Úhrada výdavkov interným a externým cestovným

Zverejnené 17-03-2017 - Aktualizované 03-07-2018

Bez ohľadu na oblasť, v ktorej jednotka pôsobí, môže príležitostne zaznamenávať výdavky spojené s cestovaním zamestnancov. Cestovanie môže byť vnútorné alebo vonkajšie.

Ako podnikateľ môžete mať zamestnancov, ktorí cestujú a znášajú výdavky, alebo môžete odísť sami: buď ako zamestnanec vo vašej spoločnosti, alebo ako správca.

Často sa kladie otázka: aké výdavky môžeme preplatiť v prípade cesty?

Najdôležitejšie je to úhrada výdavkov za účelom podnikania, pretože nás často láka platiť náklady na ubytovanie počas sviatkov, čo nie je férový postup.

Zamestnanci/správcovia, ktorí cestujú v záujme práce, majú podľa Zákonníka práce právo na úhradu nákladov na dopravu a ubytovanie a tiež majú právo na príspevok na delegovanie (diétne).

Výdavky, ktoré je možné uhradiť za cestu zamestnancov, sú zvyčajne:

doprava a ubytovanie;
podávané jedlo;
cestovné náhrady (diéty);
výdavky s autom - ak je cesta uskutočnená autom zamestnanca/firmy.

Podmienky na úhradu nákladov na prepravu

Náklady na prepravu sa hradia z podkladov. Aby bola cesta oprávnená na vyrovnanie, musí sa podľa zákona uskutočniť dopravnými prostriedkami: autom, lietadlom, vlakom atď. Podporné dokumenty, ktoré je potrebné uchovať, sú faktúra, príjmový doklad, výpis z účtu.

Ak sa cesta uskutoční autom, existujú dve situácie:

auto je majetkom zamestnanca: musí byť prinesená zmluva o pôžičke a pokiaľ ide o vysporiadanie, musia byť s autom uchované palivové poukazy/cestné dane/ďalšie výdavky a dátum na nich sa musí zhodovať s obdobím, v ktorom sa cesta uskutočnila.

V konkrétnom prípade zamestnancov verejných inštitúcií, ktorí používajú vlastné auto na cestu za účelom spoločnosti, existuje obmedzenie množstva, ktoré sa vyrovná, respektíve ekvivalentná hodnota 7,5 litra paliva na 100 km prejdenej na najkratšiu vzdialenosť.

auto je majetkom spoločnosti: odpočítateľná položka je 50%, ak sa automobil čiastočne používa na účely vykonávania činnosti, a 100%, ak sa automobil používa v plnom rozsahu na účel vykonávania činnosti spoločnosti. Pre zúčtovanie je potrebné uschovať podporné dokumenty (príjmové doklady, faktúry atď.).

Opatrne! V prípade automobilov používaných výhradne na účely vykonávania činnosti spoločnosti je na účely úplného odpočítania pri výpočte fiškálneho výsledku výdavkov na automobil potrebné vypracovať cestovný plán, ktorý musí obsahovať minimálne tieto informácie:

kategória použitého vozidla;
účel a miesto cesty;
najazdené kilometre;
vlastná norma spotreby paliva na prejdený kilometer.

Ak nie je možné preukázať, že tieto vozidlá sa používajú výlučne na výkon činnosti spoločnosti, sú náklady na odpočet a DPH odpočítateľné iba v rozsahu 50% a cestovná mapa už nie je povinná.

Delegácia môže tiež uhradiť náklady na dopravu uskutočnené v cieľovej lokalite pomocou poukážky na taxi, lístkov na autobus alebo iných dokladov.

Podmienky vyrovnania ubytovania a podávaných jedál

Pokiaľ ide o odpočítateľnosť výdavkov na ubytovanie, je dobré vedieť, že:

lokalita, v ktorej je zamestnanec vyslaný na presun, sa musí nachádzať vo vzdialenosti viac ako 5 km od lokality, v ktorej má svoje stále pracovisko;
pre súkromné spoločnosti neexistujú žiadne legislatívne obmedzenia ani vonkajšie obmedzenia týkajúce sa typu ubytovania; môžu byť stanovené interne napríklad rozhodnutiami manažmentu;
pre verejné inštitúcie existuje určité obmedzenie počtu hviezd turistickej štruktúry (2 alebo 3 hviezdičky, za určitých podmienok).

Na úhradu ubytovania a stravovania potrebujete sprievodné doklady (faktúry, potvrdenky, príjemky, výpisy z účtu), ktoré potvrdzujú vzniknuté výdavky.

Ak sa stravovanie organizuje s obchodnými partnermi počas delegácie, náklady na podávané jedlo sú odpočítateľné do nákladov na protokol stanovený daňovým zákonníkom.

Všeobecným pravidlom je, že denný príspevok je určený na pokrytie stravy a iných výdavkov okrem ubytovania a dopravy. Zamestnanci, ktorí majú poistené stravovanie (zahrnuté v ubytovacích službách), môžu tiež využívať denný príspevok, ale objaví sa ďalšia daň.

