schôdzke?
Pri schôdzke jasne uveďte miesto a čas stretnutia. Uveďte presný dátum a deň v týždni a čas. V niektorých prípadoch je relevantné aj trvanie stretnutia.
Ktoré médium si mám zvoliť na schôdzku?
Na otázku, kedy napísať e-mail alebo list, neexistuje univerzálna odpoveď. Keď kontaktujete žiadateľa, je dobré rozhodnúť sa o médiu, cez ktoré sa komunikácia predtým uskutočňovala. Ak však na veľtrh pozvete obchodného partnera, list vyzerá vážnejšie.
Môžem si dohodnúť stretnutie telefonicky?
Ak je to urgentné, je dobré sa telefonicky dohodnúť.
Ako mám konať, ak si chcem dohodnúť stretnutie čo najskôr?
Zdvorilo, ale pevne im dajte vedieť, že na vás tlačí čas. Dajte si jasne najavo, že potrebujete vedieť, ktorý dátum je vhodný. Ujasnite si, že rýchla odpoveď je pre vás dôležitá.
Ako sa môžem vyhnúť chybám pri plánovaní schôdzky?
Pridajte deň v týždni, keď pri schôdzke spomeniete dátum. Rýchlejšie si to všimnete, ak napríklad urobíte chybu za mesiac alebo sa mýli korešpondent. Chyba pri plánovaní schôdzky bude objavená rýchlejšie v stredu 18. marca, ako keby ste si schôdzku dohodli iba do Marca “.