Softvér pre daňové poradenstvo Efektívne praktické informácie

Koenen, Stefan; Skontrolujte, Reinhold

Prehľad vývoja praktických dát s dynamickým riešením Excel s premennými

Vykonávanie lekárskej praxe si vyžaduje čoraz viac komplexného a aktuálneho prehľadu o výkonnosti vlastnej praxe a jeho schopnosť porovnávať ju s údajmi konkurencie. Okrem toho banky na základe požiadaviek § 18 nemeckého zákona o bankách požadujú od svojich klientov najmä to, aby mali zo svojho účtovníctva aktuálne a ekonomicky zmysluplné údaje.

Vždy aktuálny stav
Prezieravý lekár si preto už nemôže dovoliť generovať počas roka žiadne alebo iba neúplné údaje finančného účtovníctva. Základnou požiadavkou na riadenie akejkoľvek kvalifikovanej praxe je skôr to, aby všetky údaje podnikového účtovníctva boli vždy aktuálne a aby už boli zahrnuté základné ročné účtovné výkazy a účty časového rozlíšenia. Odpisy a úroky sú obzvlášť dôležité položky. Pre podrobnú analýzu je navyše nevyhnutné poskytnúť všetkým príspevkom zmysluplný text. Iba tak je možné rýchlo skontrolovať a zaúčtovať účty na účtoch finančného účtovníctva a lekár im porozumie.

Ak sú tieto predpoklady splnené, kvalifikovaná praktická návšteva už nestačí, aby si všimla a uložila mesačné hodnotenia riadenia podniku vrátane porovnania z predchádzajúceho roku, ako aj súhrny a zostatky od daňového poradcu. Pri takomto prístupe sa neberú do úvahy základné aspekty riadenia modernej praxe; lekár premešká príležitosť rozpoznať problémové tendencie v ranom štádiu a čeliť im. Jednou z možností, ako zjednodušiť a zefektívniť praktické ovládanie, je trojdielny model Excel, ktorý je tu uvedený a ktorý môže efektívne a lacno podporiť prácu daňového poradcu.

Je možné pomerne jednoduchými prostriedkami individuálne zostaviť a predstaviť kľúčové čísla, ktoré sú dôležité pre príslušnú prax. Všetko, čo potrebujete, je počítač s nainštalovaným programom Microsoft Excel.

Modul podávania správ
Modulárny, dynamický systém je šitý na mieru potrebám zdravotníckych pracovníkov na základe výpočtu nadmerného príjmu. Riešenie sa ľahko nastavuje a aktualizuje pre každého lekára. Tri komponenty riešenia, modul správy, modul plánovania a modul na porovnanie plánu a skutočnosti sú si v mnohých ohľadoch podobné, takže ilustrácia sa zameriava na modul správy, na ktorý sa zameriava aj praktický controlling.

Modul správy je možné podľa jeho štruktúry a obsahu (varianty zobrazenia) prispôsobiť potrebám konkrétnych skupín lekárov alebo jednotlivých lekárov. Napríklad je možné určiť, ktoré praktické údaje sú obzvlášť relevantné, a preto by sa mali uvádzať v prvom všeobecnom prehľade - bežný rok v porovnaní s predchádzajúcim rokom (obrázok 1).

Po otvorení modelu sa zobrazí „centrálna navigácia“. Hárky správ je možné ovládať pomocou tohto individuálne navrhnutého pracovného hárka. Pomocou symbolov šípok sa môžete vrátiť na centrálnu navigáciu alebo prepnúť na susedný pracovný hárok.

Časť zošita programu Excel, ktorá je viditeľná pre lekára, pozostáva zo štyroch „hárkov zamerania“ na rôzne účely vykazovania. V každom z týchto pracovných listov sú ovládacie prvky (rozbaľovacie zoznamy). Výber používateľa v jednom z týchto zoznamov alebo výberová kombinácia niekoľkých zoznamov s okamžitou platnosťou určuje, ktoré dátové rady sa zobrazia v diagrame a v príslušnej štruktúre tabuľky. Výsledkom je niekoľko stoviek užitočných vizualizácií alebo kombinácií vizualizácií vybraných praktických údajov. Model je úplne chránený proti chybám, používateľ môže používať iba vyššie uvedené navigačné prvky alebo vyberať obsah z rozbaľovacích zoznamov. Okrem toho nemôže vyberať ani meniť nijaké bunky ani iné prvky.

Najprv prehľad
V prvom prehľade môže lekár získať hrubý prehľad o základných údajoch z praxe. Na tento účel sa vývoj jednotlivých položiek zobrazuje v mesačnom časovom rade - pomocou diagramu a tabuľky. Porovnanie s predchádzajúcim rokom sa zobrazuje aj v obidvoch zobrazovacích formách (na obrázku 1 dátový rad pozostávajúci iba z markerových bodov). Na rozdiel od klasického BWA sa výber praktických údajov neobmedzuje iba na prehľad základných prevádzkových výnosov a nákladov (absolútny a v percentách) a od nich odvodený ročný výsledok. Ukazuje sa skôr vývoj likvidity súčasnej praxe (koľko likvidity vygenerovala prax po investovaní a splácaní úverov mesačne), vývoj výberov a v dôsledku toho vývoj zostatkov na bežných účtoch a pôžičiek z praxe.

