Organizovanie podujatí - tak to funguje Marketing-BÖRSE
Aktualizácia 8. 8. 2019
Konferencie, kongresy a udalosti v Nemecku stále pribúdajú (1). Tvoria dôležitú súčasť marketingového plánu a je možné ich vynikajúcim spôsobom použiť na podporu lojality zákazníkov, zvýšenie imidžu a ďalšie vzdelávanie. Kto ich organizuje, musí veľa zvážiť. Tento 10-krokový plán má pomôcť.
1. Definujte myšlienku, ciele a cieľové skupiny
Základným kameňom pre každé plánovanie udalosti je myšlienka s definíciou cieľov a cieľových skupín. Skontrolujte, čo chcete touto udalosťou dosiahnuť. Slúži to na vernosť zákazníkov? Chcete ním zvýšiť svoj imidž? Slúži na ďalšie školenie a tímovú lojalitu zamestnancov? Napíš si ciele a využi ich ako základ pre ďalšie plánovanie. Je tiež dôležité zúžiť cieľovú skupinu. Je to udalosť pre vašich zákazníkov, pre nových zákazníkov, pre partnerov alebo pre vašich zamestnancov?
2. Typ, téma a motto podujatia
O akú udalosť by malo ísť? Seminár, konferencia, veľtrh, festival, kongres, večerné podujatie, výstava, slávnostné odovzdávanie cien, tlačová konferencia, roadshow alebo tímová akcia? Pod akou témou by malo byť podujatie vyhlásené? Môžete tiež vytvoriť heslo? Spoločnosť dmexco každý rok inzeruje s novým heslom. Tento rok je to „Dôverujte vám“. Dáva o tom vedieť aj tlačovou správou.
https://www.marketing-boerse.de/news/details/1921-dmexco-motto-fuer-2019-lautet-trust-in-you/157133
3. Dátum, čas a miesto
Popremýšľajte nad vhodným termínom konania akcie. Pamätajte tiež na ďalšie dôležité termíny - nedochádza k prekrývaniu s dôležitými veľtrhmi. Zvážte tiež alternatívny dátum.
Potom určite časový rámec, v ktorom sa udalosť koná: Je to seminár ráno alebo workshop v obedňajších hodinách, večerné odovzdávanie cien, jednodňový alebo dvojdňový kongres, päťdňová cestná prehliadka Nemeckom alebo víkendová tímová akcia?
Kde by sa malo podujatie konať? Máte svoje vlastné firemné priestory alebo potrebujete nájsť vhodný hotel na akciu? Je miesto ľahko dostupné? Potrebujete kyvadlovú dopravu? Ak sa to týka aj udržateľnosti a ekológie, malo by sa nájsť vhodné miesto so stravovaním.
4. Počet účastníkov
Kto je na akciu pozvaný? Koľko účastníkov očakávate? Prídu aj partneri a deti? Koľko je tam zamestnancov? V závislosti od počtu účastníkov je potrebné nájsť vhodné miesto.
5. Plánovanie rozpočtu a sponzori
Pred začatím podrobného plánovania by sa mal vyjasniť dostupný rozpočet. Platia účastníci malý príspevok alebo úplne hradia výdavky? Už ste našli sponzora alebo môžu byť náklady prerozdelené medzi partnerov?
6. Program a zodpovedný
Spojte program. Kto sú hlavní rečníci a prednášajúci? Existuje po prezentáciách súhrn pomocou grafického záznamu? Táto kampaň bola na DialogSummit veľmi dobre prijatá. Tu môžete vidieť úspešný príklad slávnostného odovzdávania e-mailov.
Určite, čo sa kde a kedy bude konať: privítanie a prednášky na hlavnom pódiu, majstrovské kurzy v miestnostiach 1 a 2, akcia 1 vo foyer, akcia 2 v hale 3 a akcia 3 počas obeda. Uvedené tiež na briefingu pre všetkých zodpovedných zamestnancov (zoznam), ktorí sú zodpovední za rôzne činnosti a ktorí sú zodpovední za rôzne subjekty. Pripomeňte všetkým hlavným rečníkom a prednášajúcim jeden až dva týždne pred podujatím. Nie, že by bol dátum v kalendári zadaný nesprávne a že si musíte krátko predtým nájsť vhodnú náhradu.
7. Sedenie
Existuje celý rad možností sedenia, napríklad banketové sedenie, blokové sedenie, štvorcový tvar, tvar E, rybie kosti, parlamentné sedenie, kruh stoličiek, rady stoličiek, tvar T a U, radové sedenie. Ak ste očakávali viac registrácií, môžete prejsť z radového sedenia na parlamentný stôl.
8. Vyhľadajte poskytovateľov služieb
Podľa rozsahu podujatia si ho môžete zorganizovať a uskutočniť sami. Možno však potrebujete podporu od poskytovateľov služieb. Môže to byť napríklad eventová agentúra, ktorá sa o všetko stará. Možno budete potrebovať fotografa, staviteľa scény, umelca, filmového a hudobného experta, moderátora a rečníka, podporu vonkajších programov alebo dopravy. Zoznam nájdete tu.
