11 najlepších tipov na výber dokonalého partnera pre umiestnenie udalosti
Okrem uceleného konceptu a dobrého rozprávania príbehu je potrebné aj optimálne umiestnenie perfektnej udalosti, na ktorú si hostia ideálne spomenú po rokoch. Výber miesta udalosti často určuje úspech alebo neúspech udalosti. Pri rozhodovaní o mieste konania by ste preto mali venovať čas a zvážiť niekoľko dôležitých aspektov.
Zhromaždili sme 11 dôležitých aspektov pre výber dokonalého miesta konania udalosti:
1. Veľkosť miesta konania udalosti
Veľkosť miesta by mala byť v každom prípade prispôsobená očakávanému počtu účastníkov. Ak je miesto konania udalosti príliš veľké, zdá sa, že sa hostia podujatia často stratia. Ak je miesto naopak pre počet hostí príliš malé, celá udalosť sa rýchlo javí stiesnená a hostia si v hlavách uchovávajú negatívny obraz udalosti. Preto by sme mali predovšetkým zvážiť potrebný priestor.
2. Poloha miesta
Obzvlášť dôležité je aj miesto konania. V závislosti od konkrétnej udalosti bude možno potrebné cestovať autom alebo mestskou hromadnou dopravou. Dostupnosť dostatočného parkovacieho miesta je preto nevyhnutnosťou. Kvôli ubytovaniu účastníkov by parkovacie miesta mali byť podľa možnosti bezplatné.
Ak je spojenie s verejnou dopravou nedostatočné, je vhodné zabezpečiť kyvadlovú dopravu z najbližšej železničnej stanice k udalosti. Ďalšou službou pre účastníkov, ktorí sa vydajú na dlhšiu cestu, je hľadanie vhodných nocľahov a ich dostupnosti počas podujatia.
3. Infraštruktúra miesta konania
Infraštruktúra miesta konania podujatia zahŕňa aspekty ako veľkosť vonkajšej plochy a počet dostupných miestností. Ak sú potrebné štrukturálne zmeny v mieste - napríklad pri inštalácii vybavenia - malo by to byť vopred určite vyjasnené s prevádzkovateľom miesta. V opačnom prípade môže po udalosti dôjsť k nepríjemnému prekvapeniu, napríklad keď budete musieť uhradiť náklady na opravu v zozname chránených múrov.
Štadióny ponúkajú optimálnu infraštruktúru (Obrázok: Grohe AG)
Ak je to potrebné, malo by sa skontrolovať, do akej miery je možné miestnosť zatemniť. Projekcia na plátno, napríklad, ktorá je zobrazená v jasnom svetle, dlhodobo upriamuje pozornosť účastníkov na test. V opačnom prípade by sa tiež mali zistiť možnosti osvetlenia a prítomnosť denného svetla. Špeciálne pre dlhšie akcie je vhodné zvoliť miesto konania akcie s mnohými oknami, pretože atmosféra je často príjemnejšia a pôsobí na účastníkov relaxačne.
Podľa štruktúry udalosti a použitia pódií, obrazoviek atď. pohľad na príslušnú prezentáciu je potrebné skontrolovať z rôznych pozícií v hale. Najmä stĺpce môžu blokovať výhľad a priťahovať negatívnu pozornosť.
Ak sa na podujatie musia dodať veľké objekty, mala by sa zistiť dĺžka a šírka prístupových ciest k miestu konania, možnosti nakládky a vykládky a v tomto prípade výška miestností.
Malo by sa zvážiť aj dostatočné množstvo vodovodných systémov, ktoré sú žiaduce v pôvodnom stave.
Jedným z aspektov, ktorý sa bohužiaľ často zanedbáva, je akustika v danom mieste a ako súčasť toho aj možná potreba mikrofónneho systému alebo zvukovej izolácie pri udalostiach s pravdepodobne vyššími hodnotami decibelov. Tento bod vedie priamo k nášmu ďalšiemu tipu:
4. Existujúca technológia udalosti v mieste konania udalosti
V závislosti od typu podujatia nie je optimálna technológia podujatia iba záležitosťou dobrej vôle: Mnoho podujatí má vysoké vstupné ceny, a preto je povinnosťou účastníkov, aby ich nenudili v zlej kvalite. Mimochodom, tento aspekt sa nevzťahuje iba na technológiu udalostí (viac v bode 8).
