Manažment praxe Proti „prokrastinácii“
Kočiš, Patric P.
Na stole lekára sú nahromadené neprečítané časopisy, poznámky z telefónu a ďalšie nedokončené záležitosti. V článku nájdete tipy, ako sa tomu dá čeliť.
Čo môžete získať dnes, s istotou to odložte na zajtra. . . Lekári trpiaci „prokrastináciou“ manažérskej choroby by mali určiť, k akému typu prokrastinácie patria, a potom pomocou anti-prokrastinačných techník rozvinúť prístup „urob to isté“.
„Zajtra si môžem prezrieť spisy pacientov, potom si konečne prečítam dôležitý odborný článok“ - v ordinácii lekára sú nahromadené neprečítané časopisy, telefónne poznámky a ďalšie neukončené záležitosti. „Prokrastinácia nie je nevyliečiteľná choroba,“ hovorí Dr. med. Jьrgen Hampf pevne. „V boji proti zlovestnému odkladu na zajtra pomáha rozlíšenie medzi nedôležitým, urgentným a dôležitým,“ radí praktický lekár z MeiЯenu. To znamená: niektoré úlohy musia byť odložené a zlikvidované v koši „P“, v koši. Naliehavé úlohy by sa však mali rýchlo vyriešiť. Nie vždy sú však také dôležité, aby ich zamestnanec nemohol riešiť. Lekár naplánuje dôležité veci, ktoré sa neponáhľajú. Nakoniec zostanú iba dôležité a neodkladné úlohy. „A to sú úlohy, ktoré nedelegujem ani neplánujem, ale pracujem na nich okamžite a so všetkou dôslednosťou,“ hovorí rodinný lekár Hampf.
Ktoré rozhodovacie kritérium pomáha pri hodnotení toho, čo je urgentné a čo je dôležité? Hodnotiaca škála lekára je relevantná: Ak je prvoradá orientácia na pacienta, odpoveď na otázku naliehavosti a dôležitosti závisí od toho, či daná činnosť prispieva k pohode pacienta. Čítanie odborného článku môže byť urgentné a dôležité - ak obsahuje informácie, ktoré bude potrebovať nasledujúci deň na ošetrenie pacienta. Ak je pracovná atmosféra pochmúrna, pretože dvaja zamestnanci sú zapojení do konfliktu, riešenie konfliktov má prioritu, ale článok sa, bohužiaľ, najskôr umiestni na „nedokončenú“ hromadu. Nakoniec je hodnota „orientácie na pacienta“ opäť kľúčová, pretože konflikt brzdí prácu celého tímu - a pacient trpí.
Čo robiť, ak choroba zasiahne aj tie najdôležitejšie a najnaliehavejšie záležitosti? Lekár by sa mal priradiť k typu „otáľania“:
• Perfekcionista nemá čas starať sa o najdôležitejšie a najnaliehavejšie, pretože je uväznený láskou k detailom a posadnutý plánovaním.
• Neorganizovaní sa topia v chaose a nemôžu nájsť začiatok.
• Slabý v rozhodovaní dáva prednosť odkladu vecí, pretože sa bojí konať - aspoň tak nemôže urobiť nič zlé.
• Chlap na poslednú chvíľu. Ľudia, ktorí potrebujú nátlak, aby konali, niečo odkladajú, kým nie je neskoro: Na schôdzu zamestnancov sa už nedá pripraviť.
• Milovník stresu si myslí, že získava autoritu permanentnou prezamestnanosťou. Stará sa teda o všetko - a teda nič poriadne.
Malá typológia ukazuje: Lekári trpia prokrastináciou z rôznych dôvodov. „Každý, kto analyzuje, k akému typu patria, môže po diagnostikovaní zahájiť terapiu a rozlúčiť sa s prekážkami, ktoré bránia viere, napríklad vždy musí byť dokonalý,“ vysvetľuje Hampf. Potom je možné vyvinúť jasnú a osobnú pracovnú metódu prispôsobenú individuálnemu typu a pristupovať k veciam dôsledne a efektívne.
Úlohy, ktoré sa stanú obeťami otáľania, sú zvyčajne rozsiahle, časovo náročné a preto nepríjemné. Praktický lekár z MeiЯenu odporúča:
• V prípade rozsiahlych úloh poskytuje podporu rozdelenie do niekoľkých čiastkových krokov (salámová taktika) a sústredenie sa na prvý krok. Obrovský balík „Správa a organizácia: Dane“ pozostáva z čiastkových aspektov „Zhromažďovanie potvrdení o daňových priznaniach“, „Spracovanie fakturačných dokladov“ a „Pripravte si stretnutie s daňovým poradcom“. Lekár začne zostavovať dokumenty sociálneho zabezpečenia.
• Paretov princíp (pravidlo 80:20) pomáha pri časovo náročných úlohách, podľa ktorých 20 percent strategicky správneho času a úsilia už prináša 80 percent výsledkov. Na základe princípu ekonóma Vilfreda Pareta (1848 až 1923) lekár určí, ktoré z jeho „výsledkov“, teda tých 20 percent, sú. Týmto aspektom dáva absolútnu prioritu - „zvyšok“ je naplánovaný a delegovaný. Týmto spôsobom získa lekár čas na ošetrenie pacienta a správu personálu.
• Všetky úlohy, ktoré netrvajú dlhšie ako päť minút, sú riešené priamo (prístup „urob to okamžite“).
Ďalším spôsobom, ako riešiť nepríjemné úlohy, je definovať ich podľa potreby, zoskupiť ich a každý deň na nich pracovať v stanovenom čase. O administratívne úkony sa potom lekár stará štvrťhodinu pred začiatkom konzultačnej hodiny. Je veľmi dôležité ponechať si pevne stanovený čas na riešenie nepríjemných, ale nevyhnutných prípadov. Pomocou postoja „urob to isté“ je možné inštitucionalizovať spracovanie týchto úloh. Súčasťou denného režimu je venovať pár minút nepríjemným. Takže hora nedokončených vecí sa ani nemôže hromadiť.
Používanie kontrolných zoznamov sa osvedčilo. Tam si lekár zapíše úlohy a čas, kedy sa ich ujme - a poznámku o dokončení. Zoznam „odložených úloh“ je zjavne skrátený - to poskytuje ďalšiu motiváciu.
Patric P. Kutscher