Praktické tipy na optimalizáciu procesov Pomocou týchto 5 krokov môžete zlepšiť pracovný tok v systéme Windows

Zahrnuté procesy sú nielen nepríjemné - stojí to čas a predovšetkým peniaze. Vďaka týmto praktickým tipom na optimalizáciu procesov dosiahnete rýchly pokrok.

Zamestnanci a šéfovia sa zhodujú na jednej veci: všetci milujú štíhle a efektívne procesy. Žiadne čakacie doby, žiadne neustále koordinačné slučky - a žiadny stres, keď kvôli neefektívnosti skončíte znova pod časovým tlakom. Namiesto toho: prepracujte sa krok za krokom a na konci dokončite prácu včas. To by nebolo pekné?

Ako však začať s optimalizáciou procesov? V prvom rade ide o štandardizáciu a dokumentáciu existujúcich procesov. Toto je prvý krok k efektívnejším procesom: Podľa štúdie amerického inštitútu pre prieskum trhu Gartner len zdokumentovanie procesu zvyšuje jeho efektivitu asi o 15 percent.

Ak však chcete skutočne dosiahnuť veľké zvýšenie efektívnosti, pokiaľ ide o čas, kvalitu a náklady, nemali by ste sa tu zastaviť. Musíte začať systematicky zlepšovať procesy.

To isté platí pre procesy ako pre skutočný život: ak budete mať oči a uši otvorené a budete mať trochu všímavosť, môžete dosiahnuť veľa. Najlepšie je začať hneď. Nasledujúce praktické tipy vám pomôžu.

1. Objasnite si zodpovednosti: kto pracuje a kto sa drží za hlavu?

Ak má proces fungovať efektívne, je nevyhnutné, aby každý vedel, čo má robiť a za ktorú oblasť je zodpovedný. V nemecky hovoriacich krajinách je pre to zavedený takzvaný model DEMI.

D znamená zodpovednosť za implementáciu: Kto vlastne prácu vykonáva a je za ňu zodpovedný? (napr. vytvorenie faktúry alebo údržba nástroja).
E znamená zodpovednosť za výsledky: Nakoniec, kto ako manažér alebo majster musí byť zodpovedný za výsledok? (napr. vedúci predaja alebo majster)
M znamená spoluprácu: Ktorí ľudia sú potrební na vykonanie práce?
Stojím za informáciou: Kto by mal dostať správu o postupe? (napr. sumarizované rozpätia príspevku projektov do manažmentu za posledné tri mesiace).

Pri práci na procesoch je obzvlášť dôležité objasniť prvé dve písmená D a E. Alebo, ešte konkrétnejšie, odpovedať na otázky: Kto robí prácu a kto sa jej drží za hlavu?

2. Eliminujte rozhrania: Boj proti hromadám úloh

Rozhrania sú podceňovaným plytvaním časom, t. J. Pri zmene úloh z jedného zamestnanca na druhého. Dôvod sa rýchlo nájde. V nemeckých spoločnostiach takmer vždy platí takzvaný princíp push: Keď zamestnanec A dokončí úlohu, odovzdá ju zamestnancovi B. Spravidla je stále zaneprázdnený inými úlohami. Preto je pridelená úloha „uložená“ na stole, poličke alebo v e-mailovej schránke. Je formovaná Malá kopa úloh a spolu s ním Laický čas úloha.

Okrem času na ležanie Čas hľadania, pretože po chvíli sa naskytne otázka, aký je stav spracovania pridelenej úlohy. Zamestnanec B vyhľadá úlohu na svojej hromade úloh. Zákazník určite nebude chcieť platiť tento čas hľadania, a preto je typickým odpadom.

Ak sú úlohy naopak štruktúrované tak, aby ich zamestnanec A mohol dôsledne spracovávať, hromady úloh a hľadanie zamestnanca B sú eliminované. Moderné slovo pre tento účel je dizajn pracovného toku, ale jeho jadrom je predovšetkým eliminácia čakacích a vyhľadávacích časov.

