Dokonale tlačte rozsiahle tabuľky programu Excel - PC-WELT
Výtlačok veľkej tabuľky programu Excel zriedka zodpovedá predstavám autora. Väčšinou sú tabuľky buď príliš široké, alebo je zalomenie stránky na veľmi nešťastnom mieste - výtlačok zlyhá.
Samotný program Excel je pri tlači dosť hlúpy: Ak necháte program pri tlači prevziať kontrolu, bude potrebné veľa papiera na úplne zbytočné veci. Pri príliš širokých tabuľkách program Excel najskôr vytlačí toľko riadkov a stĺpcov, koľko je miesta na jeden list papiera. Takto to pokračuje až do posledného riadku. Potom sa program Excel znova spustí a vytlačí zostávajúce stĺpce.
To je samozrejme úplný nezmysel. Pri tlači v programe Excel musíte zasiahnuť.
Nasledujúce tipy sa týkajú tlače v programe Excel 2016, ale platia obdobne aj pre staršie verzie a tiež pre Excel 2019.
Dokonale tlačte stránky v programe Excel
Ak používate staršie verzie programu Excel, prejdite do ponuky „Súbor> Ukážka pred tlačou“. Teraz sa otvorí okno s informáciami o tom, ako by program Excel v súčasnosti tlačil tabuľku. V nových verziách programu Excel, ako je napríklad Excel 2016/2019, vyberte v ponuke „Súbor“ možnosť „Tlačiť“. V dolnej časti zobrazuje program Excel počet vytlačených strán v dokumente. Tu môžete tiež listovať po stránkach po stránkach. Prípadne vyberte položku ponuky „Zobraziť“ a podpoložku „Rozloženie stránky“ v programe Excel 2016/2019.
Dokonale tlačte stránky v programe Excel
Na získanie prehľadného výtlačku často chýba iba stĺpec alebo riadok. V takom prípade vám pomôže tlačidlo „Break Preview“ v položke ponuky „View“. Jednoducho posúvajte okraje pomocou myši, kým sa nezmestia. Za týmto účelom sa kurzor zmení na dvojitú šípku, pomocou ktorej môžete zväčšeným alebo zmenšeným výrezom stlačiť tlačidlo myši. Mali by ste však byť opatrní, aby písmo na konci tabuľky bolo stále čitateľné.
Možno ste už spokojní s výtlačkom tabuľky. Nie ste však ani zďaleka vyčerpaní potenciál Excelu. V ponuke prejdite na „Rozloženie stránky“. Tu môžete pomocou pásu s ponukami vykonať množstvo nastavení výtlačku.
Nastavenie stránky
Na karte „Rozloženie stránky“ sú niektoré veci prakticky samy osebe: Pre veľmi široké tabuľky je najlepšie zvoliť možnosť „Orientácia“ na šírku. Pre „Formát“ sú k dispozícii ďalšie možnosti.
Bod „Zmena mierky“ je v tomto registri zaujímavý. V zásade môžete dosiahnuť to isté ako s programom „Break Preview“. Zväčšite alebo zmenšíte celý stôl. V závislosti na tom, ako nastavíte počiatočné hodnoty (písmo a veľkosť písma), by ste mali byť pri týchto hodnotách trochu opatrní, inak nemusí byť tabuľka čitateľná. Ak nie ste so zmenou spokojní, zadajte znova „100%“ a všetko bude opäť v poriadku. Tlačidlom „Možnosti“ sa dostanete do okna „Vlastnosti“ vašej tlačiarne, kde môžete vykonať ďalšie úpravy.
V prípade možnosti „Okraje“ máte možnosť umiestniť okraje tlače, ako aj hlavičku a pätu s presnosťou na milimetre. Tento postup so zadávaním číselných hodnôt pre „Definované okraje“ je dosť praktický, ak existujú jasné špecifikácie dokumentu.
Ak chcete vložiť iba jeden riadok alebo jeden stĺpec na papier, je to tiež jednoduchšie: Prepnite späť do bočného pohľadu a stlačte tam tlačidlo „Okraje“.
Užívateľom definované nastavenie stránok
Často však nemôžete okraje stránky len tak ľubovoľne posunúť smerom von: Mnoho tlačiarní nedokáže tlačiť až na samý okraj papiera a môžu ignorovať vaše nastavenia alebo odpovedať chybovým hlásením. Pozor: Okraje posúvajte opatrne a krok za krokom. V opačnom prípade riskujete, že sa vaše nádherné rozloženie stola roztrhne.