9. Bezpečnosť a spol.
Musia byť tiež dodržané požiadavky ako požiarna ochrana, lekárske služby, GEMA a zákaz vychádzania. Určite to nejde dobre, ak musí hudba po 22:00 náhle prestať, pretože polícia je pred dverami, aby narušila pokoj.
10. Reklama pred podujatím, počas neho a po ňom
Skoro pozvite na udalosť listovou poštou a e-mailom. Všetky dôležité informácie by mali byť na webových stránkach. Nezabudnite na oznámenie v rôznych kanáloch sociálnych médií a prostredníctvom tlačovej správy. Tu je zoznam PR profesionálov.
Počas udalosti možno budete potrebovať konferenčný priečinok s programom a novinárskou súpravou. Nezabudnite na značky a menovky hovoriacich. Môžete na seba upozorniť aj pomocou rolovacích displejov.
Po skončení akcie môžete uskutočniť prieskum spokojnosti zákazníkov a poučiť sa z odpovedí na ďalšie udalosti. Takýto prieskum dáva odpovede na to, čo bolo obzvlášť dobre prijaté: Boli to hlavné prednášky, majstrovské kurzy, odovzdávanie cien alebo tanečníci samby? Pozitívne vyhlásenia môžete použiť aj na inzerciu nasledujúcej udalosti. Následne pošlite účastníkom zobrazené prezentácie z PowerPointu a poďakujte im za účasť. Ak to viete, nezabudnite uviesť dátum na budúci rok.
Záver
Vďaka úspešnému a dobre organizovanému podujatiu na vás budú zákazníci, partneri a zamestnanci s láskou spomínať.
zdroj
1 - Nemecký trh s podujatiami zostáva dynamický - GCB German Convention Bureau e.V. Meeting- & EventBarometer 2018/2019 GCB
Ďalší článok k tejto téme, publikovaný 21. 3. 2018
Dokonalé plánovanie udalostí - 12 tipov
Podujatia sú ideálne na prilákanie nových zákazníkov a udržanie si zákazníkov. S úspešným uvedením budete v pamäti.
Event marketing je ideálny pre získavanie a udržanie nových zákazníkov. Stretnete sa s činiteľmi v odbore na veľtrhu alebo kongrese a môžete presvedčiť zákazníka priamym rozhovorom.
Plánovanie udalostí je dôležitou súčasťou marketingového plánu. Je potrebné objasniť otázky, napríklad: Na ktorých veľtrhoch vystavujeme? Robíme roadshow? Ak áno, s partnermi alebo bez? Ktoré miesto konania nám vyhovuje? S ktorými profesionálnymi poskytovateľmi služieb spolupracujeme? Dôvod premýšľať o plánovaní udalostí. Týchto 12 tipov by vám malo pomôcť.
1. Definujte cieľ a cieľovú skupinu
Predtým, ako začnete so skutočným plánovaním udalosti, je potrebné si najskôr ujasniť, ktorý cieľ s danou udalosťou sledujete. Slúži to na získavanie nových zákazníkov, starostlivosť o zákazníka alebo chcete urobiť vyhlásenie a vylepšiť svoj imidž? Alebo ste tréner/organizátor a obchodným modelom sú workshopy a semináre?
Ktoré cieľové skupiny by mali byť oslovené: B2B, B2C, milovníci psov, mileniáli nad 60 rokov, nadšenci motocyklov, architekti alebo fanúšikovia stavebných strojov? Zdokumentujte svoj nápad na podujatie a ciele, ktoré sa ním sledujú, bez ohľadu na to, či sa jedná o veľtrh, workshop, roadshow alebo firemné výročie.
2. Nastavte rozpočet
Predtým, ako začnete so skutočným plánovaním, je potrebné objasniť otázku rozpočtu. Aký je dostupný rozpočet? Malo by sa podujatie financovať samo - teda účastníci ho platia - alebo je podujatie bezplatné? Marketingový klub Karlsruhe pozval svojich členov na Palazzo Halle v Karlsruhe k jeho 50. výročiu. Bol to nezabudnuteľný večer a bol zdokumentovaný na videu.
3. Organizácia
Cieľ je definovaný a rozpočet stanovený. Teraz je čas sa usporiadať a naplánovať. Ak sa pri organizácii a implementácii spoliehate na eventovú agentúru, nájdete ju tu. Blog pre správu udalostí poskytuje dobrý príklad „kontrolného zoznamu“ v oblasti plánovania.
Dobrý softvér na správu udalostí vám môže pomôcť pri plánovaní.
4. Načasovanie
5. Umiestnenie a umiestnenie
Kde by sa malo podujatie konať? Napríklad Frankfurt má vlakovú stanicu a medzinárodné letisko. ICE zastavuje v Mannheime a regionálny vlak zastavuje vo Waghäusel. Dobre si rozmyslite, ktoré miesto sa najlepšie hodí pre vašu udalosť a vašu spoločnosť. Dôležitá je aj poloha. Hrad, zámok, bitúnok alebo by to malo byť klasickejšie - hotel? Nielen architekti sa cítia ako doma napríklad v hoteloch Marcel Wanders. Hviezdny návrhár zhromažďuje ceny a v januári bol v Kolíne nad Rýnom, deň pred medzinárodným veľtrhom nábytku, vyhlásený renomovaným časopisom o architektúre a bývaní „Dizajnérom roka“. Vybavil Kameha Ground v Bonne.
