Dobre pripravené organickou kontrolou
Príprava ekologickej kontroly: čo je potrebné zvážiť?
Plánujte včas
Spoločnosť už dnes kladie základy pre optimálne fungujúce riadenie pri svojej každodennej práci. Úsilie sa výrazne zníži, ak sú všetky dokumenty potrebné na kontrolu aktualizované a prehľadne archivované.
Zamestnanci, ktorí sú poverení prípravou a implementáciou ekologickej kontroly, by mali mať dostatok času na súvisiace úlohy. A to nielen pred termínom kontroly. Všetci zamestnanci požadovaní na vyšetrenie by mali byť včas informovaní o dátume. To je jediný spôsob, ako zabezpečiť, aby boli k dispozícii pre informácie alebo aby mohli organizovať rovnocenné zastúpenie. Ak zamestnancov v deň kontroly nerozptyľujú iné úlohy, pomáha to zabezpečiť jej bezproblémový priebeh.
Sledujte informačný materiál od inšpekčného orgánu
V rámci prípravy na priamu kontrolu stojí za to pozrieť si informačný materiál zaslaný príslušným orgánom pre ekologickú kontrolu najneskôr s oznámením o vymenovaní. Dokumenty, ktoré sú tam uvedené, by mali byť usporiadané pre kontrolný deň a mali by byť čo najviac centrálne. Ak sú dokumenty z organizačných dôvodov k dispozícii iba na rôznych miestach spoločnosti, malo by byť možné ich tam predložiť bez dlhého vyhľadávania.
Nasledujúce dokumenty a záznamy musia byť vždy pripravené na kontrolu počas ekologickej kontroly:
Popis firmy
Dôležitým základom v procese organickej kontroly je operačný popis spoločnosti. Opisuje okrem iného štruktúru spoločnosti, potraviny vyrábané spoločnosťou a jej opatrenia na dosiahnutie súladu s právnymi predpismi EÚ o ekologických potravinách. Orgán pre ekologickú inšpekciu musí byť vždy okamžite informovaný o akýchkoľvek významných zmenách v opise. Patria sem napríklad:
- Kolaudácia nového prevádzkového miesta
- Uvedenie subdodávateľov do prevádzky
- Personálne zmeny v podnikovom manažmente
Spoločnosť potom môže počas ekologickej kontroly nahlásiť menej významné zmeny. Patria sem nasledujúce zoznamy z prílohy k popisu spoločnosti:
- Zoznam dodávateľov
- Zoznam zákazníkov
- Zoznam surovín
- Zoznam položiek
Dodacie listy a faktúry
Všetky prichádzajúce suroviny a hotové výrobky musia byť overiteľné originálmi dodacích listov a faktúr. Faktúry musia preukazovať, že boli správne zaúčtované.
Inšpekčné dokumenty vstupná kontrola tovaru
Predpisy EÚ o ekologickom poľnohospodárstve požadujú od ekologických spoločností, aby vykonali zdokumentovanú kontrolu dokumentov prichádzajúcich tovarov a dodaných organických surovín. Tieto testovacie dokumenty musia byť pripravené na odovzdanie pre ekologickú kontrolu. Patria sem aj platné ekologické certifikáty dodávateľov. Okrem toho musí byť pochopiteľné, ako sa riešili odchýlky zistené počas prichádzajúcej kontroly tovaru.
Recepty a štítky
V prevádzkových dokumentoch by mali byť aktuálne používané recepty a príslušné štítky zreteľne oddelené od zastaraných verzií.
Dokumentácia spotreby surovín a výrobných množstiev
Ústredným bodom organickej kontroly je porovnanie spotreby surovín s výrobkami z nich vyrobenými. Na tento účel musia byť v prehľadnej forme k dispozícii všetky údaje o použitých surovinách, množstvách výroby, množstvách predaja, súčasných zásobách a zásobách od kontroly predchádzajúceho roku.
Čistiaca dokumentácia
Zásadným opatrením na ochranu organických potravín pred zakázanými látkami alebo pred zmiešaním s konvenčnými potravinami je čistenie skladovacích a výrobných zariadení. Doklad o čistení, ktorý sa má skontrolovať, musí preukazovať, že čistenie sa uskutočnilo vždy pred uskladnením ekologického tovaru a pred začatím ekologickej výroby. Okrem toho musí byť zdokumentovaný úspech čistenia.
Dokumentácia boja proti škodcom
Protokoly o opatreniach na ničenie škodcov a použité metódy by mali byť v chronologickom poradí. Ak ich archivuje online poverená spoločnosť na kontrolu škodcov, musí byť v deň kontroly možný prístup do databázy.
Analýzy znečisťujúcich látok
Napríklad, ak má spoločnosť k dispozícii analýzy pesticídov týkajúce sa jej organických surovín a organických výrobkov, tieto musia byť tiež k dispozícii na ekologickú kontrolu. Patrí sem v prípade potreby prehľad opatrení prijatých na odstránenie odchýlok.
Záznam sťažnosti
Sťažnosti zákazníkov by sa mali triediť podľa dátumu ich prijatia a dôvodu reklamácie. Je tiež dôležité zdokumentovať opatrenia prijaté na riešenie sťažnosti.
Ak si vezmete všetky kontrolné prípravy k srdcu, má to nielen pozitívny vplyv na kontrolnú atmosféru, ale jednoduchšia a rýchlejšia implementácia v konečnom dôsledku tiež zníži náklady na organickú kontrolu.