Základy PowerPointu Skrášlite prezentácie

Sekretári a asistenti na celom svete oceňujú PowerPoint ako spoľahlivý a užívateľsky prívetivý prezentačný program. Profesionálni používatelia vedia, ako používať základy aplikácie PowerPoint na efektívne odľahčenie šéfa. Keď mladí asistenti prichádzajú do styku s programom Microsoft PowerPoint prvýkrát, aby vytvorili profesionálne prezentácie na obrazovke, nastávajú dôležité otázky. Na ne je potrebné odpovedať vecne. V takom prípade bude asistent schopný pomôcť šéfovi odľahčiť navrhnutím prezentácie

powerpointu

Digitalizácia natrvalo zmenila svet podnikania a činnosti a procesy v spoločnostiach. Zatiaľ čo faktúry boli pred 30 rokmi pracne vytvárané na písacom stroji a organizačné schémy a grafika boli publiku, ktoré prejavili záujem, prezentované prostredníctvom spätného projektora, moderný softvér a digitálne zariadenia sú dnes súčasťou štandardného repertoáru a základov v kancelárii.

Víťazný pokrok a všeobecné rozširovanie počítačov začali napríklad spoločnosti Microsoft a IBM v 80. rokoch.

Zatiaľ čo prvé počítačové modely boli pre podniky a súkromných používateľov stále nákladné, iné spoločnosti ponúkali hardvér, ktorý sa rýchlo stal masovo kompatibilným. S DOS a Windows začala éra operačných systémov a softvéru, ktorá pomohla mnohým spoločnostiam vytvárať inovácie a konkurenčné výhody. Počítače a softvér sú dnes súčasťou základného vybavenia firiem a škôl a bez nich si nemožno predstaviť súkromné ​​domácnosti.

Počítač v kancelárii môže prispieť k efektivite iba pomocou softvéru zameraného na cieľ. Spoločnosť Microsoft túto skutočnosť pochopila rýchlo a ponúkla softvér, ktorý priniesol revolúciu v každodenných výzvach v kancelárii. Jednou z týchto softvérových aplikácií je Microsoft PowerPoint. PowerPoint bol vyvinutý v roku 1984 spoločnosťou Forethought v USA a pôvodne sa volal Presenter. V roku 1987 sa objavil program pre počítače Apple Macintosh.

V tom istom roku spoločnosť Microsoft získala práva na spoločnosť Forethought a v roku 1988 uviedla na trh prvú verziu programu Microsoft PowerPoint. Teraz sa predpokladá, že viac ako 1,2 miliardy ľudí na celom svete používa programovú rodinu Microsoft Office, a teda aj PowerPoint. To znamená, že každý deň sú navrhnuté a zobrazené milióny prezentácií v PowerPointe.

Takto vytvoril obsah program Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint je stránkový prezentačný program. To znamená, že prezentáciu je možné navrhnúť a zostaviť chronologicky, stránku po stránke. Takto môže byť štruktúrovaný proces prezentácie. Jednotlivé stránky sa nazývajú snímky.

Prezentácia by mala pripomínať vzrušujúci príbeh. Moderátorka sa snaží informovať a inšpirovať divákov dramatickým nárastom a využitím vizualizácií.

To sa v priebehu rokov zmenilo s prezentáciami

Aj keď pred rokmi bolo bežné hlavne zobrazovať súvislý text v prezentácii v PowerPointe, dnes je jedným zo základných postupov profesionalizácia prezentácií na obrazovke pomocou grafiky, animácií alebo Smartartu. Dizajn fólií je dnes jednou zo základných požiadaviek na pomoc. Je to dané hlavne tým, že v obchodnom živote je zvykom predstaviť spoločnosť alebo produkty prezentáciou.

Prezentácia by mala byť štruktúrovaná tak, aby hovorené slovo v prezentácii a vizuálne znázornenie vyústili do jednotky. Prezentácie v PowerPointe je možné zobraziť na notebooku, tablete alebo smartfóne, obrazovke počítača, televízore, videoprojektore (Beamer) alebo veľkoformátových videostenách.