Pre podrobnejšiu analýzu jednotlivých praktických údajov je možné v ďalšom zameraní (obrázok 2) vykonať porovnania v rôznych hodnotiacich pozíciách a rokoch. Napríklad vývoj obratu CT v aktuálnom roku možno porovnať s jedným zo štyroch predchádzajúcich rokov, a to tiež tu v tabuľke a diagrame. Porovnanie s akoukoľvek inou pozíciou je možné vykonať pre každú pozíciu v obchodnom hodnotení v praxi. Celkovo možno povedať, že hárok s výkazmi poskytuje veľké množstvo rozumných možností zobrazenia, ktoré vlastníkovi praxe umožňujú, aby mal kedykoľvek rýchly prehľad o vývoji bez pomoci daňového poradcu.

V nasledujúcom pracovnom liste je možné porovnať päť z najdôležitejších typov údajov alebo položiek podnikového hodnotenia v priebehu päťročného vývoja. Napríklad vlastník praxe môže navzájom porovnávať dlhodobý vývoj predaja alebo napríklad môže porovnávať výbery za posledných päť rokov so zodpovedajúcou likviditou praxe, aby mohol analyzovať, či sú výbery vhodné alebo na základe výsledku praxe príliš vysoké. Zároveň sa dalo urobiť vyhlásenie, ktoré sa bude dať skontrolovať analýzou krátkodobej likvidity v praxi.

Okrem takýchto interných analýz je pre mnohé postupy dôležitá externá prax alebo porovnanie v priemysle. V samostatnom zameranom hárku je možné každú pozíciu vlastnej praxe porovnať s príslušnou pozíciou pobočky (ak sú k dispozícii ich údaje), aby sa odfiltrovali vlastné silné a slabé stránky praxe.

Prípony
Ak sa údaje zaznamenávajú už niekoľko rokov, je možné na základe dodatočného, technicky podobne štruktúrovaného plánovacieho nástroja, pomerne ľahko vytvoriť plánovací výpočet pre prax, ktorý je vhodný z hľadiska nákladov a prínosov. V prvom kroku sa ako základ pre plánovanie budúceho roka použijú skutočné údaje z predchádzajúceho roku. Tieto údaje sa potom normalizujú a upravujú podľa očakávaní plánovaného roku. Ak vezmeme do úvahy aj očakávaný vývoj investícií a ich financovanie, ako aj výbery, bol vytvorený úspešný aj finančný plán, ktorý môže slúžiť ako základ kontrolnej praxe. Takto pripravený plánovací výpočet môže okrem analýzy „normálneho prípadu“ poskytnúť aj „najlepší prípad“ a „najhorší prípad analýzy“ pomocou takzvaných procesných variátorov. To ukazuje, aký dopad môžu mať malé zmeny v jednotlivých položkách na výsledky praxe na jednej strane a na súčasnú likviditu na druhej strane.

Týmto spôsobom sa dá napríklad ukázať, aké účinky má zavedenie štandardného objemu služieb alebo zvýšenie osobných nákladov v rôznych formách na čísla praxe.

Po vytvorení takého plánovacieho výpočtu je možné jeho údaje preniesť do iného modulu, a to na porovnanie skutočného plánu. Tu sa opäť používajú pracovné metódy modulu podávania správ. Týmto spôsobom môže lekár kedykoľvek pochopiť, či dosiahol svoje ciele ako celok alebo podrobne, alebo dokáže rozpoznať, kde existujú významné pozitívne alebo negatívne odchýlky a kde je potrebné v prípade potreby prijať nápravné opatrenia.

Technické aspekty
Modul správy je normálny pracovný priečinok v programe Excel verzie 2003. Rovnaký technický výsledok je možné dosiahnuť aj pri starších verziách tabuľky (od verzie Excel 2000). Zošit obsahuje 15 pracovných listov, z ktorých je päť viditeľných. Mimoriadne dôležité sú interné zdroje údajov modulu, šesť ďalších pracovných hárkov, v ktorých sa vybrané cvičné údaje každoročne uchovávajú ako konštanty, alebo ak sa nedodávajú v nadradených systémoch, počítajú sa pomocou vzorcov programu Excel. Posledne menované sa týka napríklad údajov o kvótach a ďalších kľúčových čísel.

Každý obchodný rok, ktorý sa má predstaviť, má svoj „vlastný“ list s údajmi. Šiesty hárok, ktorý je štrukturálne dosť podobný, obsahuje údaje o pobočkách, ktoré sa majú porovnať s konkrétnymi údajmi spoločnosti.

Ostatné pracovné listy modulu sa používajú pre technické vybavenie. Tu nájdete parametre a pomocné informácie pre aplikáciu. Dôležitú úlohu zohrávajú vzorce uložené hlavne v základnom liste. Reagujú na tie kliknutia myšou, ktoré používateľ vykoná v zaostrovacích hárkoch pomocou ovládacích prvkov (rozbaľovacie zoznamy). Vzorce potom kompilujú údaje, ktoré sú vizualizované v zobrazeniach hárka zamerania.