Výukový program pre správu času a účtovníctvo pre kreatívcov - Johanna Fritz - Online podnikanie
Tááák, dnes je to posledná epizóda podcastu Letná škola a máme do činenia s, dobre, na prvý pohľad dosť suchou témou. Dem Časový manažment a účtovníctvo.
Inými slovami, veci, ktoré na obrazovke okamžite nevidíte, keď uvažujete o samostatnej zárobkovej činnosti.
Pretože tým vlastne chceme mať VIAC času a viac slobody ako zamestnanci.
Bude to tak aj v určitom okamihu, keď urobíte krok od živnostníka k podnikateľovi, ale všetci začíname ako živnostníci. Pracujeme sami a väčšinou operatívne. Robte fotografie, kreslite, šite, čokoľvek. Ak na palubu privediete zamestnancov alebo nezávislých pracovníkov, ktorí vás môžu odbremeniť od práce, celá vec sa pomaly vyvinie do spoločnosti a vy sa môžete sústrediť na svoje skutočné silné stránky a uniknúť tak škrečku.
Ale ako som už povedal, niekde treba začať a vo väčšine prípadov to robíš sám ako kreatívny človek.
A to je presne jeden z dôvodov, prečo toľko ľudí, ktorí sa pridávajú k mojej skupine na Facebooku alebo ktorí sú na stretnutí Rockstar, stále hovorí, že majú jednoducho príliš málo času. Príliš málo na všetky vaše nápady. A ako by ste mali dostať svoju rodinu a prácu pod jednu hlavu?
Skutočne sa to javí ako obrovský problém. Ale nemám rád kňučanie, pretože nakoniec sme vždy zodpovední za všetko, alebo aspoň za to, ako reagujeme na určité situácie. Ak niečo nefunguje, môžem si sadnúť a sťažovať sa na to. Alebo to vyriešim, uznám problém a hľadám riešenie.
Tento „časový“ problém možno riešiť na rôznych miestach.
V prvom rade si môžete položiť otázku, aký je čas?
Faktom je, že iba my sami určíme, koľko času danému projektu dáme priestor.
Osem naozaj? Často sa až tak necíti, že? Chodia sem deti, starajú sa o remeslá, medzi tým nahrávajú podcast a upravujú web.
Môžeme za to všetko, iba sami na seba. Remeselník, ktorý to dokáže len dnes v obedňajších hodinách, alebo detský balet, o ktorom sa dnes skutočne myslelo, že je zrušený.
Sú to problémy, ktoré si sami vyrobia: Môžem tiež remeselníkovi povedať, že dnes to jednoducho nejde. To, že sa balet koná, nie je ich chyba, ale moja, pretože mi to opäť chýbalo.
Cítime sa byť zavalení časom. Toto všetko si zorganizujte pri dýchaní. Nie je to však nedostatok času, za ktorý môžeme viniť, sme to iba my. A tiež to, ako sa s tým vyrovnávame a reagujeme. Môžem ísť cez deň nevrlý alebo nie. Môžem hľadať riešenia alebo kňučať.
A namáhavá téma, nakoniec sa vždy utiahne:
Nezáleží na tom, či pre niečo nastavíme časové okno tri hodiny alebo tri týždne. Nakoniec to vždy skončí a zvyčajne sa to utiahne aj po troch týždňoch na konci.
Každý vie, že? O tri týždne sme to jednoducho odložili a potom sme na tom hodinu a hodinu pracovali.
Ak je časový rámec obmedzený, pustíme sa do toho a dôsledne to robíme okamžite.
To ukazuje, aké dôležité je nastaviť časové okno, aby sme mohli dokončiť veci.
Príklad: V minulosti som mal ako ilustrátor pred svojimi deťmi celý deň na svoje projekty. Vlastne som si už vtedy myslel, že mi z niečoho celkom dobre unikne.
Ale keďže mám deti, a teda oveľa menej času cez deň, všimol som si, že za ten krátky čas dokážem často viac ako za celý deň.
