Delegovanie 10 tipov na úspešné odovzdanie úloh
Šéfovia, ktorí môžu delegovať, majú viac času na základné veci - a šťastnejších zamestnancov. Pomocou týchto tipov môžete úspešne delegovať úlohy.
Mnoho podnikateľov sa cíti uväznených v každodennom podnikaní: Stratia zo zreteľa celkový obraz, cítia sa prepracovaní a stále radšej robia veľa vecí sami, ako by mali využívať sily svojich zamestnancov. Radšej by ste radšej skočili do medzery namiesto toho, aby ste povedali nie. Dobrí šéfovia sú presne tí, ktorí dôverujú svojim ľuďom, prideľujú im úlohy a nechávajú ich pracovať samostatne - pretože to je dobré pre ich motiváciu. Desať rád, ako sa riadiacim pracovníkom darí odovzdávať úlohy - a konečne má viac času na to podstatné.
1. Pýtajte sa
Neexistujú žiadne rozhodnutia, ktoré môže urobiť iba šéf, hovorí tréner Gunar Michael. „Šéf má jednu prácu: klásť správne rozhodovacie otázky.“ Kladením otázok musí prinútiť zamestnancov, aby sa sami správne rozhodli.
2. Prispôsobte štruktúry
Ak spoločnosť rastie, musí sa zmeniť vedenie. Zakladatelia zvyčajne robia všetko najskôr sami, prvé úlohy riadenia prichádzajú s prvými zamestnancami. Každý, kto má päť zamestnancov, potrebuje kolegu, ktorý môže robiť rozhodnutia. Od 15 do 20 zamestnancov by mali byť tímy, ktoré pracujú nezávisle a rozhodujú bez neustáleho zapojenia šéfa.
3. Vyzdvihnite zamestnancov
Každý, kto roky nepracoval samostatne, musí byť zbavený strachu, že tak urobí. Šéf musí rozhodnúť, ako veľmi dôveruje každému jednotlivcovi v tíme. Na začiatok sa odporúčajú malé projekty, ktoré riadia samotní zamestnanci. Funguje to pre každú veľkosť spoločnosti: firemný výlet, vianočný večierok alebo plánovanie dovolenky.
4. Nepreťažujte
Prechod na samostatnú prácu si vyžaduje čas. Príklad: Pre zákazníka je potrebné napísať 100-stranovú správu. Najvyššia úroveň delegovania je: Zamestnanec napíše správu a odošle ju zákazníkovi. Šéf s tým nemá nič spoločné.
Predbežným krokom by bolo poskytnúť časovú rezervu, aby mal podnikateľ čas prečítať si správu skôr, ako ju dostane zákazník. Ktorá úroveň delegovania je však pre každého zamestnanca správna? Viac sa o tom dozviete v tomto článku: Distribúcia úloh: Viac času na základné veci - v štyroch krokoch.
5. Vydržať chyby
Šéf musí vydržať, aby jeho zamestnanci niekedy robili chyby. „Musím dať zamestnancom príležitosť robiť chyby, aby sa mohli učiť,“ hovorí Bernd Geropp. Ak je zamestnanec nový, vopred viete, že pravdepodobne urobí chyby. „Takže delegujem v menších krokoch s častejšími kontrolami, aby som mohol chyby zachytiť,“ vysvetľuje Geropp.
Je nevyhnutné správne zareagovať na chyby: Nebuďte znepokojujúci, ale opýtajte sa: „Čo ste sa naučili, čo nabudúce urobíte inak?“
6. Dopytové riešenia
Ak šéf vždy vie všetko lepšie a poskytne riešenie, potom nikto nemusí analyzovať problém nezávisle. Tréner Michael radí ďalšie otázky: „Aký je váš návrh?“
A: nikdy neodpovedajte na otázky na chodbe, pri kávovare alebo pri vychádzaní. Lepšie je dohodnúť si schôdzku a požiadať o navrhované riešenia.
7. Vyjasnite si výkonnú úlohu
Delegovanie nemusí nevyhnutne znamenať, že šéf má viac voľného času. Skôr získava čas na ďalšie úlohy: rozvoj stratégie, kontrola pracovných procesov, rozhovory so zamestnancami a starostlivosť o dobrú firemnú kultúru.
Kľúčové je definovať víziu a ciele a diskutovať o nich s každým, hovorí výkonný tréner Bernd Geropp. Každý zamestnanec musí vedieť, kam smeruje šéf a teda aj spoločnosť. „Samostatne môžete pracovať, iba ak máte na mysli cieľ.“
8. Stanovte priority inak
Ak zamestnanci už pracujú na plný výkon, len ťažko dobrovoľne prevezmú ďalšie úlohy od šéfa. Je preto dôležité brať tieto starosti vážne a dať zamestnancom potrebnú voľnosť pri nových úlohách, napríklad odlišným uprednostňovaním nadchádzajúcich úloh. Možno má úloha čas alebo ju môže prevziať iný kolega. „Ako šéf nastavujete priority a ste jediný, kto môže zmeniť prácu,“ hovorí konzultantka pre riadenie Maren Lehky.
9. Opakovanie pomáha
Na schôdzi delegácie musí byť prediskutovaný predovšetkým spoločný cieľ a to, akú úlohu preň zohráva konkrétna úloha. Podnikateľ by mal nakoniec zdôrazniť, aký výsledok chce. Hovorte čo najmenej o konkrétnej ceste. Formulácie ako „Vždy som to urobil takto“ sú tabu. Zamestnanec by mal pochopiť, prečo bol vybraný pre danú úlohu - zvyšuje to jeho motiváciu.
Lehkyho tip: Na konci rozhovoru nechajte zamestnanca zhrnúť, ako tejto úlohe porozumel. To pomáha predchádzať nedorozumeniam a dáva delegátovi istotu, že zamestnanec je na správnej ceste.
10. Poskytnite náhradu
Čo vlastne urobím, keď som všetky svoje úlohy delegoval na zamestnancov? „Potrebujem tiež konkrétne ciele pre podnikateľské úlohy,“ hovorí Stefan Merath. V opačnom prípade je pre mnohých podnikateľov obzvlášť ťažké prepustiť. Po delegovaní nesmie za žiadnych okolností vzniknúť prázdnota.
Ďalšie informácie k téme plnej moci nájdete v našom článku: „Čo by mali zamestnávatelia vedieť o plnej moci“