Projektový manažment v právnických firmách

Právnici a daňoví konzultanti majú zriedka skúsenosti s riadením projektov. Čo je to projekt a kedy je taký veľký, že by sa mal riadiť? Agentúry a právnické firmy sa pravidelne sťažujú, že „nič nepokračuje“, že projekty sú neúčinné, sú zabudnuté a treba o nich opakovane diskutovať.

Projektové riadenie má zmysel, keď sa má konkrétny projekt zrealizovať v určitom čase a zdroje sú obmedzené. Ide o štruktúrovanie procesov, o rýchlu a efektívnu implementáciu a samozrejme o to, aby ste po sebe nezanechali rezignáciu. Nasledujúci článok vysvetľuje, ako môže projektové riadenie fungovať v právnických firmách a kde sú úskalia.

Prečo riadenie projektu?

Bez ohľadu na to, či ide o zavedenie nového softvéru advokátskej kancelárie, prepracovanie domovskej stránky advokátskej kancelárie alebo správu veľkého mandátu: Projektové riadenie je v profesionálnych právnických firmách nevyhnutné. Tlak na náklady sa zvyšuje. Klienti očakávajú, že ich právnici alebo daňoví poradcovia budú pracovať efektívne a transparentne. Aby to bolo úspešné, sú predovšetkým stredné a veľké právnické firmy nútené profesionalizovať svoje pracovné procesy.

Predtým, ako dôjde ku konkrétnemu plánovaniu a implementácii projektov, je potrebné, aby si subjekty s rozhodovacími právomocami v právnickej firme vybudovali povedomie o projekte. Projekty je možné rýchlo implementovať, iba ak je toto povedomie vyvinuté a dostupné.

V prvom rade je dôležité presne identifikovať aktuálny problém, formulovať cieľ projektu (manažment) a odhadnúť, aké zdroje bude projekt vyžadovať. To je nevyhnutné na začiatku projektu.

Je to práve štruktúra partnerstva mnohých právnických firiem, ktorá pravidelne vedie k rôznym názorom na základné otázky strategickej orientácie. To potom má vplyv aj na projekty. Naše skúsenosti ukazujú, že v tomto okamihu môže byť užitočné zapojenie externej tretej strany. Prináša nový pohľad na témy a odbúrava bez slov a blokády v partnerstve, ktoré žije už roky.

Vynikajúci vedľajší účinok: Projekty, ktoré boli úspešne dokončené, spoločne posilňujú súdržnosť celej právnickej firmy, a tým aj značky.

Čo je špeciálne na projektovom manažmente v právnických firmách?

Mandátna práca je vždy na prvom mieste. Projekty sa pravidelne organizujú na partnerskej úrovni a na zabezpečenie pokroku v projektoch často chýba dostatok času.

To vedie k nevôli medzi účastníkmi projektu - často až k zastaveniu projektu. Túto skúsenosť zdieľajú poskytovatelia služieb z právnych firiem, napríklad webdizajnéri a grafici. Neschopnosť konať spôsobená nevhodnými projektovými organizáciami v advokátskych kanceláriách spôsobuje škody: Finančné a nehmotné škody, ako napríklad strata dôvery medzi poskytovateľmi služieb a zamestnancami a pokles záväzkov. Ak sa tomu chcete vyhnúť, potrebujete dobré plánovanie.

Pre veľké projekty je vhodné definovať míľniky. Rozdelenie na jednotlivé časti odstráni zložitosť projektu a pomôže nestratiť prehľad. Zodpovední pracovníci môžu tiež použiť predbežné výsledky na interné zobrazenie pokroku projektu.

Je tiež obzvlášť dôležité myslieť z hľadiska procesov. Na projekte často pracujú rôzni ľudia a oddelenia právnickej firmy. Preto musí projektový manažér držať opraty v ruke a zabezpečiť, aby jednotliví účastníci odovzdali svoju prácu včas. V opačnom prípade dôjde k zdržaniam a rezignácii.

