Pracujte produktívnejšie s týmito desiatimi tipmi - WELT
Vďaka upratanému stolu môžete pracovať produktívnejšie a sústredenejšie
Zdroj: Getty Images
Často máte pocit, že deň je príliš krátky na to, aby ste zvládli všetku prácu. Väčšinou je to len prílišné rozptýlenie a príliš malá organizácia. Tieto tipy vám môžu pomôcť.
Naplánujte si deň vopred
Aby ste mohli pracovať čo najproduktívnejšie, je najlepšie vedieť deň vopred, čo je potrebné urobiť ďalší deň. Inak stratíte príliš veľa času triedením úloh. Na ďalší deň si zapíšte zvládnuteľný (!) Zoznam úloh, ktorý vám tiež pomôže zaspať.
Začnite s najväčšími výzvami
Najväčšie výzvy by mali byť vždy na začiatku zoznamu. Ak sa to podarí, budete sa cítiť slobodnejší, motivovanejší a zvyšok bude (takmer) úplne sám. Ak príliš dlho odkladáte nemilované úlohy, blokujú vašu produktívnu prácu a robia vás nesústredenými, pretože nad tým musíme znova a znova premýšľať, buď nevedomky alebo vedome - a to vedie k stresu.
Je tiež obzvlášť dôležité vždy dokončiť úlohy až do konca. Ak začnete naraz príliš veľa vecí, narazíte na seba a na konci dňa nemôžete vôbec odškrtnúť žiadnu úlohu. Čo nie je také dôležité, je možné zaradiť ďalej na zoznam úloh, aby sa v prípade potreby dalo vymazať alebo odložiť z denného plánu.
Opýtajte sa sami seba, prečo niečo robíte
Často pomôže, keď sa na päť minút iba pozastavíte a položíte si otázku, prečo vôbec musíte urobiť to alebo ono. Musíte si vedieť predstaviť dlhodobý cieľ, ktorý to stojí za to (to vie každý, kto už niekedy pracoval na diplomovej práci alebo niečom podobnom). V najlepšom prípade je konečný výsledok motivujúci a povzbudzuje vás, aby ste pokračovali v efektívnejšej práci.
Stanovte si konkrétne ciele
Pomôcť môže aj použitie „metódy S.M.A.R.T.“. Pomôcť by malo veľmi konkrétne formulovanie cieľov, a teda presnejšia informácia o tom, na čom pracujete a v akom časovom rámci. Každé písmeno predstavuje podmienku: S pre konkrétny (konkrétny), M pre merateľný (merateľný), A pre dosiahnuteľný (dosiahnuteľný), R pre realistický (realistický) a T pre časovo ohraničený (ukončený).
Vytvorte dobré pracovné prostredie
Ak v kancelárii vládne domáca atmosféra, pracujete nielen uvoľnenejšie, ale aj efektívnejšie. Pomáhajú zelené rastliny, pútače očí na stenách (napríklad obrázky prírody), tiché oblasti a predovšetkým uprataný pracovný stôl. Z pracoviska vyhoďte všetko, čo nie je potrebné - súbory, ktoré sa nespracovávajú v ten istý deň, by sa tiež mali uložiť. Keď zmizne chaos na stole, zmizne aj v hlave.
Ale čas v kancelárii je naozaj zbytočný
Koncentrácia v práci je dôležitá, ale mnohí sú neustále rozptýlení. Na stretnutiach, pri e-mailoch a surfovaní, pri chatovaní, strácame čas a skutočne sa stresujeme.
Zdroj: Svet
Vedci z Veľkej Británie zistili, že deti v papučiach sa môžu lepšie učiť, pretože pracujú sústredenejšie. Ak všetci majú papuče, izba je oveľa tichšia a vy sa cítite uvoľnenejšie a pohodlnejšie. To sa bohužiaľ nedá nevyhnutne dosiahnuť na každom pracovisku pre dospelých - ale ak napríklad sedíte v domácej kancelárii alebo v takzvaných coworkingových priestoroch, je to veľmi praktická možnosť, aby ste mohli pracovať koncentrovanejšie.
Pravidlo 80:20
Toto pravidlo, známe tiež ako Paretov princíp, hovorí, že 80 percent výsledkov možno dosiahnuť iba s 20-percentným úsilím. Malý záväzok a veľký vplyv? Nie tak celkom, pretože zvyšných 20 percent robí väčšinu práce s 80 percentami celkového úsilia a sú to zvyčajne najdôležitejšie úlohy. Preto by sa to malo robiť ako prvé.