Alebo čo takáto akcia v Berlíne, priamo pri Brandenburskej bráne, v prestížnej budove Axica od amerického hviezdneho architekta Franka O. Gehryho? Tu môžete získať ponuku online.
6. Koncept pozvánky
Dobrá organizácia pozvánky vám môže ušetriť veľa času a peňazí. Viacúrovňová kampaň, osobný prístup s obsahom špecifickým pre cieľové skupiny (napr. Rôzne obsahové prístupy pre zákazníkov a zainteresované strany) vedú k väčšej reakcii. Elke Clausen poskytuje vo svojej knihe Digitálna transformácia - ako revolúciu vo svojej vedúcej generácii množstvo tipov na digitalizáciu v oblasti marketingu udalostí.
7. program
Existuje mnoho spôsobov, ako navrhnúť program. Podujatia a slávnostné odovzdávanie cien sa konajú pred prípravou veľtrhu. Na samotný veľtrh sú pozývaní renomovaní rečníci, ktorí priťahujú návštevníkov veľtrhu alebo návštevníkov kongresov. Napríklad dmexco 2017 v Kolíne ponúkol program superlatívov pre digitálnu ekonomiku: 570 špičkových medzinárodných rečníkov poskytlo nové podnety na zamyslenie na dôležitej prehliadke digitálnych inovácií a podporilo kreativitu, inovácie a vytváranie sietí. Môžu to však ponúknuť aj menšie podujatia: roadshow s partnermi a dobrými rečníkmi, raňajky na výmenu.
Sprievodná výstava má tiež veľký ohlas u návštevníkov. Veľtrh Karlsruhe vystavil staré stavebné stroje na dvojitom veľtrhu Recycling Aktiv/Tiefbau Live v Karlsruhe na výstavisku. Pásový nakladač Hanomag K5b, Dolberg 300 s rýpadlo-nakladačom, valce Vibromax a dve miešačky betónu od Asociácie historických stavebných strojov potešili návštevníkov.
Iný príklad: Na digitálnom summite boli okrem prezentácií a slávnostného odovzdávania e-mailov vynikajúce e-mailové kampane predstavené aj na výstave plagátov.
Tip: Zamyslite sa nad témami, ktoré vás zaujímajú v cieľovej skupine, a potom navrhnite svoj program.
8. Úvodná poznámka
Hlavná prednáška často otvára podujatie kľúčovým posolstvom podujatia a dáva účastníkom nové impulzy a nápady. Hlavný príspevok prednáša zvyčajne renomovaný rečník alebo profesionálny hlavný rečník. Tu by ste určite mali naplánovať časť svojho rozpočtu. Nemusí to byť hneď Bill Clinton. Za jediný prejav zarobil 500 000 dolárov. 2013 ste museli zaplatiť 5 000 eur za exministra (Welt.de).
9. Siete
Ponúknite príležitosti na vytváranie sietí. Napríklad kongresový veľtrh CCW v Berlíne ponúka okrúhle barové stoly vo výstavnej oblasti. Kávovar je hneď vedľa a cez prestávky sa podávajú malé sladké koláče. Je to skvelé miesto na rozhovor s ostatnými návštevníkmi veľtrhu. Ďalšou možnosťou je speed dating. Ponúkajú možnosť rýchleho kontaktu s väčšou skupinou ľudí.
10. Reklama, sociálne médiá a PR o udalosti
Web udalosti je nevyhnutnosťou. Osobne pozvite pomocou letáku, príspevku a e-mailu. Ohláste udalosť na špecializovaných portáloch. Objasnite si, či je aplikácia udalosti nevyhnutná. V oznámení by nemal chýbať dátum a miesto. Môžete tiež poskytnúť pokyny, ako sa tam dostať verejnou dopravou a autom.
Tlačová konferencia okolo podujatia podporuje povedomie. Zoznam PR profesionálov, roztriedených podľa priemyselných zameraní, nájdete tu.
Tip: Nezabudnite udalosť ohlásiť na rôznych sociálnych sieťach. Možno je zaujímavá aj zľava pre partnerov alebo tombola lístkov.
11. Rozhovor s hosťami
12. Prezentačné dokumenty
Po skončení podujatia môžete návštevníkom poslať prednáškové dokumenty a odkazy na videozáznamy rečníkov. Okamžite uveďte dátum nasledujúceho roku.
Záujmová skupina pre historické stavebné stroje e.V.: http://www.ighb.de
Gabriele Braun je výkonnou riaditeľkou adresárového marketingu poskytovateľa služieb-BÖRSE GmbH. IT expertkou je už viac ako 25 rokov.