Softvér ERP v roku 2020 - ako si zvoliť otázky; Odpovede

Ako si vybrať riešenie ERP vhodné pre vaše podnikanie?

Ako si vyberiem ERP? Je rumunský ERP alebo zahraničný softvér lepší? Ako si vybrať dodávateľov a aké kritériá musím dodržiavať, aby som si vybral najvhodnejší ERP?

Potrebujete systém ERP a hľadáte vhodné riešenie pre svoju spoločnosť, ale neviete, kde začať. Množstvo ponúk dostupných na trhu môže spôsobiť ťažkosti a zmätok pri identifikácii správneho ERP pre správu vášho podnikania. To sa môže stať najmä vtedy, keď nemáte jasný základ, od ktorého máte začať, respektíve sériu dobre zabehnutých orientačných bodov, ktoré vás prevedú softvérom prispôsobeným vašim obchodným potrebám.

12 najdôležitejších kritérií, ktoré je potrebné zohľadniť v roku 2020 pri kúpe softvéru ERP

V kontexte, v ktorom sa očakávania zákazníkov menia čoraz častejšie, používajú spoločnosti technologické riešenia, aby zostali konkurencieschopné a zvýšili výkon podľa nových štandardov požadovaných na trhu v roku 2020.

Mnohokrát, keď sa rozhodujeme, nedokážeme zohľadniť určité faktory a uvedomiť si ich dôležitosť až oveľa neskôr, keď návrat do výberového procesu môže byť mimoriadne nákladný. Pokiaľ ide o výber ERP, takýmto situáciám sa dá vyhnúť vykonaním niekoľkých základných krokov vyplývajúcich zo skúseností iných spoločností, ktoré prešli rovnakým procesom.

Aby sme identifikovali najdôležitejšie kritériá, ktoré musíte brať do úvahy, využili sme interakcie našich špecialistov s mnohými spoločnosťami, ktoré hľadajú ERP, a centralizovali sme pre vás kľúčové informácie, aby sme zjednodušili výberový proces a dosiahli najdôležitejšie body.

Očakávania spoločnosti

Identifikujte všetky výzvy, ktoré chcete, aby ERP spĺňal, súčasné aj budúce, čo najviac! Ak viete, čomu čelíte, viete aj to, čo by pre vás malo urobiť ideálne riešenie ERP. Vy sami najlepšie viete, čo vaše podnikanie potrebuje, s akými ťažkosťami sa stretáva a aké ciele sleduje. Sada kritérií by mala začínať hlavnými výzvami, ktoré vy a váš tím zaregistrujete v spoločnosti a na ktoré by vám vybraný ERP mal ľahko odpovedať.

Ďalej uvádzame iba niekoľko problémov, ktoré sú uvedené v riadiacich tímoch pred implementáciou ERP. Vychádzajúc zo série všeobecných charakteristík a vzhľadom na to, že každá firma je iná, môžete zoznam doplniť alebo upraviť podľa potreby:

Automatizácia a integrácia viacerých operácií
Dosiahnutie jednotnej vízie podnikania
Potreba úplnej vysledovateľnosti
Správa rozpočtu
Spravujte veľké množstvo dát bez chýb
Rýchly prístup k informáciám, a to aj na diaľku
Uľahčenie komunikácie
Rýchla asimilácia zmien
Zníženie nákladov

Obchodné špecifiká - priemysel a zložitosť

Po identifikácii problémov zvážte typ svojho podnikania - priemysel a veľkosť, dynamika a zložitosť, požadované tempo expanzie a vývoja. Vyberte si ERP, ktorý vyhovuje vášmu typu podnikania, a nie naopak.

Zvolený systém by mal pokrývať tie prevádzky a oddelenia, ktoré vás zaujímajú a reagujú na požiadavky odvetvia, do ktorého patríte. Pri výbere ERP a modulov, ktoré obsahuje, musíte navyše zohľadniť zložitosť a dĺžku pracovných tokov vašej firmy, ako aj spôsob ich vzájomného prepojenia.

Niektoré ERP začínajú niekoľkými základnými modulmi, do ktorých môžete pridávať ďalšie, ale je dôležité, aby bolo možné toto následné rozšírenie vykonať rýchlo, bez potreby technickej podpory pre každé pripojenie a prenos dát.

Typ ERP a použitá technológia

Či už chcete rumunský ERP alebo medzinárodne uznávaný softvér, musíte brať do úvahy niekoľko aspektov:

Prispôsobenie aplikácie ekonomickému prostrediu krajiny/krajín, v ktorých vykonávate svoju činnosť
Blízkosť dodávateľa k miestu podnikania
Schopnosť ERP softvéru reagovať na neustále sa meniaci trh
Schopnosť podporovať rozvoj vášho podnikania

Pri hľadaní softvéru na správu podniku skontrolujte, či takéto riešenie obsahuje najnovšie technológie, či sa prispôsobuje legislatívnym súvislostiam a či ponúka flexibilitu potrebnú na zodpovedanie súčasným a budúcim činnostiam.

Vyberte si ERP, ktorý umožňuje upgrade, a po niekoľkých rokoch by sa nemal meniť. Zároveň sa odporúča zvoliť si poskytovateľa s rozsiahlymi skúsenosťami s implementáciou podnikových softvérových riešení. Mal by sa zaoberať technologickým vývojom, neustálym prispôsobovaním systémov a byť schopný poskytnúť podporu vždy, keď to potrebujete.

Analýza a ponuka

Pri výbere ERP je proces analýzy a ponúkania cien mimoriadne dôležitý. Ponuka seriózneho a skúseného dodávateľa vyžaduje čas, aby pokryla všetky požiadavky spoločnosti.

Na čo si treba dať pozor?

Čas, ktorý poskytovateľ vyhradzuje na realizáciu rozpočtu

Ak nevenuje náležitú pozornosť každému detailu a neponáhľa sa vám dať cenu, mali by ste si položiť niekoľko otázok. Môže sa stať, že dostanete nevhodnú ponuku bez záruky, že budete mať prospech z konkrétnych funkcií, ktoré vaše podnikanie potrebuje.

Miera personalizácie rozpočtu

Pretože každý podnik je iný, vhodný systém ERP musí vyhovovať potrebám spoločnosti a prichádza fáza analýzy. Predajca systému musí okrem potrieb spoločnosti analyzovať a vyhodnotiť aj čas a ľudské zdroje, ktoré musí investovať, ako aj schopnosti systému vo vzťahu k očakávaniam zákazníka a možnostiam spoločnosti.

Položky, ktoré sú zahrnuté v cene ERP

Ponuka ERP musí obsahovať všetky kroky zahrnuté do procesu implementácie, od získania licencií až po inštalačné náklady, školenia alebo možný nevyhnutný vývoj.

Ako sa zaobchádza s aktualizáciami systému

ERP musí vyriešiť nielen naliehavé problémy, ktorým momentálne čelíte, ale aj všetky situácie, s ktorými ste sa v minulosti stretli a ktoré sa môžu vrátiť, alebo nové, ktoré sa môžu na tejto ceste vyskytnúť. Skúsený dodávateľ vie, že musí brať do úvahy rozmanité scenáre a výzvy, ktoré sa môžu časom vyskytnúť, takže s procesom analýzy a ponúkania cien by sa nemalo unáhliť.

Ak už ERP máte a nezodpovedá vašim potrebám, nečakajte, kým sa vášho podnikania dotknú problémy spôsobené týmto softvérom, aby ste potom dodávateľovi vyhradili príliš málo času na fázy analýzy a ponúkania cien. Riskujete, že sa vrátite tam, kde ste prestali: do ERP, ktorý nevyhovuje vášmu podnikaniu.

Pomer kvalita - cena

Starostlivo analyzujte výhody a nevýhody! Implementácia vysoko výkonného softvéru je strategické opatrenie, ktoré vám prinesie veľké výhody a umožní vám z dlhodobého hľadiska rozvíjať vaše podnikanie, takže venujte pozornosť svojmu rozpočtu. Nezabudnite, že vysokovýkonný softvér vám pomôže pomerne rýchlo získať späť vaše investície.

Aké možnosti však máte, ak je vaším záujmom zníženie nákladov?

Vyberte si systém, ktorý vám ponúka rovnaký výkon bez ohľadu na to, či je implementovaný lokálne alebo v cloude, na základe predplatného. Týmto spôsobom si môžete zvoliť flexibilitu licencovania SaaS.
Hľadajte modulárny systém ERP, ktorý je možné implementovať postupne. V prvej fáze sa teda môžete rozhodnúť implementovať iba základné moduly a neskôr rozšíriť riešenie.
Vyberte si od začiatku výkonné riešenie, ktoré môže rásť s vašim podnikaním. Jednoduchý výpočet vám ukáže, že čiastky spojené s úplnou zmenou aplikácie ERP (ktorá mala nižšiu cenovú ponuku, ale ktorá sa ukázala ako nekompatibilná alebo s mnohými obmedzeniami) sú podstatne vyššie ako náklady, ktoré znamenalo by to investovanie do nových modulov pre vysoko výkonný softvér implementovaných od začiatku.

Je potrebné pamätať na ďalší prvok: potreby a náklady na prispôsobenie - proces, ktorý potrebujete, pretože vaše podnikanie má prvky, ktoré ho odlišujú, a štandardizovaný ERP vám nie vždy prinesie požadovanú konkurenčnú výhodu. Zatiaľ čo konfiguračná časť (nastavenie štandardných parametrov v systéme tak, aby čo najlepšie zodpovedala pracovnému štýlu používateľa) je zahrnutá v implementačnej ponuke, nie vždy to platí pre prispôsobenie (vývoj nových funkcií na pokrytie rad osobitostí spôsobu práce, ktoré nemožno štandardizovať).

Podrobne prediskutujte hodiny vyhradené na implementáciu a podporu, ako aj náklady spojené s údržbou a prispôsobením. Niektoré ERP sa dajú prispôsobiť veľmi ľahko a niektoré je možné vykonať interne bez podpory od poskytovateľa softvéru.