Pódium ceny FAMAB New Talent Award 2015 (Obrázok: Sylvia Koch)
Skontrolujte teda technické vybavenie miesta konania podujatia: Ak je to potrebné, zahrnuje to svetelný systém, maják, projektory, napájacie prípojky a zvukový systém vrátane mikrofónov alebo náhlavných súprav. V súčasnosti existuje nespočetné množstvo príležitostí na prenájom vybavenia pre neexistujúce, ale nevyhnutne potrebné vybavenie.
V dnešnej dobe je samozrejmosťou pre každého účastníka akcie mať zadarmo - v najlepšom prípade rýchlo - WLAN.
5. Vybavenie zariadenia
Zariaďovanie miest sa často veľmi líši. Väčšina miest konania akcií ponúka základné vybavenie a za ďalší nábytok si účtuje príplatok.
Pred návštevou miesta konania akcie by ste si mali ujasniť, aký typ nábytku potrebujete: Ak je to napríklad konferencia, je potrebný dostatočný počet stolov a stoličiek, ako aj pultík s mikrofónom, pódium alebo prípadne Priečky. Na druhej strane pri galavečere alebo uvedení produktu na trh má väčší zmysel zabezpečiť na krátke prestávky napríklad vysoké stolíky alebo pohodlné sedačky alebo salónik.
Konferenčná miestnosť v Herrenhausenovom paláci
V každom prípade je vhodné ponúknuť hosťom pohodlné sedenie, najmä na dlhšie udalosti a najmä v zime, šatňu, aby ste mohli vyzliecť hrubé kabáty.
Na odhadnutie počtu potrebných miest je k dispozícii sofistikované miesto Vedenie účastníkov s ktorými môžu účastníci získať ďalšie užitočné informácie v rámci GDPR.
6. Stravovanie v mieste
Niektoré miesta majú zmluvy s určitými dodávateľmi jedla alebo ponúkajú vlastné stravovacie služby. V takom prípade máte obmedzený výber stravovania. Preto by ste sa mali ubezpečiť, že ponúkané stravovanie zodpovedá požiadavkám a predstavám.
správa udalostí a catering
Spravidla si však môžete najať externého dodávateľa jedla. V takom prípade by sa malo skontrolovať, či má stravovacie zariadenie dostatočné chladiace zariadenie a priestor na uloženie svojich výtvorov. Ak si obstarávateľ prinesie svoje vlastné vybavenie, musí sa zabezpečiť, aby bola elektrická sieť daného miesta navrhnutá na to a nespôsobovala skrat v kombinácii s existujúcou technológiou udalostí.
Podľa rozsahu podujatia môžete zvážiť, či má rozdelenie stravovania v danom mieste zmysel, aby ste sa vyhli dlhým radom - hladný žalúdok nie je dobrým znamením a účastníci podujatia si ho budú určite pamätať negatívne.
>> Inšpiráciu na stravovanie a súčasné potravinové trendy nájdete tu.
7. Personál na danom mieste
Správny personál je pre udalosť rovnako dôležitý ako správne stravovanie. Priateľský a zdvorilý personál zabezpečí, aby sa hostia cítili príjemne a vytvorili príjemnú atmosféru.
Ako dobre chutí najchutnejší pstruh potočný, keď ho nevkusne hodí na tanier zle naladený zamestnanec? Aj podrobný priečinok s prezentáciou je oveľa menej hodnotný, ak je nedbalo narazený na stôl účastníkov podujatia. Personál by mal byť preto pred nasadením dostatočne informovaný o pravidlách správania sa voči hosťom.
FR Catering, príklad implementácie komunikačného zadania pre personálne služby, predmet Adam & Eve
Okrem toho by ste mali mať jasno v tom, v akých oblastiach je personál potrebný - napríklad stravovanie, informácie, šatňa, toaleta, ... - a koľko personálu je potrebný. Oblečenie personálu možno tiež ľahko prispôsobiť téme podujatia a rovnako ako dekorácia miesta môže poskytnúť zábavnú a značnú pridanú hodnotu.
