Ako vytvoriť Ganttov diagram

Na tejto stránke vysvetľujeme, ako vytvoriť Ganttov diagram. Popis konceptu Ganttovho diagramu nájdete tu: Čo je Ganttov diagram?

Ganttove diagramy sa vytvárajú pomocou aplikácií PMIS (Project Management Information System), ako sú Primavera Project Planner®, Microsoft Project® alebo MindView®. Typickým prístupom k vytvoreniu harmonogramu je usporiadanie stretnutí s vybranými členmi projektového tímu a identifikácia aktivít. Aj keď tento prístup vedie k harmonogramu, nemusí to byť úplný harmonogram. Kompletný harmonogram obsahuje všetky činnosti, ktoré sú potrebné na zabezpečenie súladu s pravidlom 100%. Pravidlo 100% vyžaduje, aby základná línia oblasti pokrývala 100% rozsahu projektu. Základné komponenty rozsahu sú hlavnými zdrojmi pre identifikáciu činností plánu. Ak základná oblasť oblasti rieši 100% rozsahu projektu, aktivity harmonogramu tiež riešia 100% rozsahu projektu. Nasledovanie týchto krokov teda zabezpečí, že konečný plán projektu bude skutočne úplným harmonogramom

6 krokov k Ganttovmu grafu

Krok 1 - Skontrolujte základnú čiaru rozsahu

Zavolajte tím a skontrolujte schválený základ rozsahu, ktorý sa skladá z troch zložiek: 1) vyhlásenie o rozsahu, 2) štruktúra rozdelenia práce (PSP) a 3) slovník PSP. Člen projektového tímu by mal potvrdiť, že základná línia rozsahu pokrýva 100% rozsahu projektu.

Krok 2 - definujte činnosti

Pomocou techniky nazvanej „demontáž“ rozdelí projektový tím každý pracovný balíček PSP na jednotlivé aktivity. Rovnako ako pri vytváraní pracovných balíkov WBS, aj tím musí stanoviť pravidlá pre vytváranie plánovacích aktivít. Konečný harmonogram musí byť efektívny a efektívny. Príliš veľa aktivít môže byť rovnako negatívnych ako príliš málo. Je tiež dôležité určiť konečné termíny a míľniky, keď členíte projekt.

Ganttov diagram prechádzajúci termínom

Krok 3 - poradie činností

Každá aktivita sa týka jednej alebo viacerých ďalších aktivít. Každá činnosť okrem prvej a poslednej má vzťah s predchodcom a nástupcom. Poradie činností znamená, že sú činnosti zoradené do správneho poradia pomocou správnych vzťahov. Existujú štyri typy vzťahov:

1. Koniec - začiatok - Následnú činnosť je možné spustiť až po dokončení predchodcu.
2. začiatok - začiatok - Následnú činnosť je možné spustiť až po spustení predchodcu.
3. Štart - koniec - Činnosť nástupcu nemožno ukončiť, kým sa nezačne predchodca.
4. Koniec - koniec - Činnosť nástupcu je možné ukončiť až po dokončení predchodcu.

Najčastejšie sa používajú vzťahy 1 a 2. Koniec-začiatok je sekvenčný vzťah, začiatok-začiatok je typický paralelný alebo prekrývajúci sa vzťah.

Krok 4 - odhad zdrojov

Skôr ako bude možné odhadnúť trvanie, je potrebné identifikovať a odhadnúť zdroje. Medzi zdroje patrí pracovná sila, materiál a vybavenie. Používajú sa rôzne techniky odhadu vrátane analógových, parametrických, trojbodových a metódou zdola nahor. Zručnosti, kompetencie a technológie sú kľúčovými faktormi, ktoré je potrebné zohľadniť pri uskutočňovaní odhadu. Po odhade zdrojov sa načítajú do harmonogramu príslušných aktivít. Vytvára sa tiež kalendár zdrojov, ktorý zobrazuje, kedy sú zdroje potrebné a dostupné.

Krok 5 - Odhadnite trvanie

Trvanie je čas medzi začiatkom a koncom aktivity. Skontrolujte zdroje, vzťahy a postupnosť a odhadnite trvanie každej aktivity. Na odhad trvania možno použiť rovnaké techniky odhadu, aké sa používajú na odhad zdrojov. Nezabudnite však určiť podmienky, ktoré sú obmedzeniami alebo obmedzeniami aktivity.

