Filip; Spoločnosť Podpisovanie zmlúv na diaľku v súvislosti s rozšírením COVID-19 - Finančné
Autori: Liliana Dranca (senior spolupracovníčka) a Irina Suătean (spolupracovníčka) - Filip & Company
V súvislosti s rozšíreným šírením vírusu COVID-19 čoraz viac spoločností presúva svoje podnikanie online a zamestnanci a manažment sú „doma “a vyhýbajte sa stretnutiam, cestovaniu atď. Práce však musia pokračovať v kontexte sociálneho dištancovania a väčšinu zmlúv je možné podpisovať (a) na diaľku. Ďalej sú uvedené dve možnosti uzatvárania zmlúv na diaľku, a to pomocou elektronického podpisu (pre ľudí, ktorí takýto podpis majú) a podpisu v protiklade.
- Uzatváranie zmlúv predĺženým elektronickým podpisom
Najbezpečnejším spôsobom, ako uzavrieť zmluvy na diaľku, je ich podpísanie s a predĺžený elektronický podpis, založené na kvalifikovanom certifikáte a zakúpené od autorizovaného dodávateľa, ktoré má rovnakú hodnotu ako vlastnoručný podpis použitý v tlačenej verzii dokumentu. Akreditovaných dodávateľov na vydávanie certifikátov elektronického podpisu v Rumunsku možno nájsť v registri zverejnenom na webovej stránke Ministerstva komunikácií informačnej spoločnosti.
Držitelia rozšírené elektronické podpisy môžu platne uzatvárať na diaľku zmluvy, pri ktorých zákon vyžaduje písomnú formu ako požiadavku platnosti alebo skúšobnej doby (napríklad poistná zmluva) alebo pri ktorých zákon nevyžaduje nijakú formálnu požiadavku platnosti (napríklad nájomná zmluva, zmluvy na diaľku alebo zmluvy na diaľku medzi poskytovateľmi finančných služieb a spotrebiteľmi). Takto podpísané zmluvy majú rovnakú hodnotu ako tie, ktoré osobne podpisujú zmluvné strany.
Namiesto toho, rozšírený elektronický podpis nemožno použiť na uzatváranie zmlúv v autentickej podobe - napríklad zmluvy o predaji nehnuteľností alebo hypotekárna zmluva.
- Uzatváranie zmlúv prihlasovaním protistrán a spôsobu, akým je možné podpisovanie organizovať
Aj keď je elektronický podpis v súčasnej situácii efektívnym nástrojom, mnoho spoločností takýto podpis nemá. Môžu sa dovolať podpisovanie zmlúv v protistranách - najjednoduchší spôsob podpisu na diaľku - ktorý vyžaduje, aby každá strana zmluvy podpísala samostatnú, ale identickú verziu tej istej zmluvy.
Konečná verzia zmluvy je rozdaná v elektronickom formáte (.pdf) všetkým stranám, každá strana zmluvu vytlačí, podpíše (najlepšie na každú stránku), napíše dátum a naskenovanú podpísanú verziu odošle ostatným stranám. V takom prípade bude mať každá strana originálnu zmluvu s vlastným podpisom a variantnou/skenovanou kópiou obsahujúcou podpis druhej strany/strán.
Môžu tak skončiť zmluvy, ktoré podľa zákona musia byť uzatvorené písomne alebo zmluvy, pre ktoré zákon neustanovuje žiadne formálne požiadavky. Rovnako ako v prípade elektronického podpisu, aj v prípade zmlúv, ktoré musia byť uzatvorené v autentickej podobe (pred notárom), napríklad v prípade predaja nehnuteľností, nie je možné použiť podpis protistrany.
Vyhnete sa tak stretnutiam organizovaným na podpisovanie zmlúv alebo času potrebnému na rozposlanie originálnych kópií zmluvy poštou/kuriérskou službou. Odporúčame však, aby sa pôvodné kópie zmlúv uchovávali ľahko prístupným spôsobom, tj tie, na ktoré každá strana podpísala svoj podpis v tlačenej podobe. Toto odporúčanie je veľmi dôležité v prípade zmlúv, ktoré sú na začiatku vykonateľnými titulmi vymáhanie, spoločnosti musia predložiť súdnemu exekútorovi originály kópií zmluvy alebo po nich overenú kópiu (v tejto súvislosti je obzvlášť užitočné poslať originály poštou/kuriérskou službou).
Varianty naskenované s podpismi strán sa môžu použiť v akýchkoľvek sporoch, ktoré môžu medzi stranami vzniknúť, vrátane strán vec platobnej neschopnosti o žiadosť o začatie konkurzného konania alebo o registráciu u veriteľa s cieľom preukázať existenciu zmluvy a povinnosti strán. V prípade potreby môžu byť poskytnuté ďalšie dôkazy, napríklad e-maily, ktorými strany zmenili konečné znenie a podpísané znenie zmluvy.