Digitálna správa tendrov rýchlejšie, štíhlejšie; zrozumiteľnejšie
Komplexnému projektu často predchádza zdĺhavý proces výberového konania. Čím väčší je inzerovaný rozsah, tým viac požiadaviek samozrejme existuje. Po získaní ponúk sa zložitá práca iba začína: Ponuky sa musia nielen vzájomne porovnávať, ale musia zodpovedať aj inzerovaným požiadavkám. Znie to komplikovane? To je! Musí však byť možné urobiť fundované rozhodnutie o zadaní zákazky.
Systematická výmena požiadaviek založená na nástrojoch podporuje klienta okrem iného. o ...
- ... výmena komplexných popisov služieb a katalógov kritérií
(Podmienky) - ... štruktúrovanie požiadaviek a opätovné použitie služieb
- ... schválenia, správa variantov a konfigurácií
- ... odpoveď uchádzačov na katalógy kritérií a hodnotenie zo strany
Zákazník - ... povinnosť poskytnúť dôkazy a súlad
Digitalizujte vybavovanie súťažných podkladov
To, že sa požiadavky a ponuky zapisujú do počítača, ešte neznamená, že už nie je čo digitalizovať. Často nejde o digitalizáciu samotných dokumentov, ale skôr o digitalizáciu spôsobu, akým sa s nimi zaobchádza. Povedané na rovinu: Na čo slúži 100-stranový výtlačok programu Word, ktorý vám je zaslaný poštou? Práca sa určite neuľahčí. Z nášho pohľadu sú modernejšie poštové smery odosielania e-mailov alebo PDF. Iba so „skutočnou“ digitalizáciou získate testovanie, hodnotenie a sledovateľnosť stlačením jediného tlačidla - ako prehľad všetkých požiadaviek alebo podrobne pre veľmi konkrétnu požiadavku.
Digitalizácia súťažných podkladov samozrejme nie je samoúčelná. Má mimoriadne pozitívny vplyv na kroky v rámci výberového konania.
Obrázok 1: Postup výberového konania
Stanovenie potrieb a príprava podkladov na vyhodnotenie ponúk
Komplexné výberové konania zahŕňajú niekoľko položiek služby s príslušnými popismi služieb a požiadaviek, ako aj katalógy jednotlivých kritérií. Väčšinou sa stále vzťahujú na právne požiadavky alebo technické špecifikácie, ako sú napríklad ďalšie príslušné dokumenty. Vytvára sa zložitá sieť artefaktov požiadaviek, ktoré sa s produktmi balíka Office už nedajú ľahko spravovať. Moderný nástroj na správu požiadaviek, ako je IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next), vám ponúka presne tie funkcie na digitalizované spracovanie požiadaviek, napríklad:
- Štruktúra opakovane použiteľných katalógov požiadaviek, príslušné dokumenty ...
- Vysledovateľnosť požiadaviek (medzi sebou, ale aj s ohľadom na architektúru, kód a test)
- Preskúmanie a schválenie požiadaviek
- Simultánne spracovanie a rýchle zadanie požiadaviek (založené na prehliadači)
Príklad ukazuje fiktívny katalóg požiadaviek na online portál živnostenského úradu:
Obrázok 2: Katalóg požiadaviek
Poskytnutie súťažných podkladov
Z hľadiska práva hospodárskej súťaže musia byť všetkým uchádzačom poskytované rovnaké informácie na rovnakom základe. V ideálnom prípade je výmena informácií rýchla, štíhla a nekomplikovaná. Musí to tak byť, pretože napriek požiadavkám na vysokú kvalitu sú tu prirodzene otázky uchádzačov. Nástroj požiadaviek by vás tu mal podporovať a nemal by komplikovaný proces ešte viac komplikovať technickými prekážkami.
Otázky uchádzača
Štandardizovaný formát ReqIF (Req uirements Interchange F ormat) bol vyvinutý automobilovým priemyslom. Výrobcovia a dodávatelia si tam vždy vymieňali požiadavky. ReqIF ponúka aj štandardizovaný pracovný postup výmeny, tj kontrolu nad „hrou na otázky a odpovede“ v akvizičných procesoch. Proces výberového konania ponúka presne prostredie, pre ktoré bol ReqIF vyvinutý: Aj tu si klienti a potenciálni dodávatelia vymieňajú nápady.
ReqIF samozrejme umožňuje viac „spiatočných letov“: ID, obsah a štruktúra požiadaviek sa zachovajú aj po niekoľkých kolách pripomienkovania. Okrem samotných požiadaviek je možné súbory samozrejme vymieňať aj pomocou ReqIF (technicky presnejšie ReqIFZ, Z = ZIP). Súbory ako referencie alebo certifikáty je možné priložiť priamo k žiadosti a preniesť ich späť do klienta.
Nasledujúci obrázok zobrazuje proces výmeny založený na ReqIF a podporovaný nástrojmi:
Obrázok 3: Proces výmeny
- Klient: Export požiadaviek z IBM ERM DOORS Next ako súbor ReqIF
- Klient: Nahrajte súbor ReqIF na portál elektronického verejného obstarávania
- Navrhovateľ: Stiahnite a importujte súbor ReqIF
- Uchádzač: Komentujte požiadavky a exportujte ich ako súbor ReqIF
- Uchádzači: Uveďte súbor ReqIF na portál elektronického verejného obstarávania
- Klient: Stiahnite a importujte súbor ReqIF.
- Odpovedanie/komentovanie otázok uchádzača, v prípade potreby náprava
- Začnite znova bodom 1 .: Poskytnite na portáli novú komentovanú verziu
Predtým sa hovorilo o rovnakých právach uchádzačov. To tiež znamená, že sa môže zúčastniť nielen ten, kto kupuje licencie IBM. ReqIF je bezplatný štandard a existuje jednoduchý freewarový softvér (napr. ReqIF Studio).
Obrázok 4: Štúdio ReqIF
Predkladanie ponúk
Vyššie uvedený postup je samozrejme možné použiť aj na predloženie ponúk. Každý uchádzač predloží súbor ReqIF.
- ... požiadavky z výberového konania vyhodnotené z hľadiska ich uskutočniteľnosti
- ... aktuálna ponuka
- ... sledovateľnosť medzi ponukou a požiadavkami
Takýto balík ReqIF výrazne uľahčuje testovanie a hodnotenie a má tiež pozitívny vplyv na vysledovateľnosť.
Preskúmanie, hodnotenie a vysledovateľnosť
Dôležitým právnym kritériom je vysledovateľnosť rozhodnutia o zadaní zákazky. Po importe finálnych súborov ReqIF všetkých uchádzačov sa prepoja všetky údaje súvisiace s komunikáciou v nástroji. Sledovateľnosť je v zásade vedľajším produktom.
Nakoniec prezentovaný postup umožní klientovi v nástroji ...
- ... kontrola úplnosti a formálnej správnosti ponúk uchádzača pomocou správ
- ... systematické hodnotenie výkonu a váženie
- ... jednoduché porovnanie niekoľkých uchádzačov
Začiatok projektu
Zákazka bola zadaná a projekt sa začína. Súťažné podklady slúžia ako ústredná súčasť, pretože obsahujú najdôležitejšie požiadavky. Podľa V-modelu je možné ich vylepšiť a previesť na architektúru. Zároveň slúžia ako akceptačné kritériá pre integráciu a akceptačné testy.
Okrem IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next) ponúka IBM Engineering Lifecycle Management Platform najdôležitejšie nástroje na podporu procesu systémového inžinierstva:
- Interaktívny sprievodca vývojovým procesom
- Dôsledné pokrytie všetkých disciplín systémového inžinierstva: požiadaviek a riadenia architektúry, správy testov a správy zdrojových kódov, správy konfigurácií
- Agilná platforma pre riadenie a spoluprácu na projektoch
Stručne zhrnuté výhody:
- Dôsledná a zrozumiteľná výmena požiadaviek, aj pri „spiatočných cestách“
- Výrazné zníženie času, úsilia a nákladov pre dopytujúcich a uchádzačov
- Opätovné použitie špecifikácií v implementačnom projekte
Môžete si tiež prečítať náš blog: Systémové inžinierstvo: Bez nástrojov to bude drahé