Prečo? Pretože na svojich veciach pracujem dôsledne a medzi tým neprechádzam Pinterestom, periem alebo čo.
Mám stanovený časový limit a ten sa potom využíva naplno.
Možno to skúsite a naozaj si zablokujete čas.
Pre svoje plánovanie veľmi rád pracujem s kalendármi Google a Meistertask. Momentálne hľadám, či by som mohol prejsť na Goodlance.
V každom prípade je môj kalendár Google naplánovaný veľmi precízne. Od 9. do 12. hodiny, Projekt XY, sa v ten deň musí skutočne pohnúť. Od 12:00 do 13:00, písanie scenára pre podcast, 13:00 až 13:30, plánovanie skupinových príspevkov na Facebooku atď. Pracujem s časovými blokmi.
Na Googli sa mi tak veľmi páči, že tu mám veľmi jasný prehľad a táto červená lišta sa posúva v priebehu času a presúva sa nad projektmi. Okamžite teda vidím, koľko som v časovom limite alebo či si na to musím nabudúce naplánovať viac času.
Len mi to bráni v tom, aby som medzi tým pripravil akýkoľvek syr, ktorý ma nikam nedostane. A samozrejme mi to umožňuje ovládať ČAS a nie oni mňa.
Ďalším bodom, keď si treba uchmatnúť čas, je to, že sa ako kreatívci radi zahĺbime do myšlienok.
Chceme urobiť všetko naraz. Inými slovami, rozkývame tri projekty (a mimochodom nemám na mysli troch rôznych ilustračných zákazníkov, ale niečo ako zadané projekty, náš vlastný online projektový projekt a možno aj naša vlastná projektová kniha. Odskakujeme tam a späť a sťažujeme si život. Som vždy za jeden projekt za druhým. Akokoľvek náročné to pre nás môže byť, ale ak máte napríklad tri objednávky zákazníkov súčasne, urobte niečo v pondelok pre zákazníka A, v utorok pre zákazníka B a v stredu pre zákazníka C. Pracujte celý deň projekt, ktorý vás sústredí.
To zapadá aj do témy plánovania projektu, kde sa do toho dnes pustíme vo videonávode Letná škola.
Ďalším bodom v otázke času je prokrastinácia. O tom som už urobil celú epizódu. Surfujeme na Facebooku, neustále kontrolujeme e-maily a čo ja viem čo.
Vo svojom trojhodinovom bloku sa na nič nepozerám. No väčšinou. Určite žiadne maily.
Na druhý deň som dokonca urobil radikálny krok, keď som odstránil Facebook Messenger zo svojho smartfónu a na svojej facebookovej stránke poukázal na to, aby mi niekto napísal e-mail, prosím. Pretože moja asistentka Lisa tam môže veľa pracovať a nejde to pod. V prípade Facebook chatu dostávam automatickú odpoveď, že odpovedám iba na emaily a žiadny chat.
Keďže používam Facebook čisto na prácu, mám všetkých svojich priateľov aj tak na WhatsApp alebo Google Hangouts. Musel som tam tlačiť dvoch dôležitých ľudí, pretože tu nechcem stratiť každodenný kontakt. To je všetko.
Mohol by som ísť ešte ďaleko, ale to zachádza priďaleko, pretože v skutočnosti ide o plánovanie a účtovníctvo. Vždy si dobre premyslite, čo a s kým vlastne trávite čas. Je čas skutočne strávený rozumne? To mimochodom neznamená, že by ste už nikdy nemali pozerať Netflix ani nič. Ale v každodennom profesionálnom živote: Ako tam trávite čas?
To určite zahŕňa aj odmietnutie niečoho alebo niekoho. Často sa ma pýtajú ľudia, ktorých poriadne nepoznám, či sa nechceme stretnúť na káve, pretože žijú neďaleko.
