Kedy to funguje a kedy termíny nefungujú - DAN LUCA
autor Dan Luca - Prihláste sa na odber e-mailových správ kliknutím sem
„Každý potrebuje termíny. Aj bobry ... pretrvávajú celé leto, ale keď sa dostanú pred zimný termín, fungujú ako besní. Keby sme nemali termíny, stagnovali by sme. ““ (Walt Disney)
Sú potrebné termíny? ... Určite ÁNO!
Fungujú termíny zakaždým? … Samozrejme, že nie!
V tomto mini článku vám chcem priblížiť nasledujúce aspekty:
1. Keď je potrebné mať termíny (vaše a vo vzťahu k ostatným)
2. Recept je zaručený, že termíny NEBUDÚ fungovať
3. Správny spôsob stanovenia lehôt (stratégia a príklady)
A teraz začnime prvým bodom:
Keď je potrebné mať termíny?
Myslím si, že odpoveď na túto otázku je vynikajúco zachytená v tomto porekadle:
„Ak máte list na napísanie, bude vám trvať celý deň. Ak máte 100 listov na napísanie ... pravdepodobne ich dokončíte v ten istý deň. “.
alebo… v odpovedi na túto otázku:
„Aký je najproduktívnejší deň v roku?“
Odpoveď: Posledný deň pred sviatkom!
Prečo? Pretože * musíte * dokončiť všetko, čo ste začali, a nemáte inú alternatívu ...
(ak máte niekoho, komu delegovať, bolo by dobré dať mu všetko, čo potrebuje, aby mohol robiť dôstojnú prácu vo vašej neprítomnosti ... takže nakoniec stále * musíte * udržiavať poriadok)
Konkrétne si musíte stanoviť vlastné termíny, keď:
- Musíte byť disciplinovaní a viete, že bez pevne stanoveného termínu by ste to už nikdy neurobili
(napr. chcete schudnúť 5 kg, aby ste vyzerali dobre v šatách/kostýmoch nosených krstných matiek, a tento termín je zjavne dátum svadby)
- Ostatní ľudia na vás závisia a skutočnosť, že nedodáte včas, ich drží na mieste:
(napr. manažéri sa stretávajú a diskutujú o štvrťročných číslach a vy musíte vypracovať správu/prezentáciu. Bez včasného dodania vašej práce je stretnutie zbytočné)
- Chcete dosiahnuť lepšie výsledky za kratšie obdobie, pretože vás to núti lepšie sústrediť svoje zdroje. Môžete tiež pridať „niečo, čo stratíte“, aby ste zvýšili stávky.
(napr. zaviažete sa voči manažérovi, že v budúcom mesiaci zvýšite tržby o 25%, alebo súhlasíte so znížením platu o 25%)
Stanovenie vlastných termínov je ľahké a zároveň zložité.
Je to ľahké, pretože vy ste ten, kto rozhoduje, ale je to ťažké, pretože vás láka preceňovať alebo podceňovať sa.
Riadenie vlastnej výkonnosti závisí od monitorovacieho obdobia, v ktorom si stanovujete termíny a neustále ich vyhodnocujete. Sebapozorovanie je kľúčom k dlhodobému výkonu.
Vo vzťahu k ostatným existujú pravidlá, ktoré boli porušené a viedli k nedodržaniu lehôt v pomere takmer 100%.
Pozrime sa keď termíny NEFUNGUJÚ:
- Nefunguje to, keď sa môžu oneskoriť.
Sú neúčinné, ak nie je väčšia bolesť ako lehota po termíne, ako je krátkodobé potešenie z odloženia.
Môžete odložiť koľko chcete, ale posledný deň v mesiaci sa nakreslí čiara a zmerajú sa výsledky. Ak ste zvýšili tržby o 25%, získate zodpovedajúci bonus, ak nie, dostanete pokutu 25% z platu.
- Nefunguje to, ak nie sú známe zrejmé následky nedodania.
Je príliš nepodstatné, že sa šéf nahnevá, kričí alebo buchne po stole. To je nejasný dôsledok. Jasným dôsledkom by boli pokuty, peniaze, odpracované nadčasy, písomné napomenutia atď.
- Nefunguje, keď sú termíny iba hovorené a nie napísané. Poznáte to slovo: „hovoríme spolu a rozumieme si osobitne“? O tom to je. Nie je zdravé pre obchod alebo vzťah, aby každý pochopil, čo od konverzácie chce. Z tohto dôvodu bude neskôr možné brať ako overiteľný odkaz iba to, čo je napísané.
- Nefunguje to, keď tento výraz poznáte iba vy a nikto iný.
Márne ste vedúcim oddelenia a o pár dní získate audit kvality, ale viete o tom iba vy. Ak svojich podriadených neupozorníte, aby vopred pripravili potrebnú dokumentáciu, nemusí byť schopný včas dodať to, čo potrebujete.
- Nefunguje, ak je termín umelo nastavený.
Ak sa konečný termín považuje za nekorelovaný s realitou, vedie to k uvoľneniu a zbaveniu motivácie. Môže to byť tak v prípade, že chcete kontaktovať nového klienta, dohodnúť si schôdzku a požiadať svojho asistenta, aby do konca dňa pripravil všetku potrebnú dokumentáciu, hoci stretnutie trvá viac ako 4 týždne.
Nefunguje to, ak nezohľadňuje ostatné konkurenčné projekty z rovnakých zdrojov (čas, energia, peniaze atď.)
To je prípad šéfa, ktorý obviní podriadeného, ktorý nemôže povedať „nie“, a domnieva sa, že ak by mu dal v primeranom čase čo robiť. Tento aspekt má najväčší potenciál pre katastrofu, pretože je to časovaná bomba ... ako manažér sa spoliehate na nadmerné využitie zdrojov, ktoré určite nesplní dané sľuby.
