Nová digitálna kancelária Business-Age, centrum zdrojov, spotrebúva nové stravovacie návyky menej papiera
Vzhľadom na produktivitu práce za hodinu, ktorá je 5-6-krát pod priemerom v Európe, majú rumunské spoločnosti zjavnú potrebu modernizácie. Prechod na digitálnu kanceláriu je skutočnou šancou na pokrok, pretože miestni podnikatelia chápu, že papierové pracovné toky sú neefektívne, uľahčujú chyby a vytvárajú neoprávnené náklady.
Digitálna kancelária, ktorá sa často spája s pojmom „bez papiera“, neznamená úplné odstránenie papiera, ale digitalizáciu pracovných postupov, takže sa zvyšuje efektívnosť práce a znižujú sa náklady na čas a peniaze. Čo však z praktického hľadiska zahŕňa prechod na digitálnu kanceláriu? Jednoduché pridanie skenera a predplatné mobilných dát neznamená digitálnu transformáciu. Je potrebných viac.
Spolupráca a digitalizácia
Digitálna kancelária pre závod v srdci mesta Bărăgan aj pre právnickú kanceláriu na ulici Calea Victoriei zahŕňa generovanie, obeh a spotrebu informácií na elektronických médiách. Ale aj tímová práca, mobilita, archivácia a bezpečnosť dát. Digitálna transformácia kancelárie začína permanentným používaním elektronických správ, riešení spolupráce a zdieľaním dokumentov. Informácie teda kolujú rýchlo, rozhodnutia možno zálohovať skutočnými údajmi a zákazníci dostanú včasnú odpoveď. Súčasná činnosť sa stáva efektívnejšou a oveľa flexibilnejšou a zamestnanci môžu vykonávať svoju činnosť z ľubovoľného miesta pomocou mobilných zariadení (notebook, tablet, telefón).
Na generovanie, šírenie a zdieľanie dokumentov medzi členmi rovnakého tímu alebo s vonkajším svetom je jednoduchým a efektívnym riešením Office 365. Sada produktivity spoločnosti Microsoft, ktorá je k dispozícii na základe predplatného, ponúka prístup ku klasickým aplikáciám Outlooku, Wordu a Excelu, ako aj k osobnému priestoru pre ukladanie dokumentov a jednoduchý spôsob spolupráce s SharePoint Online. Bez ohľadu na povahu firmy alebo veľkosť organizácie je Office 365 najlepším začiatkom pre vytváranie digitálnej kancelárie.
Ako odstrániť 10 ton papiera
Je zrejmé, že existujú oblasti, v ktorých je činnosť zložitejšia a kde právne predpisy vyžadujú, aby sa dokumenty dlhšiu dobu uchovávali v papierovej podobe. Pre také organizácie, ktoré spravujú veľké množstvo dokumentov, existujú riešenia na digitalizáciu fyzických dokumentov a organizáciu operácií registra. Podľa údajov z SEAP (systém elektronického verejného obstarávania) veľká radnica ročne nakúpi a spotrebuje asi 10 000 papierových topov, ktoré by zaplnili stredne veľkú kanceláriu. S aplikáciou, ako je StarCapture, môže ktorákoľvek spoločnosť alebo verejná inštitúcia rýchlo transponovať všetky fyzické dokumenty v elektronickom formáte a potom ich ľahko zdieľať podľa pracovných tokov špecifických pre jednotlivé činnosti. Tu je ukážka toho, ako možno s 10 tonami papiera oveľa ľahšie manipulovať a skladovať ich a rýchlejšie vyhľadávať informácie.
Ak pre jednotlivých používateľov Office 365 pokrýva požiadavky na ukladanie informácií, na organizačnej úrovni musia byť digitálne dokumenty archivované s profesionálnym riešením, ktoré umožňuje efektívnu správu, čo sa týka ukladania aj klasifikácie, vyhľadávania a načítania. Napríklad SEAL spĺňa všetky dlhodobé archivačné požiadavky súkromnej spoločnosti alebo verejnej inštitúcie. Je to navyše ľahko auditovateľný nástroj, ktorý je k dispozícii aj na základe mesačného predplatného.
Trend verzus nevyhnutnosť
Mnohí veria, že „digitálna transformácia“ je iba trendom požičaným od západnej ekonomiky. Pri bližšom skúmaní sú však výhody tohto vývoja pomerne ľahko pochopiteľné a hodnotiteľné. Každý podnikateľ by si mal položiť jednoduchú otázku: „čo ma najviac zožiera“? Odpoveď je rovnako jednoduchá: hľadanie informácií, ručné zasahovanie do dokumentov, príprava predĺžených stretnutí atď. Čas je najväčší zisk digitalizácie, pretože získané hodiny sa premenia na produktivitu a ziskovosť.
Pokiaľ ide o Rumunsko, údaje poskytnuté Eurostatom ukazujú zdvojnásobenie minimálnej mzdy v rokoch 2008 - 2016 a implicitne všeobecné zvýšenie úrovne miezd, čo vedie k nevyhnutnej potrebe zvýšenia produktivity. Aby boli zamestnanci efektívnejší, musia eliminovať prestoje, byť schopní ľahko spolupracovať s kolegami a byť mobilní. Je ťažké urobiť, ak je väčšina informácií na papieri. Papier vyvoláva vysoké náklady na výrobu, manipuláciu a skladovanie a drasticky obmedzuje tok informácií. Ak sa chcete dostať z tejto pasce, spoločnosť Star Storage je poskytovateľom integrovaných riešení, partnerom, ktorého potrebujete pri budovaní vašej digitálnej kancelárie a využívaní spoločného pracovného prostredia s elektronickými dokumentmi.