Stanovte priority podľa naliehavosti a dôležitosti
Naliehavosť a dôležitosť určujú priority
Stanovenie priorít znamená najskôr urobiť najdôležitejšie veci. Táto rada má však veľmi malú užitočnosť, keď sa na nás každý deň valí záplava zdanlivo nesplniteľných úloh. Článok ukazuje, prečo môžu byť urgentné úlohy varovným signálom a ako môžete získať viac času na skutočne dôležité veci. Ďalej je predstavená Eisenhowerova metóda, ktorá má uľahčiť stanovenie priorít na základe kritérií naliehavosti a dôležitosti.
Naliehavosť a dôležitosť:
PRIORITNÉ kritériá excelentnosti!
Aby ste mohli rozumne určiť priority, musíte nadchádzajúce úlohy vyhodnotiť na základe kritérií. Naliehavosť a dôležitosť nie sú jedinými charakteristikami na dokončenie úloh, ktoré sa majú vykonať v optimálnom poradí. Ale sú také dôležité, že by mali byť východiskovým bodom pre všetky snahy o stanovenie priorít. Poďme sa najskôr na pojmy bližšie pozrieť a potom otestujme ich použitie na konkrétnych príkladoch.
Naliehavosť:
Kritérium naliehavosti je o časový aspekt. Konkrétne: Pre úlohu, ktorá sa končí v jasne definovanom časovom okamihu, existuje konečný termín. Takéto „termíny“ majú daňové priznania, uzávierky prihlášok, skúšky a mnohé z každodenných pracovných úloh.
Záležitosť nie je naliehavá, kedykoľvek je k dispozícii dostatok času. Je však zrejmé, že aj najdlhšie dostupné časové obdobie sa neustále zmenšuje - a naliehavosť sa podľa toho postupne zvyšuje.
Príklady:
Daňové priznanie je potrebné podať do troch dní; inak existuje riziko odhadu príjmu/daní, ktoré sa majú zaplatiť.
Bolesť zubov je citeľná; posledná návšteva zubára bola pred dvoma rokmi.
Prasknuté vodovodné potrubie zmenilo včera z bytu byt na mokraď.
Dôležitosť:
Pokiaľ ide o dôležitosť, veci sa trochu komplikujú. Má to niekoľko dôvodov. Dôležitosť vždy súvisí s veľkosťou účinkov, ktoré možno očakávať od určitej akcie. Budúce účinky sú však vždy spojené s určitou mierou neistoty - v mnohých prípadoch nie je možné presne predpovedať, ako to príde.
Užitočné závery napriek tomu možno vyvodiť z kombinácie skúseností a zdravého rozumu. Dôležitosť môže znamenať dve veci: Na jednej strane vo forme „vylepšenia“. Šport a správna výživa zlepšujú zdravie a výkonnosť. Tí, ktorí odvádzajú dobrú prácu, môžu zlepšiť svoje príležitosti na kariérny postup.
Na druhej strane je možné dôležitosť vyjadriť aj v tom, že sa zabráni negatívnemu vývoju - a súvisiacim nákladom. Pripútajte sa v aute, aby ste predišli problémom s políciou a vážnym zraneniam. Lehoty musia byť dodržané, aby sa zabránilo zmluvným pokutám alebo iným zbytočným nákladom.
Príklady:
Všetky dokumenty a príjmové doklady k daňovému priznaniu boli po celý rok uložené v priečinku; Daňové priznania sa tradične podávajú cez januárový víkend.
V prípade rutinnej návštevy zubára sa dohodne ďalší termín kontroly.
Jeden plánuje pre partnera prekvapivý víkend. Príležitosťou je svadobný deň.
Dôležité, urgentné alebo oboje?!
Kedykoľvek je všetko mimoriadne, treba myslieť na všetko
Mali by ste si všimnúť, že všetky vyššie uvedené príklady naliehavosti sú tiež dôležité. V každom prípade by oneskorené spracovanie malo (potenciálne) vážne následky. Je však zrejmé, že ani daňové priznanie, ani problémy so zubami nemali byť urgentné! Príčinou boli pravdepodobne nedbalosť pri plánovaní a otáľanie. Čo sa dá z toho odvodiť?
Dôležité by malo byť čo najmenej naliehavé!
Dôležitými úlohami sú, samozrejme, ich účinky, ktoré majú veľkú váhu. Podľa toho by sa s nimi malo zaobchádzať s potrebnou starostlivosťou a svedomitosťou. Nie je vhodné sa hrbiť v daňovom priznaní! „Maličkosti“ môžu ľahko mutovať do vážnych problémov.
Kontrolný termín u zubára je zabudnutý alebo jednoducho ignorovaný. Ak vás bolí mierne zuby, užite týždeň tabletky proti bolesti. Na konci je ošetrenie koreňových kanálikov alebo dokonca drahé zubné náhrady. Ľahko by sa dalo vyhnúť všetkým problémom. Ani pri podávaní daňového priznania sa nikto nemôže ospravedlniť z prekvapenia menovaním. Spočiatku ste mali celý čas na svete.
Nakoniec, ak chcete robiť prácu „včas“, netreba veľa, aby ste narazili na vážne časové problémy: problémy s PC, choroba atď. - zrazu musíte bojovať na viacerých frontoch súčasne. Tomu by sa dalo ľahko zabrániť. Menovania, zoznamy úloh a primerané plánovanie zabraňujú tomu, aby sa všetko náhle stalo urgentným a rôzne termíny nás vzbudzovali strach.
Samozrejme, existujú aj situácie, keď sú dôležité veci aj urgentné. Takéto úlohy majú vždy veľmi vysokú prioritu. Nie všetko sa dá naplánovať a absolútna bezpečnosť je ilúzia. Znovu a znovu sa stáva, že napriek všetkým plánovaniu a predbežným úvahám je potrebné hrať „hasičský zbor“. Ak by člen rodiny alebo vy sami náhle ochoreli, bol by to taký prípad. V práci je možné si predstaviť veľa situácií, ktoré boli nepredvídateľné a musia byť okamžite objasnené/odstránené.
Núdzový stav pre tieto „protipožiarne úlohy“ by však mal byť výnimkou a nie pravidlom! V opačnom prípade bude dochádzať k neustálemu stresu a k strate prehľadu. Koniec koncov, narazíte od katastrofy na katastrofu a reagujete iba namiesto riešenia štrukturálnych problémov v ich koreňoch.
Nie je to dôležité, ale urgentné -existuje vôbec?!
Áno, existuje! Veľká časť každodenných vyrušovaní sa k nám prináša s veľkým dôrazom. Veľa z toho je úplne zbytočné a irelevantné.
Príklady:
Telemarketingové hovory, ktoré vás nezaujímajú.
„Problémy“ od kolegov, za ktorých nezodpovedáte a ktorí by ich mohli vyriešiť sami.
Musí byť vyhotovená zápisnica zo schôdze (je zrejmé, že si ju nikto nikdy neprečíta).
Vždy sa nájde niekto, kto od vás niečo očakáva. Výhody sa však často udržiavajú vo veľmi zvládnuteľných medziach. Mali by ste si preto dobre premyslieť, ako sa z takýchto situácií dostať, bez toho, aby ste zbytočne strácali čas.
V lepšom prípade môžete takýchto mrhačov času len tak hodiť pod stôl, pretože si to aj tak nikto nevšimne. V ostatných prípadoch by ste však mali obmedziť čas strávený na minimum. Možno sa dajú delegovať aj niektoré veci.
Chýba naliehavosť a dôležitosť?Len w napr. s ním!
Týmto úlohám by sa malo venovať čo najmenej času. Samozrejme, existujú postupy z časti „Vždy sme to robili týmto spôsobom!“, Ale aj tu je ľahké ich ignorovať. Spravidla existuje lepšia vec, ktorá oprávňuje neurobiť to.
Predtým, ako sa druhá časť článku bude zaoberať Eisenhowerovou metódou, ktorá sa často odporúča v rámci riadenia času, chcem uviesť niekoľko odporúčaní, ktoré skutočne uľahčujú život a podporujú úsilie o stanovenie priorít.
Písomne zaznamenajte všetky úlohy, ktoré sa majú vykonať (odhadovaný čas a termín). Čas, kedy musí byť zahájené spracovanie, je zaznamenaný v kalendári s časmi vyrovnávacej pamäte.
Na začiatku dňa a) pozri sa na kalendár = čo treba urobiť, aby sa to ani nestalo urgentným ab) čo má najväčšie (pozitívne) účinky?
Prvú časť článku by malo uzavrieť odporúčanie Zacha Davisa:
„Ak chcete zvýšiť svoju produktivitu, mnohokrát denne si kladiete otázky ako: Aká dôležitá je táto úloha? Aký vplyv mám na túto činnosť? Aký je výsledok? “
Naliehavosť a dôležitosť s
zvládnuť Eisenhowerovu maticu?
V poradnej literatúre sa často tvrdí, že takzvaná Eisenhowerova matica (známa tiež ako Eisenhowerov princíp) by pomohla pristupovať k úlohám systematicky podľa ich priority. Najprv sa však pozrime na štruktúru matice.
Existujú dve osi, z ktorých každá predstavuje stupeň dôležitosti a naliehavosti. Je zhruba rozdelený na dve úrovne, takže vzniknú štyri sektory, ktoré sú označené A až C. Mimochodom, tu je k dispozícii atraktívnejšia šablóna na stiahnutie.
Sektory Eisenhowerovej matice
Sektor A: dôležitý a naliehavý
Tieto úlohy musia samozrejme končiť na vrchole programu a musia sa preto okamžite riešiť. Krízy akéhokoľvek druhu tu nie sú neobvyklé.
Príklady:
80 percent kolegov z oddelenia dostalo otravu jedlom z stravovania v jedálni. Organizujete pohotovostný tím z iných oddelení, aby ste dodržali termín dôležitej objednávky.
Sektor B: dôležitý, ale nie urgentný
Do tejto oblasti patrí všetko, čo je dôležité, ale musí sa robiť bez časového tlaku. Do tejto oblasti sú zahrnuté činnosti, ktoré napredujú v dosahovaní cieľov - treba tu spomenúť predovšetkým dlhodobé (životné) ciele, ktoré sa v hektickom každodennom podnikaní ľahko stratia.
Pretože úlohy B sú rozhodujúce pre dlhodobý úspech, mali by ste ich určite časovo primerane zvážiť! Ale práve preto, že nie sú urgentné, je často v pokušení dať ich na vedľajšiu koľaj. Ale práve toto správanie skôr či neskôr vytvára problémy, ktorým sa dalo vyhnúť.
Príklady:
Prezentácia na pracovisku s prítomnými dôležitými supervízormi by mohla byť dôležitým krokom v zamýšľanej propagácii.
Sektor C: urgentný - ale nie dôležitý
Tu by ste mali delegovať, ak je to možné, alebo ihneď povedať nie. Príklady pre tento sektor už boli uvedené vyššie. (Telefónny marketing, nadbytočné minúty zo stretnutí a malé rozhovory s terorom)
Sektor D: ani urgentný, ani dôležitý
Je skutočne jasné, že takéto „úlohy“ je najlepšie ignorovať alebo by mali ísť priamo do koša.
Príklady:
Kritika:
Používa niekto skutočne túto časť?
Priznávam: Eisenhowerova metóda ma naozaj nepresvedčí. To nemá nič spoločné so skutočnosťou, že neexistujú nijaké dôkazy o tom, že by generál a neskorší prezident Dwight D. Eisenhower mali s touto metódou niečo spoločné. Oveľa viac ma trápi niekoľko ďalších aspektov.
Je veľmi zhruba štruktúrovaný a jeho tvar sa rýchlo stáva neprehľadným. Príspevok tiež ukázal, že ostré vymedzenie medzi naliehavým a dôležitým (čo by sa malo urobiť podľa Eisenhowerovho princípu) nie je bezproblémové. Iba tí, ktorí sa najskôr intenzívne zaoberajú svojimi cieľmi, sú skutočne schopní rozpoznať ich dôležitosť.
Matica je tiež veľmi málo užitočná pre konkrétnu prácu na úlohách, ktoré vzniknú. Zjavuje sa mi príliš abstraktné a statické. V tvorivej oblasti a najmä pri práci v tíme je metóda pravdepodobne príliš rigidná a neslúži ani na zložitosť, ani na dynamiku pracovného poľa.
Aké ďalšie využitie ponúka, že mi neprinesie rozšírený zoznam úloh? Ak do takého zoznamu zadám termíny a odhadované pracovné zaťaženie, mám konkrétne informácie o svojom rozvrhu. Konkrétnejšie a lepšie použiteľné ako so zobrazením, ktoré je dekoratívne, ale iba v obmedzenej miere pomáha pri jeho dvoch dimenziách naliehavosti a dôležitosti.
Záver:
Dajte tejto metóde šancu!
Metóde by ste samozrejme mali dať šancu. Správna metóda je tá, ktorá funguje individuálne. A v neposlednom rade je tiež otázkou vkusu, ako vyzerá grafická implementácia. Jednou zo silných stránok metódy môže byť napríklad to, že sa stanú zjavnými určité deficity.
Niekto, kto chronicky otáľa a ktorého A-sektor preto praská vo švíkoch, jasne vidí, že trvalé „protipožiarne operácie“ (naliehavosť a dôležitosť sa často zhodujú) sú do veľkej miery spôsobené sami. Táto metóda by mala časom pomôcť vyčistiť sektor A a získať tak viac času pre dôležitý sektor B. Existuje tiež senzibilizácia pre úplne nadbytočných „stratičov času“.
Všeobecne sa dôrazne odporúča, aby ste nikdy nestratili zo zreteľa dve kategórie naliehavosti a dôležitosti. Pri správnych metódach (kľúčové slovo: plánovanie) sa urgentnosť dá ľahko dostať pod kontrolu. Pokiaľ ide o otázku dôležitosti - subjektívny a často ťažko kvantifikovateľný pojem, vyzerá táto záležitosť komplikovanejšie.
Ciele a hodnoty je potrebné predefinovať a opakovane spochybňovať. Schopnosť dobre určovať priority je v konečnom dôsledku procesom celoživotného vzdelávania.
* Poznámka o reklamách na Amazone
Pre úplnosť a informáciu: Reklamy alebo hviezdičky (*) označené produktové odkazy na tejto stránke patria do partnerského programu Amazon. Ak kliknete na takýto odkaz a potom si niečo kúpite, pravdepodobne ma neurobíte bohatým - ale dostanem malú províziu;-Nič z toho samozrejme nemá žiadny vplyv na kúpnu cenu. Odkazy sú zámerne vybrané produkty, ktoré sám často vlastním. V skratke: Zaujímavé návrhy na nákup, ktoré úzko súvisia s blogovými príspevkami.