Aké možnosti a funkcie ponúka PowerPoint

Microsoft PowerPoint ponúka nespočetné množstvo možností a funkcií na prezentáciu prezentácie jedinečným spôsobom. Čím viac sekretárok v kancelárii sa zaoberá základmi a možnosťami aplikácie PowerPoint, tým efektívnejšie a udržateľnejšie môžu byť prezentácie. Školenia môžu tiež pomôcť ešte lepšie internalizovať jednotlivé špecifikácie softvéru a rozšíriť odborné znalosti prostredníctvom odborných tipov.

Program PowerPoint zapôsobí predovšetkým na nových používateľov jednoduchou a zrozumiteľnou navigáciou v ponuke. Na paneli s ponukami v hornej časti aplikácie PowerPoint nájdu asistenti všetky funkcie, pomocou ktorých je možné vytvoriť prezentáciu. Nasledujúce položky ponuky a ich technické parametre sú nevyhnutné pre vytváranie kvalitných prezentácií.

Položka ponuky

Opis funkcie

V časti „Súbor“ nájdu používatelia aplikácie PowerPoint všetky základné možnosti na uloženie prezentácie, jej tlač, zdieľanie s ostatnými ľuďmi v kancelárii alebo jej export. Je tiež vhodné, aby asistent chránil prezentáciu pre šéfa. S ochranou filmu pridelením hesla nemôžu neoprávnené osoby vykonať v prezentácii žiadne zmeny.

Po výbere šablóny alebo pri spustení novej prezentácie je predvolené „Štart“. V časti Spustiť možno vytvoriť a navrhnúť prvú snímku a pridať ďalšie snímky. Môžu byť vložené textové prvky, ako aj tvary, písma alebo farby. Zaujímavá je možnosť asistentov diktovať texty priamo mikrofónom.

Položka ponuky „Vložiť“ je pre asistenta obzvlášť zaujímavá, keď sa na snímku vkladajú externé grafiky, objekty, diagramy alebo filmové sekvencie. Pomocou položky ponuky „Vložiť“ je možné navrhnúť hlavičky a päty alebo vložiť umelecké texty pomocou WordArt. Ak nemáte dostatočné skúsenosti s vkladaním predmetov ako asistent, môžete to vyskúšať v PowerPointe. Každú zmenu je možné vrátiť jednoduchým kliknutím na tlačidlo.

V položke ponuky Koncept môže asistent ľahko upraviť dizajn snímky. Na základe šablóny je možné zvoliť rôzne špecifikácie fólií. Majú napríklad nápadnú farebnú schému, odlišný dizajn alebo ich je možné meniť z hľadiska farieb, písma, pozadia alebo efektov.

Na profesionálne navrhnutie prechodov snímok sú potrebné položky ponuky „Prechody a animácie“. Efekty medzi dvoma snímkami môžu v publiku vzbudiť záujem alebo napätie. Tento efekt je možné zosilniť, ak sú zvukové súbory presne integrované, aby sa správa o produkte alebo informácia o produkte udržala ešte udržateľnejšie. Ukázalo sa, že vizualizácie a zvuky v prezentáciách zlepšujú retenčný výkon poslucháčov a divákov.

Tajomníci zvyčajne vytvárajú prezentácie pre svojich manažérov. Túto položku ponuky je možné zvoliť, aby ste mohli kedykoľvek pochopiť, ako sa snímky pri navrhovaní prezentácie v programe PowerPoint zobrazujú ako prezentácia. Jedným kliknutím sa vstupná obrazovka zmení na prezentačnú obrazovku. Táto položka ponuky je obzvlášť dôležitá pre sekretárku, keď boli do prezentácie pridané animácie. Účinnosť a vzhľad týchto prvkov je možné skontrolovať v položke ponuky prezentácie na obrazovke.

Tajomníci, ktorí používajú Microsoft Office 365 v kancelárii, sú oboznámení s komentárovými funkciami Wordu alebo Excelu. PowerPoint taktiež ponúka nadriadeným možnosť vyhodnotiť a opraviť vytvorenú prezentáciu. Pomocou funkcie komentárov je možné prezentáciu na obrazovke sprofesionalizovať a prispôsobiť požiadavkám manažéra.

