SMART vzorec - nástroj na stanovenie cieľov
Toto je článok 4 z 9 v sérii Ciele projektu
SMART ... nie je to teraz ten starý klobúk? Každý vie! Prežíva sa na každom seminári a každom ďalšom školení.
Zábavné je, že napriek tomu sa pri formulovaní cieľov robí toľko chýb. Takže to zjavne nie je také ľahké, že?
Nedá sa dostatočne zdôrazniť, aké dôležité sú konkrétne a merateľné ciele.
Prečo je dôležitý vzorec SMART?
Jednoducho: Pretože je stanovených veľa cieľov, ktoré vôbec nie sú cieľmi. Aktivity, ktoré sú viac maskované a navonok sa prezentujú iba ako ciele.
Vylepšené užívateľské rozhranie
Nižšie výrobné náklady
Implementácia čo najskôr
Vysoká kvalita
Presťahovanie do novej administratívnej budovy
Čo sa stane s takýmito cieľmi na konci projektu? Projektový manažér je toho názoru, že projekt bol dokončený - klient má úplne iný názor. Nebola by to náhoda, keby pri takto nejasne formulovaných cieľoch mali obaja na mysli rovnaký obraz?
Ok. Musí to byť lepšie. A v tomto pomáha vzorec SMART!
Ako je štruktúrovaný vzorec SMART?
Jednoducho: päť začiatočných písmen - päť kritérií, ktoré by mal dobrý cieľ spĺňať. Pozri sa na ne:
S - špecifické
Cieľ by mal byť čo najkonkrétnejší a najkonkrétnejší. Príklad: „Výstavba rodinného domu v pevnej stavbe s maximálnou obytnou plochou 125 m2 na pozemku v stráni s dokončením do 30. novembra 2013.“ namiesto „výstavby rodinného domu“.
M - merateľný
Je dôležité uviesť kvantitatívnu štruktúru, časovú špecifikáciu alebo iné merateľné kritérium. Nepriaznivými formuláciami sú napríklad „najnižšie možné náklady“, „zvýšenie kvality“, „rozšírenie trhového podielu“ atď. Všetkým týmto formuláciám chýba konkrétne, merateľné kritérium. Príklad: „Súlad s rozpočtom projektu 300 000 eur.“ namiesto „nízkych nákladov na projekt“.
A - akceptované
Ciele, ktoré projektový tím považuje za neprijateľné, majú malú šancu na úspech. Príklad: „Omietka rodinného domu ružovou omietkou a použitie kvetinového vzoru.“ nemusí byť stavebným úradom akceptovaný na rozdiel od „omietky domu v rovnakej farebnej schéme ako susedstvo“.
R - Realistické
Toto kritérium úzko súvisí s predchádzajúcim bodom: Realistické ciele sa prijímajú ľahšie a sú oveľa motivujúcejšie ako tie, ktoré sa už vopred považujú za nereálne. Príklad: „Dokončenie domu do 30. novembra 2013“ namiesto „Dokončenie domu do konca nasledujúceho mesiaca.“
T - Terminable
Jednoduché kritérium: špecifikácia času. Nie vždy platí pre všetky ciele. Napríklad, ak ide o čisto finančný cieľ (napr. Dodržiavanie rozpočtu) alebo čisto technický cieľ („tmavo červené strešné tašky“), na časovom pláne často nezáleží. Ciele termínov sú často formulované osobitne. Príklad: „Prízemie je pripravené na nasťahovanie do 20. novembra 2013.“ namiesto „prízemie pripravené na skoré obsadenie“.
Všetky kritériá vzorca SMART musia byť vždy splnené?
Ako to často býva, nie je tu len čierna a biela farba, ale aj šedá oblasť: nie každý cieľ musí skutočne splniť každé z týchto kritérií.
Prijaté a realistické ciele často vznikajú akoby samy od seba. Kto si vyberá ciele, ktoré aj tak nemôže nikto dosiahnuť? (Prakticky vás vidím šklebiť sa nad tým, že si váš šéf myslí, že musí ísť do nereálnych cieľov. Ale to je už iná téma.)
Kľúčovým bodom je vždy merateľnosť: Ako môžem zmerať alebo skontrolovať, či bol cieľ skutočne dosiahnutý? Aké konkrétne číselné hodnoty, dátumy a komparatívne hodnoty môžem použiť?
Príklady SMART vzorca
Zlé: Chcem fajčiť menej.
Lepšie: Od 1.5. Nebudem fajčiť ani jednu cigaretu - do konca života.
Zlé: Zainteresované strany by mali byť informované.
Lepšie: Všetky zainteresované strany označené v analýze zainteresovaných strán s prioritou A dostanú na konci každého mesiaca e-mailom dvojstránkovú správu o stave s informáciami o cieľovom a skutočnom stave projektu a aktuálnych aktivitách.
Zlé: Lepšia použiteľnosť.
Lepšie: Použiteľnosť softvéru hodnotí najmenej 90% účastníkov testu použiteľnosti ako „veľmi dobrý“.
Zlé: Zvýšenie predaja
Lepšie: Hrubý predaj v kategórii výrobkov „dámske čiapky“ sa v 2. štvrťroku zvýšil v porovnaní s predchádzajúcim rokom najmenej o 15%.
Zlé: Plnenie rozpočtu
Lepšie: Rozpočet projektu vo výške 100 000 eur nebude prekročené.
Tu nájdete veľa ďalších príkladov: