8 tipov, ako zabezpečiť, aby sa v deň konania udalosti nič nepokazilo
Prišiel veľký deň a teraz sa počíta všetko: každý krok, každá dodávka, každé oznámenie vášmu tímu. Ale aj dni bezprostredne pred podujatím môžu byť hektické, takže často nemáte čas zmysluplne usporiadať veľký deň podujatia. Všetky mesiace tvrdej práce a príprav vrcholia týmto dňom, ale stále je tu veľa voľných koncov a hodiny tikajú.
Aj keď v deň konania nikdy nebude všetko Súhlasím išiel podľa plánu (to je jednoducho nemožné), ale ak zostanete organizovaný, môžete spať o niečo pokojnejšie. Ukážeme vám ako.
1. Zefektívnite svoj plán
Prečítajte si ideálny plán na veľký deň: O koľkej by mali byť nákladné vozidlá vyložené? Kedy by mal byť vstup účastníkov uzavretý? Kedy treba všetko demontovať a vyčistiť miesto? Váš rozvrh by ste mali mať poruke po celý deň, aby ste mohli okamžite zistiť, či ste oproti plánu (alebo pred ním). Zadajte čas začiatku a konca, ako aj názov úlohy a meno zodpovednej osoby. Tu je príklad:
| Začiatok | Koniec | úloha | Zodpovedná osoba |
| 6:00 ráno. | 6:45 | Vyloženie nákladného vozidla na mieste | Lisa |
| 6:45 | 7:15 | Javisková technológia, test mikrofónu | Gregor |
| 7:10 hod | 7:20 hod | Nastavenie registračnej oblasti | Alyssa |
| 7:30 | 7:45 hod | Inštruktáž bezpečnostných pracovníkov | Lisa |
2. Potvrďte rozdelenie rolí a úloh
Aby ste dodržali harmonogram, musíte mať presný prehľad o tom, kto je za čo v deň konania zodpovedný.
Znova sa pozrite na rozdelenie rolí a úloh v tíme. Zaistite, aby boli premyslené aj zdanlivo malicherné úlohy, ako napríklad doplnenie zásob pitnej vody a ľadu. To, čo sa v súčasnosti javí ako maličkosť, by sa mohlo zmeniť na vážny problém, ak by nebolo plánovanie. (Len si predstavte, čo by sa mohlo stať, ak by vám počas vzdialeného festivalu v horiacej horúčave došli zásoby.)
Aj s rizikom, že sa budeme opakovať, chceme opäť zdôrazniť: V dňoch bezprostredne pred veľkým dňom nemôžete dostatočne často opakovať dôležité informácie. Keď je udalosť za rohom, pošlite rozvrh, roly a zoznam kontaktov s telefónnymi číslami každému jednotlivému členovi tímu. Vytlačte si tieto informácie, aby ste ich mali vždy po ruke. Môžete tak použiť svoj plán ako kontrolný zoznam na začiarknutie splnených úloh. Aj keď máte k dispozícii digitálnu verziu, nemusí byť na škodu mať po ruke výtlačok pre každý prípad.
3. Objasnite komunikačné štruktúry
Keď už hovoríme o opakovaní, uistite sa, že váš tím má v deň konania jasno o komunikačných štruktúrach. Používate na to rádiá alebo WiFi? A čo sa stane, ak sa WiFi pripojenie pokazí alebo sa niečo pokazí?
Vytvorte plán eskalácie a riešenia akýchkoľvek nepredvídateľných problémov. A nezabudnite: nejde o plán, pokiaľ ho písomne neodložíte a nedistribuujete tímu!
4. Zostavte pre svoj tím „pohotovostné súpravy“
Členovia vášho tímu vám poďakujú, ak im dáte pohotovostnú súpravu na deň udalosti. Navlečte si balíčky s cennými pomôckami, ako sú powerbanky pre váš mobilný telefón a zoznamy kontaktov, mapa miesta, cereálne tyčinky, špunty do uší alebo iné maličkosti, ktoré vám pomôžu prežiť deň.
5. Dávajte pozor na slabé miesta
Pred začiatkom podujatia sa 15 až 20 minút poprechádzajte po mieste konania podujatia a vyhľadajte prípadné slabé miesta. Dávajte pozor na oblasti, ktoré by mohli byť problematické: napríklad nastal problém so sieťou alebo stravník nevie doručiť kávu zástupcom odborov.
Pridajte chýbajúce položky do svojho hlavného plánu a uistite sa, že každá nová úloha je priradená k členovi tímu. Identifikáciou potenciálnych zdrojov chýb v počiatočnom štádiu môžete zabrániť stresujúcim udalostiam počas udalosti.
6. Pripravte sa na riešenie problémov
Je lákavé okamžite riešiť incidenty, ale skôr ako začnete dávať pokyny svojmu tímu, mali by ste si chvíľu oddýchnuť. Spustiť režim riešenia problémov: Ako môžete konštruktívne dospieť k riešeniu? Možno je užitočné absolvovať osobný pohovor s členom tímu, pretože táto osoba neplní svoje povinnosti opatrne?
Najdôležitejšie pravidlo je: ak sa niečo pokazí - neprepadajte panike! Magazín Forbes píše: „Ľudia, ktorí úspešne zvládajú krízové situácie, sú schopní usmerniť svoje emócie a viesť ich k požadovanému správaniu. Inými slovami: Transformujú svoje napätie na energiu a chuť do konania. “Ako na to, sa dozviete tu:
7. Nájdite si čas a užite si svoju udalosť
Doprajte si čas - a ak je to len pár minút -, aby ste sa vzdialili a užili si svoju udalosť. Rýchlo sa stane, že sa stratíte v každodennom chaose, ale nemali by ste zabúdať, že toto je okamih, ku ktorému ste sa celé tie mesiace dopracovali: mali by ste byť jeho súčasťou! Táto perspektíva vám tiež poskytne lepšiu predstavu o tom, ako vaši účastníci prežívajú udalosť.
Čas môžete tiež využiť na to, aby ste sa svojich hostí opýtali, či sa im akcia páči, a či máte na nasledujúcej akcii niečo, čo môžete urobiť lepšie. Svoje zistenia si majte vždy pri sebe so zápisníkom.
8. Písmená a od písmená: usporiadajte zhrnutie
Deň po udalosti nechajte vo svojom diári trochu miesta, aby ste si mohli skontrolovať, čo bolo úspešné - a menej úspešné - zatiaľ čo dojmy sú stále čerstvé. Zavolajte svojmu tímu na vysvetlenie a nechajte si konverzáciu zaznamenať. Čím viac podrobností zaznamenáte, tým ľahšie si naplánujete ďalšiu udalosť.
Využite čas na diskusiu o dojmoch, ktoré ste zhromaždili ako tím. Zhromaždite všetky fotografie, videá a citáty, ktoré nájdete. Budú užitočné pri vytváraní e-mailov s poďakovaním, zhrnutí sociálnych médií a propagačných materiálov pre budúci rok.
Na konci zhrnutia si nezabudnite pripísať podujatie spolu s tímom. Zaslúžiš si to!
Záver v deň konania
Zlaté pravidlo: Písmená, ktoré vám držia nervy, nech sa páči a de-brief. Ak si tieto štyri hrubé kroky zapamätáte a budete ich dodržiavať, nie je veľa, čo by sa mohlo pokaziť. Ak máte tiež spoľahlivý a talentovaný tím, ktorý sa rovnako ako vy nadchýna pre udalosti, potom bude pre vás deň konania udalosti hračkou! Och, z času na čas sa zhlboka nadýchni, pozri a užívaj si! Zaslúžiš si to.