Krok 6 - Vytvorte rozvrh

Vytvorením Ganttovho diagramu načítaním všetkých informácií do softvérového nástroja na riadenie projektu. Skontrolujte plán a zabezpečte, aby boli zohľadnené všetky riziká plánu. Overte, či obsahuje plány reakcie a podmienené záväzky. Typickým spôsobom riešenia nepredvídaných udalostí v pláne je pridanie vyrovnávacích pamätí na úrovni aktivity, projektu alebo oboch. Vyrovnávacia pamäť je aktivita, ktorá nemá žiadne zdroje ani rozsah na zabezpečenie ďalšieho času a zníženie rizík plánu. Na vytvorenie realistických plánov sa používajú techniky optimalizácie zdrojov, ako sú vyhladzovanie alebo vyrovnávanie zdrojov. Skontrolujte a schválte harmonogram. Schválený plán Ganttovho diagramu sa stáva základom harmonogramu.

Ako pracovať s Ganttovým grafom

Základná línia Ganttovho diagramu je formálny dokument používaný na spustenie, sledovanie a kontrolu plnenia harmonogramu projektu. Členom projektového tímu boli v štruktúre rozdelenia práce pridelené pracovné balíčky. Členovia príslušného tímu hodnotia svoje aktivity v rámci pracovného programu disciplinovanou metódou. Existujú dva bežne používané spôsoby stanovovania stavov: 1) Percento vykonanej práce a 2) Systém riadenia zisku (EVMS). Prvý je ľahko použiteľný, ale môže byť subjektívny. EVMS na druhej strane meria plánovaný výkon na základe hodnoty vykonanej práce.

Skutočný výkon plánu sa porovnáva s plánovaným výkonom, aby sa identifikovali akékoľvek odchýlky. Osobitná pozornosť sa venuje činnostiam kritickej cesty. Kritická cesta je najdlhšia cesta v pláne a nemá vyrovnávaciu pamäť. Toto sa nazýva kritické, pretože akékoľvek oneskorenie v akejkoľvek aktivite kritickej cesty vedie k zodpovedajúcemu oneskoreniu v dátume ukončenia projektu. Kritická cesta je zvyčajne zafarbená červenou farbou, keď je uvedená v Ganttovych diagramoch. Ak odchýlka prekročí stanovenú hranicu, musí projektový tím zvážiť prijatie preventívnych alebo nápravných opatrení. Iba v prípade, že odchýlku nie je možné primerane zohľadniť týmito opatreniami, by mal projektový tím vydať žiadosť o zmenu s cieľom formálne zmeniť základnú čiaru.

Kritická cesta zobrazená červenou farbou

Na prijatie opatrení na nápravu nezrovnalosti je k dispozícii množstvo techník. Projektový tím môže pridať potenciálnych zákazníkov alebo zaostávať. Potenciálny zákazník je zámerná úprava aktivity stanovením dátumu začatia skôr, ako sa pôvodne plánovalo. Na urýchlenie rozvrhu je možné použiť elektródu. Riziko harmonogramu sa však zvyčajne zvyšuje. Rovnako je oneskorenie zámerným prispôsobením činnosti, ktorá oneskoruje dátum začatia. Pri práci s predstihom alebo oneskorením zostáva rozvrhový vzťah rovnaký. Keď sa vyžaduje iba akcelerácia plánu, použijú sa dve techniky bez zníženia rozsahu. Tieto dve techniky sú: 1) rýchle sledovanie a 2) zlyhanie. Rýchle sledovanie zvyšuje prekrývanie činností a môže viesť k zvýšenému riziku. Havarovanie vyžaduje viac zdrojov a mohlo by viesť k zvýšeniu nákladov.

Ďalším použitím Ganttovho diagramu je predpovedanie výkonnosti plánu. Ganttove diagramy sú skvelým nástrojom na predpovedanie projektových plánov. Mnohé z nich ponúkajú metódy predpovedania na výpočet odhadu do konca. Techniky získanej hodnoty sú tiež zahrnuté v mnohých aplikáciách na plánovanie prognóz.