5 užitočných tipov na zvýšenie produktivity vašej kancelárie
Článok som naposledy upravoval dňa: 18.11.2020
Pracovisko musí byť čo najpríjemnejšie, aby malo požadované výsledky. Áno, je normálne mať jednotvárnejšie, ťažšie a stresujúcejšie dni, ale aby ste boli čo najmenej vzácni, musíte mať všetko zariadené príjemným a užitočným spôsobom: použite najkrajšiu kanceláriu, ktorá by mala byť priestranný, dobre organizovaný, používajte doplnky, ktoré vám môžu pomôcť vo všetkých situáciách (vankúš na opierku chrbta, sedadlo, podnožku, organizéry, písacie potreby atď.), a snažte sa to dosiahnuť najlepšie každú úlohu.
Ale niekedy môžete mať pocit, že v práci nie ste dostatočne produktívni a chcete, aby sa to zmenilo. Čo môžeš urobiť? Dáme vám niekoľko rád, ktoré môžete vyskúšať v praxi:
Zorganizujte sa!
Aby ste pri práci v práci dosiahli očakávané výsledky, je dôležité vedieť sa čo najlepšie usporiadať.
Musí sa to robiť predovšetkým z hľadiska úloh. Napíš si presne to, čo musíš dosiahnuť, kedy a ako dlho. Všetko dajte na papier a prípadne pomocou post-its zobrazte termíny niekde na dohľad.
Je dobré mať program, do ktorého si vždy musíte zapisovať, čo a kedy musíte dosiahnuť, čo platí aj pre každodenné činnosti, nielen pre tých v kancelárii. Takto budete mať pocit, že máte všetko pod kontrolou a vždy viete, čo máte robiť. A tak aj bude.
Potom je dobré byť organizovaným človekom, pokiaľ ide o predmety, ktoré máte v miestnosti, kde pracujete. Stále udržiavajte stôl čistý, používajte úložné doplnky na písacie potreby (tu je porovnávací zoznam), šanóny, listy atď. Čím viac bude všetko v poriadku, tým lepšie sa budete mať a nebudete strácať čas hľadaním, keď niečo potrebujete.
Je veľmi pravdepodobné, že v práci použijete počítač, pretože pracujete v kancelárii. A v ňom musí byť všetko čo najviac zorganizované. Každý dokument/súbor uchovávajte v priečinku na to určenom, nemiešajte pracovné adresáre s adresármi, ktoré používate na relaxáciu (napríklad hudba), a pomenujte všetko, aby ste ich mohli ľahko nájsť.
Snažte sa byť čo najopatrnejší
No, chvíle nepozornosti môžu znížiť produktivitu práce, pretože akonáhle dôjde k chybe, je potrebné ju napraviť, čo znamená, že stratíte viac času, budete pociťovať stres, budete sa hnevať a podobne.
Je dôležité snažiť sa čo najviac sústrediť a sústrediť všetku svoju pozornosť na to, čo musíte urobiť. Radšej si dávajte pozor a buďte trochu pomalší v tom, čo robíte, ako sa ponáhľať, robiť chyby a musíte začať odznova.
Áno, vieme, že môžete mať dni, keď budete viac rozptýlení a je to pochopiteľné, ale snažte sa nezvyknúť si na to. Nestrácajte noci v pracovných dňoch, jedzte správne a pokúste sa odosobniť od osobných problémov, keď ste v kancelárii.
Buďte maximálne zodpovední
Zodpovednosť je dôležitým faktorom, pokiaľ ide o produktivitu. Čím viac si uvedomený a stabilný v tom, čo máš robiť, tým lepšie.
Možno máte chvíle, keď neberiete všetko veľmi vážne alebo ste viac rozptýlení, ale pokiaľ ide o prácu, tieto veci vás môžu stáť z hľadiska efektívnosti.
Rozhodujte sa múdro Čím ste zodpovednejší, tým produktívnejší budete.
Zachovajte si optimizmus!
Pri práci musíte dôverovať tomu, čo viete, robiť veci, mať kontrolu nad situáciou a zakaždým, keď veríte, že bude všetko v poriadku. Ak začínate od začiatku s myšlienkou, že úloha je príliš náročná alebo že môžu zasahovať všetky druhy prekážok, pritiahnete okolo seba negatívnu energiu, ktorá neurobí nič iné ako zníženie účinnosti.
Udržte si optimizmus aj v tých najťažších situáciách a uvidíte, že úlohy sa budú plniť jednoduchšie a príjemnejšie, budete uvoľnenejší a na dosiahnutých výsledkoch bude vidieť úroveň produktivity.
Zvyknite si v určitých intervaloch robiť prestávky
Štúdie v priebehu času preukázali, že krátke, ale časté prestávky zvyšujú efektivitu práce. To by mal vedieť aj váš šéf, nemal by?
Mnohokrát vás to, čo robíte, tak chytí, že ani poriadne nejete. Zdá sa vám to známe? Áno, stáva sa to vám, mne a všetkým. Ak však skutočne chcete mať požadované výsledky a byť produktívnym človekom, nemusíte na pár minút ignorovať okamihy prerušenia činnosti. Doprajte si čas na pokojné jedlo na obed, ale tiež vstaňte zo stoličky a každé 1-2 hodiny sa zhlboka nadýchnite.
Bohužiaľ, v Rumunsku možno zamestnanca, ktorý často robí prestávky, považovať za nezaujatého, lenivého a podobne. Zamestnávatelia majú vo zvyku oceňovať tých, ktorí sa pri práci ponáhľajú, nevedia, čo sú prestávky, a sú nastavení na celý deň do práce. Pokiaľ však ide o produktivitu, v praxi sa zdá, že tí, ktorí svoju činnosť prerušujú o niečo častejšie, majú lepšie výsledky.
Áno, ak pracujete inteligentne, zvládnete to za 4 hodiny ako ostatní za 8. Zdá sa, že ideálne pre efektivitu by bolo urobiť si 17 minút prestávku na 52 minút práce. Vášmu šéfovi sa to však bude zdať určite príliš veľa, a preto sa snaží zostať aspoň 5 - 10 minút každé 1 - 2 hodiny.
Aby ste nepremeškali malé chvíle dýchania, môžete si nastaviť budík, ktorý vás upozorní, keď je čas pozastaviť, čo robíte.
Majte na pamäti vyššie uvedené a uvidíte, že úlohy, ktoré musíte v práci robiť, sa budú ľahšie plniť a na konci programu sa nebudete cítiť tak vyčerpaní.