Mám z toho radosť, ale akokoľvek to znie sebecky, nemám na to čas. Samozrejme, je skvelé stretávať sa s komunitou. Ale na to slúži Rockstar Meeting. Mám dve deti. Rád ju večer uložím do postele. Musí existovať skutočne dobrý dôvod, prečo večer robím niečo iné. A cez deň? pracujem.
A aj keď som si cez deň išiel zabehať, vedome som si vzal čas na svoje zdravie a psychiku. Pretože to je pre mňa dôležitejšie ako rozhovor na káve s niekým, koho nepoznám.
To tiež celkom dobre vedie k tomu, že mama je v práci a má čas.
Prvé tri roky sú vyčerpávajúce. Viac menej v závislosti od dieťaťa. Samozrejme, stále môžete niečo hojdať súčasne, ak sa dieťa pripojí. Ale napriek tomu sú vyčerpávajúce a odhrýzajú váš nedostatok spánku. Nervy sú jednoducho tenké občas a tenšie.
Nikdy som nemal rodičovskú dovolenku ani nič podobné. Nie preto, že by som nemohol, ale preto, že som nechcel. Pretože musím pracovať. Nie je to to, čo chcem, alebo chcem pracovať, musím pracovať. Nemôžem si pomôcť. Milujem svoju prácu a je absolútne mojou súčasťou. Inak umriem. Dieťa alebo nie. Ale po prvé, je to typ otázky a po druhé, benzín som nedával taký, aký mám, keďže chodili do škôlky a školy.
Všetci sme netrpezliví. Ale ak chceme mať dieťa, mali by sme si na neho urobiť čas tiež.
Či tak alebo onak, načasovanie je mimoriadne dôležité.
Zhrňte veci, stanovte si schôdzky a zapisujte ich do kalendára, pracovné bloky do kalendára Google. Pracujte tiež vopred. Napríklad letná škola Podcast vznikla z myšlienky, že som naozaj chcel mať počas letných prázdnin detí hlavu zadarmo. To znamená najmä: Všetky epizódy podcastu sú pripravené. Nikdy som nemal taký náskok takmer dva mesiace. To vás samozrejme veľmi upokojuje.
A tu sa kruh opäť uzatvára, kto koho vlastne riadi? Čas vy alebo vy čas?
Vedome si tiež vytvorte čas tým, že sa vzdáte práce alebo hľadáte zdroje príjmu, kde za čas nedostanete peniaze. Pretože deň má iba 24 hodín a pre jednotlivých zákazníkov môžete pracovať iba určitý počet hodín.
A čo sa týka plánovania projektu: Momentálne používam Meistertask pre zákazníkov aj pri práci s nezávislými pracovníkmi alebo zamestnancami a stále sledujem zároveň Goodlance, pretože sa mi zdá veľmi chytrý, hlavne pre kreatívnych ľudí v mene zákazníkov. Kvazi univerzál.
Oba sú tiež zahrnuté v dnešnom videu z letnej školy.
Tu definujete oba projekty. Opäť existujú jednotlivé úlohy. Všetko môžete zdieľať s tímom alebo zákazníkom. A predovšetkým získajte spätnú väzbu priamo v programe alebo komunikujte so zamestnancami.
Pri tomto e-mailovom šialenstve sa často strácajú dôležité informácie. Tu máte všetko, kam patrí. To výrazne uľahčuje prácu s ostatnými, ale aj len s jedným. A mimochodom, pri väčšom poriadku si šetríš čo? Súhlasím. čas.
Všetko, čo je dobré, je sledovanie času. Mnoho ľudí ešte nevie, ako dlho budú potrebovať určité činnosti, hlavne na začiatku. V súlade s tým je tiež ťažké písať ponuky na základe hodinových sadzieb alebo blokovať bloky v Kalendári Google.
A mimochodom, všetko, čo tu hovorím, funguje, iba ak ste dôslední. Registrovanie stretnutí je dobrý začiatok. Ak ale začnete tieto bloky schôdzok ignorovať, pretože sa dnes tak necítite, potom začne chaos znova. Svoju prácu už musíš robiť.
