Analýza ABC bola jednoducho vysvetlená - projekty boli jednoduché

Keď je všetko dôležité, na ničom nezáleží.

Milujem toto príslovie. Pretože je to tak pravda! Ak budeme so všetkými vecami v projekte zaobchádzať s rovnakou prioritou, stane sa nasledovné:

To podstatné sa neoddeľuje od nepodstatného.
Energia sa používa na nedôležité veci.
Táto energia a čas chýba pre veci, na ktoré by sa malo skutočne zamerať.

A preto musíme uprednostňovať! Už sme sa zaoberali možnosťou uprednostňovania v kontexte Paretovho princípu. Dnes sa zaoberáme ďalšou formou analýzy: ABC analýzou!

Výhody analýzy ABC

Analýza ABC vám pomôže zamerať sa na to podstatné. Prvky sú rozdelené na prvky A, B a C.

Cieľ: Určiť prvky, ktorým by sa mala venovať najväčšia pozornosť (prvky A). Pretože toto sú skutočne dôležité, ktoré majú najväčší vplyv na celkový úspech. Ak sa vynaloží veľa úsilia na menej dôležité prvky C, má to relatívne nízku výhodu.

Analýza ABC sa v žiadnom prípade neobmedzuje na riadenie projektu, práve naopak. Môže sa používať univerzálne a nájdete ho v mnohých podnikových oblastiach:

Logistika a správa materiálov: kto sú najdôležitejší dodávatelia? Ktoré materiály sa najviac spotrebujú?
Výroba: Ktoré výrobky spôsobujú najviac výrobných nákladov?
Produktové portfólio: S ktorými produktmi generujeme najväčší predaj?
Predaj: Kto sú zákazníci, ktorí generujú najväčší predaj? Ktoré sú kľúčové účty?

konštrukcia

ABC analýza klasifikuje údaje podľa zadaných kritérií, ako sú tržby, spotreba, zisk atď. Vytvoria sa tri triedy:

Prvky
Toto je niekoľko obzvlášť kvalitných prvkov, ktoré majú vysoké percento hodnoty. Presne tieto je potrebné identifikovať, pretože práve tu je najväčší pákový efekt, aby bol úspešný.

B prvky
Tieto prvky tvoria stred poľa. Zastúpené so stredne vysokým počtom, mierne cenným. V závislosti od situácie má zmysel sa na ne bližšie pozrieť - alebo ich spočiatku zanedbávať.

C prvky
Toto je veľa prvkov, ktoré sa objavujú vo veľkom počte, ale majú iba veľmi malý vplyv na celkový obraz. Zameranie na tieto prvky nemá veľký vplyv - a zvyčajne zaberie veľa času.

Proces analýzy ABC

Zoznam skúmaných objektov
Čo vlastne chceme klasifikovať? V závislosti od účelu to môžu byť výrobky, dodávatelia, zákazníci, riziká atď.
Stanovenie kritérií
Čo konkrétne by sa malo klasifikovať podľa? Možnými kritériami sú náklady, predaj, pravdepodobnosti atď.
Vyhodnotenie objektov
Hodnotenie často vyplýva z vyhodnotenia štatistických údajov, napríklad ak sa ako kritérium hodnotenia použije predaj od zákazníkov. Ak také údaje nie sú k dispozícii, napr. Pri hodnotení rizík, musí sa posúdenie vykonať v tomto kroku.
Usporiadajte predmety
Objekty sú teraz zoradené podľa priority, napr. Usporiadania zákazníkov podľa výšky predaja. Grafické znázornenie je často dobrý nápad.
Rozdelenie do troch tried
Hraničné čiary pre prvky A, B a C sa nemusia vždy vykresľovať konzistentne. Je typické, že veľmi malý počet objektov má veľmi veľký podiel na hodnote (prvky A) a veľký počet objektov má iba malý podiel na hodnote (prvky C).
Odvodzujúce akcie
Je fajn vedieť, ktoré prvky sú teraz skutočne dôležité. Ale to samo o sebe nestačí: Mali by sa odvodiť činnosti, aby sa pri analýze nehromadil iba prach v priečinku.

Využitie v projektovom manažmente

Analýza ABC je často založená na mäkkých faktoroch, najmä v projektovom manažmente. Zatiaľ čo v iných oblastiach spoločnosti môže byť analýza založená na štatistických údajoch (napr. Nákupné ceny zakúpených dielov), odhadované hodnoty sa často používajú pri plánovaní projektu.

Poďme sa pozrieť na to, kde má zmysel používať ABC analýzu v projektoch. Aby to nebolo nudné, používajú sa rôzne formy zastúpenia:

Klasifikácia rizík

Pamätáš si? Na hodnotenie rizík sa používajú tieto hodnoty:

Pravdepodobnosť výskytu rizika v%
Rozsah (škoda), ak dôjde k riziku, v eurách
Hodnota rizika ako súčin pravdepodobnosti výskytu a rozsahu

Po zhromaždení týchto údajov je možné všetky riziká ľahko zoradiť do zoznamu podľa hodnoty rizika. Alternatívne môžu byť riziká graficky zobrazené v portfóliu rizík a rozdelené do tried ABC:

Najväčšia pozornosť by sa mala venovať A-rizikám, zatiaľ čo C-riziká možno často (spočiatku) zanedbávať.

Klasifikácia zainteresovaných strán

Podobná situácia je aj u zainteresovaných strán. Možnými kritériami tu môžu byť vplyv zainteresovanej strany a pravdepodobnosť konfliktu. Pre každú triedu je možné definovať stratégiu zainteresovaných strán:

V závislosti od projektu je možné definovať napríklad participatívnu stratégiu pre zúčastnené strany A, diskurzívnu stratégiu pre zúčastnené strany B a represívnu stratégiu pre zúčastnené strany C.

Prezentácia celého portfólia projektu

Analýzu je možné použiť aj na predstavenie projektových portfólií v spoločnosti. Ako kritérium sa zvyčajne používajú náklady na projekt. Výsledok sa tentoraz zobrazuje vo forme Lorenzovej krivky:

Jasne viditeľné: Malý počet projektov spôsobuje jednoznačne najviac nákladov. Zvyčajne tu možno rozpoznať distribúciu 80/20 podľa Paretovho princípu.