Dajte strateným času diétu; GSE Sales Plant Press BLOG
Niekedy máme pocit, že úlohy a schôdzky sú ako vlaky, do ktorých dorazíte v poslednej sekunde, úplne vyčerpaní. Že máme neustále príliš málo spánku, náš pulz je trochu príliš vysoký a dýchanie príliš plytké. A keď sa snažíme, aby to bolo všetko, stále prichádza niečo nové, nová úloha, nová správa, na ktorú treba odpovedať, rozhodnutie, ktoré treba urobiť. Niekedy bránime tomu, aby sme svoj čas dobre využívali, necháme sa rozptýliť, trávime príliš dlho detailami, až kým nestratíme prehľad z veľkého obrazu, venujeme sa úlohám druhých skôr, ako sa postaráme o svoj vlastný zabudnite načerpať energiu, vyčerpanie je vopred naprogramované.
Čo môžeme urobiť, aby sme mali požiadavky pod kontrolou - a nie oni nás? Čo nám pomáha byť produktívni a vykonávať svoje úlohy s dobrým pocitom voči ostatným i voči sebe?
Paretov princíp: pravidlo 20/80
Na našom zozname úloh je nepriateľom perfekcionizmus - podľa Paretovho princípu. Vilfredo Pareto si myslel, že je neproduktívny, nehospodárny a nerozumný. Pareto zistil, že 80 percent úlohy možno splniť s 20 percentami úsilia. Príklad: Úloha, ktorá trvá celkom 10 hodín, sa dá dokončiť na 80 percent za 2 hodiny. Zvyšných 8 hodín sa použije na zostávajúcich 20 percent úlohy na dosiahnutie 100 percent práce. Podľa Paretovho názoru by však bolo efektívnejšie splniť ďalšie štyri úlohy na 80 percent v rovnakom čase.
Princíp sa samozrejme nedá uplatniť na každý projekt, najmä nie vtedy, keď musí byť výsledok stopercentný. Napríklad, pokiaľ ide o bezpečnosť a kvalitu ako pri výrobe potravín. Tu by chýbajúcich 20 percent mohlo znamenať zdravotné riziko, riziko, ktoré je stopercentne zakázané.
Na druhej strane sa Paretov princíp dá uplatniť na úlohy, pre ktoré stačí dobrý namiesto dokonalého výsledku. Napríklad prezentácia v Power Point: Cieľom je poskytnúť informácie o faktoch zrozumiteľným a jasným spôsobom. To nevyžaduje 50 úplne napísaných snímok s veľkosťou písma 9 alebo prekvapivé efekty animácie. Keď je šablóna dobre navrhnutá, vyžaduje to veľa práce a počas prezentácie je možné diskutovať o detailoch. Paretov princíp pomáha zamerať sa na dôležité úlohy a stanoviť priority. To je obzvlášť dôležité, keď je málo času a je potrebné dosiahnuť výsledky.
Naplánujte si úlohy
Dobre premyslený denný a týždenný plán nás efektívne vedie našou prácou a odmeňuje nás dobrými výsledkami. Dôležité je uprednostniť. Dôležité úlohy by sa mali robiť okamžite a s maximálnou pozornosťou, tým menej dôležitým sa počká. Väčšie projekty potrebujú svoj vlastný harmonogram, v ktorom sú uvedené jednotlivé kroky a procesy. Dôležité tiež: realistické plánovanie času. Patria sem vyrovnávacie pamäte pre neočakávané udalosti, ako sú napríklad dopravné zápchy alebo meškania vlakov na pracovných cestách.
Denný režim sa odporúča aj pri premenlivých denných a týždenných plánoch. Pretože sila zvyku vyvíja jemný tlak, takže nás ani len neláka rozptýliť. Pevné časy odpovedania na správy nám bránia v tom, aby sme boli znova a znova vytrhávaní z našej práce.
Delegát
Pretože náš čas je obmedzený a nie sme technicky zruční v každej oblasti, je vhodné delegovať úlohy alebo zadať úlohy externe. Mali by sme a môžeme sa sústrediť na svoje silné stránky a na to, čo je pre nás dôležité. Niekedy existuje určitá nechuť delegovať úlohy - možno by sa to mohlo zdať lenivé alebo zbytočné? Zbavme sa toho. Ak nás daňové priznanie stojí celý víkend a ešte horšie, stojí nás to drahé nervy, ak to daňový úrad urobí za zlomok času a veľmi dobre, rozhodnutie je v skutočnosti ľahké, nie?
Stanovte časové limity
Aby ste sa nestratili v detailoch alebo aby ste sa vyhli nebezpečenstvu rozptýlenia, je užitočné stanoviť si časový limit. Napríklad pomocou časovača. Jasný cieľ z hľadiska potreby mať úlohu splnenú v určitom okamihu v čase, ktorá uvoľňuje energiu, sme koncentrovanejší a sústredenejší.
Jednoúlohy
Písanie e-mailov pri telefonovaní a podpisovanie účtov znie ako zamestnanec s veľmocami, akýsi kancelársky Shiva so štyrmi rukami. Ale: multitasking klamstiev. Je mylné, že by sme mohli robiť oveľa viac úloh, ak by sme ich zvládli súčasne. Každá úloha trvá pevne stanovený čas. Ak však pracujeme na viacerých súčasne, ešte viac, pretože nám chýba potrebná koncentrácia na ich rýchle dokončenie. Nie sme rýchlejší a výsledky sú zvyčajne horšie, ľahšie sa dá robiť chyby. Zákazníka telefonicky oslovíme menom príjemcu e-mailu, schválime príliš vysokú faktúru, pretože sme ju podrobne nekontrolovali a e-mail odošleme bez prílohy a s pravopisnými chybami. Poďme teda radšej postupovať podľa múdrosti „jeden po druhom“ - je v tom veľká účinnosť.
Eliminujte rušivé vplyvy a zdroje rušenia
Sociálne médiá a správy, či už na smartfónoch alebo v Outlooku, sú plytvaním v reálnom čase - najmä ak vás z času na čas rušia. Ak je to možné, použite funkciu „Nerušiť“ na smartfóne a nastavte časy pre odpovedanie na e-maily atď.