Metóda ALPS Touto metódou si lepšie naplánujete pracovný deň - a môžete urobiť viac

Iné ráno, ďalšia kopa úloh na stole. Stačí začať s A ako všetko funguje efektívne? Metóda ALPEN pomáha štruktúrovať pracovný deň. Takto to funguje.

definícia: Aká je metóda ALPEN?

Znie to ako hory, ale nemá to nič spoločné: Metóda ALPEN je technika riadenia času, pomocou ktorej si naplánujete pracovný deň a optimalizujete spôsob práce. Písmená A-L-P-E-N označujú jednotlivé kroky, pomocou ktorých zostavujete denný plán:

A.zapisovať si úlohy
Ľodhadnúť dĺžku
Plánujte v čase medzipamäte
E.urobiť rozhodnutia
záverečnú inšpekciu

Ako môžu podnikatelia použiť metódu ALPEN?

Lothar Seiwert, expert na riadenie času a vynálezca metódy, odporúča vytvoriť plán na nasledujúci pracovný deň o deň skôr, krátko pred koncom dňa. "Čistenie zubov trvá tak dlho, možno päť minút," hovorí Seiwert. Sám denne používa metódu ALPEN.

Seiwert neodporúča navrhovať denný rozvrh na začiatku práce, pretože prvé hovory, e-maily alebo zamestnanci ráno by mohli rušiť - a plánovanie sa mieša.

Kde a ako si zapíšete svoj denný rozvrh, je len na vás - či už je to voľná zbierka poznámok, analógový alebo digitálny kalendár. Hlavná vec je poznamenať si, kedy chcete úlohy zvládnuť a koľko času im venujete.

Takto fungujú jednotlivé kroky metódy ALPEN:

A - Zapisujte si úlohy, činnosti a schôdzky

Zapíšte si všetko, čo musíte na druhý deň urobiť: schôdzky, príprava prezentácií, dôležité telefonáty alebo večera s obchodnými partnermi. Na zozname úloh sú aj úlohy, ktoré ste nemohli deň predtým splniť.

L - odhad dĺžky úloh

Po každej úlohe si zapíšte, koľko času na ňu máte. "To by nemalo byť plánovanie minúty," hovorí Seiwert. „Často však výrazne podceňujeme, ako dlho niečo trvá, a tým sa dostávame pod časový stres.“

Váš vlastný časový plán zaručuje, že pracujete koncentrovanejšie a nenecháte sa ľahko rozptýliť - koniec koncov, chcete dodržať svoje osobné termíny.

P - čas medzipamäte

Niekedy sa nakoniec stanete zamestnaním úlohou dlhšie, ako ste pôvodne plánovali. Chatujete so zamestnancom na káve alebo vás urgentný telefónny hovor odhodí od značky. Pri vytváraní denného harmonogramu by ste preto mali počítať s veľkorysým uvoľnením. Seiwert odporúča plánovať s úlohami a schôdzkami iba okolo 50 až 60 percent vášho pracovného dňa. Zvyšok času je vyhradený pre nepredvídané udalosti a úlohy, na ktorých pracujete dlhšie, ako ste plánovali.

Denný čas medzipamäte 40 až 50 percent by sa mal opäť rozdeliť, odporúča Seiwert: polovica času pre prísne profesionálne veci, ako sú hovory a neplánované stretnutia, druhá polovica pre spoločenské aktivity, ako sú prestávky na kávu, rozhovory so zamestnancami alebo pár minút iba na seba samého.

E - rozhodujte sa

„Máme tendenciu zbaliť príliš veľa úloh do jedného dňa,“ hovorí expert na správu času. Preto by ste si mali stanoviť priority a zvážiť: Ktoré úlohy sú obzvlášť dôležité? Čo môžem urobiť pozajtra alebo budúci týždeň? Ktoré úlohy môžem delegovať na zamestnancov? Čo dnes nemôžete urobiť, odložte na iný deň.

Ak je pre vás ťažké určiť priority, môžu vám pomôcť ďalšie techniky riadenia času: napríklad analýza ABC alebo Eisenhowerov princíp, pomocou ktorého môžete úlohy triediť podľa dôležitosti a naliehavosti. Alebo Paretov princíp, ktorý vám pomáha pracovať efektívnejšie.

N - následná kontrola

Odkladanie úloh by ich nemalo nechať nespracované o týždne neskôr na stole. Seiwert: "Ak stále niečo tlačím, niečo nie je v poriadku s prioritami."

Preto každý deň kontrolujte, či sú úlohy prenesené z predchádzajúceho dňa stále aktuálne - alebo či môžete úlohu vymazať.

Výhody a nevýhody metódy ALPEN

Denný plán poskytuje prehľad o všetkom, čo sa momentálne deje - a na konci dňa budete vedieť, čo ste dosiahli. Tí, ktorí metódu používajú pravidelne, získajú lepšiu predstavu o tom, ako dlho pracujú na rôznych úlohách a čo im bráni v práci.

Kritici sa sťažujú, že metóda ALPEN trvá príliš dlho. Tieto sa dajú efektívnejšie využiť priamym spracovaním úloh. Seiwert, na druhej strane, hovorí: „Na to potrebujete päť minút, s cvičením tri.“

Jedinou nevýhodou metódy je podľa Seiwerta ľudský faktor: „Musím prekonať svoje slabšie ja. Niektorí ľudia sa nechcú zaviazať, zostať spontánni a flexibilní. Mali by sme si ale naplánovať našu pracovnú dobu rovnako, ako plánujeme cesty autom, napríklad: Nielen odchádzame a v polovici si všimneme: kecy, zlý smer. Trasu si vopred naplánujeme. ““

Limity metódy ALPEN

Pomocou metódy ALPEN si môžete naplánovať pracovný deň, ale nie celý týždeň alebo mesiac. "Jeden deň je stále zvládnuteľný," hovorí Seiwert. „Je pre mňa ťažšie naplánovať si mesiac, pretože sa veci stále blížia.“

Aby bolo možné štruktúrovane nahliadnuť trochu ďalej do budúcnosti, odborník na time management odporúča vytvoriť zoznam priorít pre týždenné alebo mesačné plánovanie a premýšľanie každý deň: Akú úlohu musím dnes zvládnuť?