Mnohé miesta majú vlastných zamestnancov, ktorí sú nasadení na udalostiach. S cieľom zabezpečiť bezproblémovú organizáciu by sa malo ujasniť, či je počet zamestnancov dostatočný, pre ktoré oblasti je personál potrebný a kto je zodpovedný za organizáciu personálu.
8. Kvalita podujatia
K tomuto bodu netreba veľa hovoriť: kvalita je rozhodujúcim faktorom pri každej udalosti. Najmä ak je účasť na podujatí spojená s nákladmi, je organizátor povinný zabezpečiť dobrú kvalitu v každej oblasti. Zlú kvalitu si určite všimneme negatívne.
Popoludňajšie stretnutie na vonkajšej terase Cirkusového cirkusu v Scalaria Eventresort (Foto: Jörg Küster)
V prípade pochybností by mala byť zlá prezentácia alebo podradné produktové portfólio úplne vymazaná: Platiaci hostia si to zaslúžia.
9. Zabezpečenie udalosti
Bezpečnostný aspekt na udalostiach je čoraz dôležitejší, stále sa však často podceňuje alebo sa považuje za nedôležitý. Bezpečnosť hostí a personálu by však mala byť prioritou: zranenia a následné nároky na náhradu škody nie sú nikomu doručené.
Podujatie zabezpečené zábranami z eps
Na mieste by ste mali zistiť, kde sú únikové dvere a trasy, hasiace prístroje, núdzové osvetlenie a lekárnička.
Pre zaistenie bezpečnosti by sa mali dodržiavať zákonné bezpečnostné predpisy. Napríklad únikové dvere a únikové cesty nesmú byť zamknuté alebo blokované a musia byť primerane označené. Platnosť existujúcich hasiacich prístrojov nemala byť ukončená a mali by byť k dispozícii v dostatočnom počte.
>> Komplexný prehľad o bezpečnosti udalostí s príslušnými článkami o bezpečnostných koncepciách, riadení účastníkov a bezpečnosti práce nájdete tu.
10. Predpisy v lokalitách
Pri prenájme miesta konania akcie - ako by to mohlo byť inak - je potrebné dodržiavať nespočetné množstvo predpisov, napríklad vyhlášku o mieste zhromaždenia. Vyhláška v závislosti od štátu objasňuje výstavbu a prevádzku lokalít. Preto by si malo byť vopred s prevádzkovateľom miesta ujasnené, či a v akom rozsahu je potrebné poistenie uzavrieť.
Fajčiarska časť v XPOST Kolín nad Rýnom
S majiteľom by ste mali vysvetliť aj domáci poriadok. V tejto súvislosti sú osobitne zaujímavé aspekty všeobecného rozsahu a existencia zákazu fajčenia alebo samostatnej fajčiarskej oblasti.
11. Prenájom miesta a ďalšie náklady na miesto konania
Perfektné umiestnenie sa našlo, rozpočet zapadá a akcia je na dosah! Ale prestaňte: Rovnako ako pri bežnom prenájme bytu, aj pri nájme miesta je potrebné zohľadniť ďalšie náklady. Pred podujatím by si malo prevádzkovateľ miesta vyjasniť, či sú v prenájme miesta zahrnuté ďalšie náklady ako elektrina, kúrenie, likvidácia odpadu a konečné upratovanie, ako aj existujúca technológia podujatia. Inak môžu po udalosti nastať finančné prekvapenia!
Ak stravovanie poskytuje prevádzkovateľ miesta, mali by ste sa pred podujatím vopred jasne dohodnúť na rozmeroch a cene. Nápojový balíček je rovnako dôležitý ako rozhodnutie, či sa jedná o malé sústo, bufet alebo trojchodové menu.
Hľadanie optimálneho miesta udalosti je často dlhé a namáhavé a zahŕňa veľa aspektov, ktoré je potrebné zvážiť. Naše tipy by vás mali podporiť na ceste k dokonalému miestu konania udalosti.