Ako eliminujete rozhrania?

Pomocou zdokumentovaného procesu sa opýtajte, či môžete Zamieňajte úlohy môcť. Zamestnanec B odovzdá činnosť zamestnancovi A, ktorý naopak prenechá ďalšiu úlohu zamestnancovi B. Obaja môžu pracovať dôslednejšie a stať sa podstatne produktívnejšími.

Rozhrania takmer vždy historicky narástli, pretože procesy sa nikdy neprehodnotili v priebehu rozširovania kapacity (noví zamestnanci).

Samozrejme, človek si môže položiť otázku, či je efektívne, keď robí všetko, od začiatku do konca. Koniec koncov, často máte odborníkov na rôzne pracovné kroky. Tento názor, ktorý sa vracia k takzvanému taylorizmu, je dnes z veľkej časti zastaraný. Jednotlivé, často sa opakujúce úlohy a veľmi vysoká úroveň členenia procesov na jednotlivé kroky nie sú také efektívne, ako sa zdá. Enormne demotivujú zamestnancov.

Samozrejme, človek sa nevrátil k úplnej pracovnej metóde, ktorá môže slúžiť všetkým, dnešný pracovný svet je na to príliš náročný a mätúci. Stále však môžete nájsť spôsoby, aby zamestnanec mohol čo najviac nerušene spracovávať väčšie kroky, niekedy vytváranie celých zostáv alebo rozsiahlejšie administratívne činnosti (od ponuky až po konečné stanovenie nákladov). Tým sa zabráni nielen notoricky známym obdobiam nečinnosti, ale aj času prepravy (časy, v ktorých sa sprostredkuje medzivýsledok z jedného zamestnanca na druhého, napr. V dielni).

Čím menej prerušení je v procese kvôli rozhraniam alebo dotazujúcim sa kolegom, tým skôr dôjde k takzvanému toku, v ktorom zamestnanec vykonáva svoje úlohy s príjemnou námahou. Teraz má pokoj, ktorý potrebuje na dokončenie úlohy. Neustále prerušenia strávia nesmierne veľa času. Po prestávke sa priemerný zamestnanec najskôr zhruba po 25 minútach venuje ďalším dvom úlohám a potom sa vráti k pôvodnej úlohe.

Zamyslite sa nad tým, čo vaši zamestnanci potrebujú, aby mohli nerušene pracovať. Útočiská, ako napríklad pracovisko bez telefónu alebo „hodina otázok“, v ktorej môžu kolegovia prerušiť skutočnú prácu zamestnanca so svojimi obavami, sú napríklad osvedčené koncepty.

3. IT systémy a zdroje: boj proti každodennému šialenstvu

Takmer pre každý proces v modernej spoločnosti sú potrebné IT systémy a zdroje na podporu týchto procesov. Systémy IT sú zvyčajne fakturačný systém alebo e-mailový systém a kartotéka zákazníkov alebo telefón.

Denné šialenstvo sa stane viditeľným iba vtedy, keď si človek predstavuje činnosť po činnosti. Napríklad, kde necháte jeden program a začnete iný? Použite na to, aby ste do nej skopírovali údaje, ktoré ste už uložili v prvom programe?

Každý, kto chce optimalizovať procesy, sa nemôže vyhnúť optimalizácii IT systémov: Mali by ste preto systematicky analyzovať, ako je možné integrovať IT systémy, a vyhnúť sa tak viacnásobnej práci. Typickým príkladom sú systémy CRM, t. J. Softvér na správu zákazníkov, ktorý používa predaj, a fakturačné systémy, ktoré sa používajú pri správe. Často sa stáva, že údaje o zákazníkovi musia byť v obidvoch systémoch vytvárané ručne a nie sú navzájom prepojené prostredníctvom rozhrania.

