Naučiť sa uprednostňovať Hodnotenie, odmietanie alebo prijímanie úloh - magazín pre manažérov
ILUSTRÁCIA: MARIA CORTE
Pretože veľa spoločností pracovalo naprieč oddeleniami a funkciami, nerozdelili úlohy ostro a neumožnili pokyny od viacerých ľudí, práca sa skomplikovala. Väčšina z nás dnes spracúva dotazy každý deň celé hodiny. Obavy sú niekedy formálne, niekedy neformálne, niekedy veľké, niekedy malé. Pochádzajú nielen od priamych nadriadených a spoluhráčov, ale aj od „interných zákazníkov“ zo všetkých oblastí organizačnej schémy. Existujú žiadosti aj od externých záujmových skupín: rodiny, priateľov a známych, niekedy dokonca úplne cudzích ľudí. Prenesiete sa cez stôl, na schôdzku Zoom, telefonicky, e-mailom alebo okamžitou správou - hľadanie nikdy nekončí.
je zakladateľka manažérskej poradenskej spoločnosti Rainmaker Thinking a autor knihy „Umenie byť v práci nepostrádateľní: zvíťaziť nad vplyvom, prekonať nadmerné nasadenie a dosiahnuť správne veci“ (Harvard Business Review Press 2020).
Tento príliv otázok je odstrašujúci. To, ako sa s tým vyrovnáte, je dnes viac ako kedykoľvek predtým rozhodujúce pre váš profesionálny úspech a vašu osobnú pohodu. Nemôžete povedať áno všetkým a všetkým a potom robiť všetko dobre. Ak prevezmete príliš veľa úloh alebo sa nesprávne zameriate, strácate čas, energiu a peniaze. Nezameriavate sa na to, čo je skutočne dôležité. Napriek tomu nikto nechce obťažovať alebo sklamať svojich kolegov alebo iných opatrovateľov - alebo, čo je ešte horšie, blokovať dôležité príležitosti v práci alebo živote.
Musíte sa teda naučiť, kedy a ako povedať ako nie, tak aj áno. Uvážené nie vás ochráni. Správne áno vám umožňuje slúžiť ostatným, robiť zmeny, úspešne spolupracovať a zvyšovať svoj vplyv. Vaším cieľom by malo byť vybudovanie si reputácie, keď zo správnych dôvodov hovoríte nie v pravý čas, aby sa každé vaše áno skutočne počítalo.
Ako to robis V rámci svojich desaťročí výskumu v stovkách organizácií som sa pozrel na to, čo robí z ľudí, ktorí sú najviac cenenými, nepostrádateľnými zamestnancami. Pri tom som objavil základný rámec, o ktorom si myslím, že funguje. Skladá sa z troch častí: vyhodnotiť žiadosť; povedz opodstatnené nie; a doručte áno, s ktorým môžete byť úspešní.
Ohodnoťte otázky
Pokiaľ ide o finančné investície, väčšina z nás postupuje náležito - zhromažďujeme viac informácií, aby sme mohli urobiť informovaný úsudok. Keď na dopyt odpoviete áno alebo nie, nakoniec sa rozhodnete, ako investovať svoje osobné zdroje, takže by ste mali toto rozhodnutie zvážiť rovnako opatrne.
Začína sa to tým, že trváte na tom, aby bola požiadavka jasne definovaná. Niekedy je požiadavka nepresná a nepochopená: znie to ako viac alebo menej práca, ako je v skutočnosti, alebo vás vyvádza z omylu. Preto by ste mali pomôcť sebe a žiadateľovi zistením základných podrobností žiadosti. Zaobchádzanie s touto vecou do hĺbky vám môže získať reputáciu veľmi dobrej prístupnosti. To však neznamená, že s požiadavkou súhlasíte. Signalizujú iba to, že potreby druhej osoby beriete vážne, či už môžete, alebo nemôžete pomôcť.
Pýtajte sa, robte si poznámky a objasňujte všetky aspekty aplikácie vrátane nákladov a prínosov. Poznámky, ktoré si vezmú právnici, účtovníci a lekári pri svojich prvých pohovoroch, slúžia ako pomôcka - tieto zápisnice sa používajú na zaznamenanie podrobností o potrebách každého klienta. V zásade pomáhate uchádzačovi s doladením jeho žiadosti tak, aby sa stala riadnou aplikáciou. Pôvodný protokol by mal obsahovať tieto body:
Dnešný dátum a čas.
Kto je žiadateľom?
Aký výsledok sa očakáva? Uveďte konkrétne informácie.
Do kedy by mala byť objednávka hotová?
Aké zdroje sú potrebné?
Kto je zodpovedný za túto záležitosť a kto má súhlas od tejto osoby alebo skupiny?
Aké sú možné výhody?
Aké sú zrejmé a skryté náklady?
Čím je dopyt väčší alebo zložitejší, tým viac informácií by ste mali zhromaždiť. Samozrejme existujú požiadavky, ktoré na prvom mieste nemôžete alebo nechcete splniť. A k vášmu stolu prídu dotazy, ktoré sú také nepodstatné, že sa prepis konverzácie zdá byť nepotrebný - alebo by písanie záznamu trvalo dlhšie, ako bola požiadavka splnená.
Znalosti najlepších - o dôležitých otázkach týkajúcich sa vodcovstva, stratégie a riadenia.
Poskytujeme vám know-how z najrenomovanejších univerzít na svete, jasné a použiteľné pre váš každodenný život ako manažéra.
Obchodný manažér Harvardu
Znalosti, nástroje a nápady pre udržateľný úspech - ako aplikácia a elektronická kniha
Prístup k najlepším textom posledných rokov
Inšpirácia, vodcovské schopnosti a praktické tipy pre úspešných manažérov
Vyskúšajte jeden mesiac zadarmo
Zrušenie môžete kedykoľvek vykonať online.
Máte už digitálne predplatné? Zaregistrujte sa tu