Ak sa prizná denný príspevok a podávané jedlo, určí sa kumulovaná suma a to, čo presahuje odpočítateľný strop, podlieha dani a sociálnym príspevkom.

Dôležitý je spôsob fakturácie: ak sa podávané jedlo fakturuje osobitne, prirovnáva sa to k cestovnému. Ak je to zahrnuté v hodnote ubytovania, považuje sa to za náklady na ubytovanie a nevzťahuje sa na denný príspevok.

Podľa O 60/2015, ktorým sa mení a dopĺňa rozhodnutie vlády č. 1 860/2006, pokiaľ ide o práva a povinnosti zamestnancov orgánov verejnej moci a inštitúcií počas delegácie a dočasného preloženia do inej lokality, pokiaľ ide o sumu predstavujúcu náhradu výdavkov na ubytovanie zamestnancov v delegácii, ktorí sa podľa zákona nezdržiavajú v ubytovacích štruktúrach, je 45 lei.

Podmienky zúčtovania počas dňa

Denný príspevok predstavuje súhrn peňazí poskytovaných zamestnancom, ktorí uskutočňujú interné cesty (v rámci krajiny) alebo externé (v zahraničí). Poskytuje sa v kalendárny deň a jeho výška je ustanovená zákonom.

Hodnotu poskytovaného denného príspevku stanovuje každý subjekt. Existuje úroveň, do ktorej sa denný príspevok považuje za odpočítateľný náklad - to je 2,5-násobok úrovne denného príspevku stanoveného pre zamestnancov verejných inštitúcií a v zahraničí, 2,5-násobok zákonnej úrovne stanovenej pre denné dávky rozhodnutím vlády pre rumunských zamestnancov vyslaných do zahraničia na splnenie určitých podmienok. dočasné misie.

Odpočítateľná suma za deň pri cestách do krajiny je 42,5 lei.

Úroveň externého denného príspevku, ktorý je možné poskytnúť personálu vyslanému do zahraničia na výkon niektorých dočasných misií, je pre každú krajinu uvedená osobitne v prílohe z GD 518/1995. Vo väčšine krajín EÚ je denná dávka pre súkromné spoločnosti 35 eur, čo sa vynásobí 2,5, čo predstavuje sumu 87,5 eura/deň.

Interná denná dávka sa poskytuje v prípade delegovania a dočasného preloženia do inej lokality, ako aj v prípade cesty v rámci lokality, v záujme služby, na vzdialenosť viac ako 5 kilometrov od lokality, kde má svoje stále pracovisko.
Výšku denného príspevku môže spoločnosť stanoviť na inej úrovni. Denný príspevok je odpočítateľný v rámci limitu uvedeného vyššie, všetko, čo presahuje túto hodnotu, sa bude považovať za príjem mzdového charakteru a podliehajúci sociálnym príspevkom (zamestnancovi aj zamestnávateľovi) a dani z príjmu.
Denný nezdaniteľný strop sa poskytuje iba v prípade, že doba cesty je dlhšia ako 12 hodín, so zreteľom na každých 24 hodín cesty v záujme vykonania činnosti.
Od roku 2016 môžu správcovia využívať aj denný príspevok.

Na konci cesty zamestnanca sú priložené všetky tieto podporné dokumenty:

Cestovný príkaz, ktorá je vyhotovená vo formáte stanovenom v objednávke č. 2634/2015.

Toto je dokument, ktorý slúži ako dispozícia pre poverenú osobu na vycestovanie na území krajiny, doklad na úhradu vzniknutých výdavkov, doklad na zistenie rozdielov, ktorý má obdržať alebo vrátiť držiteľ zálohy.

Cestovný príkaz (delegácia) vypracúva pre každú cestu osoba, ktorá má uskutočniť cestu, ako aj odôvodnenie poskytnutých preddavkov na účely obstarania hmotných hodnôt s platbou v hotovosti.

Pečiatka už nie je povinná v cestovnom príkaze od roku 2016. Formát nového dokladu už neposkytuje priestor pre pečiatku, pretože bola poskytnutá v starom formáte dokladu schváleného O 3512/2008 a platného do 31.12.2015.

Zákon tiež neustanovuje spôsob jeho vnútornej cirkulácie a počet výtlačkov. Tieto bude musieť ustanoviť každý subjekt prostredníctvom svojich vlastných postupov.

Cestovný príkaz vyplní osoba, ktorá opúšťa delegáciu.

Platba/inkasný príkaz

Ak je pri zúčtovaní preddavku výška vynaložených výdavkov vyššia ako prijatý preddavok, na rozdiel, ktorý má obdržať preddavok, sa vystaví platobný príkaz.

Ak sú pri zúčtovaní sumy týkajúce sa skutočných výdavkov nižšie ako výška preddavku, rozdiel, ktorý má majiteľ zálohy preplatiť, sa na základe pokynu pokladníka uloží v pokladni.

Vrátenie peňazí alebo rozdiely, ktoré sa majú zaplatiť, nie je potrebné vykonať pokladníkom. Dá sa to vyrovnať aj prostredníctvom banky.

Platobné/inkasné opatrenia dokončí pokladník alebo účtovník.