4. Zverejnite riziká: čelte svojim obavám

Riziká sú vždy škaredé veci, ktoré nikto nechce počuť. Ale ak si poznačíte svoje riziká v procesoch, môžete sa im vyhnúť oveľa jednoduchšie alebo aspoň znížiť ich dopad. Na každom kroku procesu si celkom banálne kladiete otázky: Čo sa môže strašne pokaziť? S jazykovým doplnkom „enormné“ sa človek automaticky sústredí na základné riziká a nie na všetky teoreticky mysliteľné nedobytné veci.

Ak sa spýtate skúseného inštalatéra alebo veterána predavača, zvyčajne dokážu posúdiť a vysvetliť, kde sú skutočné problémy.

Uveďte všetky nájdené riziká. Dostanete teda tzv Inventarizácia rizík, s ktorými by ste mali primerane zaobchádzať.

Obchádzanie znamená tu:

vedome prijímať riziko (príklad: meteorit spadne na sklad).
Vykonať preventívne opatrenia, aby nedošlo k riziku (príklad: zásada štyroch očí proti podvodom).
znížiť dopad v prípade, že dôjde k riziku (príklad: poistenie).

5. Priepustnosť a doby spracovania: ťahanie namiesto tlačenia

Priepustnosť a časy spracovania sú ideálne vhodné na zvýraznenie neefektívnosti procesov. Pri zisťovaní priebehu procesu sa ležérne pýtate: Ako dlho vy alebo vaši zamestnanci potrebujete určitý pracovný krok? Pracovné kroky sú napríklad: vytvorenie faktúry alebo napísanie ponuky. Spravidla sa doba spracovania jednej aktivity pohybuje od niekoľkých minút do štyroch hodín.

Potom sa pokúste určiť úplné dodacie lehoty. Napríklad napíšte čas, kedy bola požiadavka zákazníka zaslaná e-mailom, a čas, ktorý trvalo zákazníkovi, kým dostal svoju hotovú ponuku. Môže to niekedy trvať týždne.

Porovnajte celkovú dobu spracovania so skutočnou dobou spracovania. Napríklad ak je doba spracovania štyri hodiny, ale dodacia lehota je päť dní, proces je vysoko neefektívny, pretože úlohy ležia na stole alebo v schránke štyri a pol pracovného dňa. Tento čas nečinnosti je čistý odpad. Na ukladanie vecí alebo úloh je potrebný ukladací priestor alebo úložný priestor a pravdepodobne budete musieť zmeniť ich usporiadanie. Prekážajú vo výhľade na to podstatné, upchávajú tok, sú v ceste.

Preto namiesto princípu push zaviesť Princíp ťahania a. Úlohy sa neprenášajú z bodu A do bodu B ani sa nepresúvajú, ale B sa opýta bodu A, hneď ako bude mať voľnú kapacitu pre nové úlohy alebo nové požiadavky.

Prečo je však princíp ťahu efektívnejší ako princíp tlačenia? Môžete namietať, že úloha teraz leží okolo s A, kým ju nezvládne B. Čo je teda vyhraté?

Existuje prijateľná odpoveď na túto otázku, ak jasne uvediete, pre koho pracujete: Na konci procesného reťazca stojí zákazník, ktorý čaká na službu alebo produkt. Môže to byť klasický externý zákazník, ale aj interný zákazník, napríklad susedné oddelenie.

Tempo určuje zákazník. Toľko by sa malo vyrobiť alebo odpracovať rovnako rýchlo, ako to vyžaduje zákaznícky cyklus. Ak prejdete celým reťazcom od konca, teda od zákazníka, spredu, vznikne popísaný princíp ťahania. Ak sa vyrobí viac, ako si zákazník môže kúpiť, je to nadprodukcia, a teda plytvanie hodnotnými zdrojmi.

Mimochodom: neustále dotazy sú jasným znakom neadekvátnych procesov a slabo vyškolených zamestnancov.