E-mailová etiketa Je to dobrá forma I Robert Half Robert Half

Vedeli ste, že e-mail je najbežnejšie používaným komunikačným prostriedkom? Celosvetovo sa každý deň posiela viac ako 281 miliárd (!) Obchodných e-mailov. Niet divu, že sa k niektorým e-mailom vkradnú čerti ako nesprávny pozdrav alebo pravopisné chyby. Zdá sa to neprofesionálne, a preto vám predstavujeme našu veľmi osobnú e-mailovú etiketu.

Tu si môžete prečítať:

E-maily hromadnej výroby

Ak pracujete v kancelárii, pravdepodobne dostanete 30 až 50 e-mailov denne, niektoré dni dokonca oveľa viac. Len v Nemecku sa počet zaslaných e-mailov zvýšil od roku 2016 do roku 2017 o 23%, a dosiahol tak historický rekord 771 miliárd.

Na toto Množstvo elektronickej pošty Už vlastne nie je prekvapením, keď trpí e-mailová etiketa. Stále viac zamestnancov navyše prijíma a odosiela správy prostredníctvom svojich inteligentných telefónov. Malý displej, digitálna klávesnica a slepá dôvera vo funkciu automatickej korekcie podporujú nárast chýb pri písaní. Čítanie súborov je tiež často ťažké. To je fatálne, pretože nedbalé e-maily tiež farbia profesionálny obraz od odosielateľa.

Etiketa sa týka aj nových médií

Hromadná výroba e-mailov trpí najviac pravopisom a gramatikou: malé a veľké písmená sa neustále ignorujú, čiarky sa používajú zriedka a slová sú skrátené podľa toho, ako ich nálada zaujme. Toto nielen sťažuje čítanie, ale príjemcovi e-mailu tiež hovorí, že autor sa vôbec nijako nepokúsil.

Vlastne zvláštne, inak sa snažíte opticky dodržiavať pravidlá etikety pre kanceláriu s elegantným oblečením a serióznym vzhľadom na telefóne. Vedomie, že to vytvára profesionálny dojem na obchodných partnerov a kolegov, sa už získalo. Prečo to isté neplatí pre obchodný e-mail?

Pravidlá e-mailovej etikety by ste mali venovať pozornosť aj vtedy, keď posielate obchodnú elektronickú poštu ľuďom, s ktorými ste roky spolupracovali, a preto sú v profesionálnom kontakte neformálnejší. Aktivujte kontrolu pravopisu vo vašom e-mailovom programe. Skontrolujte však jeho poznámky a požiadavky na zmeny, pretože ani tento softvér nefunguje vždy perfektne.

Rýchlosť, rýchlosť: ako rýchlo by ste mali odpovedať na e-mail?

Zásadná otázka v digitálnej komunikácii je: Ako rýchlo by ste mali odpovedať na e-maily? Alebo inak: Ako dlho môžete nechať e-maily čakať v doručenej pošte bez toho, aby ste boli nezdvorilí? Niektorí si myslia, že musíte odpovedať okamžite. To však zvyčajne naruší pracovný tok.

Namiesto otvárania doručenej pošty pre každý prichádzajúci e-mail je lepšie vyhradiť si každé ráno a popoludní 30 minút, počas ktorých sa môžete sústrediť na kontrolu prichádzajúcich e-mailov. Najskôr triedte urgentné žiadosti od menej urgentných a potom sa rozhodnite, na ktoré e-maily máte čas.

Z hľadiska efektívneho riadenia času odpovedáte na e-maily, ktoré nevyžadujú žiadny prieskum, okamžite. Ak spracovanie trvá dlhšie, pošlite príjemcovi krátku priebežnú správu, že sa danou záležitosťou zaoberáte. V každom prípade sa to odporúča, odpovedať do 24 hodín, po doručení e-mailu do doručenej pošty.

Žiadne súbory, ktoré sú príliš veľké ako prílohy

To, čo vás e-mailom otravuje znova a znova, sú veľmi veľké prílohy s viac ako 10 MB. Zanášajú doručenú poštu a otvorenie príloh trvá dlho. Ak musíte posielať väčšie súbory, vopred si s príjemcom objasnite veľkosť, do akej môže dostávať prílohy e-mailov. V prípade potreby môžete tiež kliknúť Cloudové služby ako Dropbox, Disk Google alebo mediálne centrum T-Mobile.

Bežné formáty súborov sa otvárajú ľahšie

Bežné tiež používajte pre prílohy v e-mailoch Formáty ako PDF, JPEG alebo ZIP. Niekedy sú potrebné dokumenty programu Word, napríklad ak má príjemca dokument ďalej upravovať. Ak formát Word nie je potrebný, použite formát PDF. To príjemcovi ušetrí starosti s nepríjemne skresleným formátovaním spôsobeným nekompatibilnými verziami Wordu alebo špeciálnymi fontami. Zodpovedajúce bezplatné programy na prevod súborov PDF nájdete na internete.