A sme tu opäť na začiatku, že vlastne chceme mať viac slobody a viac času.
Áno, aj to príde.
Ale iba ak ste pripravení venovať na začiatku potrebnú prácu a čas. V spánku sa nikto nestane podnikateľom.
Na to je takmer nevyhnutná malá fáza kolesa škrečka s výkyvmi a pádmi. A tiež dôvod, prečo sa toľko ľudí vzdáva príliš skoro.
Druhou zložkou dnes je vedenie účtovníctva a nemôžem zdôrazniť, aké dôležité je to. Pretože ak niečo musíte vedieť, sú to vaše čísla.
Vždy by ste mali dávať pozor na vchody a východy.
Musíte si vybudovať vzťah k peniazom. Aby sa to páčilo. Vedzte, kam smeruje a odkiaľ pochádza, a prijmite ho s otvorenou náručou.
A vždy by ste mali vedieť, ako blízko ste k cieľu ročného predaja.
A mimochodom, aj keď máte daňového poradcu. Môže urobiť daň, ale mali by ste vedieť, prečo platíte toľko alebo malú daň.
Vedenie účtovníctva je strata času, ale musím povedať, že naozaj rád mám prehľad. Pretože ak nepoznám čísla, nemám skutočnú predstavu, kde som na ceste za svojím cieľom. To sa môže podľa toho znova a znova meniť.
Ak máte pred očami číslo, ktoré by tam malo byť koncom roka, hľadáte spôsoby, ako zabezpečiť, aby to bolo rovnaké. Takže ak neviem, ako by to číslo malo vyzerať alebo kde som, tak to odpadá. A s tým odpadne váš podnikateľský cieľ. Pretože to súvisí s príjmom. Príjem, tento ročný cieľ predaja, je indikátorom toho, ako dobre napredujete vo svojej spoločnosti a približujete sa k požadovanému životnému štýlu.
Mnoho z nich sa tiež vyslovene bojí, keď začujú slovo účtovníctvo. Rôzne účtovné gyroskopy, účty, zálohové platby dane z obratu. Je to všetko o polovicu komplikovanejšie, ako to vyzerá. Veľmi ma to baví. Pretože áno, to sú peniaze, ktoré sa hýbu. Energia, ktorá prúdi z bodu A do bodu B. Nie viac.
Existuje toľko skvelých programov, že môžete získať podporu, ktorá si prácu urobí sama.
Debitoor je jedným z nich. Píšte ponuky, prevádzajte ich na faktúry, spravujte zákazníkov, automatické vyrovnanie účtov, rozpoznávanie naskenovaných alebo nahraných faktúr, navrhnite, o aký výdaj ide, zálohové priznania k dani z obratu, účtovné výkazy a výpočty ziskov a strát. Všetko automaticky. Sen.
Goodlance toho dokáže veľa (porovnanie online bankovníctva sa tam momentálne integruje), stále však má navrch niektoré praktické nástroje pre živnostníkov, napríklad to, že okrem bežných účtovných vecí mám aj mega prehľad o získavaní zákazníkov. Ukážem vám to v malom videu.
Či tak alebo onak, správne plánovanie projektu má svoju váhu v zlate. Pretože áno, na začiatku by ste mohli pracovať iba na jednom alebo dvoch malých projektoch. Ale veľmi rýchlo ich môže byť oveľa viac. Alebo skutočne pracujete s tímom. Predstavte si, že by ste tu komunikovali iba prostredníctvom e-mailu. Toľko by išlo pod.
Samozrejme, môžete tiež štruktúrovať e-maily a mali by ste, ale nikdy to nie je také jasné ako nástroj na správu projektu, pomocou ktorého uvidíte presne, kedy a na čom a kto pracoval.
Tu sme opäť prišli do úplného kruhu s tematikou času. Pretože pri rozumnom plánovaní budete mať na všetko viac času.
Aj keď je niekedy na začiatku malé úsilie všetko nastaviť tak, aby to dobre fungovalo, vždy sa to vyplatí.