Ponuka „Kontrola“ zároveň ponúka kontrolu pravopisu a kontrolu, či bola prezentácia vytvorená podľa prístupných kritérií. Pri odosielaní prezentácie e-mailom by sa malo zabezpečiť, aby ľudia so zdravotným postihnutím mohli súbor PowerPoint bez problémov otvoriť a prezerať.

Položka ponuky „Zobraziť“ uľahčuje sekretárkam prezeranie prezentácií v obrysovom režime, v režime tlače alebo v zobrazení na čítanie. Dôležitá je aj predloha snímok obsiahnutá v ponuke. Pomocou tohto integrovaného nástroja je možné automaticky meniť písma, rozloženie snímky alebo farby na všetkých snímkach.

V ponuke Pomocník môžu sekretári nájsť rozsiahly interaktívny súhrn pomocníka. Zároveň je možné odoslať spätnú väzbu spoločnosti Microsoft alebo si pozrieť novinky po aktualizácii aplikácie.

Funkcia vyhľadávania je nevyhnutná pre neskúsených používateľov aplikácie Microsoft PowerPoint. Pomocou jednoduchých kľúčových slov môžu sekretárky nájsť dôležité položky ponuky bez odborných znalostí. Z tohto dôvodu je položka ponuky „Hľadať“ jednou z najdôležitejších oblastí aplikácie Microsoft PowerPoint. Funkcia vyhľadávania zobrazuje všetky možnosti prispôsobenia prezentácie.

Tlačte snímky z PowerPointu

Prajete si vytlačiť svoje PowerPoint snímky vo formáte A3? Mali by ste venovať pozornosť týmto nastaveniam.

Efekt výplne, gradient: Aplikácia Powerpoint sa stala inteligentnou!

Powerpoint sa stále učí. Zaobchádza s viacerými zoskupenými položkami ako s jedným objektom. Určite to poznáte, napríklad keď používate animáciu. Teraz však toto správanie podporuje aj formátovanie. Už nemusíte navrhovať každý prvok ručne - čo šetrí drahocenný čas.

Predpokladajme, že na vizualizáciu procesu potrebujete niekoľko šípok v rade alebo blokovať šípky. Z tohto dôvodu ste z automatických tvarov vybrali „Vrúbkovanú smerovú šípku“, duplikovali ste ju tak často, ako je potrebné, usporiadali ju a potom zoskupili.

  • Objekt je teraz vybratý a kliknutím môžete presunúť kartu Nástroje kreslenia do popredia.
  • V skupine Typy tvarov vyberte Efekt výplne, Prechod.
  • Nájdite vhodný gradient.

Ukážka už ukazuje, že PowerPoint neuplatňuje návrh na jednotlivú šípku, ale na všetky ako skupinu. Napríklad šípka úplne vľavo sa zosvetlí, ostatné sú tónované tmavšie.

Z jednoduchej šípky vyčarujte blokovú šípku

Ak chcete, aby jedna šípka vynikla viac, naformátujte ju na blokovú šípku. Kliknite na požadovanú šípku. Zobrazia sa rohové body, pomocou ktorých môžete šípku zväčšiť. Takto sa vytvorí bloková šípka.

Ktoré komponenty vytvárajú cielenú prezentáciu

Profesionálna prezentácia zvyčajne zaujme kombináciou príťažlivého dizajnu a zaujímavých a na cieľ zameraných faktov. Pri navrhovaní prezentácie by mal tajomník pripisovať veľký význam zmysluplnému štruktúrovaniu všetkých údajov a informácií. Proces prezentácie by mal byť stredobodom pozornosti každej prezentácie. Úspešní prezentujúci kompetentne prevedú publikum prezentáciou. Je nevyhnutné, aby sa prednášajúci neustále zameriaval na publikum, a nie na prezentáciu v PowerPointe. Je to prostriedok na záver, ktorý podčiarkuje, čo sa už povedalo, alebo na zvýšenie retenčného výkonu publika pomocou vizualizácií.

Poradcovia, internetové fóra alebo špeciálne semináre o programe PowerPoint poskytujú zamestnancom na sekretariáte pozoruhodné tipy, ako je možné cielene a zaujímavo navrhovať prezentácie na obrazovkách. Rozloženie snímky, ktoré neodvádza pozornosť od prezentácie, vyzerá zodpovedne fontmi, farbami a tvarmi, ktoré zapadajú do celkového obrazu. Obsah snímky sa zároveň musí zhodovať s prezentujúcim a jeho štýlom prezentácie. Zahŕňa to znenie, poradie viet a rétorické štylistické prostriedky.

Najmä keď sekretárka pripravuje prezentáciu v mene svojho manažéra, musí zabezpečiť, aby bola oboznámená s témou a cieľmi svojho šéfa. Z tohto dôvodu má zmysel, aby sa asistent pred počatím podrobne zaoberal špecifikáciami šéfa. Na predbežnom stretnutí by mala byť cesta k cieľu prezentácie a všeobecná podoba snímok zosúladená z hľadiska farebnosti, textov snímok a prechodov snímok. Empatia, cit pre atraktívny dizajn a profesionálna prezentácia faktov a informácií sú základnými stavebnými kameňmi každej úspešnej prezentácie.

Ako vizualizácia objasňuje a posilňuje obsah prezentácie

Po cielenej príprave a návrhu jednotlivých snímok môžu byť užitočné vizualizácie, vďaka ktorým bude prezentácia pre divákov zážitkom. To je nevyhnutné, ak má prezentácia na obrazovke stimulovať nákup alebo povzbudiť divákov, aby konali. Vizualizácie objasňujú a posilňujú slovné výroky. Fakty vhodnými tvarmi, obrázkami alebo grafikou ožívajú a majú jasné a zrozumiteľné použitie.

Používanie vizualizácií a vhodných animácií a grafiky zabráni tomu, aby sa publikum nudilo. Efekt, že sa prezentácia stane nudnou po niekoľkých minútach, pozná takmer každý zamestnanec, ktorý osobne zažil prezentácie. Blúdiace myšlienky alebo únava sú výsledkom prezentácie na obrazovke bez vizualizácií a zvýraznenia obsahu. Z tohto dôvodu by mali byť do prezentácie obrazovky integrované vhodné obrázky a grafika, ktoré priťahujú pozornosť.

Ako môže moderátor urobiť prezentáciu živou

Cielená príprava obsahu, presný dizajn snímok a vizualizácie sú dôležité a rozhodujúce body pre živú prezentáciu. Sekretárka sa časom naučí efektívne využívať základy aplikácie PowerPoint a vytvárať prezentácie, ktoré inšpirujú. Vďaka ďalším vedomostiam a tipom môže byť prezentácia cennejšia a podčiarkujú dôležité vyhlásenia.

Popri dizajne žije prezentácia na obrazovke rovnako ako prezentácia moderátora. Ak sú prezentácia v PowerPointe a prednáška zladené, moderátor sa javí autentický. Jeho informácie obzvlášť zapôsobia na publikum, keď sú prezentované spôsobom zameraným na výhody. Aby sa to dosiahlo, tajomník sa môže počas prípravy zamerať na nasledujúce otázky:

  • Aké fakty a informácie zaujímajú publikum?
  • Musia byť uspokojené to, čo potrebuje alebo potrebuje poslucháč?
  • Akú pridanú hodnotu poskytuje prezentácia na obrazovke pre publikum?
  • Ako možno rozumne použiť obrázky, objekty, diagramy alebo grafiku?
  • Koľko snímok je vhodné osloviť a inšpirovať publikum?

Moderátor tiež skóruje:

  • rétorika,
  • Otvorenosť, ako aj sympatie a
  • rozumne používa jeho hlas a reč tela,

publikum sa cíti osobne oslovené. Týmto spôsobom sa udržateľne zvyšuje záujem a udržanie publika.

Zhrnutie: čo je pri prezentácii nevyhnutné

Dobre pripravená a tvorivo presvedčivá prezentácia je bezcenná, ak je podaná bez štýlu, nudne a bez použitia reči tela. Naopak, živá prezentácia rečnícky šikovného rečníka sa javí ako neprofesionálna, ak je usporiadanie snímok zvislé a nepredstaviteľné a prichádza predovšetkým s pravopisnými chybami. Súhra:

  1. Kvalita informácií a faktov a jedna
  2. profesionálne a dokonale navrhnuté usporiadanie snímok

inšpiruje publikum a má na ne autentický a informačný účinok.