Pozrime sa, aká je dobrá stratégia na stanovenie lehôt vo vzťahu k ostatným:
1. Analyzujte, kde v hierarchii priorít je aktivita, ktorú chcete vykonať.
Je veľký rozdiel, ak je na 1. mieste alebo na 4. mieste. Ak je na 1. mieste, prekonfigurujete celú svoju agendu, ak je na 4. mieste, nájdete miesto medzi už nastavenými.
2. Odhadnite čas potrebný na dokončenie činnosti
Existujú dve rôzne perspektívy:
a) ste predtým vykonávali túto činnosť (alebo podobnú) a môžete presne odhadnúť potrebný čas
b) je to prvýkrát, čo vykonáte aktivitu, a musíte zohľadniť veľa premenných. Moje skúsenosti mi hovoria, že nová úloha môže trvať až 2x dlhšie, ako sa očakávalo. Doprajte im teda dostatok času, ale zohľadnite aj zásadu z predchádzajúceho kroku.
3. Podrobne skontrolujte správnosť predpokladov (najmä ak sa nachádzate v situácii 2b)
Tento krok má potenciál chrániť vás pred katastrofou.
Čo si myslíte, že je pravda ... je pravda?
Niektoré predpoklady, ktoré by mohli byť nesprávne ... s významným dopadom ...
- kuriér pracuje aj v sobotu
- Mihai môže zostať nad harmonogramom a dokončiť ponuku na zajtra ráno
- zákazník „x“ dnes zaplatí účet a ja budem môcť platiť mzdy ... atď
4. Jasne - písomne stanovte deň a čas doručenia
Ak sa jedná o komunikáciu na diaľku, požiadajte o potvrdenie súhlasu e-mailom alebo sms. V každom prípade potrebujete „stopy“, že k tejto dohode došlo a bola v tejto podobe dohodnutá.
5. Jasne - písomne - stanovte dôsledky nedodržania dodacej lehoty
Zmluvy zvyčajne obsahujú doložky, ktoré sa zaoberajú oneskoreniami, len aby boli chránené pred nepredvídanými. Rovnako si myslím, že je normálne, že také dohody existujú medzi ľuďmi, nielen medzi subjektmi.
Prečo si to myslím?
Pretože spoločnosť stráca z oneskorenia interných transakcií, je normálne, že sa o stratu delí s osobou/osobami, ktoré túto skutočnosť spôsobili.
6. Po dokončení transakcie vyhodnoťte a poučte sa aby sa chyby neopakovali a duplikovalo sa, čo dobre dopadlo.
Ako som už uviedol vyššie, výkon a dokonalosť sú v skutočnosti výsledkom sebapozorovania a neustáleho zlepšovania, takže si dajte šancu stať sa lepšími a lepšími v tom, čo robíte.!
Teraz ti jednu dám príklad ktorými prechádzam 6 krokov:
Činnosť: Vypracovať prognózu rozpočtu predaja na 3. štvrťrok
1. Úroveň priority: 3
(úroveň 1 - 2 obchodné stretnutia už nadviazané, úroveň 2 - dohľad nad doručením prvej objednávky pre nového zákazníka)
2. Odhadovaný čas: 2 hodiny
(rozpočet na druhý štvrťrok bol zostavený za 90 minút, takže si tiež beriem rezervu)
3. Predpoklady, ktoré sa majú overiť:
- aké sú šance, že predajné stretnutia (s aferentnou cestou) budú trvať dlhšie ako odhadovaný čas?
- koľko času môžem vyhradiť na dohľad nad prvou dodávkou v prípade problémov? Obmedzím čas pridelený tejto prvej dodávke alebo budem trvať tak dlho, ako to bude potrebné?
- aká je pravdepodobnosť (historicky povedané) ďalších mimoriadnych udalostí, ktoré sú nad prioritou 3 a na ktorých chcem pracovať?
… Atď
4. Dodacia lehota: dnes do 18:00
5. Dôsledok nedodržania: 10% pokuta z platu
6. Hodnotenie: (bude vykonané po termíne)
Toto bol príklad, keď vám bola činnosť delegovaná, ale princípy sú rovnaké, keď ste delegátom.
Princípy tu opísané vám pomôžu natlačiť osobné vzťahy s kolegami (stres, nervy, frustrácie) a tak ďalej získate presné a predvídateľné profesionálne vzťahy.
Keď sú veci jasné od začiatku a každý vie, o čo ide a aké sú náklady, už sa nemožno odvolávať na ďalšie nedorozumenia ... a to udržiavať zdravé osobné vzťahy v práci.
S praxou prichádza skúsenosť s presnejším odhadovaním termínov, preto vám prajem, aby ste zožali ovocie správneho plánovania termínov pre tie, ktoré si sami stanovíte, aj pre tie, ktoré dávate ostatným.
2 komentáre
Hm. Existuje iná situácia, v ktorej termíny nemôžu fungovať: (projektový) manažér je priamo zapojený do mnohých detailov (neuplatňuje delegovanie kompetencií), existuje úzke miesto v aktivitách a implicitné nedodržiavanie termínov.
Projektový manažér je zapojený, pretože: 1) nevie, ako delegovať úlohy; 2) nedôveruje tým, na ktorých by mohol delegovať túto úlohu; 3) je jediný, kto chápe dôsledky nerešpektovania podmienok, alebo sa na neho vzťahuje iba možná pokuta, ostatní sú k výsledku ľahostajní. Niekedy je dobré nedelegovať, inokedy je nevyhnutné delegovať. Záležitosť skúsenosti.