V tomto okne môžete tiež zmeniť šírku stĺpca
V časti „Okraje“ v okne „Rozloženie stránky“ nájdete možnosť „Vycentrovať na stránku“ v dolnej časti používateľom definovaných nastavení. To je užitočné pre atraktívny dizajn výtlačku: „Horizontálne“ vycentruje stôl medzi ľavým a pravým okrajom, „Vertikálne“ medzi horným a spodným okrajom. Aj tu tlačidlo „Možnosti“ otvorí okno „Vlastnosti“ vašej tlačiarne.
Správne nakonfigurujte hlavičku/pätu
Na karte „Hlavička/päta“, ktorú nájdete v časti „Okraje> Okraje definované používateľom“, zadajte, čo by sa malo zobraziť v hlavičke alebo päte. Máte ešte viac možností pomocou tlačidiel „Používateľom definovaná hlavička“ a náprotivku päty vpravo, do ktorých môžete vložiť napríklad názov súboru alebo dátum tlače a čas. Podľa vašich potrieb máte dokonca možnosť použiť obrázok jednoduchým kliknutím na príslušnú ikonu.
Nastavte hlavičky a päty
Vedľa záhlavia/päty nájdete „List“. Toto je o tom, čo by malo byť vytlačené. V časti „Oblasť tlače“ určíte, ktorú časť tabuľky chcete vytlačiť. Rozsah môžete zadať priamo, čo je zvyčajne ťažkopádne, pretože je ťažké zúžiť stĺpce a bunky presne na prvý pohľad. Na druhej strane máte možnosť definovať viac oblastí tlače, ktoré sú od seba vzdialené. Jednotlivé oblasti tlače oddeľte bodkočiarkou (;).
Ak chcete tlačiť iba jednu oblasť, je lepšie postupovať nasledovne: Vyberte požadovanú časť zošita, keď sa nachádzate v poli „Oblasť tlače“. Odteraz bude Excel tlačiť iba vybratú oblasť zošita. Ak to chcete zmeniť, znova choďte na „Oblasť tlače“ a jednoducho odstráňte záznam. Ďalšia výhoda: Toto nastavenie sa zachová, aj keď ukončíte program Excel.
Nastavenie oblasti tlače tabuľky
Možnosť vytlačiť názov
Problémom veľkých tabuliek, ktoré sa rozprestierajú na niekoľkých stránkach, sú chýbajúce hlavičky stĺpcov od druhej stránky ďalej. Prehľad sa rýchlo stráca. Vďaka možnosti „Opakovať riadky vyššie“ alebo „Opakovať stĺpce vľavo“, ku ktorej máte prístup cez „Vytlačiť názov“ v časti „Rozloženie stránky“, vám Excel ponúka možnosť opakovať nadpisy stĺpcov alebo nadpisy riadkov na každej vytlačenej stránke.
Tento cieľ môžete dosiahnuť dvoma spôsobmi: Oblasť, ktorá sa má opakovať, môžete napísať priamo do príslušného prázdneho poľa. Máte tiež možnosť kliknúť v zošite na riadok, ktorý by sa mal opakovať na každej stránke. Predmetná oblasť je obklopená prerušovanou čiarou a v predtým prázdnom poli sa zobrazuje ako text.
Problém vyriešite úplne rovnako, ak chcete opakovať stĺpec. Musíte iba potvrdiť svoje podrobnosti pomocou tlačidla „OK“ a program Excel urobí, čo požadujete.
Predtým, ako budete konečne v poriadku, pozrite sa na zvyšné možnosti na karte „Hárok“: V časti „Tlač“ môžete určiť, či chcete medzi bunkami vytlačiť čiaru mriežky, ktorá často veľmi pomáha pri prehľadnosti. Tu môžete definovať rôzne nastavenia pre tlač.
Nastavte možnosti tlače
Teraz ste takmer tam. Keď prijmete všetky nastavenia pomocou tlačidiel „OK“ alebo Enter, stojí za to sa konečne pozrieť na „Rozloženie stránky“. Vyzerá všetko tak, ako chcete? Potom kliknite na „Súbor> Tlačiť“ a potom na „Tlačiť“. Najneskôr teraz sa zistí, či ste skutočne urobili všetko správne.
Ďalšie tipy na tlač: Ak chcete tlačiť viac súborov naraz, vyberte všetky príslušné súbory v Prieskumníkovi (myšou a stlačte kláves Ctrl), potom kliknite pravým tlačidlom myši na výber a v kontextovej ponuke kliknite na „Tlačiť“. Súbory sa otvárajú a tlačia jeden po druhom.