E-mailová etiketa: 9 najcennejších pravidiel

Funkcia CC: Popremýšľajte, komu vložiť kópiu e-mailu. Potrebuje príjemca skutočne kópiu týchto informácií? To pomáha zbytočne nezaťažovať doručenú poštu vašich príjemcov a šetrí drahocenný čas. (Malé cvičenie: pozrite sa, koľko z vašich e-mailov pre vás v skutočnosti nie je relevantných.)
Predmet: Jadro vašej žiadosti by sa mali odrážať v predmete. To pomáha príjemcovi pohotovo posúdiť urgentnosť e-mailu. To vyzerá profesionálne.
Pozdrav: Jedno z najdôležitejších pravidiel e-mailu: pozor na jedno správny pozdrav a zdvorilý pozdrav. Ak meno nehovorí o tom, či ide o ženu alebo muža, pomôže kontrola na portáloch sociálnych médií alebo na kontaktnej stránke webového sídla spoločnosti. Preto by na konci e-mailu mala byť zodpovedajúca položka Pozdrav na rozlúčku vložené.
obsah: Poď udržiavanie krátkeho príbehu k veci. Ak váš problém nie je možné stručne zhrnúť, mali by ste navrhnúť alebo uprednostniť telefonický hovor alebo osobný rozhovor. Ak sú vaše e-mailové adresy žiadosti o schôdzku, zvýraznite schôdzku buď veľkosťou písma, tučným písmom alebo farebne. V niektorých e-mailových programoch môže byť zabudovaná aj funkcia pripomenutia pre príjemcu.
Len žiadne emotikony: Nepoužívajte v obchodných e-mailoch smajlíky a podobne. Emotikony pôsobia hravo a neprofesionálne. Je lepšie pracovať na svojom texte, kým nehovorí presne to, čo máte na mysli.
Vyhnite sa skratkám: Nepoužívajte skratky, pokiaľ nie sú známe vo vašom obchodnom prostredí. Pozdravy ako VG pre „pozdravy“ vyzerajú, akoby ste príjemcovi nezaberali dostatok času na vysvetlenie slov. Okrem toho si nemôžete byť istí, že osoba, ktorej píšete, bude schopná dešifrovať použité skratky.
Korektúry: U dôležitého alebo kritického obsahu by ste mali vždy používať e-mail korektúry od kolegu alebo od niekoho, komu dôverujete nechať. Obsah sa často dostane k príjemcovi e-mailu inak, ako bol určený. Pokiaľ ide o dôležitý obsah alebo informácie, vždy zvážte, či má zmysel kontaktovať vás osobne viac ako e-mail.
kontrola: Pridajte znak Emailová adresa príjemcu (príjemca) vždy až na konci a. Toto vám zabráni odoslať e-mail príliš skoro alebo náhodne. Pozorne si ešte raz skontrolujte pravopis, pozdravy vrátane pozdravov, či sú v texte uvedené všetky dôležité skutočnosti, dátum a či sú priložené súbory.
čas: Všeobecne by malo najskôr urgentné otázky dostať odpoveď. Existuje jedna veľmi dôležitá výnimka: Ak vás naštve čítanie e-mailov, pretože napríklad kolega alebo šéf vás z niečoho obviňujú - podľa vášho názoru neoprávnené - potom to platí najskôr, Zachovaj pokoj. Ak to nefunguje, najskôr odložte svoju frustráciu z mysle. Za žiadnych okolností však tento e-mail neposielajte! Uložte ho ako koncept alebo v ideálnom prípade ihneď odstráňte. Potom jednu noc nad tým prespať a sadnúť si zodpovedajúca odpoveď nasledujúci deň na.

V stresujúcom každodennom kancelárskom živote sa do nás všetkých vkrádajú malé nedbalosti. To je ľudské. Napriek tomu by ste mali písať svoje e-maily profesionálne.

Platí to najmä pre žiadosti zaslané e-mailom: S vašou online žiadosťou sprostredkujete prvý dojem o vašom potenciálnom novom zamestnávateľovi. Pred odoslaním preto skontrolujte, či ste dodržali vyššie uvedené pravidlá (pokiaľ sú relevantné). Ďalšie tipy na online aplikácie nájdete v Robert Half Career Center.

A ak ešte neviete, komu poslať svoju žiadosť - tu nájdete veľkú Výber pracovných miest vo financiách a účtovníctve, IT a v komerčnom sektore: