Štíhle vedenie Čo potrebujete vedieť o štíhlom vedení
Globalizácia, hospodárske krízy, zvyšujúci sa konkurenčný tlak a kratšie inovačné cykly predstavujú pre spoločnosti veľké výzvy. Postupne sa tiež zvyšuje rýchlosť digitalizácie. Spoločnosti musia preto neustále prehodnocovať svoje obchodné modely a podľa potreby ich upravovať. Okrem toho by mali optimalizovať a zefektívniť svoje procesy, znižovať náklady a pri všetkých činnostiach sa zamerať na hodnotu pre zákazníka. Jedným z faktorov úspechu je štíhle hospodárenie, tj štíhle hospodárenie. Štíhle princípy sa dajú použiť aj na správu IT.
Tento článok odpovedá na najdôležitejšie otázky týkajúce sa štíhleho riadenia a predovšetkým štíhleho riadenia IT.
Čo je štíhly manažment?
Lean Management možno preložiť do nemčiny ako „Lean Management“ a predstavuje flexibilitu. Štíhle riadenie zahŕňa všetky metódy, spôsoby myslenia a nástroje, pomocou ktorých môžu spoločnosti optimalizovať svoje procesy. Štíhla spoločnosť v tomto zmysle sa sústreďuje na to najnutnejšie a využíva správne zdroje v správnom čase so správnou kvalitou, aby dosiahla pridanú hodnotu pre zákazníka.
„Lean management je v súčasnosti uznávaným manažérskym prístupom, ktorý umožňuje vytvárať slobodu pre inovácie, ako aj flexibilitu a individualizáciu produktov,“ vysvetľuje Inge Hanschke, výkonná riaditeľka manažmentu a IT konzultácie Lean42. V podstate ide o poskytovanie produktov na mieru čo najtenším možným procesom, hovorí Hanschke.
Ako súbor manažérskych postupov sa štíhle riadenie pôvodne vracia k Toyota Production System (TPS) a pôvodne sa hovorilo o štíhlej výrobe automobilov. V 80. rokoch Toyota v porovnaní s konkurenciou vynikla vyššou kvalitou, menším počtom odmietnutí a väčším počtom vyrobených vozidiel s menšími zdrojmi. Kľúčovými prvkami TPS boli/sú synchronizované a štandardizované procesy, predchádzanie chybám, vylepšené výrobné systémy a systematická kvalifikácia zamestnancov. Za tým stojí cieľ neustáleho zlepšovania (Kaizen).
Aké sú ciele štíhleho riadenia?
„Cieľom štíhleho riadenia je bez zbytočného plytvania vytvárať hodnotu pre zákazníka a zefektívniť a optimalizovať procesy a organizáciu,“ hovorí Hanschke. Príklady „odpadu“ sú zle pripravené alebo vedené stretnutia, zbytočné formality, dlhé viacstupňové schvaľovacie procesy alebo nadprodukcia. Nesprávne použitie technológie, zbytočné alebo prehnané správy a nejasná zodpovednosť tiež stoja veľa času a znižujú motiváciu zúčastnených zamestnancov.
Aby sa minimalizovalo plytvanie, spoločnosti by sa mali zamerať na procesy, ktoré zvyšujú hodnotu. Pretože toto zjednodušenie šetrí čas a peniaze, spoločnosť môže konať efektívnejšie.
Na ktorých princípoch je štíhly manažment založený?
Za účelom dosiahnutia očakávaných účinkov je štíhly manažment založený na nasledujúcich piatich základných princípoch: orientácia na zákazníka, orientácia na prínos/hodnotu, princíp toku, princíp ťahu a princíp nulovej chyby.
zameranie sa na zákazníka
Na začiatku je veľa otázok: Kto sú zákazníci? Aké potreby/požiadavky/ciele máte? Čo ste ochotní minúť, koľko peňazí? Aký úžitok má zákazník z čoho? Aká je hodnota produktov a služieb z pohľadu zákazníka? Môžeme dodať výrobky alebo služby v požadovanej kvalite za túto cenu sami alebo prostredníctvom dodávateľov?
V podstate ide o definovanie hodnoty produktu alebo služby z pohľadu zákazníka. Cieľom je prispôsobiť produkty a služby presne na mieru zákazníka tak, aby dostal správne služby v správnom čase v potrebnej kvalite a za primeranú cenu. Okrem funkčnosti a použiteľnosti je kvalita nevyhnutným prínosom pre zákazníka.
Ako však zistiť, aké výhody má zákazník a čo pre nich predstavuje pridanú hodnotu? K dispozícii sú dve metódy: Gemba Walk a Lean Startup. S Gemba Walk získa manažér alebo obchodný analytik na mieste prehľad o aktuálnej situácii a procesoch v ich vlastnej spoločnosti alebo u zákazníka. Ide tam, kde sú problémy alebo sú potrebné zlepšenia, a hovorí s príslušnými ľuďmi/zamestnancami, aby určil príčiny problémov.
Prístup štíhlosti pri spustení spočíva v získaní spätnej väzby od zákazníkov k produktu alebo službe čo najrýchlejšie a za čo najnižšie náklady. Aby ste to dosiahli, najskôr rýchlo rozviniete základnú funkcionalitu (čo je nevyhnutné?) A potom získate spätnú väzbu od zákazníkov (ako je produkt prijatý? Ako to funguje?). Zo spätnej väzby vychádzajú najavo skutočné želania zákazníka a tiež potreby trhu. Takto získané poznatky prúdia do ďalšieho vývojového cyklu a vedú k trvalému ďalšiemu vývoju produktu.
Orientácia na prospech/hodnotu
Cieľom je identifikovať tok hodnôt a identifikovať a eliminovať plytvanie. Ústredným prvkom je analýza hodnotového toku. Hodnotový tok zahŕňa všetky kroky a procesy, ktoré sú potrebné na výrobu produktu alebo služby - od suroviny až po hotový produkt. Zameraním na procesy s pridanou hodnotou sa dá zabrániť plytvaniu a napríklad zbytočným funkciám alebo krokom v procesoch, aby sa zlepšili doby spracovania. To umožňuje spoločnostiam efektívne a optimálne využívať dostupné zdroje.
Princíp toku
To znamená nepretržitý výrobný alebo obchodný proces, ktorý zabraňuje maximálnym a minimálnym zaťaženiam. Pri výrobe sa to dá dosiahnuť napríklad tak, že sa vyrobia malé dávky a zabráni sa prestojom a medziskladovaniu. V administratívnych procesoch je možné vylúčiť brzdiace formality, ktoré zdržiavajú rozhodnutia.
Princíp ťahania
Tu sú služby poskytované iba podľa potreby a v čase, keď sú požadované. To znamená, že výroba sa nezačne, kým zákazník nezadá objednávku alebo zásoby nedosiahnu minimum. Cieľom je využiť požadovanú kapacitu. Na rýchlu reakciu je zvyčajne potrebná úzka integrácia medzi obchodnými procesmi a partnermi.
Princíp nulovej vady
Dôležitým princípom štíhlej správy je snaha o dokonalosť a neustále zlepšovanie (Kaizen). Hanschke vysvetľuje: „Pretože sa každá chyba považuje za prerušenie procesu, zodpovední sa dostanú k základom problémov na mieste a okamžite hľadajú príčiny a odstránia ich od samého začiatku. Výsledkom je zvýšenie efektívnosti a kvality znížením Poruchy a včasná reakcia na chyby, náklady na poruchy klesajú. ““ Neustálym rozpoznávaním a elimináciou chýb sa spoločnosti tiež stávajú učiacou sa organizáciou.
Ako možno preniesť štíhlu správu na IT?
IT môže tento vyrovnávací akt zvládnuť, ak je založený na štíhlych princípoch. „Hovoríme tomu„ chudnutie “IT,“ vysvetľuje konzultant Hanschke. 2 Vďaka leanizácii spoločnosti rýchlo a systematicky identifikujú východiská pre zvýšenie hodnoty pre zákazníka a pre racionalizáciu a minimalizáciu odpadu. Hľadáte cielené riešenia a implementujete vhodné opatrenia založené na rýchlej výhre. IT oddelenie musí analyzovať obchodné procesy. Je dôležité implementovať štíhlu správu pomocou metód agilného vývoja alebo DevOps v zmysle úzkeho prepojenia vývoja aplikácií a IT operácií.
Aké výzvy a úskalia sú tu?
Základné myšlienky štíhlej správy sa týkajú riešenia problémov v kombinácii s neustálym zlepšovaním. Preto ide o to, aby ste boli úprimní, neúnavne analyzovali súčasnú situáciu a zviditeľňovali problémy namiesto toho, aby ich skrývali. Toto funguje iba s firemnou kultúrou, ktorá neposudzuje chyby, ale identifikované problémy vníma ako príležitosť na ďalší rozvoj a zlepšovanie. Mnoho spoločností tu má ešte čo doháňať.
Pretože analýza toku hodnôt zahŕňa všetky výrobné procesy od surovín po hotové výrobky, musia spoločnosti prekonávať hranice oddelení a optimalizovať ich naprieč organizáciami, od nákupu po predaj a výrobu. Predpokladom úspechu je preto otvorená komunikácia a kultúra výkonu v spoločnosti, odklon od myslenia sila a v niektorých prípadoch prekonanie hierarchických štruktúr. Ide o riadenie zmien, pretože často je potrebný dlhý a kontrolovaný proces zmien. To sa často podarí, iba ak vedenie podporuje tých, ktorí sú zodpovední za štíhly manažment.
Aké sú výhody štíhlej správy v IT?
Digitalizácia núti spoločnosti prehodnotiť a prispôsobiť svoje obchodné modely v čoraz kratších intervaloch. Techniky ako štíhly startup so zameraním na základné funkcie, spätná väzba od zákazníkov a ďalší vývoj sú rozhodujúce pre úspech, najmä v časoch digitalizácie, pre kratší čas uvedenia na trh. Zjednodušením môžu spoločnosti tiež lepšie zvládnuť zvyšujúcu sa zložitosť a vytvoriť slobodu pre potrebné inovácie.
Čo musia spoločnosti venovať pozornosť pri implementácii štíhleho riadenia v IT?
Tu sú kľúčové body:
Komplexná analýza na pochopenie súčasnej situácie v spoločnosti (kde je problém?). Tu tiež prieskum medzi manažmentom a kľúčovými používateľmi. Ide o to, aby ste sa stali „čestnými“.
Identifikujte oblasti činnosti, aby ste boli schopní pristupovať k správnym veciam pomocou správnych nástrojov
Krok za krokom a svižný prístup
Nájdenie rýchlych výhier zameraných na výhody: Ako lepšie fungujú obchodné procesy s IT? Ako funguje komunikácia medzi oddeleniami a IT oddelením? Kto má kde využitie? Kde sú problémy?
Je nevyhnutná úzka spolupráca medzi oddelením IT a oddeleniami
Otvorený výkon a kultúra chýb
Manažment musí byť príkladom otvorenej podnikovej kultúry a vytvárať podmienky pre dobrý tímový výkon
Prípady použitia: Ako je možné implementovať štíhly manažment v IT?
Dva príklady štíhlej správy v IT:
1) Vývoj nových skupín zákazníkov a zefektívnenie administratívnych procesov v CRM
Spoločnosť použila niekoľko CRM systémov a plánovala ich nahradiť cloudovým riešením. Externý konzultant najskôr analyzoval obchodný model, najmä skupiny zákazníkov a ich kontaktné kanály. Nasledovala kombinovaná analýza hodnotových tokov/end-to-end procesov, ktorá odhalila oblasti činnosti, ako sú nejasné zodpovednosti alebo prepúšťanie údajov. V rámci štíhlosti startupu realizovali konzultanti pilotný projekt a otestovali ho so zástupcami príslušných skupín zákazníkov. Po spätnej väzbe bolo riešenie zmenené, postupne implementované pomocou agilných vývojových metód a ukotvené v existujúcej organizácii a IT infraštruktúre. Výsledok: vďaka lepšej databáze mohla spoločnosť zahájiť cielenejšie marketingové kampane.
Počas projektu sa však vyskytlo množstvo výziev. Bolo potrebné prekonať odpor v strednom manažmente, ktorý mal problémy s medzirezortnou spoluprácou. Potrebné know-how pre agilný vývoj v rámci štíhleho startupového projektu bolo navyše k dispozícii iba čiastočne. Najskôr bolo potrebné získať vedomosti.
2) Ukotvenie riadenia dopytu v organizácii
Jedna spoločnosť už zaviedla riadenie dopytu, ale „nežila“ ním. Z tohto dôvodu konzultant najskôr v kombinovanej analýze toku hodnôt/end-to-end procesnej analýzy určil, komu by prospelo riadenie dopytu: Kto používa ktoré výsledky pozdĺž ktorých procesov? Kto dodáva, ktoré výsledky vedú pri ktorých procesoch?
Týmto spôsobom sa rýchlo objavili oblasti činnosti, ako nejasné zodpovednosti alebo nejasné procesy. Príklad: Pretože riadenie dopytu nebolo zapojené do procesu podávania projektových žiadostí alebo riadenia portfólia projektu, nemalo to žiadny vplyv.