Preto má zmysel zapojiť ako projektových manažérov externé tretie strany, najmä pre väčšie projekty alebo pre prvé projekty. Deemotivujú prácu a vytvárajú profesionalitu. V každom prípade musí byť menovaný projektový manažér.

Prečo zlyhávajú projekty v právnických firmách

Projekty v advokátskych kanceláriách zlyhávajú z dôvodu každodenného podnikania, nedostatku tlaku na konanie, vôle implementovať a nedostatku priorít. Najmä keď je pracovná náplň profesionálov veľmi dobrá, chýba ochota zaoberať sa strategickým ďalším rozvojom advokátskej kancelárie na trhu. Táto stratégia je základom pre oblasti ako rozvoj podnikania, marketing alebo nábor zamestnancov.

Nejasnosť v cieľoch projektu potom vedie k nedostatočnému informovaniu. Ale ak od začiatku otvorene a jasne neopíšete vnútorný pohľad na svoju vlastnú právnickú kanceláriu a neformulujete s tým spojenú úlohu, minimálne to ohrozí úspech projektu.

Projektový manažment: téma pre veľké právnické firmy?

Väčšie jednotky majú výhodu v projektovom manažmente. Máte výkonného riaditeľa, obchodného vývojára a oddelenie značiek. Zadávate provízie a čakáte bez náročného osobného úsilia právnikov a daňových poradcov. Projektové riadenie je tu často štandardizované, a teda na určitej profesionalite. Nedostatok ochoty rozhodovať na partnerskej úrovni však môže projekt oddialiť alebo dokonca spôsobiť jeho neúspech.

Malé jednotky tento komfort nemajú a môžu si dovoliť straty trením a trvalé frustrácie ešte menej, pretože krížová dotácia sa v advokátskej kancelárii zvyčajne neposkytuje. Presne kvôli tomu je projektové riadenie v malých a stredných jednotkách nevyhnutné, pretože ak tu nie sú zamestnanci spokojní, v prípade zlyhania projektov dôveryhodnosť partnerov rýchlo klesá. Ochota nadväzujúcich projektov sa prirodzene znižuje.

Čo sa teda má robiť?

Definujte cieľ! Písomne sformulujte svoje očakávania a požadovaný výsledok.
Popíšte počiatočnú situáciu a výslednú potrebu konať.
Stanovte rozpočet. Získajte rôzne ponuky, aby ste boli schopní reálne odhadnúť ceny služieb.
Vymenujte osoby zodpovedné za projekt a osoby zapojené do projektu.
Definujte nástroje, ktoré sa použijú v projekte.
Regulujte povolenia a prístup k informáciám.
Dohodnite si pravidelné schôdzky. Uveďte, čo by sa malo uviesť pri týchto schôdzkach.
Vytvorte plán projektu vrátane všetkých opatrení, medzníkov a pokiaľ je to možné, všetkých dátumov vykazovania.
Pravidelne kontrolujte priebežné výsledky a podľa potreby kontrolujte projekt.
Na konci projekt vyhodnotte. Umožniť základnú kritiku manévru a kriticky spochybniť procesy projektu. Takto z dlhodobého hľadiska zlepšujete výsledky projektu.

Liane Allmann

Liane Allmann je majiteľkou agentúry Kitty & Cie. Radí právnym kanceláriám v otázkach strategickej komunikácie a riadenia predaja.

Friederike Sophie Foitzik

Friederike Sophie Foitzik vyštudovala žurnalistiku a vedu o komunikácii, ako aj politológiu na Slobodnej univerzite v Berlíne. Pracovala v rôznych tlačových kanceláriách, okrem iného pre Nemeckú baltskú obchodnú komoru v Rige, Národné múzeá v Berlíne a medzinárodnú obchodnoprávnu kanceláriu CMS Hasche Sigle.