Správna pokladničná kniha - takto to funguje!

Odborný časopis pre podnikateľov, živnostníkov a začínajúce podniky

Od roku 2008 pôsobím ako čestný sudca na kolínskom finančnom súde v 13. senáte. Tento senát je okrem iného zodpovedný za daň z príjmu právnických osôb a právne kroky spoločností v prípade dane z živnosti, t. J. Spoločnosti a živnostníci sa dohadujú s daňovým úradom.

Ako konzultanta pre manažment je to pre mňa vždy vzrušujúce a dozvedám sa veľa ďalších informácií o dôvodoch Daňové kontroly viesť k hnevu alebo nesúhlasu.

Spoločný spor sa vedie nesprávne Peňažné knihy. Záznamy, ktoré sú v ňom obsiahnuté alebo nie, potom daňový úrad neuzná alebo ich rád ocení. Samozrejme, väčšinou nie v prospech spoločnosti, samozrejme ...

Ako získať a riadna pokladničná kniha Preto vysvetlím v tomto článku.

V hovorovom jazyku znamená výraz pokladnica, registračná pokladnica, registračná pokladnica a správna pokladnícka kniha často to isté. Na daňovom úrade však existujú rozdiely. Kto sú a kto musí dodržať akú formu - tu je stručný prehľad:

Čo je to pokladničná kniha?

V zásade sú všetky hotovostné transakcie (výnosy a náklady) spoločnosti zaznamenané v pokladničnej knihe. Či už 58 ct. za zakúpenú známku alebo 279 EUR za predané topánky patria všetky pohyby v hotovosti sem.

Pokladničnú knihu je možné viesť v rôznych formách v závislosti od spoločnosti. Tu potom „správne Pokladničná kniha„Z jednoduchej dokumentácie hotovostných transakcií.

Nevyhnutným predpokladom správneho vedenia účtovníctva v hotovosti je prítomnosť obchodnej registračnej pokladnice. Obchodná registračná pokladnica musí byť nielen vedená v účtovníctve, inak by chýbal základný prostriedok kontroly správnosti účtovníctva (BFH z 10.06.1954 - IV 68/53 U, BStBl. 1954 III s. 298 a BFH z 12.01.1968 - VI R 33/67, BStBl. 1968 II s. 341 a BFH z 21. januára 1990, BFH/NV 1990 s. 683). Mala by byť k dispozícii aspoň jedna pokladňa, vrecká alebo peňaženka správcu sú úplne nevhodné, pretože tu nemožno skutočne oddeliť súkromné a obchodné aktíva;-)

Kto si musí viesť poriadnu pokladničnú knihu?

Daňoví poplatníci, ktorí dosahujú váš zisk Účtovníctvo sú zo zákona povinní viesť pokladničnú knihu. Pri určovaní zisku o Účet prebytku z príjmu (EÜR) V súlade s oddielom 4 ods. 3 EStG však v zásade neexistuje povinnosť viesť účtovníctvo v hotovosti.

To však neznamená, že účtovníci EÜR nemusia viesť záznamy o svojich hotovostných transakciách, iba forma nie je tak prísne regulovaná ako v prípade účtovných spoločností. Postačuje tu chronologická zbierka dokumentov dokumentujúcich jednotlivé transakcie a zoznam týchto záznamov.

Ak však podnikáte s veľkým počtom hotovostných platieb (krčma, kiosk), mali by ste si určite viesť poriadnu pokladničnú knihu, aj keď robíte iba účet presahujúci príjem. V prípade daňovej kontroly správne vedená pokladničná kniha určite vytvorí väčšiu dôveru v správnosť účtovnej závierky celé účtovníctvo ako rôzne priečinky plné príjmových dokladov.