Ak máte v zozname úloh okolo desať položiek, sú obzvlášť dôležité dve z nich, ktoré podľa tohto pravidla zaberajú 80 percent pracovného času. Tento jav je možné aplikovať na najrôznejšie oblasti života - tento fenomén objavil Vilfredo Pareto v minulom storočí.
Povedzte niekedy nie
Ak neustále preberáte všetky úlohy, ktoré vám budú zverené, odvediete pozornosť od svojej skutočnej práce - a upadnete do stresu. Mali by ste preto tiež občas vypnúť svojich kolegov, ak vám opäť prinesú veci, ktoré v skutočnosti nepatria do ich oblasti. Sústreďte sa iba na najdôležitejšie úlohy a zoznam svojich priorít. Usporiadajte úlohy ako tím. To zaisťuje nielen viac času, ale aj menej práce a efektívnejší pracovný tok pri skutočnej práci.
Robte si pravidelné prestávky
Bez pravidelných prestávok koncentrácia rýchlo klesne na nulu. Preto sú odpočinky pre telo a myseľ nevyhnutné, aby ste mohli ďalej efektívne pracovať. Nadmerné premýšľanie o výkone nevedie k produktívnym výsledkom, preto odborníci odporúčajú každých 90 minút urobiť si krátku prestávku. Najneskôr po štyroch hodinách práce by sa mala urobiť dlhšia 30-minútová prestávka.
Ďalšou alternatívou je technika Pomodoro. Hovorí sa v ňom, že najlepším spôsobom, ako udržať svoju koncentráciu, je pracovať v krátkych a vysoko produktívnych fázach presne 25 minút a potom zakaždým urobiť krátku päťminútovú prestávku. Po štyroch Pomodoriho intervaloch by ste si mali dať dlhšiu prestávku 20 až 30 minút.
Používajte produktívne hodiny
Štúdie preukázali, že najlepšie pracujete medzi deviatou a dvanástou hodinou - počas tejto doby by sa podľa možnosti mali splniť náročnejšie úlohy. Pretože v čase obeda výkon klesá, preto by sa táto minimálna hodnota mala používať na ľahšie úlohy. Medzi 15. a 18. hodinou to potom ide opäť do kopca, na posledné dôležité úlohy dňa by sa mala použiť druhá vysoká koncentrácia. Okolo 21:00 stratil priemerný „ranný človek“ schopnosť sústrediť sa a motivovať.
Existujú však aj takzvaní večerní ľudia alebo „nočné sovy“. Ich vystúpenie sa začína až popoludní a trvá dlho do večera. Preto by sa mala denná pracovná rutina podľa možnosti prispôsobiť vášmu vlastnému biorytmu.
Žite a zdravo sa stravujte
Dostatok spánku a zdravé stravovanie sú tiež nevyhnutné pre čo najproduktívnejšiu prácu a koncentráciu. Dospelý človek by mal mať v priemere sedem až deväť hodín spánku.
Zdroj: Infographic Die Welt
Ale nezdravá strava má negatívny vplyv aj na schopnosť koncentrácie. Vyvážené raňajky sú preto nevyhnutné - môžu to byť zdravé müsli alebo celozrnné pečivo v kombinácii s ovocím a mliečnymi výrobkami, vďaka ktorým budete fit až do obeda. Počas dňa by sa malo jesť a piť dosť (dva až tri litre vody) päť malých jedál (napríklad ovocie, zelenina, celozrnné výrobky, orechy).
Mimochodom: sladkosti zvyšujú koncentráciu iba na veľmi krátky okamih, ak hladina cukru v krvi klesne, ste o to hlúpejší a apatickejší. Preto je lepšie spoľahnúť sa na zdroje cukru z celozrnných výrobkov, zeleniny, strukovín a ovocia, zvyšujú hladinu cukru v krvi pomaly, ale rovnomerne.
Viac sa o tejto téme dozviete aj v novom sprievodcovi Charlesa Duhigga „Chytrejší, rýchlejší a lepší: Prečo sa niektorým ľuďom toľko robí - a iným nie“. Kniha vyjde 8. mája vo vydavateľstve Redline Verlag.
Sledujte nás pod menom ICONISTbyicon na Facebooku, Instagrame a Twitteri.
Častejšie vstávanie a pohyb sa zvyšuje produktivitu