Paretov princíp v manažmente času

Už počas štúdia a neskôr v zamestnaní sa počíta predovšetkým s jednou vecou: dobrý čas. Táto kompetencia je dôležitá aj pre 45 percent personalistov pre absolventov. Tu môže pomôcť Paretov princíp. Nikdy nepočul? Tu môžete zistiť, čo znamená Paretov princíp, tiež známy ako pravidlo 80/20, a ako je to jeden zo spôsobov, ako získať kontrolu nad časom počas štúdia a v práci.

To hovorí Paretov princíp.

Paretov princíp siaha až k jeho vynálezcovi Vilfredovi Paretovi. Na začiatku 20. storočia skúmal rozdelenie pozemkového vlastníctva v Taliansku a zistil, že 20 percent talianskych občanov vlastní 80 percent majetku štátu. Potom dospel k záveru, že napríklad talianske banky sa starajú o 80 percent svojich klientov s pätinou času, ktorý trávia.

Paretov princíp, tiež známy ako Paretov efekt alebo pravidlo 80/20, preto uvádza:

80% výsledkov možno dosiahnuť pri 20% celkového úsilia. Zvyšných 20% výsledkov vyžaduje najviac práce (80%).

Ďalšie príklady Paretovho princípu.

Distribúcia podľa Paretovho princípu je zrejmá aj v iných oblastiach. Niekoľko príkladov:

V mnohých spoločnostiach sa 80 percent predaja realizuje s 20 percentami výrobkov alebo zákazníkov.
V skladoch 20 percent výrobkov zvyčajne zaberá 80 percent priestoru.
20 percent webov na internete predstavuje 80 percent objemu dát.
80 percent obyvateľov miest v krajine žije v 20 percentách miest.
80 percent dopravy sa uskutočňuje na 20 percentách ciest.
Deti sa v 80 percentách prípadov hrajú iba s 20 percentami svojich hračiek.
Uskutočníte 80 percent svojich hovorov s 20 percentami svojich uložených kontaktov.
V 80 percentách času nosíte v skrini iba 20 percent všetkého oblečenia.
Pri správnom rozdelení priorít môže 20 percent úsilia často vykonať 80 percent celej práce.

Posledný príklad je rozhodujúci, pokiaľ ide o spojenie medzi Paretovým princípom a časovým manažmentom.

Paretov princíp a riadenie času.

Pravidlo 80/20 možno použiť aj na riadenie času v súkromnom živote, počas štúdia alebo v práci. Podľa toho je Paretov princíp metódou riadenia času, ktorá uprednostňuje dôležité časti projektu. Podľa Paretovho pravidla 20 percent úloh (alebo 20 percent času) dosahuje 80 percent výsledkov. Ak máte súčasne vykonať niekoľko úloh, je dôležité vytvoriť zoznam priorít.

Time management je rozhodujúcou kvalitou, najmä pre absolventov a mladých odborníkov. Očakáva sa, že takmer polovica osôb zodpovedných za ľudské práva bude mať bakalársky titul, ktorý okrem samostatnej práce má aj dobré schopnosti v oblasti riadenia času, ako ukazuje nasledujúca grafika.

zdroj: statista.de (2018): http://de.statista.com/statistik/daten/studie/203190/umfrage/meinung-zu-den-wichtsten-sozialkompetenzen-von-bachelorabsolventen/

Uplatnite Paretov princíp: dobrý čas.

Časový manažment počas štúdia alebo v profesionálnom živote znamená, že termíny môžete splniť prostredníctvom projektovej práce. Najmä pri paralelne prebiehajúcich úlohách je rozhodujúce vedieť, ktoré úlohy sú najdôležitejšie a mali by sa vykonať najskôr. A práve tu vstupuje do hry Paretov princíp: Zistením, čo je vlastne potrebné urobiť a čo je, v pravom slova zmysle, „strata času“, môžete štruktúrovať svoju prácu. To znamená, že sa pokúsite vykonať 80 percent práce za 20 percent času, pretože to sú rozhodujúce úlohy.

Konkrétny príklad pre každodenný život

Rodičia vám zavolajú v nedeľu ráno a prekvapia vás tým, že sa u vás zastavia na obed. Na vybičovanie bytu by ste potrebovali asi štyri hodiny na upratovanie, čistenie, umývanie riadu, upratovanie kúpeľne atď. Do poludnia vám ale zostáva už len jedna hodina. V túto hodinu urobíte to najdôležitejšie podľa Paretovho princípu. Napríklad urobíte posteľ, napcháte oblečenie a veci, ktoré ležia okolo v koši na bielizeň alebo pod posteľou, a dáte špinavý riad do umývačky riadu. Najhoršie sa robí za krátky čas a byt vyzerá na prvý pohľad uprataný.

Konkrétny príklad na štúdium

Máte projekt a o tri dni sa opäť stretnete so svojou projektovou skupinou. Počas tejto doby by ste mali preskúmať určitú tému a pripraviť ju. Predtým, ako strávite hodiny skúmaním, zamyslite sa nad tým, s akými informáciami bude váš tím pokračovať v práci na ďalšom stretnutí. Teraz iba preskúmate tieto základné informácie a svoje výsledky priamo predstavíte. Pre prezentáciu platí: Obsah a hrubá forma sú obzvlášť dôležité. Tieto je možné dokončiť za 20 percent z celkového času. Formátovanie, optické detaily alebo hudba na pozadí sú pre prezentáciu príjemné, ale nie také dôležité, ak máte málo času.

Konkrétny príklad tejto profesie

Mali by ste ráno zaškoliť nového zamestnanca a do obeda zároveň dokončiť sériu faktúr.

Pri vzdelávaní zamestnanca platí toto: Nemusíte ukazovať každý malý kútik kancelárie, ale najskôr len vysvetlite najdôležitejšie súvislosti, aby mohol začať pracovať. Aj tu sa uprednostňujú základné činnosti. Potom idete k návrhom zákonov a určíte priority, ktoré z nich sú rozhodujúce, pretože s nimi bude možno musieť naďalej pracovať iné oddelenie.

Paretov princíp vám pomôže rozdeliť si čas tak, aby ste urobili všetko dôležité, ale zvyšok času môžete venovať buď detailom, alebo urobiť niečo iné.