Štruktúra pokladničnej knihy

Peňažný denník dokumentuje nasledujúce informácie pre každú obchodnú transakciu (postupnosť nie je určená):

Dátum obchodnej transakcie
poradové číslo (číslo dokladu)
Text rezervácie
Suma a mena príjmov alebo výdavkov
základná sadzba dane
Daň z obratu alebo výška dane na vstupe
aktuálna hotovosť v ruke

Vyzerá to napríklad takto:

Je len na vás, či to urobíte prostredníctvom vlastných formulárov, alebo si jednoducho kúpite hotovú pokladničnú knihu. (Nie som oboznámený s registračnými pokladnicami a inými elektronickými pokladničnými knihami, takže sa nimi nebudem zaoberať v tomto článku.)

Požiadavky na záznamy v pokladničnej knihe

V zásade ide o to, viesť účtovnú knihu tak, aby odborná tretia strana mohla získať prehľad o obchodných transakciách v primeranom čase.

Skladovanie pokladničných kníh a príjmových dokladov

Pokladnice (vedené ručne a elektronicky) a dokumenty potrebné na ich pochopenie, ostatné príjmové doklady a súčty hotovosti sa musia uchovávať 10 rokov.

Zjednodušenia pre hotovostné účtovníctvo

Denný hotovostný výkaz

Pri vedení pokladničnej knihy je potrebné zohľadniť hľadisko primeranosti. Napríklad by bolo určite nemožné zapísať do pokladnice v krčme každého Kölscha jednotlivo. V týchto prípadoch (pri predaji tovaru s nízkou hodnotou veľkému počtu zákazníkov) a Denný report v ktorom sú zosúladené príjmy a výdavky so začiatkom a koncom registračnej pokladnice. Počítaniu sa nevyhýbame ani tu!

Denný prehľad hotovosti by mohol vyzerať takto:

Ak máte tržby s rôznymi sadzbami dane, musíte ich samozrejme uviesť osobitne.

Zhrnutie dôkazov

Pokiaľ šéf pochádza zo služobnej cesty a má pri sebe tony potvrdeniek, ktoré by chcel mať preplatené, dá sa to zhrnúť napríklad do prehľadu cestovných výdavkov (samozrejme opäť so zobrazenou DPH) a preniesť ako jeden riadok do pokladničnej knihy.

To isté platí aj pre fakturáciu podfondov, ktoré sa použili napríklad pri udalostiach na mieste. Aj tu môžete prevziať podrobné účtovníctvo týchto sekundárnych účtov ako položku v hlavnej pokladničnej knihe.

DÔLEŽITÉ: Účtenky si v každom prípade musia uchovať, lepšia poznámka na pivnej podložke ako vôbec žiadna!

Denník počítania pokladne

Tu uvádzate zoznam všetkých hotovostných položiek zoradených podľa hodnoty a potom určujete príslušné číslo, čo má za následok skutočnú zásobu pokladne.

A na záver príklad toho, ako môže vyzerať osobný doklad:

Šablóny programu Excel pre hotovostné účtovníctvo

Aby ste všetci mohli správne spravovať svoje registre, je tu samozrejme súbor Excel s rôznymi Šablóny peňažných kníh na stiahnutie ?

S týmito šablónami môžete správne spravovať svoju registračnú pokladňu, vytvárať denné výkazy z registračnej pokladnice, pomocou pokladničného pultu skontrolovať, či je vaša registračná pokladnica správna, a (ak chýba príjmový doklad) vytvoriť svoj vlastný pokladničný doklad.

Môj malý kontrolný zoznam o povinnosti pokladničnej knihy vám navyše ukáže, či vôbec musíte viesť „riadnu pokladničnú knihu“, alebo či musíte svoje hotovostné transakcie iba správne zdokumentovať.

Šablóny pre pokladničnú knihu si môžete stiahnuť tu:

Viac informácií ...

Máte ďalšie otázky? Odpoveď nájdete tu: Správne pokladničné knihy, časté otázky

A ak podnikáte veľmi finančne náročné, mohlo by vám byť dobre odporúčané poradiť sa s daňovým právnikom skôr, ako urobíte chyby pri vedení správnej pokladničnej knihy. Je lepšie sa o to postarať vopred, ako keby dieťa už spadlo do studne a pri daňovej kontrole došlo k nezhodám s daňovým úradom. Nemajú žiadnu zábavu a to môže byť drahé!